Käyttöopas Peruuta

Sopimuksen toimintaloki ja valvontaraportti

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

Aloita käyttö

Hallinnoi

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

Muihin tuotteisiin integrointi

Acrobat Sign Developer

Tuotetuki ja vianetsintä

Yleiskatsaus

Jokainen Acrobat Sign -sopimus käy läpi tietyt "tapahtumavirstanpylväät", jotka määrittävät tapahtuman edistymisen.

Näihin virstanpylväisiin kuuluu sellaisia tapahtumia kuin:

  • Asiakirjan luominen
  • Lähetettyyn menettelyyn tehdyt muutostyöt
  • Sähköpostiviestien lähettäminen vastaanottajille
  • Vastaanottajat näkevät sähköpostiviestit
  • Vastaanottajavaltuuksien delegointi
  • Sopimuksiin merkityt allekirjoitukset/hyväksynnät
  • Sopimuksen tila (päättynyt/hylätty/peruutettu)

 

Virstanpylväät tallennetaan kahdessa muodossa, joiden sisältö on sama, mutta tarkoitukset hieman erilaiset:

Toimintaluettelo

Toiminta -luettelo on yleiskuvaustyyppinen tiivistelmä siitä, missä kohdassa päästä päähän -menettelyä tapahtuma on Acrobat Sign -sovelluksen sisältä tarkasteltuna.

  • Toiminta-luettelo sisältää vähimmäismäärän tietoa: se näyttää vain tapahtuman, tapahtuman rekisteröineen käyttäjän/vastaanottajan (sähköpostiosoite) sekä tapahtuman kellonaika- ja päivämääräleiman (joka mukautuu katsojien aikavyöhyketietoihin paikallisten järjestelmäasetusten mukaan)
  • Jokainen asiakirjaa muuttava tapahtuma (esim. muutostyö tai vastaanottajan toimenpide) sisältää linkin, joka näyttää asiakirjan aivan tapahtuman jälkeisessä muodossaan.
  • Toiminta-luettelon laajuuden piiriin kuuluu koko menettely. Siksi voit nähdä sellaista tietoa, joka ei sisälly auditointiraporttiin (joka on rajoitetumpi asiakirjavuorovaikutuksen suhteen).
    • Kun menettely on yhä käynnissä, Toiminta-luettelon lopussa näkyy luettelo tulevista vastaanottajista, jotka ovat yhä mukana sopimuksen työnkulussa.
    • Asiakirjan valmistumisen jälkeiset säilytys- ja e-holvaustapahtumat.
  • Toiminta-luettelo on sopimuksen elementti, ja se tuhotaan sopimuksia poistavia toimintoja suoritettaessa (esim. GDPR). Jos sopimus jostain syystä poistetaan käyttäjätililtä, historiasisältö menetetään kyseisen kohdenäkymän mukana, eikä sitä voida palauttaa.

Auditointiraportit sisältävät samat sopimuksen välitavoitteet kuin Historia-paneeli, mutta sisältävät Acrobat Sign -palvelimen valtuutusasiakirjan tapahtumatunnuksen.

Järjestelmänvalvojat voivat valinnaisesti ottaa IP-osoitteiden keräämisen käyttöön tarvittaessa.

Auditointiraportti

Auditointiraportit on tarkoitettu keskeisiksi pääasiallisiksi asiakirjoiksi, jotka ilmaisevat, miten asiakirjaa on muutettu luomishetkestä lopulliseen päätökseen. Ne voidaan tallentaa PDF-tiedostoina ja tulostaa tarpeen mukaan sisäisiä menettelyjä varten.

  • Merkittävä ero on, että Auditointiraportti näyttää kaikki tapahtumat Greenwichin standardiajan mukaan. Tämä estää sekaannukset, kun auditoijat tarkastelevat useiden eri aikavyöhykkeiden käyttäjien tapahtumia.
    • Toimintaluettelo luodaan katsojalle dynaamisesti, ja se sisältää katsojan paikallisen järjestelmän aikavyöhykkeen kaikki tapahtumat.
    • Sopimukseen upotetun näkyvän allekirjoituskentän aikaleima osoittaa allekirjoittajan paikallisen järjestelmän aikavyöhykkeen allekirjoitushetkellä. Aikavyöhykekoodi lisätään kontekstiksi PDF-tiedoston tarkastelua varten.
  • Aikaleiman formaatti on VVVV-KK-PP.
  • Auditointiraportit tallennetaan verkkosovelluksen hallintavälilehdessä tarkastelluista sopimusobjekteista riippumatta. Objektin poistaminen hallintasivulta ei poista auditointiraporttia.

 

Auditointiraporttiin kuuluu kaksi vaihetta:

  • Tilapäisraportti – Kun menettely on vielä kesken, auditointiraportti luodaan sopimukseen liittyvistä lokiin merkityistä tapahtumista sillä hetkellä kun raporttipyyntö tehdään. Tämä raportti on määritelmällisesti epätäydellinen ja muuttuu sitten kun seuraava vastaanottaja suorittaa lokiin merkittävän tapahtuman.

Väliaikaisraportit on selvästi merkitty sellaisiksi raportin yläreunaan, jotta niitä ei tallennettuina tai tulostettuina tulkita virheellisesti lopullisiksi asiakirjoiksi.

  • Loppuraportti – Kun sopimus tulee lopulliseen tilaansa (allekirjoitettu, peruutettu, hylätty tai vanhentunut), lopullinen auditointiraportti luodaan ja tallennetaan. Raporttiin ei voida lisätä enempiä menettelyyn lisääviä tapahtumia (esim. säilytys). Näin luodaan kattava raportti asiakirjan allekirjoittamiseen johtaneista tapahtumista, ei muusta.

Kun olet kirjautunut sisään, valitse Hallitse > Haluamasi sopimuksen tila > Valitse sopimuksen nimi, valitse sitten oikeasta ruudusta Lataa valvontaraportti.

Käyttötapa

Toimintaluettelo näytetään Hallinta-sivulla napsauttamalla oikealla olevan asetusvalikon lopussa olevaa Toiminta-linkkiä:

Toiminta

 

Auditointiraporttia päästään käyttämään Hallinta-välilehden kautta.

Valitse sopimus ja napsauta Lataa valvontaraportti -painiketta.

Auditointiraportin lataaminen

Määritys

Saatavuus:

Aktiviteetti-logi ja Valvontaraportit ovat saatavana kaikille Acrobat Sign -tileille.

Määrityksen käytettävyysalue:

Aktiviteetti-logi ja Valvontaraportit ovat oletusarvoisesti käytössä, eikä niitä voi poistaa käytöstä.

Monet asetukset voivat vaikuttaa ilmoitettuihin tapahtumiin (ja käytettyyn terminologiaan) Valvontaraporteissa. Jos mielestäsi valvontaraporttiin on lisättävä tapahtumia, tarkista ryhmäsi tai tilisi järjestelmänvalvojalta, voidaanko ne lisätä.

Käyttäjät pääsevät käyttämään Valvontaraportteja neljän menetelmän avulla:

  • Liitä valvontaraportti Allekirjoitettu ja arkistoitu -sähköpostiviestiin.
  • Liitä auditointiraportti hallintasivulta ladattaviin asiakirjoihin.
  • Anna käyttöoikeudet auditointiraporttiin liiketapahtuman todentamissivun kautta.
  • Liitä auditointiraportti API:n kautta getLatestDocument-kutsun yhteydessä.

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?