Yleiskatsaus
Monet sopimukset (kuten veroasiakirjat, maarekisteri, valtakirjat, varojen siirrot jne.) edellyttävät, että vastaanottaja allekirjoittaa suostumuksensa todistajan läsnä ollessa. Todistaja voi olla lähes kuka tahansa, joka on fyysisesti läsnä ja näkee allekirjoittajan suorittavan allekirjoituksensa.
Acrobat Signissa on määritysprosessissa valittava rooli, joka lisää allekirjoittaja-roolissa olevan vastaanottajan ja siihen liittyvän todistaja-roolissa olevan vastaanottajan, jotka allekirjoittajan on määritettävä.
- Ennen kuin allekirjoittaja voi tarkastella sopimusta, hänen on annettava todistajan nimi ja sähköpostiosoite.
- Kun allekirjoittaja on suorittanut allekirjoitusprosessinsa loppuun, todistaja saa sähköpostiviestin, jossa häntä pyydetään todistamaan allekirjoitusprosessi. Todistajaa pyydetään tarkistamaan nimensä ja sähköpostiosoitteensa, ennen kuin hän voi käsitellä sopimusta.
- Todistajalle voidaan määrittää lisää kenttiä, joihin voidaan tallentaa vaatimustenmukaisuuden edellyttämiä tietoja.
Saatavuus:
Allekirjoita todistajan kanssa -rooli on käytettävissä vain suuryritystason käyttöoikeussopimuksissa.
Kokoonpanon laajuus:
Todistajan rooli voidaan ottaa käyttöön sekä tili- että ryhmätasolla.
”Todistaja” on eri asia kuin ”julkinen notaari”.
”Todistaja” voi olla henkilö, joka on:
- täysi-ikäinen
- täydessä ymmärryksessä
- riippumaton ja puolueeton henkilö, joka ei ole sopimuksen osapuoli
- fyysisesti läsnä, kun allekirjoittaja lisää allekirjoituksensa sopimukseen
Todistajille ei saa maksaa allekirjoitusprosessin todistamisesta.
”Julkinen notaari” on tyypillisesti hallintoelimen (kuten valtion) lukuun toimiva todistaja. Notarisointiprosessi on yleensä huomattavasti muodollisempi allekirjoittajan henkilöllisyyden dokumentoimisen suhteen ja edellyttää yleensä käsittelymaksua.
Acrobat Signin kautta voi käyttää myös sähköisiä notaaripalveluita.
Tarkista lakiosastoltasi, edellyttääkö vaatimustenmukaisuus todistajaa vai notaaria.
Sähköisen todistajan lisääminen sopimukseen
Kun rooli on otettu käyttöön, lähettäjien käytettävissä on Allekirjoita todistajan kanssa -rooli, joka on mukana laatimissivun Rooli-valitsimessa.
Kun allekirjoittaja valitsee Allekirjoita todistajan kanssa -roolin, vastaanottajan tietueen alle lisätään ylimääräinen tietue, jolla tunnistetaan, että todistajaa tarvitaan ja että allekirjoittaja antaa todistajan tiedot.
Todistusprosessin luonteen ja todistajien indeksoinnin vuoksi vain peräkkäistä allekirjoitusvirtaa tuetaan.
Allekirjoita todistajan kanssa -vaihtoehto ei tällä hetkellä ole käytettävissä uudessa Pyydä allekirjoitusta -käyttökokemuksessa.
Puhelintodennus on käytettävissä tapauksissa, joissa todistajalta vaaditaan toisena vaiheena kertasalasana (esimerkiksi Ison-Britannian maarekisterin HMLR-asiakirjat).
Lähettäjä määrittää puhelintodennuksen sopimusta luotaessa, mutta lähettäjää ei pyydetä antamaan todistajan puhelinnumeroa. Allekirjoittaja antaa todistajan puhelinnumeron, kun henkilöt tunnistavat toisensa.
Todistajan on käytettävä matkapuhelinta todennukseen, ja hänelle lähetetään tekstiviesti (puhelinsoittotoiminto on estetty).
Jos käytössä on lankapuhelin, näyttöön tulee virheilmoitus, jonka mukaan todistajan on käytettävä matkapuhelinta.
Tarkistus, jolla varmistetaan, että puhelin on mobiililaite, on kehitteillä, ja sen odotetaan olevan käytettävissä maaliskuun 2024 julkaisussa.
Todistajan toisen vaiheen todennus kertasalasanalla on valinnainen lähettäjän käyttöliittymässä, mutta sitä voidaan tarvita yrityskäytössä. Tarkista lakiosastolta, mikä on vaatimustenmukaisuuteen liittyvä velvollisuutesi.
Todistajalle voi myös lisätä yksityisviestin:
Mukautettujen lähetystyönkulkujen suunnittelu
Käyttäjillä, jotka suunnittelevat mukautettuja lähetystyönkulkuja, on käytettävissään Allekirjoittaja, jolla on todistaja -vaihtoehto, kun vastaanottajan vuokaaviosta valitaan uusi vastaanottaja.
Allekirjoittaja, jolla on todistaja -roolin asettaminen asentaa sekä allekirjoittajan (vastaanottajan) että todistajan (todistajavastaanottajan) allekirjoitusobjektit.
Todistajien määrittelyn odotetaan olevan käytössä työnkulun suunnittelutoiminnossa maaliskuun 2024 julkaisussa. Nykyinen Insider Access -versio ei vielä tue tätä toimintoa.
Varmista, että sopimuksessa on todistajaa varten tarvittavat kentät
Kentät on laadittava asiakirjaan, jossa vaaditaan todistajan allekirjoitus. Jos todistajan allekirjoituskenttää ei ole lisätty, sellainen lisätään automaattisesti asiakirjan loppuun.
Jotkin käyttötapaukset saattavat edellyttää lisätietoa todistajilta, jotta todistaminen olisi pätevä. Selvitä yhteistyössä lakiosastosi kanssa, mitä tietoja tarvitaan. Lisää kentät tietojen tallentamista varten, määritä ne todistajalle ja merkitse kentät pakollisiksi.
Asiakirjan rajoitettu näkyvyys -säännöt koskevat todistajia kuten ketä tahansa osallistujaa. Vain todistajan kenttiä sisältäviä tiedostoja voidaan tarkastella.
Sovelluksen sisäinen sisällönluonti: kenttien määrittäminen todistajalle
Sovelluksen sisäinen sisällönluontiympäristö tunnistaa todistajat allekirjoituksen työnkulkujärjestyksessä ja antaa heille värikoodatut tunnisteet Vastaanottajat-luettelossa.
Tekstitunnisteet
Todistajat ovat vastaanottajia osallistujien indeksoinnin kannalta. Jos sinulla on kaksi vastaanottajaa, jotka tarvitsevat todistajan, toimi seuraavasti:
- Ensimmäinen allekirjoittaja on _es:signer1
- Ensimmäiseen allekirjoittajaan liitetty todistaja on _es:signer2
- Toinen allekirjoittaja on _es:signer3
- Toiseen allekirjoittajaan liitetty todistaja on _es:signer4
Tekstitunnisteiden määritys vastaa sopimuksen allekirjoitustyönkulkua. Laatimissivun indeksointi ei kuitenkaan huomioi todistajia käyttöliittymässä. (Todistajat esitetään tunnistettujen vastaanottajien aputietoina.)
Suunnittele ja testaa lomakkeet huolellisesti, jotta allekirjoitustyönkulku käsitellään oikein ja osallistujat pääsevät syöttämään tietoja oikeisiin kenttiin.
Allekirjoittavan vastaanottajan käyttökokemus
Allekirjoittajan käyttökokemus alkaa sähköposti-ilmoituksella, jossa ilmoitetaan, että hänelle on lähetetty sopimus ja että sopimus edellyttää todistajaa.
Kun allekirjoittaja on valinnut Tarkista ja allekirjoita -painikkeen ja hyväksynyt käyttöehdot, hänen on annettava todistajan tiedot. Pääsy sopimukseen myönnetään vasta, kun todistajan tiedot on kerätty.
Pyydetyt tiedot ovat todistajan:
- Koko nimi
- Sähköpostiosoite
- Valinnainen: Matkapuhelinnumero (jos todistajalle on määritetty toisen vaiheen todennus)
- Lankapuhelinnumerot aiheuttavat virheen todistajalle.
Jos allekirjoitusprosessi lopetetaan ennen prosessin valmistumista ja allekirjoitus on aloitettava uudelleen, todistajan tiedot menetetään ja ne on annettava uudelleen.
Huomaa, että Vahvista sähköpostiosoite -kenttä ei hyväksy leikepöydältä liittämistä. Sähköpostiosoite on kirjoitettava manuaalisesti.
Todistajan käyttökokemus
Kun allekirjoittaja on saanut allekirjoituksensa valmiiksi, todistajan sähköpostiosoitteeseen lähetetään sähköpostiviesti.
Todistaja saa sähköpostiviestin, josta käy ilmi, että sopimuksen todistamista on pyydetty, ja jossa mainitaan todistajan nimittänyt allekirjoittaja.
Kun todistaja on valinnut Tarkista ja allekirjoita -painikkeen ja hyväksynyt käyttöehdot, häntä pyydetään vahvistamaan tietonsa, ennen kuin hänelle myönnetään oikeudet sopimuksen käsittelyyn.
Kun pääsy sopimukseen on myönnetty, todistaja voi täyttää kaikki vaaditut kentät ja lisätä allekirjoituksensa.
Allekirjoitusprosessin aikana todistaja ei saa muuttaa hänet nimenneen allekirjoittajan antamaa nimiarvoa.
Todistaja ei pysty missään vaiheessa lataamaan sopimusta itselleen, eikä hän saa käyttää sitä todistamisprosessin päätyttyä. Sähköpostiliitettä ei lähetetä, ja jos todistajalla on Acrobat Sign -tili, sopimus ei näy hänen Hallinta-sivullaan.
Todistajakentät on lisättävä asiakirjaan, jossa todistajien allekirjoitusta vaaditaan. Jos todistajan allekirjoituskenttää ei ole lisätty, sellainen lisätään automaattisesti asiakirjan loppuun.
Jos todistajan ammatti- ja osoitetietoja ei ole kerätty todistajan vahvistus -ponnahdusikkunassa, sinun on lisättävä ne pakollisiksi kentiksi, jotka on määritetty todistajalle. Jos näin ei tehdä, sopimuksen todistamista koskevat määräykset eivät välttämättä täyty.
Asiakirjan rajoitettu näkyvyys -säännöt koskevat todistajia kuten ketä tahansa osallistujaa. Vain todistajan kenttiä sisältäviä tiedostoja voidaan tarkastella.
Sovelluksen sisäinen sisällönluonti: kenttien määrittäminen todistajalle
Sovelluksen sisäinen sisällönluontiympäristö tunnistaa todistajat allekirjoituksen työnkulkujärjestyksessä ja antaa heille värikoodatut tunnisteet Vastaanottajat-luettelossa.
Tekstitunnisteet
Todistajat ovat vastaanottajia osallistujien indeksoinnin kannalta. Jos sinulla on kaksi vastaanottajaa, jotka tarvitsevat todistajan, toimi seuraavasti:
- Ensimmäinen allekirjoittaja on _es:signer1
- Ensimmäiseen allekirjoittajaan liitetty todistaja on _es:signer2
- Toinen allekirjoittaja on _es:signer3
- Toiseen allekirjoittajaan liitetty todistaja on _es:signer4
Tekstitunnisteiden määritys vastaa sopimuksen allekirjoitustyönkulkua. Laatimissivun indeksointi ei kuitenkaan huomioi todistajia käyttöliittymässä. (Todistajat esitetään tunnistetun vastaanottajan alitietueena.)
Suunnittele ja testaa lomakkeet huolellisesti, jotta allekirjoitustyönkulku käsitellään oikein ja osallistujat pääsevät syöttämään tietoja oikeisiin kenttiin.
Määritys
Tämän ominaisuuden säätimiä voidaan käyttää kohdassa Tilin asetukset > Lähetysasetukset > Sallitut vastaanottajaroolit
Valitse Anna lähettäjien merkitä vastaanottajat allekirjoittajiksi todistajan kanssa -valintaruutu.
Rooli on joko käytössä, jolloin oikeudet roolin käyttöön on myönnetty, tai se ei ole. Muita vaihtoehtoja ei ole.
Kun ohjausobjekti on käytössä, Allekirjoita todistajan kanssa -rooli näkyy lähettäjän käytettävissä olevien roolien luettelossa laatimissivulla ja mukautetussa lähetystyönkulun suunnittelussa:
Hallinta-sivun tila
Hallinta-sivulla oleva sopimus on tilassa Todistettavana, kun allekirjoitussykli odottaa, että todistaja suorittaa todistuksensa loppuun.
Huomaa, että vastaanottajat, jotka eivät ole todistajia, näyttävät edelleen roolinsa mukaisen tilan sopimuksessa (Allekirjoitettavana, Hyväksyttävänä ja niin edelleen).
Toimintaluettelo sisältää samat tapahtumat kuin valvontaraportti, mutta tiivistetyssä muodossa. Todistajan toiminta on selvästi yksilöity, mutta allekirjoittajan tapahtuma ei sisällä hänen vaatimustaan todistajasta.
Yksinkertaista työtäsi Acrobat Signilla
Hallitse ja allekirjoita dokumentteja verkossa nopeasti ja helposti.
