Noudata IVES-määräyksiä

Yleiskatsaus

IRS:n IVES-määräysten noudattamista koskeva perusasiakirja löytyy täältä: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements

Adobe Acrobat Sign on täysin ESIGN Act -määräysten mukainen ratkaisu.Kaikki IRS:n määritelmät ja ESIGN-lain vaatimukset täyttää perusratkaisu kaikissa palvelun kautta lähetettävissä sopimuksissa.

IVES:llä on lisävaatimuksia, joita on noudatettava lomakkeiden 4506-T ja 4506T-EZ käytön määräystenmukaisuuden ja osallistumisen varmistamiseksi.

Alla löydät IRS:n vaatimusasiakirjan määrittelemät vaatimukset ja niihin liittyvät Acrobat Sign -sovelluksen määritykset, jotka varmistavat määräysten noudattamisen.

Alla olevien määritysasetusten käyttö edellyttää Acrobat Sign business- tai enterprise-palvelutasoa.

Todennus

IVES-määräysten noudattaminen edellyttää kaksivaiheista todentamista asiakirjoja allekirjoitettaessa.Acrobat Sign toimittaa kaikki allekirjoituspyynnöt yksilöllisenä linkinä kullekin allekirjoittajalle sähköpostitse.Yksilöllinen allekirjoitus-URL ja sähköpostilaatikkoon pääsy muodostavat ensimmäisen tekijän todentamisen.Kaksivaiheisen todentamisen vaatimuksen täyttämiseksi Acrobat Sign -tili voidaan määrittää vaatimaan allekirjoittajalta toisen tason todentamista ennen asiakirjan allekirjoittamista.Acrobat Sign tukee kolmea vaihtoehtoa toiselle vaiheelle:

1. Puhelintodennus (SMS)
2. Tietoon perustuva todennus (KBA)
3. Henkilötodistus
   

On suositeltavaa, että IVES-määräysten noudattamista edellyttäviä asiakirjoja lähettävä ryhmä tai tili määrittää seuraavat asetukset:

1. Tunnistetodentamismenetelmät – Valitse yksi yllä määritellyistä toisen vaiheen todentamismenetelmistä ja aseta se oletukseksi.
2. Inhimillisten virheiden rajoittamiseksi voit poistaa käytöstä vaihtoehdon, jossa lähettäjät voivat muuttaa oletusvarmennusmenetelmää.
3. Jos sinulla on liiketoimia, jotka eivät edellytä IVES-määräysten mukaista vastaallekirjoitusta, ota käyttöön erilaiset henkilöllisyyden todentamismenetelmät sisäisille vastaanottajille.
4. Ota käyttöön erilaiset menetelmät sisäisille allekirjoittajille ja aseta oletukseksi sisäisesti hyväksyttävä standardi.

Suostumus

IVES edellyttää, että allekirjoittajat antavat nimenomaisen suostumuksen sähköiseen liiketoimintaan.

• Nimenomainen suostumus voidaan määrittää pakottamalla käyttöehdot ja kuluttajaselostus luettavaksi.Katso täältä kaikki yksityiskohdat
• Suostumuksen tiedot tallennetaan allekirjoitussopimuksen tarkastuslokiin.

Sähköinen allekirjoitus

IVES-asiakirjat edellyttävät, että sähköinen allekirjoitus vahvistetaan lomakkeen nimen perusteella.

• Kaikki Acrobat Sign -järjestelmän käyttämät allekirjoitukset ovat täysin ESIGN Act -lain mukaisia.
• Nimenomainen teksti, joka ehdottaa allekirjoituksen vertaamista lomakkeen nimeen, viittaa siihen, että kirjasinpohjainen allekirjoitus on parempi kuin tyylitellympi allekirjoitustyyppi (esim. biometrinen allekirjoitus tai Hanko-leima).Siksi suositellaan, että allekirjoitustyyppi rajoitetaan muotoon Nimen ja nimikirjainten kirjoittaminen

Peukaloinnilta suojaava sinetti

IVES-asiakirjat on suojattava peukaloinnilta allekirjoitusten lisäämisen jälkeen.

• Acrobat Sign lisää peukaloinnilta suojauksen kaikkiin valmiisiin asiakirjoihin
• Peukaloinnilta suojaava sinetti näkyy, kun PDF avataan Adobe Acrobat- tai Adobe Reader -sovelluksessa, ja se näkyy sinisenä palkkina ikkunan yläosassa.

Kiistämättömyys / auditointiloki

Koko allekirjoitusprosessin auditointilokin on liityttävä asiakirjaan.Auditointilokin on sisällettävä kaikki asiakirjan elinkaaren tiedot.

• Jokaisella Acrobat Sign -transaktiolla on täysin vaatimustenmukaiset auditointiloki, joka voidaan ladata transaktiotietueesta (Hallinta-sivulta).
• On suositeltavaa, että IVES-vaatimustenmukaista ryhmää tai tiliä varten määritetään seuraavat asetukset:

i. Liitä auditointiraportti valmiisiin asiakirjoihin → Aina

ii. Lähetä ylimääräinen kopio jokaisesta allekirjoitetusta sopimuksesta näihin sähköpostiosoitteisiin → Sisäinen arkistosähköpostiosoite

Itse auditointiketju sisältää kaikki IVES:n vaatimat elementit:

A. Luomispäivämäärä ja -aika

B. Allekirjoittajan IP-osoite

C. Asiakirjan elinkaaren ilmoitukset

D. Todennuksen tulos

E. Suostumuksen tulos

F. Jokaisen sähköisen allekirjoituksen tulos

Asiakirjojen säilyttäminen

Kaikki 4506-T- ja 4506T-EZ-lomakkeet, mukaan lukien niiden tarkastusraportit, on säilytettävä kahden vuoden ajan.

• Acrobat Sign säilyttää kaikki allekirjoitetut asiakirjat ja auditointilokimme palvelimillamme koko palvelun elinkaaren ajan.Asiakirja voidaan poistaa vain asiakkaan suoralla toiminnalla, ja silloinkin auditointiloki säilyy.
• On suositeltavaa, että vaatimustenmukaisuutta tavoitteleva ryhmä tai tili luo automaattisen kopion arkistosähköpostiosoitteeseen (esim.: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)

Laadunvarmistus

Kaikkien sähköistä allekirjoitusratkaisua käyttävien osapuolien on käytettävä riippumatonta tahoa allekirjoitusten vuosittaiseen auditointiin.

• Tämä vaatimus ei kuulu Acrobat Signin tarjontaan, koska vaatimus edellyttää nimenomaan riippumattoman tahon suorittamaa auditointia.

Mukautetut työnkulut

Enterprise-tason asiakkaat voivat luoda erillisiä työnkulkuja työnkulkusuunnittelijan avulla.

Tämä vaihtoehto mahdollistaa asiakirjakohtaisen työnkulun, mukaan lukien käyttäjän todennusmenetelmät ja ilmoitusprosessit, ilman että tarvitsee käyttää ryhmä- tai tilitason asetuksia.

Koska IVES-vaatimukset ovat melko tiukkoja eivätkä anna juurikaan anteeksi inhimillistä virhettä, tätä vaihtoehtoa suositellaan vahvasti.