Sähköisen allekirjoituksen työnkulun käyttötapaukset

Sähköisten allekirjoitusten työnkulkujen luominen Adobe Sign for Zapier -sovelluksella mahdollistaa allekirjoitusprosessien sujuvoittamisen helposti ja joustavasti. Voit rakentaa automatisoituja työnkulkuja erilaisiin tilanteisiin, kuten sisäisiin hyväksymisiin, sopimuksiin ja monivaiheisiin allekirjoituksiin, samalla varmistaen turvalliset ja oikeudellisesti sitovat allekirjoitukset.

Jokaisen työnkulun määrittäminen edellyttää seuraavia vaiheita:

1. Valitse toimintotapahtuma: Valitse haluamasi toimintotapahtuma luettelosta.
2. Yhdistä Adobe Acrobat Sign -palveluun: Linkitä työnkulku käyttämääsi Adobe Acrobat Sign -tiliin.
3. Määritä työnkulku: Täytä vaaditut kentät toimintotyönkulun määrittämiseksi.
4. Testaa työnkulku: Voit halutessasi testata työnkulkua suorittamalla testisuorituksen varmistaaksesi, että kaikki toimii oikein.

Tämä prosessi varmistaa, että työnkulkusi on määritetty oikein ja valmiina käyttöön.

Esimerkiksi työnkulun määrittäminen asiakirjan luomista varten sopimuksesta edellyttää seuraavien kenttien täyttämistä: Sopimuksen tunnus ja Asiakirjan tunnus

Tuetut sähköisen allekirjoituksen työnkulut

Voit helposti luoda automatisoituja sähköisen allekirjoituksen työnkulkuja Adobe Acrobat Sign for Zapier -sovelluksessa seuraaviin käyttötapauksiin:

Liipaisinpohjainen automaatio

Acrobat Sign tarjoaa useita alkuperäisiä liipaisimia, kuten kun sopimus luodaan, lähetetään allekirjoitettavaksi, valmistuu, peruutetaan tai päivitetään. Nämä liipaisimet auttavat rakentamaan älykkäitä työnkulkuja, jotka reagoivat välittömästi sähköisen allekirjoitusprosessin tärkeisiin virstanpylväisiin.Nämä tapahtumaohjatut automaatiot varmistavat ajantasaiset seurannat ja parantuneen toiminnan tehokkuuden ilman manuaalista väliintuloa.

Kun sopimus valmistuu Acrobat Sign -palvelussa, Zap voi automaattisesti ladata allekirjoitetun PDF:n tiettyyn Google Drive -kansioon ja päivittää Google Sheetin tilalla ja allekirjoitus-URL:lla.

Sopimusten luomisen automatisointi

Voit luoda sopimuksia seuraavien liipaisimien perusteella ja ilmoittaa allekirjoittajille. Sopimusten luomistyönkulut Acrobat Sign -palvelussa mahdollistavat todennustapojen valitsemisen, käyttäjien lisäämisen ja heidän rooliensa määrittämisen. Voit ilmoittaa allekirjoittajille lähettämällä allekirjoitus-URL:t WhatsAppin, tekstiviestien tai Slackin kautta.

Toiminnot:

• Luo sopimus kirjastomallista ja lähetä allekirjoitettavaksi
• Luo sopimus ladatusta asiakirjasta ja lähetä allekirjoitettavaksi

Hallinnoi asiakirjoja

Voit yksinkertaistaa asiakirjahallintaa seuraavilla automatisoiduilla työnkuluilla Acrobat Sign for Zapier -sovelluksessa:

• Luo PDF-tiedostoja allekirjoitetuista sopimuksista: Automatisoi valmistuneiden sopimusten muuntaminen PDF-tiedostoiksi helpottaaksesi tallennusta ja tulevaa viittausta. Kun sopimus on allekirjoitettu, järjestelmä voi automaattisesti generoida korkealaatuisen PDF-tiedoston asiakirjasta, tallentaa sen turvallisesti ja tehdä siitä helposti saatavilla olevan.

• Hae asiakirjan tunniste: Voit ladata minkä tahansa asiakirjan saadaksesi sen yksilöllisen asiakirjatunnisteen. Tämä tarjoaa nopean viitteen asiakirjojen seurantaan, järjestämiseen ja hakemiseen tietokannasta. 

• Tarkista sopimuksen tila: Voit antaa asiakirjatunnisteen tai sähköisen allekirjoituksen URL-osoitteen ja tarkistaa välittömästi, onko sopimus kesken, allekirjoitettu tai valmis.Se auttaa sinua pysymään ajan tasalla sopimuksen edistymisestä koko ajan ilman, että sinun tarvitsee ottaa yhteyttä muihin osapuoliin.

• Löydä sopimuksen allekirjoituslinkki: Voit nopeasti paikantaa tietyn sopimuksen allekirjoituslinkin ja lähettää sen uudelleen allekirjoittajalle tarvittaessa.Acrobat Sign generoi ja tallentaa URL:n asiakirjan luomisen yhteydessä, mikä mahdollistaa helpon pääsyn saumattomaan uudelleenjakamiseen ja seurantaan.

Toiminnot:

• Luo PDF allekirjoitetusta sopimuksesta
• Lataa asiakirja ja saat asiakirjatunnisteen
• Löydä sopimuksen tila
• Löydä allekirjoitus-URL

Tuo ja synkronoi sopimusten tarkastuslokit

Allekirjoitusseremonian päätyttyä voit ladata allekirjoitetun sopimuksen auditointipolun ja ladata sen haluamaasi sijaintiin, kuten Google Driveen tai OneDriveen.

Toiminto:

• Luo PDF sopimuksen auditointipolusta

Tuo ja yhdistä lomakekentät

Voit ladata luettelon lomakekentistä allekirjoitetuista sopimuksista ja käyttää niitä tietojen yhdistämiseen muihin lähteisiin.Esimerkiksi jos sopimus sisältää "Etunimi"-tekstikentän, allekirjoittaja syöttää etunimensä ja allekirjoittaa asiakirjan. Kun allekirjoitusprosessi on valmis, pyytäjä voi ladata lomakekentän tiedot, ja etunimi voidaan tallentaa Excel-sarakkeeseen tai toiseen tietolähteeseen.

Toiminto:

• Etsi sopimuksen lomakekenttätiedot JSON-muodossa

Hae asiakirjoja

Voit hakea luettelot kaikista sopimuksista ja niiden asiakirjatunnuksista.

Toiminnot:

• Etsi luettelo kaikista sopimuksista
• Etsi luettelo kaikista sopimuksen asiakirjatunnuksista