Yleiskatsaus
Erälähetys antaa käyttäjien luoda ”päämallisopimuksen”, jolla voidaan luoda enintään 1 000 ”alisopimusta”. Jokainen alitason sopimus käyttää päätason samoja päämallisopimuksen tiedostoja, kenttiä ja ominaisuuksia mutta on riippumaton erikseen luodun sopimuksen tietosuojasta ja suojauksesta.
Erälähetys sallii vastaanottajien syöttämisen manuaalisesti tai käyttämällä CSV-tiedostoa vastaanottajien sähköpostiluettelon lähettämiseen. CSV-tiedosto tarjoaa lähettäjälle lisätoimintoja, kuten useiden vastaanottajien tuen, roolimääritykset, todennusvaihtoehdot ja oletusarvoiset kenttäarvot, joilla voidaan mukauttaa yksittäisiä sopimuksia niiden luonnin yhteydessä.
Käyttötapa
Käyttäjät, joilla on käytössä Lähetä eränä -toiminto ensisijaisessa ryhmässä, voivat käyttää toimintoa Aloitus-sivun Lähetä eränä -ruudusta.
Käyttöliittymä sallii tiedostojen lähettämisen päämallisopimuksen perusdokumentaation määrittämiseksi. Kaikki asiakirjat sisältyvät jokaiseen Lähetä eränä -erään.
Vastaanottajien sähköpostiosoitteet lisätään joko manuaalisesti tai CSV-tiedostolla. Manuaalisesti syötettäessä jokainen sähköposti saa oman itsenäisesti luodun alisopimuksensa. Kun käytetään CSV-tiedostoa, jokainen CSV-tiedoston rivi lisätään alisopimukseen. Yksittäiset vastaanottajat eivät näe muita sopimuksia missään näistä tapauksista. Jokainen sopimus on turvallinen ja henkilökohtainen.
Jokaista alisopimusta voidaan hallita itsenäisesti Hallinta-sivun suodattimissa Meneillään/Valmis/Peruutettu/Vanhentunut.
Alisopimusten luomiseen käytettyä Erälähetys-päämallia voidaan hallita Hallinta-sivun Erälähetykset -suodattimella. Päämallissa on kolme merkittävää ominaisuutta:
Päämalli sisältää yhteenvetotaulukon kaikille alisopimuksille Toiminnot-luettelossa. Taulukossa on ilmoitettu sopimusten määrä kussakin tilassa. Yhteenvetotaulukkoa napsauttamalla näkyviin tulee lajiteltava näkymä yksittäisistä alisopimuksista.
Näytä toimintaraportti -vaihtoehto Toiminnot-luettelossa näyttää Asiakirjan suoritusraportin. Tämä raportti sisältää yksityiskohtaisemman (ja tulostettavan) yhteenvedon alisopimuksista tilan mukaan.
Lataa lomakekenttätiedot -toiminto lataa kaikkien päämallin luomien alisopimusten kenttätiedot.
Parhaita käytäntöjä
Mieti, miten Lähetä eränä -toimintoa käytetään organisaatiossasi. Jos ei ole odotettavissa, että kaikki yksittäiset käyttäjät luovat eräsopimustapahtumia, on parasta poistaa käyttöoikeudet tilitasolla, jotta kaikki ryhmät perivät ominaisuuden luonnollisesti käytöstä poistettuna. Ota käyttöön ryhmät, joilla on toiminnallisuudelle selkeä käyttötarkoitus (esim. henkilöstöhallinto) tai, jos voit määrittää käyttäjiä useisiin ryhmiin, luo ryhmä erityisesti Lähetä eränä käyttäjien ensisijaiseksi ryhmäksi.
CSV-tiedoston tuonnin käyttöönotto parantaa ominaisuuden käytettävyyttä merkittävästi. Ellei sinulla ole pakottavaa syytä syöttää kaikkia käyttäjiä manuaalisesti, CSV-tiedoston lähetyksen ottaminen käyttöön on erittäin suositeltavaa.
Ota käyttöön uusi Erälähetys-kokemus. Perinteisessä ympäristössä käytetyt CSV-tiedostot toimivat edelleen, joten uudelleenmääritystä ei tarvita, ja uudet asetukset laajentavat ominaisuuden käyttöä huomattavasti.
Määritys
Saatavuus:
Erälähetys on saatavana työryhmä- ja suuryritystason käyttöoikeussopimuksille.
Määrityksen käytettävyysalue:
Työryhmätason tileillä Lähetä eränä on oletusarvoisesti käytössä, kun CSV-lähetysasetus on käytössä. Hallintakäyttöliittymässä ei ole käytettävissä kontrolleja.
Lähetä eränä voidaan ottaa käyttöön tili- ja ryhmätasoilla suuryritystason tileillä.
Tämän ominaisuuden kontrolleja voidaan arvioida siirtymällä kohtaan Yleiset asetukset > Lähetä eränä
Määritettävät asetukset:
Käyttäjät voivat käyttää ominaisuutta Kotisivu-välilehdellä näkyvän ruudun avulla, kun Erälähetys on käytössä.
Tilien, joiden Useiden ryhmien käyttäjät-toiminto on käytössä, tulee huomioida, että ominaisuus on vain niiden käyttäjien käytettävissä, joiden ensisijaisessa ryhmässä ominaisuus on käytössä.
Käyttäjän kuuluessa ryhmään, jossa Erälähetys on käytössä (mutta ei käyttäjän ensisijaisessa ryhmässä) hän näkee ruudun, mutta ei voi käyttää käyttöliittymää.
Vastaanottajaluettelon lataaminen CSV-tiedostoon on erittäin suositeltavaa.
Vastaanottajaluettelon luominen CSV-tiedostona tarjoaa paremman hallinnan ja näkyvyyden kuin sähköpostiviestien kirjoittaminen suoraan Vastaanottaja:-kenttään.
Lisäksi CSV voi sisältää tietosarakkeita, jotka voivat määrittää vastaanottajien rooleja, todennusvaihtoehtoja ja kenttien arvoja, mukauttaa sopimuksen kullekin vastaanottajalle, parantaa vastaanottajan käyttökokemusta ja valmistumisastetta.
Kun toiminto on käytössä, Tuo CSV-tiedosto -linkki lisätään Vastaanottaja: -kenttään:
Kun toiminto on käytössä, ryhmän käyttäjät voivat käyttää uutta Erälähetys-ympäristöä.
Käyttäjillä on vaihtolinkki, jolla he voivat halutessaan vaihtaa takaisin perinteiseen käyttökokemukseen.
Uusi ympäristö mahdollistaa kaikki uudet CSV-toiminnot mutta on edelleen yhteensopiva vanhan CSV-muodon kanssa. Jos CSV-tiedosto on siis luotu perinteisessä muodossa, sitä voidaan käyttää ongelmitta.
Jos uusi ympäristö on poistettu käytöstä, käyttäjät voivat käyttää perinteistä käyttöliittymää ja käyttää sitä kuten aina ennenkin.
Hyvä tietää
- Jotta käyttäjä voi käyttää Erälähetys-käyttöliittymää, ominaisuus on otettava käyttöön käyttäjän ensisijaisessa ryhmässä.
- Erälähetys-toiminnolla luotavien tapahtumien määrää on rajoitettu palvelutasosta riippuen:
- Suuryritys- ja yritystason asiakkaat voivat luoda enintään 1 000 tapahtumaa.
- Acrobat Pro with advanced e‑sign for teams - ja Adobe Acrobat Sign Professional -asiakkaat voivat luoda jopa 50 liiketapahtumaa.
- Acrobat Pro with advanced e‑sign voi luoda jopa 50 liiketapahtumaa.
- Pienet yritykset/Työryhmäkokeilut voivat luoda enintään viisi liiketapahtumaa.
- Enterprise-kokeluversiolla voidaan luoda enintään kolme liiketapahtumaa.
Yksinkertaista työtäsi Acrobat Signilla
Hallitse ja allekirjoita dokumentteja verkossa nopeasti ja helposti.
