Määritä tilinjako-oikeudet

Käytä Tilin jakamisen käyttöoikeuksia hallitaksesi, miten organisaatiosi käyttäjät jakavat sisältöä ja hallinnoivat sopimuksia muiden puolesta.

Tilin jakamisen käyttöoikeudet mahdollistavat järjestelmänvalvojille seuraavat toiminnot:

• Hallita, voivatko käyttäjät jakaa sisäisille vai ulkoisille osallistujille.
• Määritellä, mitä jaetut käyttäjät voivat tehdä – kuten lähettää tai muokata sopimuksia.
• Rajoittaa jaettua käyttöoikeutta vain sopimuksiin, jotka on lähetetty ryhmästä (pois lukien ne, jotka on lähetetty ryhmälle).

Nämä asetukset koskevat käyttäjien tai järjestelmänvalvojien aloittamaa jakamista.

Määritys

Saatavuus:

• Acrobat Standard ja Acrobat Pro: ei tueta
• Acrobat Sign -ratkaisut: Tuettu; Käytettävissä, kun Edistynyt tilin jakaminen on käytössä
• Acrobat Sign for Government: Tuettu; Käytettävissä, kun Edistynyt tilin jakaminen on käytössä

Määrityksen laajuus:

Tilitason järjestelmänvalvojat voivat määrittää tietojen säilytyskäytännöt tili- ja ryhmätasolla. 
Asetukset otetaan käyttöön kunkin käyttäjän ensisijaisen ryhmän kautta.

Voit käyttää tätä toimintoa siirtymällä järjestelmänvalvojan määritysvalikosta kohtaan Suojausasetukset > Tilin jakamisen käyttöoikeudet

Jakamisen käyttöoikeudet

Määritä, kenen kanssa käyttäjät voivat jakaa.

Järjestelmänvalvojat voivat sallia tai rajoittaa jakamista seuraaville:

• Sisäiset käyttäjät tai ryhmät – Saman Acrobat Sign -tilin jäsenet.
• Ulkoiset käyttäjät – Kuka tahansa tilin ulkopuolinen, mukaan lukien samaan verkkotunnukseen kuuluvat henkilöt, jotka eivät ole osa organisaatiota.

Nämä vaihtoehdot ovat itsenäisiä ja ne voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä erikseen.

Määritä, mitä jaetut käyttäjät voivat tehdä (vain sisäisesti)

Kun sisäinen jakaminen on käytössä, järjestelmänvalvojat voivat ottaa käyttöön seuraavat vaihtoehdot jaetuille käyttäjille:

• Lähetä sopimuksia – Luo ja lähetä uusia sopimuksia omistajan puolesta.
• Muokkaa olemassa olevia sopimuksia – Muokkaa jo käynnissä olevia sopimuksia ikään kuin olisi alkuperäinen lähettäjä.

Näiden toimintojen käyttöoikeuden myöntämiseksi:

• Jakamissuhteen on nimenomaisesti sallittava ne.
• Jaetun käyttäjän on vaihdettava omistajan profiiliin Acrobat Signissa.

Vaihtamisen jälkeen jaetulla käyttäjällä on pääsy omistajan Koti-, Lähetä- ja Hallitse -välilehtiin.

Rajoita sopimusten näkyvyyttä jaetuille ryhmille

Oletuksena, kun ryhmä jaetaan, käyttäjä tai ryhmä, jolle se on jaettu, voi nähdä:

• Ryhmästä lähetetyt sopimukset
• Sopimukset, jotka muut käyttäjät ovat lähettäneet ryhmälle

Järjestelmänvalvojat voivat rajoittaa tämän näkymän näyttämään vain lähtevät sopimukset (ryhmästä lähetetyt), mikä parantaa arkaluontoisten saapuvien sopimusten – kuten henkilökohtaisten tarjousten tai HR-viestinnän – yksityisyyttä.

Käyttäjäkokemus

• Kun jakaminen on sallittu, vastaanottaja saa sähköpostikutsun.
• Jos jakaminen on estetty, lähettäjä näkee virheilmoituksen, jossa selitetään, että jakaminen on poistettu käytöstä.
• Jaettujen käyttäjien on vaihdettava profiilia toimiakseen omistajan puolesta.
• Vastaanottajien poistaminen käynnissä olevista sopimuksista on vain lähettäjän toiminto. Jaetut käyttäjät eivät voi poistaa vastaanottajia käynnissä olevasta sopimuksesta tilin jakamisoikeuksistaan riippumatta.

Parhaita käytäntöjä

• Rajoita ulkoista jakamista. Useimpien organisaatioiden ei tarvitse jakaa tiliensä ulkopuolelle. Jos jaat:
  • Ota ulkoinen jakaminen käyttöön väliaikaisesti.
  • Määritä jako.
  • Poista se käytöstä uudelleen, kun olet valmis.
• Anna lähetys- tai muokkausoikeudet vain luotetuille sisäisille käyttäjille.
• Jaa vain ryhmästä lähetetyt sopimukset, ellei sinulla ole pakottavaa käyttötapausta, jossa saapuvia sopimuksia on seurattava.