Hallitse automaattisesti sopimusten ja niihin liittyvien tietojen säilytysaikaa Adobe Acrobat Sign -palvelussa määritettävien säilytyskäytäntöjen avulla.
Tiedonhallinta Adobe Acrobat Sign -palvelussa antaa järjestelmänvalvojille mahdollisuuden poistaa automaattisesti sopimukset ja niihin liittyvät tiedot Acrobat Sign -järjestelmistä määritellyn säilytysajan jälkeen. Tämä auttaa organisaatioita vähentämään tallennettuja tietoja, täyttämään sääntelyvaatimukset ja hallitsemaan sopimusten elinkaarta ilman manuaalista siivousta.
Tiedonhallinta toimii viiveellä aktivoituvana mekanismina, joka käynnistyy vasta sen jälkeen, kun sopimus saavuttaa lopullisen järjestelmätilansa.
Säilytyskäytäntöjä sovelletaan sen jälkeen, kun sopimus saavuttaa päätöstilan, kuten kun se on valmistunut, peruutettu tai vanhentunut. Kun käytäntö on lauennut, se määrittää, kuinka kauan sopimus ja siihen liittyvät tiedot säilytetään ennen pysyvää poistamista.
Oletusarvoisesti sopimukset ja tapahtumatiedot säilytetään Acrobat Sign -palvelussa niin kauan kuin tili on aktiivinen, ellei niitä poisteta manuaalisesti tai niiden säilytystä ohjata säilytyssäännöllä.
Miten tiedonhallinta toimii
Tiedonhallinta noudattaa laukaisupohjaista mallia:
- Sopimukset saavuttavat päätöstilan, kun Acrobat Sign tallentaa sopimuksen tilaksi valmis, peruutettu tai vanhentunut.
- Säilytyssääntö otetaan käyttöön, kun Acrobat Sign tallentaa sopimuksen päätöstilaan.
- Sääntö määrittää, kuinka kauan sopimus ja siihen liittyvät tiedot säilytetään ennen poistamista.
- Vain yksi säilytyssääntö on kerrallaan aktiivinen uusille päättyneille sopimuksille. Kun uusi sääntö luodaan, siitä tulee aktiivinen sääntö ja sitä sovelletaan kaikkiin sopimuksiin, jotka saavuttavat päätöstilan tulevaisuudessa. Aiemmin aktiiviset säännöt ovat edelleen voimassa sopimuksissa, joihin ne oli jo määritetty, eikä niitä tarvitse poistaa käytöstä.
Säilytyssäännöt määritetään ensisijaisen ryhmän mukaan, johon lähettäjä kuuluu sillä hetkellä, kun sopimus saavuttaa päätöstilansa. Jos käyttäjä vaihtaa ensisijaista ryhmää ennen sopimuksen valmistumista, uuden ryhmän säilytyssäännöt tulevat voimaan.
Säilytysajat lasketaan määritetyn keston perusteella siitä hetkestä, kun sopimus tallennetaan päätöstilaan. Koska päätöstilan käsittely voi viivästyä jopa 12 tuntia, myös säilytysajan alkaminen voi viivästyä.
Miten päätöstilan ajoitus vaikuttaa tiedonhallintaan
Tiedonhallintakäytännöt alkavat vasta sen jälkeen, kun sopimus saavuttaa päätöstilan, kuten Valmis, Peruutettu tai Vanhentunut.
Järjestelmän suorituskyvyn optimoimiseksi Acrobat Sign käsittelee lopputilatapahtumia hiljaisten tuntien aikana sen palvelimen perusteella, joka käsitteli sopimuksen. Ympäristön ruuhka-aikojen ulkopuoliset tunnit ovat klo 19–07 palvelimen paikallisessa aikavyöhykkeessä.
Jos sopimus saavuttaa päätösehdon ruuhka-aikoina, tapahtuma asetetaan jonoon ja käsitellään seuraavan hiljaisen jakson aikana. Tämä voi viivästyttää lopullisen tilan päivitystä jopa 12 tuntia.
Tämän käsittelyjakson aikana:
- Sopimus säilyy aiemmassa tilassaan, Käsittelyssä, sekä Hallinta-sivulla että API-vastauksissa.
- Vastaanottajat eivät voi enää allekirjoittaa sopimusta ja saavat virheilmoituksen, jos yrittävät käyttää sitä.
- Vanhenemassa olevien sopimusten lähettäjät voivat päivittää vanhentumispäivän tämän ajanjakson aikana pidentääkseen allekirjoitusaikaa.
- Päätöstapahtumaa ei tallenneta tarkastusraporttiin ennen kuin käsittely on valmis.
Koska tiedonhallintakäytännöt käynnistyvät vasta, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilansa, käsittelyn viivästyminen viivästyttää myös säilytysajan alkamista.
Käyttötapa
Organisaatiot käyttävät tiedonhallintaa:
- Poista valmiit tai passiiviset sopimukset automaattisesti määritellyn ajan kuluttua.
- Vähennä tallennetun sopimustiedon määrää.
- Sovita asiakirjojen säilytys sisäisiin vaatimustenmukaisuuskäytäntöihin.
- Hallitse tiedon elinkaarta ilman manuaalista puuttumista.
Jos säilytyssääntöä ei ole määritelty, kun sopimus saavuttaa päätöstilan, poistopäivää ei määritetä. Sopimukset säilyvät järjestelmässä, kunnes ne poistetaan manuaalisesti tai GDPR-työkalujen avulla.
Mitä voidaan poistaa
Säilytyssäännöt määrittävät, mitkä tiedot poistetaan säännön suorittamisen yhteydessä:
- Sopimusasiakirja.
- Valvontaraportti.
- Tapahtuman aikana kerätyt henkilötiedot.
- Sopimuksissa, jotka käyttävät todennusmenetelmää, joka tuottaa allekirjoittajan henkilöllisyysraportin, kyseinen raportti poistetaan henkilötietojen osana.
Tarkastus- ja henkilötiedot on säilytettävä vähintään yhtä kauan kuin sopimus, ja ne voidaan määrittää säilymään pidempään tarvittaessa.
Hyvä tietää
- Säilytyssääntöjä sovelletaan, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan, ei silloin, kun sopimus luodaan.
- Sopimukseen sovelletaan vain yhtä säilytyssääntöä sen päätöstilaan siirtymisen hetkellä.
- Käytetty säilytyssääntö perustuu ryhmään, johon säännön luonut käyttäjä kuuluu, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan.
- Jos käyttäjä vaihtaa ryhmää ennen sopimuksen valmistumista, uuden ryhmän säännöt tulevat voimaan.
- Päätöstilan käsittely saattaa viivästyä jopa 12 tuntia ruuhka-aikoina, mikä viivästyttää säilytyskäytäntöjen alkamista.
- Jos säilytyssääntöä ei ole määritelty, sopimukset säilytetään, kunnes ne poistetaan manuaalisesti tai muiden prosessien kautta.
Asiaan liittyviä artikkeleita
Yksinkertaista työtäsi Acrobat Signilla
Hallitse ja allekirjoita dokumentteja verkossa nopeasti ja helposti.
