Määritä digitaalisten allekirjoitusten säilytys

Säilytä ladattujen PDF-tiedostojen olemassa olevat digitaaliset allekirjoitukset tuetuissa Adobe Acrobat Sign -sopimustyönkuluissa.

Adobe Acrobat Sign voi säilyttää palvelimelle ladattujen PDF-tiedostojen olemassa olevat digitaaliset allekirjoitukset sen sijaan, että se muuttaisi ne pelkäksi yksittäiseksi visuaaliseksi ulkoasuksi. Tämä auttaa organisaatioita käyttämään PDF-tiedostoa, joka allekirjoitettiin digitaalisesti ennen latausta ja vaatii edelleen lisäallekirjoituksia Acrobat Sign -palvelussa.

Kun digitaalisten allekirjoitusten säilyttäminen on käytössä, Acrobat Sign suorittaa kevyen kryptografisen vahvistuksen ladattujen PDF-asiakirjojen digitaalisille allekirjoituksille. Validoinnin läpäisseet allekirjoitukset säilytetään, kun sopimus täyttää digitaalisen allekirjoituksen säilyttämisen vaatimukset.

Ennen aloittamista

• Käytä tätä asetusta työnkuluissa, jotka alkavat yhdellä ladatulla PDF-tiedostolla, joka sisältää digitaalisen allekirjoituksen.
• Muut kuin PDF-tiedostot ja sopimukset, joissa on useita ladattuja asiakirjoja, eivät ole tuettuja.
• Kirjastomallit, verkkolomakkeet, Lähetä eränä, mukautetut työnkulut, uudelleenkäytettävät kenttämallit, Henkilökohtainen allekirjoittaminen -roolit, allekirjoittaminen todistajan kanssa ja notarisointitapahtumat eivät ole tuettuja.
• Työnkulut, joissa käytetään asiakirjojen vesileimoja tai tapahtuman alatunnisteita, eivät ole tuettuja, koska nämä muutokset muokkaavat PDF-tiedostoa ja voivat mitätöidä olemassa olevat digitaaliset allekirjoitukset.
• Testaa yleisiä työnkulkuja ennen asetuksen laajempaa käyttöönottoa, erityisesti työnkulkuja, joissa käytetään integraatioita tai API-pohjaista sopimusten luomista. 
  • Sandbox-tilit voivat lisätä asiakirjaan vesileiman, joka estää digitaalisten allekirjoitusten säilyttämisen onnistuneen testaamisen.
• Säilytetyt digitaaliset allekirjoitukset voivat rajoittaa muokkausvaihtoehtoja, koska kenttien lisääminen tai asiakirjan sisällön muuttaminen voi mitätöidä olemassa olevan allekirjoituksen.

Määritys

Saatavuus

• Acrobat Sign Solutions: tuettu.
• Acrobat Sign Government: tuettu.
• Acrobat Standard ja Acrobat Pro: tuetaan, kun digitaaliset allekirjoitukset ovat saatavilla tilille.

Määrityksen laajuus

Avaa tämä asetus siirtymällä kohtaan Tilin asetukset > Digitaaliset allekirjoitukset > Digitaalisen allekirjoituksen säilyttäminen.

Digitaalisten allekirjoitusten säilyttäminen voidaan määrittää tili- ja ryhmätasoilla.

• Ryhmätason asetukset ohittavat tilitason asetukset.
• Oletusarvo: Poistettu käytöstä.

Riippuvuudet

• Digitaalisten allekirjoitusten on oltava käytössä tilillä.

Tämän asetuksen muuttaminen ei muuta jo luotuja sopimuksia. Asetus arvioidaan kun lähettäjä luo uuden sopimuksen.

Ohjaimet

Säilytä palvelimelle ladattujen PDF–tiedostojen digitaaliset allekirjoitukset

Kun asetus on käytössä, Acrobat Sign suorittaa kevyen kryptografisen vahvistuksen ladatun PDF-tiedoston digitaalisille allekirjoituksille. Validoinnin läpäisseet allekirjoitukset säilytetään, kun sopimus täyttää digitaalisen allekirjoituksen säilyttämisen vaatimukset.

Kun asetus on pois käytöstä, Acrobat Sign suorittaa silti kevyen kryptografisen vahvistuksen ladattujen PDF-tiedostojen digitaalisille allekirjoituksille. Vahvistuksen läpäisevät allekirjoitukset litistetään tavallisen asiakirjan käsittelyn aikana, ja vain niiden visuaalinen ulkoasu säilyy.

Jos olemassa oleva digitaalinen allekirjoitus ei läpäise validointia, Acrobat Sign näyttää virheilmoituksen ja estää sopimuksen luomisen.

Tuetut sopimuksen ehdot

Digitaalisten allekirjoitusten säilyttämistä tuetaan vain, kun sopimus täyttää vaatimukset.

Tuettu:

• Sopimus sisältää yhden ladatun PDF-asiakirjan.
• Ladattu PDF-tiedosto sisältää jo digitaalisen allekirjoituksen.
• Sopimus on luotu verkkosovelluksen, tuetun integraation tai julkisen API:n kautta.
• API:n kautta luodut sopimukset täyttävät samat kelpoisuusvaatimukset kuin verkkosovelluksen kautta luodut sopimukset.

Ei tueta:

• Useita ladattuja asiakirjoja.
• Muut kuin PDF-tiedostot.
• Kirjastomallit.
• Verkkolomakkeet.
• Lähetä eränä.
• Mukautetut työnkulut.
• Uudelleenkäytettävät kenttämallit.
• Työnkulut, jotka lisäävät asiakirjan vesileiman PDF-tiedostoon.
• Työnkulut, joissa käytetään tapahtuman alatunnistetta.
• Henkilökohtaisen allekirjoittajan roolit.
• Allekirjoita todistajan läsnä ollessa.
• Notarisoi tapahtumat.

Jos sopimus ei täytä vaatimuksia, Acrobat Sign estää sopimuksen luomisen ja näyttää viestin, jossa selitetään, mitä on muutettava ennen kuin lähettäjä voi jatkaa.

Miten asetus toimii

Kun lähettäjä lataa PDF-tiedoston, joka sisältää olemassa olevan digitaalisen allekirjoituksen, Acrobat Sign tarkistaa, täyttääkö sopimus digitaalisen allekirjoituksen säilyttämisen vaatimukset.

• Jos asetus on käytössä ja sopimus täyttää vaatimukset, Acrobat Sign säilyttää olemassa olevan digitaalisen allekirjoituksen ja estää toiminnot, jotka voisivat mitätöidä sen.
• Jos asetus ei ole käytössä, Acrobat Sign käyttää tavallista asiakirjakäsittelyä. Vahvistuksen läpäisevät olemassa olevat digitaaliset allekirjoitukset litistetään ja vain niiden visuaalinen ulkoasu säilytetään.
• Jos ladattu PDF sisältää olemassa olevan digitaalisen allekirjoituksen, joka ei läpäise validointia, Acrobat Sign estää sopimuksen luomisen.

Sisällönluomiskäyttäytyminen

Kun digitaalisen allekirjoituksen säilyttäminen on käytössä, sisällönluomiskokemus rajoittaa lähettäjän käytettävissä olevia toimintoja.

• Tukemattomat kenttätyypit suodatetaan pois.
• Ohjeviesti kuvaa käytettävissä olevat sisällönluontivaihtoehdot.
• Olemassa olevat digitaaliset allekirjoitukset näkyvät, mutta niitä ei voi valita, muokata tai käsitellä muulla tavoin.
• Klassiseen sisällönluontikokemukseen siirtyminen on estetty.

Valvontaraporttikäyttäytyminen

Tarkastusraportti osoittaa, että palvelimelle ladattu asiakirja sisälsi jo digitaalisen allekirjoituksen.

Vahvistustilaa, luotettavuuden lähdettä, aikaleiman vahvistustuloksia tai muita allekirjoituksen vahvistustietoja ei sisällytetä tähän tietueeseen.

Parhaita käytäntöjä

• Ota digitaalisen allekirjoituksen säilyttäminen käyttöön vain ryhmille, jotka käyttävät työnkulkuja yksittäisen ennakkoon allekirjoitetun PDF:n kanssa.
• Käytä selkeästi määriteltyjä työnkulkuja, jotta lähettäjät tietävät, milloin digitaalisten allekirjoitusten säilyttäminen on voimassa.
• Vältä digitaalisen allekirjoituksen säilyttämisen yhdistämistä työnkulkuihin, jotka käyttävät malleja, uudelleenkäytettäviä kenttätasoja, useita tiedostoja, erälähettämistä tai mukautettua työnkulun automaatiota.
• Varmista, että integraatiot ja API-pohjaiset lähetysprosessit täyttävät samat vaatimukset kuin verkossa luodut sopimukset.
• Varmista, lisääkö testiympäristösi asiakirjan vesileiman ennen digitaalisen allekirjoituksen säilyttämisen testaamista.
• Älä käytä digitaalisen allekirjoituksen säilyttämistä täydellisenä allekirjoituksen vahvistusratkaisuna. Tämä suorittaa vain kevyen kryptografisen vahvistuksen.
• Tarkista valmis sopimus ja valvontaraportti varmistaaksesi, että sopimus saatiin onnistuneesti päätökseen.

Hyvä tietää

• Digitaalisten allekirjoitusten säilytys koskee tilannetta, jossa lähettäjä luo uuden sopimuksen ja lataa PDF:n, joka sisältää aiemman digitaalisen allekirjoituksen.
• Sopimukset, jotka eivät täytä vaatimuksia, estetään ennen luomista, jotta lähettäjä voi korjata sopimuksen asetukset.
• Digitaalisten allekirjoitusten säilyttäminen estetään, kun työnkulku lisää asiakirjaan vesileiman tai tapahtuman alatunnisteen, koska nämä prosessit kirjoittavat PDF:n uudelleen ja voivat mitätöidä olemassa olevat digitaaliset allekirjoitukset.
• Kun digitaalisten allekirjoitusten säilyttäminen on käytössä, sisällönluontivaihtoehtojen määrä on rajoitettu, jotta voidaan estää muutokset, jotka voisivat mitätöidä säilytetyn allekirjoituksen.
• Olemassa olevat digitaaliset allekirjoitukset näkyvät sisällönluonnin aikana, mutta niitä ei voi valita, muokata tai käsitellä muulla tavoin.
• Klassiseen sisällönluontikokemukseen siirtyminen estetään, kun digitaalisten allekirjoitusten säilyttäminen on käytössä.
• Tarkistusraportti ilmaisee, että ladattu asiakirja sisälsi jo digitaalisen allekirjoituksen, mutta se ei sisällä vahvistustilaa, luottamuksen lähdettä, aikaleiman vahvistustuloksia tai muita allekirjoituksen vahvistustietoja.
• Digitaalisen allekirjoituksen säilyttäminen suorittaa vain kevyen salausvalidoinnin. Älä käytä sitä täydellisenä allekirjoituksen vahvistusratkaisuna.