Lisätietoja lomakkeiden allekirjoittamisesta löytyy täältä.
Päivitetty viimeksi
20. heinäkuuta 2023
Tervetuloa käyttämään Adobe Acrobat Signia!
Ennen Adobe Acrobat Signin käytön aloittamista käymme läpi pari perusasiaa. Tämän oppaan tarkoituksena on tutustuttaa sinut Acrobat Signiin ja niihin toimintoihin, jotka on tarkoitettu sinulle käyttäjänä.
Tämä opas kattaa Acrobat Signin kaikki tärkeät prosessit ja perehdyttää sinut käyttöliittymään.
Acrobat Signin ohjejärjestelmästä löydät tarvittaessa tarkempia tietoja. Jos olet muodostanut Internet-yhteyden, voit napsauttaa harmaissa ruuduissa olevia, Lisätietoja-tekstillä alkavia linkkejä ja tarkastella aiheeseen liittyviä ohjeartikkeleita.
Muistiinpano
Business- ja/tai Enterprise- palvelutasojen ominaisuudet ja toiminnot on soveltuvin osin mainittu erikseen. Tässä oppaassa on dokumentoitu käyttöoikeussopimuksen korkeimmalla Acrobat Sign for enterprise -tasolla käytettävissä olevat ominaisuudet ja toiminnot. Voit määrittää käyttöoikeutesi tyypin Oma profiili -kohdassa. Jos sinulla on kysyttävää käyttöoikeudellasi käytettävissä olevista ominaisuuksista, ota yhteyttä Client Success Manageriin tai Adobe Acrobat Sign -tukeen.
Acrobat Sign sovelluksena on erittäin mukautettava, joten kaikki sen monipuoliset ominaisuudet eivät ehkä ole relevantteja yrityksesi kannalta. Tilin hallinnoija tai ryhmän hallinnoija on mahdollisesti poistanut jotkin kuvatuista toiminnoista käytöstä. Jos tarvitset jotakin, jonka et näe olevan käytettävissäsi, ota yhteyttä ryhmän tai tilin hallinnoijaan. Palvelumme tukee eri ryhmien erilaisia kokoonpanoja, joten vaikka jokin toiminto kannattaa poistaa yhdellä ryhmällä käytöstä, se voidaan ottaa toisella ryhmällä käyttöön.
Tämän oppaan luettuasi tunnet Acrobat Signin kaikki normaalit lähetystyönkulut, pystyt hallinnoimaan sopimuksia ja osaat luoda raportteja, jotta pystyt seuraamaan, mitkä niistä ovat valmiita ja mitkä vielä kesken.
Tilisi mukauttaminen
Kun kirjaudut Acrobat Signiin ensimmäisen kerran, tarkista henkilökohtaiset käyttäjätietosi. Näitä tietoja käytetään useissa malleissa, joten on tärkeää varmistaa, että ne ovat oikein.
- Avaa valikko siirtymällä oikeassa yläkulmassa olevan nimesi päälle ja valitse Oma profiilini
Profiilisivulla näytetään täsmälliset arvot, joita Acrobat Sign käyttää tapahtumiasi mukautettaessa. Niistä tärkeimmät ovat seuraavat:
- Koko nimesi – Käytetään sähköpostiviesteissä ja oletusarvoisessa painetussa allekirjoituksessa
- Työnimikkeesi – Täytetään automaattisesti, jos Työnimike-kenttä on joskus täytettävä
- Yrityksesi nimi – Näkyy sähköpostiviesteissä, pitää olla yrityksen täydellinen juridinen nimi
- Aikavyöhyke – Aika/päivämäärä-leimoissa käytetään raportteja ajettaessa selkeyden vuoksi omaa aikavyöhykettäsi.
- Mittayksikkö – tuumaa tai senttimetriä. Sillä on merkitystä, jos sijoitat Leima-kenttiä lomakkeisiisi.
Jos sinun on muutettava sisältöä, napsauta Muokkaa profiilia -painiketta, tee tarvittavat muutokset ja tallenna muutokset.
Kun olet määrittänyt henkilökohtaiset tietosi, käy läpi muut henkilökohtaiset asetukset, jotka näet näytön vasemmalla puolella. Nämä asetukset voidaan määrittää käyttäjäkohtaisesti, ja ne voivat olla hyödyllisiä automaatioita:
- Oma profiili – Henkilökohtaiset tunnistetietosi.
- Käyttöoikeustunnukset – Jos olet kehittäjä, API-tunnukset määritetään ja luetellaan täällä.
- Twitteriin integrointi – Lähetä twiitti aina, kun sopimus on valmis!
- Sähköpostialalaite – Lisää mukautettu (pelkkä teksti) alalaite sähköpostimalliesi alaosaan, kun lähetät uusia sopimuksia.
- Automaattinen delegointi – Voit delegoida nimetylle osapuolelle minkä tahansa Acrobat Sign -sopimuksen, joka on lähetetty sinulle allekirjoittamista varten. Tämä vastaa Acrobat Sign -sopimusten "Poissa"-välitysprosessia.
- Omat ilmoitukset – Voit määrittää, minkä tyyppisistä tapahtumista/hälytyksistä haluat Acrobat Signin ilmoittavan sinulle, ja miten haluat saada ilmoituksen. Voit saada reaaliaikaisen sähköpostiviestin tai kirjata tapahtuman ja määrittää raportoinnin suoritettavaksi päivittäin tai viikoittain. (Tapahtumat ovat käynnistimiä, kun jotakin tapahtuu. Hälytykset käynnistyvät, kun aikaväli kuluu ja jotain ei tapahdu).
- Jaetut ilmoitukset – Jos toisen käyttäjän tili jaetaan kanssasi, voit mukauttaa, mistä hänen tapahtumistaan ja hälytyksistään haluat saada ilmoituksen.
- Allekirjoitukseni – Lähetä kuva allekirjoituksestasi ja nimikirjaimistasi. PNG-tiedostot toimivat parhaiten.
- Kieliasetukset – Tämän otsikon alla on kaksi asetusta, joihin tulee kiinnittää huomiota:
- Oletuskieleni – Tällä asetuksella voit määrittää
Acrobat Sign -verkkosovelluksessa käytettävän kielen. - Allekirjoituksen kieli – Tämä asetus määrittää sähköposti-ilmoituksissa ja vastaanottajan opastetussa allekirjoitustyönkulussa käytettävän oletuskielen.
- Oletuskieleni – Tällä asetuksella voit määrittää
- Näytä muita tilejä – Jos haluat tarkastella toisen käyttäjän tilillä olevia sopimuksia, voit pyytää sitä täällä. Kaikista katsotuista tileistä tehdään luettelo. Tämä on "vain luku" -näkökulma.
- Jaa tilini – Jos sinun on jaettava tilisi toisen henkilön kanssa, voit määrittää, kuka näkee sopimuksesi täällä. Kun jaat tilisi, sitä voi vain tarkastella. Katsoja ei voi allekirjoittaa, peruuttaa tai delegoida.
Sivukohtainen yleiskatsaus
Kotisivu on ensimmäinen sivu, jolla useimmat käyttäjät kirjautuvat sisään. (Lähetä-sivu on toinen tilin hallinnoija määrittämä vaihtoehto.)
Kotisivu on näkymä, joka muodostuu seuraavista osioista, joiden avulla voit nopeasti tarkastella ja käyttää Acrobat Signin useimpia ominaisuuksia:
- Käsiteltävänä – Luomiesi ja edelleen käsiteltävinä olevien sopimusten laskuri.
- Laskuria napsautettaessa näyttöön avautuu Hallinta-sivu, jolle on suodatettu käsiteltävinä olevat sopimukset.
- Käsiteltävänä-laskuri ei sisällä sopimuksia, jotka ovat Odottaa sinua -tilassa.
- Odottaa sinua – Laskuri, joka osoittaa kaikki tällä hetkellä toimiasi odottavat sopimukset.
- Laskuria napsautettaessa näyttöön avautuu Hallinta-sivu, jolle on suodatettu toimiasi odottavat sopimukset.
- Tapahtumat ja hälytykset – Laskuria napsautettaessa näyttöön avautuu Ilmoitukset-sivu, jolla on avattu Tapahtumat-välilehti.
- Pyydä allekirjoituksia – Pikalinkki Lähetä-sivulle, jossa on mahdollisuus aloittaa prosessi liittämällä kirjastodokumentti tai käynnistää mukautettu työnkulku (jos se on otettu tililläsi käyttöön).
- Aloita kirjastosta – Voit valita kirjastomallin tai työnkulun uuden sopimuksen aloittamista varten.
- Enemmän toimintamahdollisuuksia – Luettelo yleisistä toiminnoista
- Täytä ja allekirjoita dokumentti – Käytetään, kun sinun on lisättävä allekirjoituksesi dokumenttiin ja sitten lähetettävä allekirjoitettu dokumentti toiselle osapuolelle. Esimerkiksi verolomakkeiden tai lupalomakkeiden täyttäminen.
- Julkaise verkkolomake – Verkkolomakkeet ovat dokumentteja/lomakkeita, jotka voit linkittää tai upottaa sivustoosi ja joiden avulla asiakkaat voivat luoda allekirjoitetun dokumentin. Esimerkkejä tästä ovat jäsenhakemus ja sivustosi rekisteröintilomake.
- Lähetä eränä – Työnkulku, jonka avulla voit lähettää dokumentin allekirjoitettavaksi sadoille ihmisille. Jokainen saa oman erillisen sopimuksen, jossa heiltä pyydetään allekirjoitusta. Esimerkkejä tästä ovat vuosittaiset menettelysääntösopimukset.
- Luo uudelleenkäytettävä malli – Voit luoda dokumentin tai kenttämallin toistuvaa käyttöä varten. Mallit voidaan tallentaa henkilökohtaiseen käyttöön, ryhmäkäyttöön tai koko tilin käyttöön.
- Hallitse ja seuraa kaikkia sopimuksia – Siirtää sinut Hallinta-sivulle.
- Paranna tiliäsi – Paranna tiliäsi -painike avaa pienen valintaruudun, joka vaihtelee käyttäjän korkeimman oikeustason mukaan:
- Käyttäjät siirretään Oma allekirjoitus -sivulle luomaan allekirjoituksensa.
- Ryhmätason hallinnoijat siirretään tilin määrityssivulle ryhmänsä logon lataamista varten.
- Tilitason hallinnoijat siirretään tilitason määrityssivulle yrityksen nimen, isäntänimen ja logon määrittämistä varten.
- Ohjeita – Käyttäjät voivat käyttää itsepalveluohjeen sisältöä napsauttamalla minkä tahansa Acrobat Sign -ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa kysymysmerkkiä. Kysymysmerkkiä napsautettaessa näyttöön avautuu seuraavat vaihtoehdot sisältävä alivalikko:
- Käyttöopas – Avaa uuden välilehden Adobe Acrobat Sign -käyttöoppaaseen.
- Oppaat – Avaa uuden välilehden Adobe Acrobat Signin video-oppaisiin.
- Ota yhteys tukeen – Avaa tuen yhteydenottoportaalin, jossa sinulle on tarjolla sähköposti-, keskustelu- ja puhelintukea.
- Tukivaihtoehdot vaihtelevat asiakastilin palvelutason mukaan.
- Asetusten muuttamiseen, tilin muokkaamiseen tai jonkin tietyin tapahtuman (tai muun käyttäjän sisällön) tutkimiseen liittyvät pyynnöt, on esitettävä Acrobat Sign -tilin tileistä vastaavan hallinnoijan toimesta.
- Julkaisuhuomautukset – Linkki nykyisiin julkaisutietoihin.
Lähetä-sivulla voit määrittää ja lähettää uusia ad hoc -sopimuksia. Konfiguroitavia toiminnallisia osioita on viisi:
- Lähetä kohteesta -ryhmä (vain UMG-käyttöön otetut tilit) - Ryhmävalitsin määrittää sopimuksen määritettävät asetukset ja käytettävissä olevat mallit. Määritä tämä ensin, sillä ryhmän nollaaminen päivittää sivun ja poistaa kaikki aiemmat määritykset.
- Vastaanottajat – Vastaanottajat ovat ihmisiä, joiden kanssa sinun on tehtävä yhteistyötä sopimuksen parissa. Vastaanottajatyyppejä on useita. Tilin hallinnoija määrittää käytettävissä olevat vaihtoehdot.
- Viesti – Täällä määrität sopimuksen nimen ja vastaanottajille toimitettavan viestin.
- Asetukset – Nämä asetukset helpottavat sopimuksen hallintaa.
- Salasanasuojaus – Voit suojata allekirjoitetut asiakirjat antamalla salasanan, jolla estetään lopullisen PDF-tiedoston luvaton tarkastelu.
- Valmistumisen määräaika – Kun sopimus on allekirjoitettava tiettyyn päivämäärään mennessä, voit peruuttaa sopimuksen automaattisesti tällä toiminnolla, kun tietty määrä päiviä on kulunut.
- Lähetä muistutus – Voit asettaa säännöllisesti toistuvia muistutuksia lähetettäviksi nykyisille aktiivisille vastaanottajille.
- Vastaanottajan kieli – Valitsemaasi kieltä käytetään vastaanottajan sähköpostiviesteissä ja sähköisen allekirjoittamisen sivulla.
- Tiedostot – Täällä voit valita allekirjoitettaviksi lähetettävät dokumentit.
Jos osallistuit Acrobat Sign -sopimuksen käsittelyyn lähettäjänä, vastaanottajana tai jopa piilokopion saavana osapuolena, sopimus on käytettävissä Hallinta-sivullasi. Sivu on kaikkien käyttäjään liittyvien sopimusten portaali, jonka suunnittelussa on korostettu kahta asiaa: tarkasteltavan sopimuksen löytämistä ja hallintatehtävien suorittamista kyseiseen sopimukseen.
Suurin osa sivun sisällöstä muodostuu sopimusten luettelosta, joka on suodatettu vasemmassa sivuvalikossa annettujen sopimusten tilan mukaan (Käynnissä, Odottaa sinua, Valmis, Peruutettu, Vanhentunut ja Luonnos). Sopimusten suodattimien alla on käytettävissä myös mallien suodattimia (Mallit, Verkkolomakkeet ja Lähetä eränä).
Sivun yläosassa olevien syötetekstisuodattimien avulla voit etsiä yksittäisiä dokumentteja hakemalla niitä esimerkiksi sähköpostiosoitteen, sopimuksen nimen, vastaanottajan nimen (jos se on järjestelmän tiedossa), päivämäärän tai huomautusten mukaan.
Säännöllisesti ajoitettujen raporttien avulla voit nopeasti arvioida dokumenttiesi edistymistä ja määrittää, mihin on kiinnitettävä huomiota. Raportit voidaan räätälöidä käynnistymään minä päivänä tahansa mihin tahansa aikaan ja sisällyttämään tiedot kaikista sopimuksista tai vain tietynnimisistä sopimuksista.
Sopimusten lähettäminen
Dokumenttien lähettäminen sekä allekirjoitusten ja hyväksyntien kerääminen ovat se Acrobat Signin juttu! Jokaisella asiakkaalla on erilaisia vaatimuksia siitä, kenen on käsiteltävä dokumenttia ja missä järjestyksessä, joten Lähetä-sivun käyttöliittymässä on käytettävissä useita työnkulkutoimintoja, joista sinun kannattaa olla tietoinen.
Jos olet tilillä, jossa on käytössä Useiden ryhmien käyttäjät -toiminto, valitse ennen sopimuksen määrittämistä ryhmä, josta haluat sen lähettää.
- Ryhmä-arvon asettaminen lataa ryhmään liittyvät ominaisuudet ja mallit, joista voit valita.
- Kun vaihdat ryhmää, huomaat sivun päivittyvän. Kaikki syötetty sisältö poistetaan tässä päivityksessä.
Jos et näe sivun yläreunassa Lähetä osoitteesta -pudotusvalikkoa, Useiden ryhmien käyttäjät -toimintoa ei ole otettu käyttöön tililläsi.
Määritä vastaanottajat ja järjestys, jonka perusteella he pääsevät käsittelemään asiakirjaa.
- Sopimusten määrittäminen useiden allekirjoittajien kanssa tapahtuu samalla prosessilla kuin yhden allekirjoittajan kanssa, mutta vastaanottajia on vain enemmän. Lisää kukin allekirjoittaja ja määritä heidät tarpeen mukaan.
- Saman sähköpostin lisääminen sopimukseen useaan kertaan (esimerkiksi jos joku on tehnyt toimenpiteitä prosessin eri vaiheissa) on sallittua.
Vastaanottajat-osiossa ylimpänä oleva kytkin pyytää sinua valitsemaan tavanomaisen allekirjoitusjärjestyksen:
- Suorita järjestyksessä -asetuksen ollessa valittuna (kuten edellä) käytetään peräkkäistä allekirjoitusjärjestystä, kun siirrytään yhdestä allekirjoittamisen vaiheesta toiseen, ja vastaanottajat numeroidaan tarkan osallistumisjärjestyksen osoittamiseksi.
- Hybridityönkulku käynnistyy peräkkäisenä (Suorita järjestyksessä -muotoisena) työnkulkuna.
- Kun Suorita missä tahansa järjestyksessä -asetuksen ollessa valittuna voidaan käyttää rinnakkaista allekirjoittamista, ja vastaanottajia ei numeroida tietyn osallistumisjärjestyksen osoittamiseksi.
Allekirjoitusjärjestyksen valitsimen oikealla puolella näet kaksi linkkiä:
- Lisää minut – Napsauttamalla tätä linkkiä voit lisätä itsesi järjestyksessä seuraavaksi osallistujaksi.
- Lisää vastaanottajaryhmä – Napsauta tätä linkkiä, jos haluat luoda vastaanottajien ryhmän, jonka yhden jäsenen on osallistuttava koko ryhmän puolesta. Luo esimerkiksi ryhmä henkilöstöosaston ryhmälle, jossa vain yhden henkilöstöosaston jäsenen tarvitsee allekirjoittaa sopimus.
Muistiinpano
Jos haluat muuttaa vastaanottajien järjestystä, voit napsauttaa vastaanottajia ja vetää ne oikeaan pinon järjestykseen tai muokata numeroita suoraan, niin pinoa säädetään vastaavasti.
Kullekin vastaanottajalle määritetään luomisvaiheessa viisi kohtaa:
A. Osallistumisjärjestys – Kun Suorita järjestyksessä on valittu, osallistumisjärjestys antaa selkeän kuvan siitä, milloin kukin vastaanottaja on vuorovaikutuksessa sopimuksen kanssa.
B. Rooli – Miten vastaanottajaa kuvaillaan parhaiten?
C. Sähköpostiosoite – Tämä on vastaanottajan tunnistava sähköpostiosoite ja sitä käytetään kaikkeen sähköpostiviestintään vastaanottajan kanssa, mukaan lukien allekirjoituspyyntö.
D.Todennusmenetelmät – Miten vastaanottaja todennetaan?Haluatko käyttää toisen tekijän todennusta?
E. Yksityinen viesti (valinnainen) – Lähettäjä voi antaa yksittäisiä ohjeita jokaiselle vastaanottajalle, jotka näkyvät, kun vastaanottaja tarkastelee sopimusta.
Vastaanottajaluettelon alla oleva Näytä piilokopio -linkki paljastaa kentän, johon voit lisätä piilokopion (CC) vastaanottajat, joiden haluat tarkastella sopimusta, mutta joille et halua antaa allekirjoitus- tai hyväksyntäoikeuksia.
Hybridityönkululla tarkoitetaan vaiheittaista osallistumisjärjestystä, jossa kaksi tai useampia vastaanottajia saa samanaikaisesti käyttöoikeuden asiakirjaan yhden tai useamman vaiheen aikana. Kaikkien tämän ns. rinnakkaisvaiheen allekirjoittajien/hyväksyjien tulee suorittaa oma osansa, ennen kuin vaiheittainen prosessi siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
Vastaanottajaryhmät ovat avuksi silloin, kun tarvitset allekirjoituksen ryhmältä tai organisaatiolta, muttet välttämättä juuri tietyltä ryhmän jäseneltä. Kuka tahansa ryhmän jäsenistä on oikeutettu allekirjoittamaan tai hyväksymään koko ryhmän puolesta.
Viesti-osiossa on kaksi kenttää, jotka voivat merkittävästi parantaa onnistumisen mahdollisuuksia.
Sopimuksen nimi -kenttään voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä perusteella sopimuksen voi tunnistaa. Kentän sisältöä käytetään vastaanottajien sähköpostin Aihe-rivillä (alla korostettu keltaisella) ja Hallinta-sivun nimiarvona. Ainutlaatuisen ja merkityksellisen sopimusnimen avulla vastaanottajat tunnistavat sähköpostiviestin helposti. Lisäksi sen avulla sopimuksen hakeminen käy tarvittaessa helpommin.
Muistiinpano
Jos sopimuksen nimeä ei anneta ennen dokumentin liittämistä, sopimuksen nimenä käytetään ensimmäiseksi liitetyn tiedoston tiedostonimeä. Tätä arvoa voi muokata sopimuksen lähettämiseen asti.
Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja (alla korostettu vihreällä). Tämä viesti näkyy kaikille vastaanottajille lähetetyssä Allekirjoita-sähköpostiviestissä (toisin kuin yksityinen viesti, joka näkyy vain sillä vastaanottajalla, jolle se on määritetty).
Viestimallit
Enterprise-tason asiakkaat voivat käyttää hallinnoijan määrittämiä viestimalleja. Viestimallit liitetään suoraan Asetukset-osion Vastaanottajien kieli -toimintoon, joten kun valitset kielten avattavasta luettelosta ”espanja”, kaikki espanjankieliset mallit tuodaan näyttöön.
Muistiinpano
Jos olet valinnut kielen, johon ei ole liitetty malleja, Lähetä-sivulla ei näy Viestimalli-vaihtoehtoa.
Asetukset-osion avulla voit hallita dokumenttia sen jälkeen, kun se on lähetetty:
- Salasanasuojaus – Vaadi vastaanottajilta salasana allekirjoitetun PDF-tiedoston avaamista ja tarkastelemista varten. Lähettäjä määrittää salasanan ja välittää sen vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla. Acrobat Sign ei tallenna tätä salasanaa, joten älä unohda sitä!
- Sopimuksen umpeutumispäivä – Määritä, kuinka monen päivän jälkeen sopimus vanhenee eikä sitä voi enää viimeistellä.
- Aseta muistutus – Aseta, kuinka usein muistutuksia lähetetään (päivittäin tai viikoittain), kunnes sopimus on viety loppuun. Vain nykyisille vastaanottajille ilmoitetaan.
- Vastaanottajien kieli – Valitse vastaanottajille lähetettävissä sähköpostiviesteissä ja allekirjoitusvaiheessa käytettävä kieli.
- Tämä asetus määrittää myös, mitkä viestimallit näytetään, jos ne on määritetty käytettäväksi tililläsi.
Tiedosto-osiossa asiakirjat liitetään sopimukseen.
Acrobat Sign yhdistää asiakirjat allekirjoitusprosessia varten yhteen PDF-sopimustiedostoon, jonka se kokoaa asiakirjojen luettelointijärjestyksen perusteella. Voit muuttaa asiakirjojen järjestystä napsauttamalla ja vetämällä niitä luettelossa.
Tiedostoja voidaan liittää Acrobat Sign -kirjastosta, Google Docsista, Box.netistä, Dropboxista, OneDrivesta, paikallisesta järjestelmästä tiedostohaulla tai raahaamalla tiedosto Tiedostot-ikkunaan.
Sallitut tiedostomuodot ovat: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät
Tiedostot-luettelon alla näet Esikatsele ja lisää kentät -valintaruudun. Tämän vaihtoehdon avulla voit avata Signiin lataamasi dokumentit ja lisätä niihin lomakekenttiä tarpeen mukaan.
Ainakin allekirjoituskentät ovat välttämättömiä, mutta jos haluat rakentaa mutkikkaita lomakkeita, käytettävissäsi on paljon muita kenttiä.
Muistiinpano
Jos allekirjoituskenttiä ei lisätä, Acrobat Sign lisää automaattisesti uuden sivun sovittaakseen allekirjoitukset dokumentin loppuun.
Dokumentin lähettäminen vain yhdelle vastaanottajalle on yksi kaikkein yleisimmistä työnkuluista ja loistava tapa oppia perusprosessi. Tarvitset vain seuraavat:
- Vastaanottajan sähköpostiosoite
- Tämä sähköpostiosoite ei saa olla sama kuin sisäänkirjautumiseen käytettävä sähköpostiosoite (et voi lähettää dokumenttia itsellesi).
- Dokumentti tai tiedosto, jonka haluat allekirjoittaa
Lähettäminen useille vastaanottajille
Kahta huomattavaa eroa lukuun ottamatta sopimus lähetetään useille vastaanottajille täsmälleen samalla tavalla:
- Sinun on lisättävä jokainen vastaanottaja Vastaanottajat-osiossa omille riveilleen siinä järjestyksessä, jossa haluat heidän allekirjoittavan.
- Kun lisäät kenttiä, sinun on kyseistä kenttää kaksoisnapsauttamalla ja Vastaanottaja -arvon asettamalla ilmoitettava, kenellä vastaanottajista pitäisi olla oikeudet kyseisen kentän käyttöön.
Allekirjoitusympäristö
Allekirjoitusprosessin kokeileminen auttaa ymmärtämään lähettäjän tekemien kokoonpanojen lopputuloksen.
1. Sähköposti toimitetaan vastaanottajan sähköpostilaatikkoon.
○ Aiherivi alkaa sanoilla Pyydetty dokumentin {dokumentin nimi} allekirjoittamista.
2. Sopimus avataan napsauttamalla Tarkista ja allekirjoita -painiketta
3. Sopimus avautuu uuteen selainikkunaan
Muut sivulla käytettävissä olevat toiminnot:
A. Asetukset – Tämä luettelo sisältää vaihtoehdot, jotka vastaanottajalla on hänen roolinsa perusteella
○ Lue sopimus – Avaa sopimuksen vain luku -muodossa.
○ Delegoi allekirjoittaminen jollekin muulle – Tällä toiminnolla vastaanottaja voi delegoida valtuutensa toiselle henkilölle, esimerkiksi työtoverille tai esimiehelle.
○ Kieltäydy allekirjoittamisesta – Tämä toiminto lakkauttaa sopimuksen.
○ Tulosta, allekirjoita ja lataa palvelimelle – Antaa allekirjoittajalle mahdollisuuden muuntaa työnkulku sähköisestä allekirjoituksesta fyysiseksi allekirjoitukseksi. Allekirjoittaja lataa tämän jälkeen allekirjoitetun dokumentin palvelimelle.
○ Tyhjennä asiakirjan tiedot – Tämä toiminto poistaa kaikkien kenttien sisällön.
○ Näytä historia – Avaa nykyisen valvontaraportin tarkastelua varten.
○ Lataa PDF – Lataa sopimuksen nykyisen version PDF-muodossa.
B. Viesti – Puhekuplakuvake avaa viestit uudelleen
C. Pakollisten kenttien laskuri – Tämä laskuri näyttää asiakirjan pakollisten kenttien määrän, joita ei ole vielä täytetty. Napsauttamalla tätä kenttää allekirjoittaja voi liikkua käytettävissään olevien pakollisten (ei vapaaehtoisten) kenttien välillä.
D.Seuraava kenttä -nuoli - Tämä keltainen nuoli auttaa löytämään seuraavat kentät, kun selaat suurta asiakirjaa. Tässä välilehdessä käsitellään kaikki kentät, ei ainoastaan pakollisia niistä.
Tässä dokumentissa on vain yksi allekirjoituskenttä, ja se on pakollinen (merkitty punaisella tähdellä). Useita täytettäviä kenttiä sisältävien dokumenttien tapauksessa voit selata dokumentteja sarkainnäppäimellä.
4. Käytä allekirjoitusta kaksoisnapsauttamalla kenttää allekirjoituspaneelin avaamiseksi.
5. Kirjoita nimesi allekirjoituspaneelin yläkenttään.
Voit viimeistellä allekirjoituksen neljällä tavalla:
○ Ladontakirjasin (oletus) – Acrobat Sign lisää käsinkirjoitetun fontin syöttämääsi nimeen.
○ Fyysisesti piirretty – Piirrä allekirjoituksesi fyysisesti hiirellä, piirtokynällä tai jollakin muulla osoitinlaitteella. Sormen käyttö tabletilla antaa erinomaisen tuloksen.
○ Kuva – Jos sinulla on allekirjoituksestasi leimakuva, voit lähettää sen.
○ Matkapuhelin – Matkapuhelin -toiminnolla voit lähettää allekirjoituspaneelin tietokoneelta mobiililaitteeseen, jolloin voit käsin piirtää allekirjoituksesi helppokäyttöisemmällä laitteella.
6. Napsauta Käytä, niin allekirjoituksesi sijoitetaan allekirjoituskenttään ja palaat asiakirjaan.
7. Kun kaikki pakolliset kentät on täytetty, valitse Allekirjoita-painike ikkunan alaosasta (sitä on vaikea olla huomaamatta).
|
|
Muistiinpano
Acrobat Sign -sivun alaosassa on työkalupalkki, jossa on sopimuksessa liikkumiseen,l ähemmäs tai kauemmas zoomaamiseen ja dokumentin lataamiseen tarkoitettuja työkaluja. Voit piilottaa tämän työkalupalkin napsauttamalla oikeassa alakulmassa olevaa X-kuvaketta. Jos haluat näyttää piilotetun työkalupalkin tilapäisesti uudelleen, siirrä kohdistin ikkunan alaosaan, niin säätimet tulevat uudelleen näyttöön.
Sopimusten hallinta
Sopimusten hallinta Acrobat Signin keskeisiä toimintoja. Hallinta-sivulla voit seurata, käsitellä ja mukauttaa sopimuksia. Olipa kyse sopimuksen peruuttamisesta tai allekirjoittajan korvaamisesta, prosessin avulla voit vaikuttaa tapahtuman kulkuun järjestelmässä.
Hallinta-sivuun on upotettu paljon ominaisuuksia. Sen voi selvyyden vuoksi jakaa toimintojen mukaan kolmeen osioon:
A. Suodattimet
B. Sopimusluettelo
C. Sopimustyökalut
Sopimussuodattimet
Perinteisen sivun lukuiset ”tilakansiot” on yhdistetty yhdeksi kätevämmäksi suodattimien sarjaksi, joka palauttaa tiettyä tilan tyyppiä vastaavat sopimukset. Yläosassa ovat sopimussuodattimet, jotka palauttavat sopimukset sopimuksen nykyisen tilan perusteella.
”Aktiivisia” tiloja on kaksi. Kummassakin niistä sisällön määrä on ilmaistu sulkeissa tilan nimen jälkeen:
- Käsitellään (N) – Käsitellään-tilan sopimukset odottavat, että osallistuja suorittaa toimintonsa loppuun. Sisäänkirjautunutta käyttäjää odottavia sopimuksia ei palauteta.
- Odottaa sinua (M) – Sisäänkirjautunutta käyttäjää odottavat sopimukset haetaan Odottaa sinua -suodattimella.
”Lopputiloja” on kolme:
- Valmis – Sopimukset, jotka ovat valmistuneet onnistuneesti ja kokonaan.
- Peruutettu – Sopimukset, jotka on jostakin syystä hylätty. Näihin kuuluvat muun muassa
- lähettäjän peruuttamat sopimukset
- osallistujan hylkäämät sopimukset
- toistuvien epäonnistuneiden todennusyritysten vuoksi lakkautetut sopimukset
- järjestelmävirheiden vuoksi kannattamattomat sopimukset.
- Vanhentunut - Sopimukset, jotka saavuttavat vanhenemispäivämäärän ja sulkeutuvat automaattisesti.
Lisäksi on myös Luonnos-tila, joka käsittää kaikki keskeneräiset sopimukset.
Sivun alaosa on varattu mallin ”pääobjekteille”. Näistä malleista luodut ”alisopimukset” suodatetaan yllä olevilla sopimuksen tilan suodattimilla.
Pääobjektit eivät ole sopimuksia itsessään, mutta niitä käytetään luotaessa suuria määriä yksittäisiä sopimuksia. Näihin pääobjekteihin kuuluvat seuraavat:
- (Kirjasto) Mallit – Kaikki dokumenttikirjastossa käytettävissä olevat dokumentti- ja kenttämallit.
- Verkkolomakkeet – Aikaisemmin widgeteiksi kutsutut verkkolomakkeet ovat sopimusmalleja, jotka voidaan toimittaa linkkeinä tai upottaa verkkosivuihin. Verkkolomakkeet ovat allekirjoittajan aloittamia, ja jokaisesta osallistujan täyttämästä lomakkeesta luodaan alisopimus.
- Lähetä eränä – Lähetä eränä -malleilla voidaan tuottaa suuri määrä yksittäisiä sopimuksia, jotka lähetetään ja allekirjoitetaan ”tavallisen” sopimuksen tapaan
Muistiinpano
Käyttäjät, joiden kanssa on jaettu sisältöä muilta käyttäjätileiltä, voivat suodattaa kyseistä sisältöä napsauttamalla Omat sopimukset -kohdan vieressä olevaa alanuolta.
Ponnahdusvalikossa näkyy luettelo kaikista käyttäjistä (ja ryhmistä, kun edistyksellinen jako on käytössä), jotka ovat jakaneet sisältöä kanssasi. Valitse käyttäjä, niin Hallinta-sivu latautuu uudelleen valitun käyttäjän sisällöllä.
Sopimusluettelot
Sivun pääosio sisältää luettelon sopimuksista, jotka koskevat sinua. Jokainen sopimus, joka sisältää sähköpostiosoitteesi, on mainittu luettelossa jossakin. Tämä käsittää aloittamiesi sopimusten lisäksi sopimukset, jotka on lähetetty sinulle allekirjoitettavaksi tai hyväksyttäväksi sekä kaikki sopimukset, jotka on lähetetty sinulle piilokopiona.
Sopimusluetteloa suodatetaan aina vasemmalla olevan, dokumentin tilaa koskevan valinnan mukaan.
Voit lajitella kunkin osion sisällön napsauttamalla kerran luetteloiden yläosassa olevia otsikoita. Uudelleen napsauttaminen kääntää lajittelujärjestyksen.
Yksittäiset tietueet sisältävät seuraavat tiedot:
- Vastaanottaja– Nimen arvo näyttää joko ensimmäisen vastaanottajan nimen tai sähköpostiosoitteen, joka ei ole lähettäjä.
- Sähköpostiosoitetta käytetään, jos vastaanottaja ei ole aikaisemmin allekirjoittanut asiakirjaa Acrobat Sign -järjestelmän kautta.
- Sähköpostiosoite korvataan vastaanottajan nimellä, kun nimiarvo on syötetty allekirjoitusprosessissa.
- Yritys – Jos ensimmäinen vastaanottaja on antanut yrityksen nimen joko allekirjoituskentän kautta tai kirjautumalla ja päivittämällä profiilinsa, käytetään yrityksen nimiarvoa.
- Jos et sisällytä Yritysnimi-kenttiä sopimuksiisi, tämä sarake pysyy suurelta osin tyhjänä.
- Dokumentin otsikko – Tämä on sopimuksesi nimi.
- Tila– Kun Käynnissä -suodatin on valittuna, toinen sarake on Tila, jonka arvon pitäisi aina olla Allekirjoitettavana (tai Hyväksyttävänä, Vastaanotettavana jne.).
- Toiminto – Kun Odottaa sinua -suodatin on auki, toisessa sarakkeessa näkyy toiminto, jota odotetaan (mukaan lukien sopimuksen avaamiseen tarvittava linkki).
- Lähettäjä – Kun tarkastellaan kolmea lopullista tilaa (Valmis, Peruutettu ja Vanhentunut), toisessa sarakkeessa näkyy sopimuksen alkuperäinen lähettäjä.
- Muokattu– Tämä on päivämäärä, jolloin sopimusta on viimeksi muokattu, eli jolloin se päivitettiin lähetystapahtuman tai allekirjoitus/hyväksymistapahtuman kautta.
Sopimustyökalut-paneelin toimintoja käyttäen voit hallita tai ymmärtää sopimuksiasi paremmin.
- Vanhentumispäivä – Näyttää sopimuksen automaattisen peruutuspäivämäärän, jos se on asetettu. Voit asettaa tämän arvon tai muokata sitä napsauttamalla kynäkuvaketta.
- Näytä – Avaa tarkasteltavan sopimuksen.
- Muokkaa sopimusta – Mahdollistaa sopimukseen liitettyjen dokumenttien korvaamisen ja/tai dokumentin kenttien muokkauksen. Sallittu vain ennen kuin ensimmäinen vastaanottaja suorittaa toimintonsa.
- Muistutus – Tätä linkkiä napsauttamalla voidaan luoda tai poistaa muistutuksia sopimuksen lähettämisen jälkeen. Lisäksi voit lähettää muistutuksen joko reaaliajassa tai valittuna päivänä.
- Jaa – Asiakirjan jakaminen tällä toiminnallisuudella pyytää sinua syöttämään sähköpostiosoitteen ja viestin, minkä jälkeen lähettää kyseiseen osoitteeseen kopion sopimuksesta nykyisessä tilassaan sekä lisää asiakirjan määritetyn sähköpostiosoitteen Hallitse-välilehdelle.
- Peruuta – Peruuttaa sopimuksen.
- Lataa PDF - Lataa sopimuksen kopion sen nykyisessä tilassa.
- Lataa yksittäisiä tiedostoja – Mahdollistaa yksittäisten tiedostojen lataamisen, vaikka alkuperäinen sopimus sisältäisikin useita tiedostoja.
- Lataa valvontaraportti – Tämä linkki luo sopimushistorian laajennetun PDF-raportin, joka sisältää yksityiskohtaisia parametreja, kuten jokaisen tapahtuman IP-osoitteet.
- Huomautukset – Voit lisätä henkilökohtaisen huomautuksen mihin tahansa sopimukseen. Tämä huomautus näkyy vain sinulle – sitä ei jaeta muille käyttäjille eikä allekirjoittajalle. Huomautuksia voi hakea tekstisuodattimilla.
- Korvaa allekirjoittaja - Mahdollistaa nykyisen vastaanottajan korvaamisen.
- Muokkaa todennusta – Mahdollistaa vastaanottajan nykyisen todennustavan vaihtamisen. Voidaan käyttää todennussalasanan nollaamiseen, jos olet unohtanut sen.
- Toiminta – Tämä välilehti on kattava luettelo kaikista sopimuksen kirjaamista tapahtumista aina lähettämisestä viimeiseen allekirjoitustapahtumaan.
Haku-palkki ja siihen liittyvä Suodattimet-painike mahdollistavat tarkkojen hakuehtojen käytön, mikä auttaa löytämään sopimuksia nopeasti erittäin suuresta tapahtumamäärästä.
Palautettujen tietojen suodattaminen
Käytettävissäsi on neljä yhdessä tai yksittäin käytettävää suodatinta, joiden avulla voit rajata tietokokonaisuudesta hallittavissa olevan tietueiden luettelon.
Suodatus muokkauspäivämäärän mukaan
Muokkauspäivämäärä-arvo suodattaa viimeisimmän kellonaika-/päiväysleiman, kun käyttäjän toimenpide päivittää sopimuksen. Muokkauspäivämäärä muuttuu lukituksi arvoksi, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan (Valmis/Peruutettu/Vanhentunut).
Muokkauspäivämäärän suodatinkuvakkeesta avautuvat valinnat tietokokonaisuuden rajaamiseksi myös päivämäärävälin mukaan:
- Kaikki päivämäärät
- Viimeiset 24 tuntia
- Viimeiset seitsemän päivää
- Viimeiset 30 päivää
- Viimeiset 12 kuukautta
- Mukautettu päivämääräväli
Suodatus kentän arvojen mukaan
Käyttämällä Haku-syöttöruutua (Suodattimet-painikkeen oikealla puolella) voit kohdistaa suodattimen yksittäisiin kenttiin, jotka voivat sisältää hyvin spesifejä tai ainutlaatuisia tietoja.
Haettavan kentän vaihtoehdot ovat:
- Kaikki kentät – Oletusarvo; tämä vaihtoehto etsii kaikista kenttävaihtoehdoista Haku-ruudun mukaisen tarkan merkkijonon palauttaen suurimman tietueiden joukon.
- Otsikko – Rajaa palautetun tietokokonaisuuden niihin tietueisiin, joiden otsikossa (esim. sopimuksen nimi) esiintyy haettu merkkijono.
- Muistiinpano – Rajaa tietokokonaisuuden niihin tietueisiin, jotka sisältävät haetun merkkijonon haun toteuttavan käyttäjän henkilökohtaisissa muistiinpanoissa.
- Viesti – Rajaa tietokokonaisuuden niihin tietueisiin, jotka sisältävät haetun merkkijonon Viesti-kentässä tai sopimuksen Yksityisviesti -kentässä.
- Alkuperäiset tiedostonimet – Määrittää ladatun asiakirjan alkuperäisen tiedostonimen ja palauttaa vain sitä vastaavat tietueet.
- Sähköposti – Vertaa vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen.
- Huomaa, että tämä suodatin ei poimi Teksti-kenttiä, joihin on määritetty sähköpostiosoitteen validointi.
- Koko nimi – Hakee vastaavuutta sen vastaanottajan tarjoaman Nimi-arvon kanssa, joka on annettu allekirjoituksen yhteydessä. Jos annetaan vain yksi nimi, kaikki tätä yhtä arvoa vastaavat tietueet palautetaan.
- Huomaa, että Nimi-kentän arvot riippuvat vastaanottajan antamista tiedoista, eivätkä ne välttämättä vastaa aiempien allekirjoituksen arvoja tai profiilien nimiä (jos vastaanottajalla on Acrobat Sign -käyttäjätili).
- Työnimike – Hakee vastaavuuksia Titteli-kenttään syötettyjen tietojen kanssa.
- Yrityksen nimi – Hakee vastaavuuksia Yritys-kenttään syötettyjen tietojen kanssa.
- Vastaanottajaryhmän nimi – Hakee vastaavuuksia (lähettäjän syöttämän) Vastaanottajaryhmä-nimiarvon kanssa.
- Tekstikentän sisältö – Hakee tarkkaa vastaavuutta minkä tahansa Teksti-kentän arvon kanssa. Tämä sisältää oletusarvot ja yksittäiset suuremmissa tekstilohkoissa esiintyvät sanat.
Suodatus ryhmän mukaan
Tilit, joilla on käytössä Käyttäjät useissa ryhmissä (UMG), voivat käyttää Ryhmä-kentän suodatinta rajaamaan palautettu tietokokonaisuus vain kyseisestä ryhmästä lähetettyihin sopimuksiin.
Muistiinpano
Kun valitset suodattimen, suodatinkuvakkeen viereen ilmestyy tunniste. Voit poistaa minkä tahansa suodattimen napsauttamalla sitä tietojoukon palauttamisen jälkeen.
Raportit (vain Business- ja Enterprise-palvelutasot)
Raporttitoiminnon avulla voit tarkistaa, millä tavoin tilisi käyttää Acrobat Signia. Voit luoda omia raporttejasi, joiden avulla saat näkyviin asiakirjojesi koko allekirjoitusprosessin. Samalla näet yksittäisten ryhmien tai käyttäjien toiminnan.
Yksityiskohtaisia tietoja raportoinnista löytyy alla olevista linkeistä:
Myönnä käyttäjille oikeudet raportointiin
Raportin kaaviot
Tietojen viennit
- Uuden tietojen viennin luonti
- Muokkaa tietojen vientiä
- Tietojen viennin sisällön päivittäminen
- Tietojen viennin lataaminen
Yleiset toiminnot
Esikatselu ja sisällönluontikokemus
Authoring-ympäristö tarjoaa lomakkeiden luomistoiminnallisuuden Acrobat Signille. Allekirjoituskenttien sijoittamisen lisäksi voit sisällyttää kenttiä, jotka täyttävät sisällön automaattisesti, kuten päivämäärän tai allekirjoittajan allekirjoitusarvot (kun tiedossa), tai tekstikenttiä, jotka tekevät sisällön vahvistuksen ja/tai monimutkaisia laskelmia. Käytettävissä on myös muita yleisiä kenttätyyppejä, kuten avattavia luetteloita, valintanappeja ja -ruutuja
Voit avata sisällönluontiympäristön
- lähettämällä uuden dokumentin ja ottamalla Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät -toiminnon Lähetä-sivulla käyttöön
- muokkaamalla dokumenttiluonnosta Hallinta-sivulla
- luomalla uuden mallin tai verkkolomakkeen Aloitus
- muokkaamalla olemassa olevaa kirjastodokumenttia tai verkkolomaketta Hallinta-sivulla.
○ Voit muokata vain niitä malleja, jotka olet ladannut palvelimelle. Alla olevassa kuvassa näet, että toisen mallin on jakanut toinen käyttäjä, joten sitä ei voi muokata.
Kun sisällönluontiympäristö on käynnistetty, perehdy sen viiteen keskeiseen alueeseen:
A.Lomakekenttämalli—Tämä vaihtoehto näkyy vain, jos olet luonut vähintään yhden lomakekenttäkirjaston mallin.
B. Kenttäasettelu ja tasaus—Tämä näyttää lomakekentän koon/tasauksen työkalurivin
C. Valitse vastaanottaja (rooli)—Tämä pudotusvalikko listaa sopimuksen vastaanottajat
D. Lomakekenttävälilehdet—Näistä välilehdistä voit valita kenttiä lisättäväksi asiakirjaasi
E. Takaisin / Palauta / Tallenna malli / Tallenna tilanne:
►Takaisin – Käyttäjä voi Takaisin-painikkeella palata Lähetä-sivulle muokkaamaan sopimuksen nimeä ja viestiä, vastaanottajien sähköpostiosoitteita ja sopimukseen liitettyjä tiedostoja.
► Palauta poistaa kaikki mallin muutokset, jotka on tehty sen lataamisen tai edellisen tallennuskerran jälkeen.
►Tallenna mallina – Kun tämä on valittuna, malli tallennetaan erillisenä kirjasto-objektina, kun sopimus lähetetään. Lähetä-painiketta napsautettaessa käyttäjää pyydetään antamaan uudelle mallille nimi.
►Tallenna edistyminen – Tätä linkkiä napsautettaessa tallennetaan mallin nykyinen tila.
Lomakekenttämalli
Jos olet luonut lomakekenttämallin dokumenttiasi varten, voit valita tämän mallin ja käyttää sitä näiden työkalujen avulla.
Avattavassa luettelossa on lueteltu käytettävissä olevat lomakekenttämallit, ja voit valita, miltä sivulta haluat aloittaa mallin. Voit käyttää useita malleja.
|
Lisätietoja lomakekenttämallien käyttämisestä löytyy Acrobat Signin ohjeesta, johon pääset tästä. |
Kenttien asettelu ja tasaus
Tässä valikkokohdassa näkyvät työkalut, jotka mahdollistavat kenttien tasauksen ja koon muutoksen toisiinsa nähden. Voit Ctrl-napsauttaa useita kenttiä tai pitää vaihtonäppäintä painettuna ja valita alueen hiirellä säätääksesi niitä ryhmänä.
Vasemmalla olevat kuusi kuvaketta tasaavat kentät ylös, vaakasuunnassa keskelle, alas, vasemmalle, pystysuunnassa keskelle ja oikealle (vasemmalta oikealle katsottuna).
Seuraavat kolme kuvaketta muuttavat kaikki kentät samanlevyisiksi, samankorkuisiksi tai molemmiksi.
Tasaus ja koon muutos perustuvat ensimmäiseen valitsemaasi kenttään.
Valitse vastaanottaja (rooli)
Lomakkeen luonnin tärkein elementti on vastaanottajien liittäminen kenttiin, jotka heidän on täytettävä. Kun valitset ensin vastaanottajan Vastaanottajat-luettelosta, kaikki tämän jälkeen lomakkeeseen lisäämäsi kentät liitetään automaattisesti kyseiseen vastaanottajaan. Jos vaihdat vastaanottajan, kaikki uudet lisätyt kentät liitetään uuteen vastaanottajaan.
Muistiinpano
Kun valitaan tietty vastaanottaja, kaikki hänelle määrätyt kentät korostetaan dokumentissa, ja näin näet visuaalisesti hyvin, mitkä kentät liittyvät kuhunkin valittuun vastaanottajaan.
Kun kenttä on lisätty dokumenttiin, voit muokata vastaanottajaa, jolle kenttä on määritetty, avaamalla kenttävalikon kaksoisnapsauttamalla kenttää ja sitten vaihtamalla vastaanottajan avattavassa Vastaanottaja-luettelossa.
Lomakekenttävalikot
Kaikki Acrobat Signissa saatavana olevat kentät löytyvät ikkunan oikealla puolella olevista valikoista. Nämä kentät on luokiteltu käytön ja kenttätyypin mukaan, ja useimpia niistä voidaan muuttaa lomakkeesi korkeus- ja leveysvaatimusten mukaan.
|
Yksityiskohtaista tietoa lomakekenttien tyypeistä on Kenttätyypit-artikkelissa. |
Tallenna mallina
Kun olet lisännyt uudet lomakekentät sopimukseen, voit tallentaa kopion kirjastoosi, ennen kuin lähetät sopimuksen allekirjoitettavaksi.
Valitse sisällönluonti-ikkunan oikeassa alakulmassa olevaa Tallenna mallina -valintaruutu, ennen kuin napsautat Lähetä-painiketta lisätäksesi muutetun sopimuksen kirjastoosi.
Dokumentti tallennetaan ensin kirjastoosi.
Tämän jälkeen sopimuksesi lähetetään allekirjoitettavaksi.
Zoomaa, Nollaa ja Tallenna/lähetä
Jäljellä olevien toimintojen avulla voit lähentää ja loitontaa dokumenttia, nollata tai poistaa kaikki lisäämäsi kentät tai tallentaa/lähettää dokumentin sen nykyisessä tilassa.
Tallenna mallina -toiminto tallentaa lomakkeen uutena kirjastomallina, kun sopimus lähetetään. Lähettäjä voi halutessaan nimetä mallin, kun Lähetä-painike valitaan.
Parhaana käytäntönä sinun kannattaa tallentaa edistymisesi usein. Jos kuitenkin poistut sisällönluontiympäristöstä, dokumentti tallennetaan automaattisesti. Pääset siihen myöhemmin Luonnos-osion Hallinta-sivulta.
Kirjastomallit
Kirjastomalli on uudelleenkäytettävä objekti. Acrobat Sign tukee kahdentyyppisiä kirjastomalleja: dokumenttimalleja ja lomakekenttämalleja.
- Dokumenttimallit – Dokumenttimalli on uudelleenkäytettävä dokumentti. Dokumenttimallit voidaan jakaa tilisi muiden käyttäjien kanssa, ja niiden avulla useat käyttäjät voivat lähettää saman dokumentin tarvitsematta tehdä muutoksia.
- Lomakekenttämallit – Lomakekenttämalli on uudelleenkäytettävä kenttätaso, joka voidaan lisätä mihin tahansa dokumenttiin. Lomakekenttämallit voidaan myös jakaa tilisi muiden käyttäjien kanssa. Lomakekenttämallit soveltuvat ihanteellisesti seuraaviin tilanteisiin:
- Sinulla on yksi kenttäasettelu, joka toimii useissa dokumenteissa.
- Sinulla on dokumentti, joka voidaan lähettää eri tavoin.
- Haluat muokata dokumentin sisältöä, mutta kentät pysyvät samalla paikalla.
Sen sijaan, että loisit uuden kirjastodokumentin aina, kun dokumentti päivitetään, voit käyttää samaa lomakekenttätasoa. Lomakekenttämalleja voidaan muokata kenttien asettelun tai ominaisuuksien muutosten mukaan. Kaikki sisällönluontiympäristön työkalut ovat käytettävissä lomakekenttämallia luotaessa.
Parhaana käytäntönä mallien luonti ja ylläpito pitäisi jättää yhden käyttäjän (dokumenteista vastaavan hallinnoijan) tehtäväksi. Luomalla dokumenteista vastaavan hallinnoijan tunnistetiedot voit välttää käytettäviin malleihin liittyvän sekaannuksen ja varmistaa uudelleenkäytettävien dokumenttien versionhallinnan.
Suosittelemme dokumenteista vastaavan hallinnoijan tunnistetietojen kanssa jakeluluetteloa tai toiminnallista sähköpostiosoitetta. Näin voit hallita dokumenteista vastaavan hallinnoijan tunnistetietojen käyttöä, mutta samalla jakaa vastuun tarpeen mukaan.
|
Lisätietoa mallipohjien luomiseen käytettävien kirjoitustyökalujen käytöstä löydät täältä. |
1. Napsauta Koti-välilehteä.Valitse sitten Luo uudelleenkäytettävä malli.
Luo kirjastomalli -sivu tulee näyttöön.
2. Kirjoita Mallin nimi -kenttään mallillesi nimi. Sitä voidaan muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan.
3. Napsauta Selaa-painiketta siirtyäksesi paikallisessa järjestelmässäsi olevaan tiedostoon, jota käytetään uudelleenkäytettävän mallin luomiseen. Uudelleenkäytettävää dokumenttia luotaessa käytetään tätä tiedostoa ja sen sisältöä. Jos olet luomassa uudelleenkäytettävää lomakekenttätasoa, tiedoston sisältöä ei sisällytetä malliin.
4. Valitse sopiva mallivaihtoehto: joko Luo uudelleenkäytettäväksi asiakirjaksi, Luo uudelleenkäytettäväksi lomakkeeksi kenttätasolla tai molemmat.
5. Valitse sopiva käyttöoikeusvaihtoehto mallin jakamiseen.
Muistiinpano
Ryhmien käyttöoikeuksia voidaan myöntää vain sille ryhmälle, johon sillä hetkellä kuulut. Muille ryhmille ei voi myöntää ryhmien käyttöoikeuksia.
6. Napsauta Esikatselu tai Lisää kenttiä -painiketta. Sisällönluontitoiminto tulee näkyviin.
7. Sijoita tarvittavat kentät, jotka on tarkoitettu osallistujille vetämällä ne lomakekenttävälilehdiltä ja pudottamalla ne asiakirjaan
8. Kun olet lisännyt kaikki kentät, napsauta Tallenna-painiketta
Malli näkyy nyt Hallinta-sivun Mallit-osiossa. Jos olet jakanut mallin ryhmäsi käyttäjien kanssa tai organisaatiossasi myöntämällä siihen käyttöoikeudet, malli näkyy nyt myös käyttäjien Hallinta-sivun Mallit-osiossa, ja he voivat käyttää sitä sisällön lähettämiseen niin usein kuin haluavat.
Muistiinpano
Kirjastomallia voi muokata tai sen voi poistaa vain käyttäjä, joka on luonut sen (paitsi jos edistyksellinen jako on käytössä).
Vaihtoehtoiset allekirjoitustyönkulut
Voit käyttää useita työnkulkuja asiakirjojen lähettämiseen allekirjoitettavaksi, allekirjoitusten keräämiseen ja allekirjoitetun asiakirjan lähettämiseen. Näitä ovat muun muassa seuraavat:
- Allekirjoittaminen käyttämällä "Täytä ja allekirjoita" tai strukturoitua Allekirjoita itse -toimintoa
- Lähettäminen käyttämällä Lähetä eränä -toimintoa
- Verkkolomakkeiden käyttäminen allekirjoitusten keräämiseen
Seuraavissa osioissa keskustellaan näistä prosesseista yksityiskohtaisemmin.
|
Lisätietoja sopimusten lähettämisestä löytyy täältä. |
Yrityksesi vaatimuksista riippuen on mahdollista, että useiden vastaanottajien on suoritettava sopimukseen liittyviä toimintoja, esimerkiksi kahden ihmisen on allekirjoitettava se ja vielä yhden ihmisen on hyväksyttävä se tai delegoitava se kolmannelle allekirjoittajalle. Kun lähetät sopimuksen useille vastaanottajille, valittavanasi on useita vaihtoehtoja, miten sopimus pitäisi reitittää: peräkkäin, rinnakkain vai hybridireitityksellä.
|
Lisätietoa sopimuksen lähettämisestä useille allekirjoittajille löydät täältä. |
Tämä prosessi toimii nimensä mukaisesti. Sitä käytetään tilanteissa, joissa sinun on vain allekirjoitettava dokumentti ja lähetettävä se yhdelle tai useammalle ihmiselle. Haluat esimerkiksi ehkä lähettää allekirjoitetun W-9-lomakkeen, salassapitosopimuksen tai molemmat yhdelle tai useammalle ihmiselle. Voit lähettää allekirjoitetun dokumentin itsellesi, kunhan et käytä samaa sähköpostiosoitetta kuin kirjauduttaessa. Tämä johtuu siitä, että allekirjoitetun dokumentin kopio tallennetaan, ja pääset siihen Hallinta-välilehden kautta. Huomaa, että Täytä ja allekirjoita -toiminto löytyy vain kotisivulta.
|
Lisätietoa "Täytä ja allekirjoita" -toiminnon käytöstä löydät täältä. |
1. Napsauta Täytä ja allekirjoita asiakirja Etusivulla.
3. Anna Sopimuksen nimi
4. Vedä ja pudota allekirjoitettava tiedosto tai napsauta Lisää tiedostot -linkkiä ja etsi/liitä asiakirja paikallisesta järjestelmästäsi tai verkkoasemasta
5. Napsauta Seuraava.
6. Täytä ja allekirjoita -sivu latautuu.
Lisää sisältöä (tekstiä, valintamerkkejä, allekirjoituksia) tarpeen mukaan.
7. Kun olet valmis, napsauta Valmis
8. Allekirjoituksen jälkeen näkyvissä olevalta sivulta voit lähettää asiakirjan, ladata kopion, tarkastella asiakirjaa Hallinta-sivulla tai allekirjoittaa toisen asiakirjan
Lähetä eränä -toiminnon avulla voit lähettää dokumentin sadoille yksittäisille henkilöille samalla kertaa. Jokainen allekirjoittaja allekirjoittaa dokumentista oman kopionsa, ja nämä yksittäiset sopimukset palautetaan sinulle. Tämän prosessin avulla voidaan kerätä salassapitosopimuksia, henkilöstöhallinnon dokumentteja tai lupalappuja. Linkki Lähetä eränä -toimintoon löytyy kotisivulta.
Vastaanottajat Lähetä eränä -toiminnolle voidaan syöttää joko lisäämällä sähköpostiosoitteet vastaanottaja-kenttään tai lähettämällä heidän tietonsa sisältävä .CSV-tiedosto. .CSV-prosessin avulla voit esitäyttää kunkin allekirjoittajan tiedot, ja voit mukauttaa jokaisen vastaanottajan kenttätietoja. Voit esimerkiksi mukauttaa kullekin allekirjoittajalle lähetettävän Allekirjoita-viestin sisältöä.
|
Lisätietoa Lähetä eränä -toiminnon käytöstä löydät täältä. |
Verkkolomakkeet ovat isännöityjä dokumentteja, jotka voivat allekirjoittaa kaikki, joilla on oikeudet niiden käyttöön. Ne soveltuvat erinomaisesti rekisteröintilomakkeisiin, vastuuvapautussopimuksiin tai muihin dokumentteihin, joita monien ihmisten on käytettävä ja allekirjoitettava verkossa.
Verkkolomakkeita voidaan luoda kahdessa eri muodossa, jotka ovat JavaScript ja URL. JavaScript-vaihtoehtoa käytettäessä saat koodin, jota tarvitaan verkkolomakkeen upottamiseen sivustoosi. Kun käytät URL-vaihtoehtoa, saat Acrobat Signin isännöimän verkko-osoitteen, jota lähettäjät voivat käyttää hankkiakseen dokumenttiin allekirjoituksen. Luo verkkolomakkeita -toiminnon linkki löytyy kotisivulta.
Vaikka verkkolomakkeiden allekirjoitustoiminto vastaa normaalia Acrobat Sign -tapahtumaa, verkkolomakkeen voi allekirjoittaa vain yksi allekirjoittaja, mutta sen voi varmentaa kuka tahansa määrittämäsi henkilö.
Mobiililaitteet
Allekirjoittaminen on yksi Acrobat Signin päätoiminnoista. Kuka tahansa voi allekirjoittaa napsauttamalla sähköpostilinkkiä millä tahansa selaimella omalla tietokoneellaan tai mobiililaitteellaan. Jos sinulla on Acrobat Sign -tili, voit allekirjoittaa myös iOS:n tai Androidin natiivilla "Acrobat Sign Manager" -sovelluksella. Voit käynnistää allekirjoitusprosessin myös Hallinta-sivulta. Allekirjoittaminen sisältyy tämän lisäksi Täytä ja allekirjoita -prosessiin.
|
Lisätietoa mobiilisovelluksen toiminnallisuudesta löydät täältä. |
Acrobat Sign tukee uusimpia verkkoselaimia iOS- tai Android-käyttöjärjestelmään pohjautuvissa älypuhelimissa ja taulutietokoneissa.
Acrobat Sign Managerin helppokäyttöisessä koontinäytössä voit käyttää mobiililaitteesi dokumentteja sopimusten lähettämistä ja allekirjoittamista varten. Uusi koontinäyttö toimii hyvin iOS 9:n ja iPad Pron kanssa. Parannettu lähetystoiminto yksinkertaistaa tapaa, jolla dokumentit voidaan lähettää allekirjoitettavaksi.
Acrobat Sign Managerin Android-versio on lokalisoitu 19 kielelle, jotta se vastaisi Acrobat Mobilea.
Lisää samankaltaisia
Yksinkertaista työtäsi Acrobat Signilla
Hallitse ja allekirjoita dokumentteja verkossa nopeasti ja helposti.
