Liitä allekirjoitetun asiakirjan kopio PDF-tiedostona sähköpostiviesteihin, joiden vastaanottaja on

Yleiskatsaus

Kun allekirjoitusprosessi on suoritettu onnistuneesti, sopimuksen osallistujille toimitettavaan lopulliseen sähköposti-ilmoitukseen voidaan liittää allekirjoitetun sopimuksen PDF-kopio.

Se, kenelle allekirjoitettu PDF toimitetaan, riippuu sen ryhmän asetuksista, josta sopimus lähetetään, ja sen jakelu voidaan rajoittaa vain sisäisiin vastaanottajiin, ulkoisiin vastaanottajiin, sisäisiin ja ulkoisiin vastaanottajiin tai ei keneenkään.

Toimitettu PDF liitetään suoraan sähköpostiviestiin, ja se vahvistetaan Adobe Acrobat Signin CDS-allekirjoitusvarmenteella, jolla varmistetaan, että asiakirja on laillisesti allekirjoitetun alkuperäiskappaleen oikeaksi todistettu jäljennös Acrobat Sign -palvelimella.

Järjestelmänvalvojien tulee tarkastella asiakirjoissaan olevan sisällön luonnetta ja arvioida kyseisen asiakirjan kopion sähköpostitse lähettämisestä saatavat hyödyt ja riskit. Jos vastaanottajille ei toimiteta kopioita, olisi perustettava jokin järjestelmä, jonka avulla allekirjoitetun asiakirjan kopiot toimitetaan ulkopuolisille allekirjoittajille.

Parhaat käytännöt

Järjestelmänvalvojien on ymmärrettävä lähetettävien sopimusten luonne ja arvioitava, kannattaako allekirjoitettua asiakirjaa toimittaa allekirjoittajille ottaen huomioon PDF-tiedoston liittämiseen mahdollisesti liittyvät riskit.

Objektiivisesti ajatellen on turvallisempaa estää allekirjoitetun PDF-tiedoston lähettäminen sähköpostitse. Tätä on harkittava suhteessa vaatimuksiin, jotka koskevat allekirjoitetun asiakirjan toimittamista allekirjoittajille (jos sellaisia on). Jos automaattinen toimitus on estetty, järjestelmänvalvojien on kehitettävä vastaanotto- ja toimitusprosessi allekirjoitettujen asiakirjojen toimittamiseksi allekirjoittajille pyydettäessä.

Sopimusten määrästä ja eri sopimusten arkaluonteisuudesta riippuen voi olla hyödyllistä perustaa eri ryhmiä, jotka toimittavat erittäin arkaluonteisia sopimuksia tiukemmilla tietoturvavaihtoehdoilla.

Määritys

Saatavuus:

Mahdollisuus liittää PDF-tiedosto lopulliseen sähköpostiin on käytettävissä tiimi- ja suuryritystason käyttöoikeussopimuksille.

Määrityksen laajuus:

Ominaisuus voi olla käytössä sekä tili- että ryhmätasolla.

Tämän ominaisuuden ohjaimia voidaan arvioida siirtymällä kohtaan Yleiset asetukset > Liitä allekirjoitetun asiakirjan kopio PDF-tiedostona sähköpostiviesteihin, joiden vastaanottaja on

Säätimien avulla voidaan rajoittaa toimitusyleisöä:

• Kaikki vastaanottajat - Kaikki sopimusprosessin osapuolet saavat kopion asiakirjasta.
  
• Sisäiset vastaanottajat - Vain Acrobat Sign -tilisi sisäiset osallistujat saavat asiakirjan.
  • Huomaa, että sisäiset vastaanottajat pääsevät lataamaan kopion alkuperäisestä sopimuksesta Acrobat Sign -tilin hallintasivulta.
• Ulkoiset vastaanottajat - Vain Acrobat Sign -tilisi ulkopuolella olevat osallistujat saavat asiakirjan.
  • Huomaa, että ulkoisilla vastaanottajilla ei yleensä ole suoraa pääsyä Acrobat Sign -järjestelmässä olevaan sopimukseen. Jos ulkoinen vastaanottaja haluaa kopion asiakirjasta, on hänen otettava yhteyttä organisaatioosi ja pyydettävä kopio.
• Ei kukaan – PDF:ää ei liitetä lopulliseen sähköpostiin.