HMLR:n vaatimusten täyttäminen sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille

• Kaikki osapuolet suostuvat sähköisten allekirjoitusten ja sähköisen allekirjoitusalustan (platform) käyttöön asiakirjan yhteydessä.
• Kaikilla osapuolilla on heitä edustavat kiinteistönvälittäjät (kapeita poikkeuksia lukuun ottamatta).
• Kiinteistönvälittäjä vastaa allekirjoitusprosessin määrittämisestä ja hallinnasta alustan kautta.

Practice Guide 8:n osion 13 mukainen allekirjoitus- ja päiväysprosessi on seuraava:

Asianajaja, joka toimittaa hakemuksen HMLR:lle, tekee sen sähköisesti – yleensä HMLR-portaalin kautta – ja liittää hakemukseen PDF:n valmiista asiakirjasta. Jos hakemus koskee kuitenkin ensimmäistä rekisteröintiä, PDF:n tuloste, joka on todistettu olevan tarkka kopio valmiista asiakirjasta, voidaan toimittaa.

Hakemuksen toimittava asianajaja (mukaan lukien ensimmäistä rekisteröintiä koskeva hakemus) antaa seuraavan todistuksen: "Todistan, että parhaan tietoni ja käsitykseni mukaan käytännön oppaassa 8 esitetyt sähköisiä allekirjoituksia käyttävien asiakirjojen täytäntöönpanoa koskevat vaatimukset on täytetty."

Kuka tahansa Acrobat Sign -tilin omaava asianajaja voi käynnistää tämän prosessin kaikille osapuolille. Allekirjoittajan ja todistajan ei tarvitse omistaa omaa Acrobat Sign -tiliä.

Asianajajan Acrobat Sign -järjestelmänvalvoja voi muuttaa Acrobat Signin asetuksia ottaakseen käyttöön työnkulkuja, jotka täyttävät yllä olevan HMLR-työnkulun yleiskatsaus -osion vaiheet 1-6. Nämä asetukset esitetään alla Adobe Acrobat Sign -tilisi määrittäminen -osiossa.

Osio Asiakirjan valmistelu allekirjoitusta varten tarjoaa tärkeää ohjeistusta:

• asiakirjan valmistelemisesta allekirjoitusta varten ennen allekirjoitusprosessin aloittamista;
• määrättyjen täytäntöönpano- ja todistusklausuulien sisällyttämisestä asiakirjaan; ja
• luottamuksellisuuden suojaamisesta käyttämällä Acrobat Signin ainutlaatuista ominaisuutta nimeltä "Rajoitettu asiakirjojen näkyvyys"

Acrobat Sign antaa tilin järjestelmänvalvojalle mahdollisuuden muuttaa asetuksia varmistaakseen, että työnkulku vastaa käytännön oppaan 8 pykälän 13.3 vaatimuksia. Ennen asiakirjojen lähettämistä sähköiseen täytäntöönpanoon Acrobat Signilla suosittelemme seuraavien muutosten tekemistä:

• Vaadi nimenomainen suostumus Acrobat Signin käyttämiseen allekirjoittamisessa. Tilin järjestelmänvalvojat voivat määrittää käyttöehdot ja kuluttajailmoitukset -asetuksia vaatiakseen nimenomaisen suostumuksen (valintaruudun kautta) Acrobat Signin käyttöön. Tätä voidaan vaatia joko ennen asiakirjan katsomista tai ennen asiakirjan allekirjoittamista.
  • Siirry järjestelmänvalvojan valikon Ryhmä -osioon
  • Napsauta määritettävää ryhmää (jolloin käytettävissä olevat toiminnot näkyvät luettelon yläosassa)
  • Napsauta Ryhmän asetukset
    

• Valitse Allekirjoitusasetukset-välilehti
• Valitse vaihtoehto Ohita tilin asetukset tällä sivulla
  
• Vieritä alas Käyttöehdot-osioon ja napsauta Allekirjoittajat
  -linkkiä
• Valitse muu vaihtoehto kuin oletus ottaaksesi käyttöön nimenomaisen suostumuksen
• Tallenna muutokset.

• Ota käyttöön rajoitettu asiakirjan näkyvyys: Rajoitettu asiakirjan näkyvyys (LDV) antaa luovutusasiamiehelle mahdollisuuden suojata luottamuksellisuutta varmistamalla, että todistaja voi tarkastella vain allekirjoitussivua (ei koko asiakirjaa) ja voi saada kopion vain allekirjoitusprosessiin liittyvästä kirjausketjusta; todistaja ei saa kopiota itse allekirjoitetusta asiakirjasta.Tilin järjestelmänvalvojat voivat ottaa LDV-asetukset käyttöön seuraavasti:
  • Siirry järjestelmänvalvojan valikon Ryhmä-osioon
  • Napsauta määritettävää ryhmää (jolloin luettelon yläosaan tulevat näkyviin käytettävissä olevat toiminnot)
  • Napsauta Ryhmän asetukset -toimintoa
    
  • Napsauta ryhmän valikosta Ryhmän asetukset -vaihtoehtoa
  • Valitse vaihtoehto Ohita tilin asetukset tällä sivulla
    
  • Vieritä alas Rajoitettu asiakirjan näkyvyys -osioon
    
  • Ota käyttöön:
    • Allekirjoittajat näkevät vain tiedostot, jotka sisältävät heille määritettyjä allekirjoitus-, nimikirjain- tai tietojen syöttökenttiä
    • Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot
  • Tallenna muutokset
    

• Luo viestin malli (valinnainen): Voit luoda viestin mallin auttaaksesi luovutusasiamiehiä säästämään aikaa lähettäessään asiakirjan allekirjoitettavaksi.Malli voi täyttää sähköpostin tekstikentän automaattisesti vakioviestillä ja aiherivillä.
  • Siirry järjestelmänvalvojan valikon Ryhmä-osioon
  • Napsauta määritettävää ryhmää (tämä paljastaa luettelon yläosassa käytettävissä olevat toiminnot)
  • Napsauta Ryhmän asetukset toiminto
    
  • Napsauta Viestipohjat-vaihtoehtoa ryhmän valikossa
  • Napsauta + luodaksesi uuden viestin ja seuraa ohjeita uuden pohjan luomiseksi

Asiakirjan lopullinen versio tulee ladata Acrobat Signiin kiinteistönvälittäjän toimesta, jotta osapuolet voivat allekirjoittaa käytäntöoppaan 8 kohdassa 13 määriteltyjen vaiheiden mukaisesti.

Kohta 13 edellyttää, että allekirjoitus tehdään todistajan fyysisessä läsnäolossa, ja todistaja vahvistaa allekirjoituksen.Jokaisen allekirjoituksen aika ja päivämäärä tallennetaan Acrobat Sign -palvelun digitaaliseen tarkastusketjuun.Kun allekirjoitusprosessi on päättynyt, kiinteistönvälittäjän tulee päivätä asiakirja Adobe Acrobat Sign -alustalla sillä päivämäärällä, jolloin se tulee voimaan.Asiakirjan päivääminen muodostaa asiakirjan toimittamisen asiakirjana osapuolten toimesta.

Allekirjoitusprosessia hallitsevalla kiinteistönvälittäjällä on kolme tärkeää huomioitavaa seikkaa:

• LDV-asetusten hyödyntämiseksi asiakirjan lopullinen versio ja sen allekirjoitussivu tulee valmistella erillisinä tiedostoina ja ladata yhdessä Acrobat Signiin.Acrobat Sign yhdistää automaattisesti useita tiedostoja yhdeksi asiakirjaksi allekirjoitusprosessin aikana.LDV-asetukset mahdollistavat sen, että kiinteistönvälittäjät voivat esittää asiakirjan eri osia allekirjoittajille ja todistajille allekirjoitusprosessin aikana.
• Käytäntöoppaan 8 kohta 2.2 määrittelee yksityishenkilöiden asiakirjojen manuaalisen allekirjoituksen ja todistamisen lausekkeiden muodon.Nämä lausekkeet tulee ottaa käyttöön myös silloin, kun asiakirja allekirjoitetaan sähköisesti.Varmistaakseen, että todistaja oli fyysisesti läsnä allekirjoittajan allekirjoittaessa, kiinteistönvälittäjän tulee sisällyttää suoraan todistajan tietojen alle itse asiakirjaan seuraava todistajan lausunto: "Olin fyysisesti läsnä todistajana, kun allekirjoittaja allekirjoitti tämän asiakirjan".
• Käytäntöoppaan 8 kohta 13 velvoittaa myös kiinteistönvälittäjän todistamaan, että HLMR-vaatimukset on asianmukaisesti täytetty.Kiinteistönvälittäjän todistus toimitetaan yhdessä HMLR:lle tehtävän hakemuksen kanssa asiakirjan rekisteröimiseksi.Käytäntöoppaan 8 kohdassa 16 HMLR on ilmoittanut, että seuraava todistus olisi 'asianmukainen':

"Todistan, että parhaan tietämykseni ja uskomukseni mukaan käytäntöoppaassa 8 määritellyt vaatimukset asiakirjojen allekirjoittamiseksi sähköisillä allekirjoituksilla on täytetty."

Noudattamalla alla kuvattua allekirjoitusprosessia - ja luottamalla Acrobat Signin digitaaliseen auditointijälkeen - kiinteistönvälittäjä voi luottavaisin mielin antaa todistuksensa HMLR:lle.

Allekirjoitusprosessin järjestäminen

Allekirjoitusseremonia voi tapahtua kaikkien osapuolten ollessa samassa toimistossa tai allekirjoittajan ja todistajan ollessa etäpaikassa. Alla oleva Tarkastusraportti-osio kertoo yksityiskohtaisesti, miten Acrobat Sign voi vahvistaa, että todistaja oli fyysisesti läsnä allekirjoittajan allekirjoittaessa asiakirjan.

Kun allekirjoittaja ja todistaja ovat etäpaikassa (eli eivät ole samassa paikassa kiinteistönvälittäjän kanssa), Acrobat Sign on määritetty tarjoamaan kiinteistönvälittäjälle tarvittavat vakuutukset siitä, että allekirjoitusprosessi noudattaa Käytäntöoppaan 8 vaatimuksia.

Avaa sähköposti
Ensimmäinen allekirjoittaja saa sähköpostin postilaatikkoonsa.

• Allekirjoittaja napsauttaa Tarkasta ja allekirjoita -painiketta

• Jos kiinteistönvälittäjä on valinnut puhelinvarmennuksen asiakirjan valmisteluvaiheessa, Tarkasta ja allekirjoita -painikkeen napsauttaminen käynnistää kertakäyttöisen salasanan varmennusprosessin
• Allekirjoittaja napsauttaa Lähetä koodi

Acrobat Sign lähettää kuusinumeroisen kertakäyttösalasanan puhelinnumeroon, jonka kiinteistönvälittäjä on nimennyt asiakirjan valmisteluprosessin aikana.

• Allekirjoittaja syöttää koodin ja napsauttaa OK

• Allekirjoittaja täyttää kaikki määritetyt kentät asiakirjassa ja lisää sitten sähköisen allekirjoituksensa käyttämällä yhtä Adobe Acrobat Signin tarjoamista vaihtoehdoista:
  
  • Nimen kirjoittaminen
    
  • Piirtäminen käytettävän laitteen kosketusnäytölle
  • Allekirjoituskuvan lataaminen
    
• Allekirjoittamisen jälkeen he napsauttavat Käytä painiketta

• Jos nimenomaista suostumuskäytäntöä on sovellettu, allekirjoittajaa kehotetaan hyväksymään käyttöehdot, joita asianajaja voi mukauttaa.

• Allekirjoittaja ohjataan uudelle verkkosivulle, joka ilmoittaa heille, että heidän allekirjoituksensa on lisätty ja kertoo, kuka allekirjoittaa seuraavaksi.

• Allekirjoittaja, joka nimeää todistajan, saa sitten toisen sähköpostiviestin, jossa häntä pyydetään delegoimaan allekirjoituskenttä todistajalle
  
  • He napsauttavat Tarkista ja delegoi allekirjoitettavaksi painiketta aloittaakseen delegointiprosessin

• Delegoiva allekirjoittaja antaa sitten:
  • Todistajan sähköposti
    
  • Todistajan puhelinnumero
  • Valinnainen viesti todistajalle
• Kun delegointi on määritetty, napsauta Delegoi
  

• Todistaja saa Acrobat Signilta sähköpostin allekirjoittajan antamaan osoitteeseen, joka kutsuu hänet tarkastamaan ja allekirjoittamaan kiinteistökauppakirjan.

• Todistajaa pyydetään tunnistautumaan kuusinumeroisella kertakäyttösalasanalla, joka lähetetään allekirjoittajan antamaan numeroon

• Kiinteistökauppakirja avautuu suoraan allekirjoitussivulle, eikä muu osa asiakirjasta ole todistajan nähtävissä.

• Lopuksi kiinteistökauppakirja ohjataan kiinteistönvälittäjälle, joka lisää päivämäärän heille varattuun kenttään sen voimaantulopäivän kanssa.
• Kun kaikki osapuolet ovat suorittaneet allekirjoitusprosessin, he saavat sähköpostin, jossa heitä kehotetaan lataamaan kopio lopullisesta sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta ja siihen liittyvästä digitaalisesta auditointiketjusta.
• Sitä vastoin todistaja voi ladata ainoastaan allekirjoitussivun ja allekirjoitussivuun liittyvän auditointiketjun.

Auditointiraportti on täydellinen tallenne kaikista allekirjoitusprosessiin liittyvistä tapahtumista.Se sisältää tärkeää todistusaineistoa kiinteistönvälittäjille muun muassa allekirjoittajien ja todistajien henkilöllisyydestä, allekirjoitusajankohdasta, sähköposti- ja IP-osoitteista.

Se näyttää:

• Kenelle asiakirja (kiinteistökauppakirja) lähetettiin sähköpostitse ja milloin se lähetettiin.
• Kuka tarkasteli asiakirjaa ja milloin.
• Se, että Restricted Visibility -tila oli käytössä.
• Se, että allekirjoittaja (ja mahdolliset todistajat) käyttivät asiakirjaa matkapuhelintodennnuksen jälkeen (Huomaa, että puhelinnumero on osittain peitetty GDPR-vaatimusten mukaisesti)
• Se, että allekirjoittaja hyväksyi käyttöehdot.
• Aika ja IP-osoite, joita käytettiin asiakirjan allekirjoittamisen yhteydessä.
• Todistajan sähköpostiosoite ja matkapuhelintodennnuksen käyttö.
• Aika, jolloin lopullinen asiakirja (kauppakirja) lähetettiin sähköpostilla asianomaisille osapuolille.

Kiinteistönvälittäjien tulee pitää mielessä, että IP-osoitetta ei aina voida pitää lopullisena todisteena siitä, että henkilöt olivat samassa paikassa allekirjoitushetkellä, jos esimerkiksi allekirjoittaja käyttää mobiiliyhteyttä ja todistaja käyttää Wi-Fi-verkkoa.

Tämän vuoksi saattaa olla parempi järjestää allekirjoitusprosessi yhdellä laitteella tai vaatia, että kaikki laitteet on yhdistetty samaan Wi-Fi-verkkoon ja ettei VPN-toiminnallisuutta käytetä.