Tämä malli automatisoi allekirjoitettujen sopimusten tallentamisen Adobe Acrobat Sign -palvelusta valitsemaasi SharePoint-tiedostoon. Kun sopimuksen allekirjoitusprosessi on suoritettu Acrobat Signissa, työnkulku hakee allekirjoitetun asiakirjan PDF-muodossa, luo uuden tiedoston SharePointissa ja tallentaa PDF-tiedoston määritettyyn sijaintiin SharePointissa.

Sopimuksen katsotaan olevan valmis, kun kaikki sopimuksessa määritellyt vastaanottajat ovat suorittaneet heille määrätyt tehtävät (allekirjoittaneet, hyväksyneet, täyttäneet lomakkeen jne.) sopimuksen osalta.

Esimerkkejä käyttötapauksista

Luo potilaan suostumuslomakkeita, jotka koskevat rokotteita, leikkauksia, allergioita, sairausvakuutuksia, terveydenhuollon laskuja ynnä muita.
Luo opiskelijoiden ilmoittautumislomakkeita, kurssien ilmoittautumislomakkeita ja kampuksen työpaikkojen, kerhojen tai tutkimuksen osallistujien sopimusten pidennyksiä.
Luo vahvistus lähetyksen toimitusta ja vastaanottoa, varastotasojen seurantaa ja laaduntarkistuksen vahvistusta varten.

Edellytykset

Työnkulun on oltava Acrobat Sign -tilin tilitason järjestelmänvalvojan luoma.
Edellyttää voimassa olevan SharePoint Online -tilin.
Allekirjoitettujen PDF-tiedostojen kohdekansion on oltava olemassa SharePointissa ennen työnkulun suorittamista.

Ota työnkulku käyttöön

Siirry kohtaan Työnkulut > Power Automate > Luo työnkulku.
Kirjoita Mitä haluat automatisoida tänään? -sivun hakupalkkiin SharePoint.
Valitse Aloita sen työnkulun kohdalla, jonka haluat ottaa käyttöön.
Latautuvalla Luo työnkulku -sivulla näkyy:
- Muokattava Työnkulun nimi. Tämä on sama kuin alkuperäisen mallin nimi, jota voi muokata.
- Liittimet, joita tarvitaan työnkulun suorittamiseksi loppuun.
  
  Liitin on API-koodin kääre, joka tarjoaa ystävällisen käyttöliittymän, jolla voidaan kerätä tarvittavat tiedot kunkin välttämättömän palvelun todentamiseen ja työnkulun mukauttamiseen käyttäjän tarpeita varten. Todennettu yhteys on muodostettava ensin. Sinua pyydetään antamaan kaikki liittimen vaatimat tiedot seuraavassa vaiheessa.
  
  Todentaaksesi Liittimen napsauta Liittimen vieressä olevaa kolmea pistettä. Palvelun (sovelluksen) todennuspaneeli avautuu, ja voit antaa siihen käyttäjän tunnistetiedot.
  Kun todennus on suoritettu, palvelun ja Power Automaten välille muodostetaan pysyvä yhteys.
  Kolmen pisteen vieressä oleva vihreä valintamerkki osoittaa, että todennettu yhteys on olemassa.
Todenna jokainen Liitin Kirjaudu sisään -osiossa.
Valitse Seuraava, kun kaikki Liittimet on todennettu.
Sivu päivittyy, ja liittimien pakolliset kentät tulevat näkyviin.

Tämä työnkulku edellyttää seuraavaa:
- SharePoint-sivuston osoite: Esimerkki: https://example.com/sites/sitename
- Kohdekansio: Allekirjoitettujen PDF-tiedostojen kohdekansio. Esimerkki: /Tapahtumat/Liitteet
- Tiedostonimi: Sopimuksen elementtejä voidaan lisätä Tiedostonimi-kenttään tiedoston nimen luomiseksi, kun tiedosto tallennetaan SharePointiin. Esimerkiksi Sopimuksen nimi ja Tapahtuman päivämäärä (PDF-tiedoston luontipäivä) -arvot voidaan lisätä, jolloin luodaan kyseiset arvot sisältävä yksilöivä tiedostonimi. Jos tässä esimerkissä Sopimuksen nimi on ”Test” ja Tapahtuman päivämäärä on 2023-06-12 (muodossa VVVV-KK-PP), tiedosto tallennetaan SharePointiin nimellä ”Test_2023-06-12.pdf”.
Kun valitaan Muokkaa laajennetussa tilassa, avautuu liittimien ja kaikkien työnkulun hienosäätöön käytettävien kenttien yksityiskohtainen näkymä.

Vain käyttäjien, jotka tuntevat Power Automaten hyvin, tulee yrittää lisäasetusten muokkausta.
Valitse Luo työnkulku, kun kaikki pakolliset kenttäarvot on annettu.

Työnkulun luominen voi kestää muutaman sekunnin. Kun toiminto on suoritettu, työnkulun hallintasivu tulee näyttöön.

Huomautus:

Työnkulut luodaan niin, että niiden tilana on ”käytössä”. Jos et halua työnkulkuja aktiivisiksi, valitse toimintojen yläpalkista Pois päältä.

Mallin käyttäminen

Tämän mallin käynnistää tapahtuma (kun sopimuksen tilaksi on päivitetty ”valmis”.)

Kun työnkulku on määritetty ja otettu käyttöön, se suoritetaan automaattisesti aina käynnistystapahtuman sattuessa. Käyttäjältä ei vaadita muuta vuorovaikusta.

Työnkulku jatkuu, kunnes se poistetaan käytöstä, jos asiakkaan Power Automate -tilillä on tapahtumia käytettävissä (joko integraation sisältämien käyttöoikeuksien kautta tai suoraan Microsoftilta ostetun määrän kautta).

Testaa mallia

Kun olet antanut tarvittavat tiedot työnkulkumallin, muista valita Luo työnkulku -painike, jolla työnkulku otetaan käyttöön. Kun työnkulku on otettu käyttöön, testaus voi alkaa.

Luo ja allekirjoita sopimus.
Tarkista SharePoint-kansiostasi, että allekirjoitettu sopimus on lisätty siihen.

Yleisten virheiden vianmääritys

Työnkulku ei aina käynnisty sen jälkeen, kun työnkulkusopimus on valmis.

Jos näin käy, selvitä, onko tietosivulla käynnistysvirheitä (viesteineen) ja korjaa ne.
Liittimen määritys: Joskus, kun SharePoint-tilejä on useita, käynnissä olevaan istuntoon voidaan kirjautua toisella tilillä. Tämän vuoksi tiedosto ei ole käytettävissä varsinaisella tilillä.

Varmista, että olet tällaisissa tapauksissa kirjautunut oikealle tilille.
Virheellisen kansiopolun antaminen voi johtaa työnkulun epäonnistumiseen. Esimerkiksi /Apps/TestFiles/ aiheuttaa virheen, jos TestFiles- tai Apps-kansioita ei ole olemassa.

On aina turvallisempaa valita avattavassa valikossa oleva polku ja seurata sitä.
Käyttöoikeudet: Varmista, että Adobe Acrobat Signilla on oikeat käyttöoikeudet SharePoint-kansion käyttämiseen. Muuten asiakirjaa ei voida tallentaa mainittuun sijaintiin.

Liittimen oikealla puolella oleva vihreä tarkistusmerkki ilmaisee yleensä sen, että liitin on määritetty odotetusti. Virheet on merkitty huutomerkillä. Saat lisätietoja napsauttamalla sitä.

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Tallenna kaikki valmiit asiakirjat SharePointiin

Luo Power Automate -työnkulku, joka tallentaa automaattisesti kopion valmiista sopimuksistasi tiettyyn SharePoint-kansioon.

Yleiskatsaus