Liitä tarkastusraportti sähköposteihin ja latauksiin Acrobat Signissa

Määritä, liittääkö Adobe Acrobat Sign tarkastusraportin PDF-sopimustiedostoihin, jotka toimitetaan lopullisessa valmistumissähköpostissa ja PDF-tiedostoihin, jotka ladataan Hallinta-sivulta.

Acrobat Sign voi liittää tarkastusraportin sopimus-pdf-tiedostoon, joka toimitetaan lopullisessa "Allekirjoitettu ja arkistoitu" -sähköpostissa ja sopimus-pdf-tiedostoihin, jotka ladataan Hallinta-sivulta. Tämä yhdistää allekirjoitetun asiakirjan ja sen tarkastusketjun yhdeksi tiedostoksi, mikä yksinkertaistaa arkistointia, mutta voi myös laajentaa tarkastustietojen jakelua, erityisesti kun liitteet lähetetään sähköpostitse.

Ennen aloittamista

• Sinun on oltava tilin järjestelmänvalvoja tai ryhmän järjestelmänvalvoja määrittääksesi tämän asetuksen.
• Varmista, miten organisaatiosi jakaa allekirjoitettuja sopimuksia sähköpostitse ennen tarkastusraporttiliitteiden käyttöönottoa.
• Tarkista tiedonhallintakäytäntösi määrittääksesi, tulisiko tarkastusmetatietoja jakaa ulkoisten vastaanottajien kanssa.

Määritys

Liitä tarkastusraportit asiakirjoihin -asetus koskee kaikkia Acrobat Sign -palvelun kautta lähetettyjä sopimuksia.

Saatavuus:

• Acrobat Sign Solutions: tuetaan
• Acrobat Sign Government: tuettu
• Acrobat Standard ja Acrobat Pro: ei tueta

Määrityksen laajuus:

Liitä tarkastusraportit voidaan määrittää tili- ja ryhmätasolla.

• Ryhmätason asetukset ohittavat tilitason asetukset.

Oletusarvo:

• Liitä tarkastusraportti Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestiin: Kaikki.
• Liitä nykyinen tarkastusraportti asiakirjoihin, kun se ladataan Hallinta-sivulta: Pois käytöstä.

Voit käyttää tätä toimintoa siirtymällä järjestelmänvalvojan määritysvalikosta kohtaan Yleiset asetukset > Liitä tarkastusraportti asiakirjoihin

Ohjaimet

• Liitä tarkastusraportti Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestiin
  • Ei koskaan: Kukaan ei saa tarkastusraporttia lopullisen sähköpostin liitteenä.
  • Vain lähettäjälle – Vain sopimuksen lähettäjä saa tarkastusraportin viimeisen sähköpostiliitteen mukana.
  • Kaikki (oletus): Kaikki lopullisen sähköpostiliitteen vastaanottajat saavat tarkastusraportin.

Vaikutus: Tämä asetus voi merkittävästi laajentaa sitä, mitä toimitetaan sähköpostitse valmistumisen yhteydessä, koska vastaanottajat voivat välittää sähköpostin ja liitteen eteenpäin.

• Liitä nykyinen tarkastusraportti asiakirjoihin, kun se ladataan Hallinta-sivulta
  • Käytössä: Hallinta-sivulta ladattavat tiedostot sisältävät yhden pdf-tiedoston, johon tarkastusraportti on liitetty loppuun.
  • Ei käytössä (oletus): Hallinta-sivulta ladattavat tiedostot sisältävät vain sopimuksen sisällön. Käyttäjien on ladattava tarkastusraportti erikseen.

Käyttötapa

• Sähköpostihallinta koskee lopullista valmistumissähköpostia ("Allekirjoitettu ja arkistoitu").
• Lataushallinta koskee vain sitä, kun käyttäjä lataa sopimuksen Hallinta-sivulta.
• Kun jompikumpi hallinta on käytössä, Acrobat Sign liittää tarkastusraportin toimitetun pdf-tiedoston loppuun (ladattu tai sähköpostiin liitetty).
• Jos sopimus on vielä käsittelyssä, Acrobat Sign liittää väliaikaisen tarkastusraportin sellaisena kuin se on lataushetkellä.

Parhaita käytäntöjä

• Rajoita tarkastusraportin jakelua sähköpostitse, elleivät vastaanottajat tarvitse täydellistä tarkastusketjua.
• Käytä Hallinta-sivun lataushallinnan toimintoa tukeaksesi sisäistä arkistointia laajentamatta automaattisesti sähköpostin jakelua.
• Varmista, että tarkastusraporttien jakaminen ulkoisesti on linjassa organisaatiosi tiedonhallintakäytäntöjen kanssa.

Hyvä tietää

• Sähköpostihallinta koskee vain sitä, jos allekirjoitettu sopimus-PDF liitetään lopulliseen valmistumissähköpostiin.
• Vastaanottajat voivat välittää sähköpostiliitteitä eteenpäin, mikä voi laajentaa tarkastusraportin jakelua alkuperäisten osallistujien ulkopuolelle.