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GDPR 要件への準拠

 

Adobe Acrobat Sign ガイド

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注意:

ユーザーのデバイスにデータを保存する前にユーザーの同意を得るという GDPR の要件に基づいて、一部のユーザーが Cookie を有効にするための 1 件以上の要求を受信することがあります。

  • GDPR を施行しているロケールから Adobe Acrobat Sign にアクセスするには、コアサービス Cookie を有効にする必要があります。
    • パフォーマンスおよびパーソナル広告 Cookie は、「カスタマイズ」ボタンをクリックすると、有効または無効にできます。
    • Cookie は、次のように、すべての Acrobat Sign web ページの右下にある「Cookie パフォーマンス」リンクをクリックして管理することができます。

  • adobesign.com ドメインに(echosign.com から)移行するアカウントは、ドメインごとに独自の Cookie を設定する必要があるため、Cookie を 2 回設定する必要があります。
警告:

免責情報:このガイドはガイドラインとして作られており、法的なアドバイスではありません。営業する地域の要件を満たすには、ブランドの法務顧問のアドバイスを受けてください。

GDPR とは

EU 一般データ保護規則(GDPR)は、データ保護要件の調和と近代化を図る、欧州連合の新しいプライバシー法です。多くの新しい要件や強化された要件が存在しますが、中核となる原則に変わりはありません。新しい規則では、個人データの幅広い定義と、幅広い範囲があり、EU 内のユーザーの個人情報を収集する会社に影響します。規則の一環として、個人は、どのような個人データが収集されたかを理解し、要求があれば必要に応じてそのデータを削除する権利を有することが求められます。

この記事では、「ユーザー」という単語は署名用に契約書を送信する会社のメンバーを表します。「署名者」という単語は、契約書を受信し、署名または辞退を行う個人を表します。プライバシー管理者は、送信者または署名者のリクエストに応じて、サービスから個人情報を削除する一意のコントロールを持つ Acrobat Sign アカウント管理者です。

ユーザーの一意性は、個人の特定に使用される電子メールアドレスで予測されます。複数の電子メールアドレスを持つ人物は、システム内に個別のユーザー ID を複数持つことができていました。Acrobat Sign 内のすべての GDPR コントロールでは、電子メールアドレスを使用して個人情報の検索と管理を行っています。一意の電子メールアドレス間につながりはなく、管理者は、提供された電子メールアドレス上のデータのみを見つけます。

GDPR をサポートする機能

Acrobat Sign は、顧客が GDPR に準拠できるようサポートします。アドビによるプライバシー保護について詳しくは、www.adobe.com/jp/privacy をご覧ください。

GDPR では、ユーザーが自分の個人情報へのアクセス、およびそれらの情報の修正や削除を要求する権限が強化されました。

  • アクセス – ユーザーは、ユーザーおよび署名者に関するほとんどの個人情報に Acrobat Sign UI 経由で直接アクセスできます。  現在、一部のアクティビティ情報を直接利用することはできません。  個人アカウントの所有者は、Adobe.com/privacy でアドビプライバシーオフィスに問い合わせて、この情報へのアクセスをリクエストする必要があります。  レポートの例は、この記事で後から示します。
  • 修正 - ユーザーまたは署名者に関して収集されたすべての個人情報をユーザーインターフェイスで利用できます。  変更が必要な場合、ユーザーまたは署名者は、アドビおよび管理者に連絡しなくても直接変更を加えることができます。
  • 削除 - 署名手順で果たす役割に応じて、異なるアクションがあります。  契約書を送信するユーザーは、自分の会社に依頼する必要があります。  アドビはこのやり取りに参加できず、雇用主が事業の過程で収集したデータを制御することもありません。  署名プロセスでは、署名中に、署名者に関する最小限の情報を収集します。  これには、名前、電子メールアドレス、IP アドレス、およびオプションとして電話番号や OTP コードが含まれます。  この情報は署名および契約書とともに保存され、契約書を送信した会社が管理します。  署名者が、その契約書で収集された個人情報に関する情報を必要とする場合は、契約書の送信者に連絡する必要があります。  データ処理者であるアドビは、契約書に関する情報、または契約書を送信した会社に関する情報を署名者に提供することはできません。署名者に関する情報は契約書にしか保存されていないので、契約書を削除すると、署名者の個人情報も削除されます。  送信者が署名者の情報を削除することに同意すると、送信者はプライバシーメニューを使用し、署名者が参加していた契約書を見つけて削除します。

Acrobat Sign ツールセットに関し、3 つの機能が追加されました。

  • ユーザーレベルのログ - Acrobat Sign では様々なイベント(個人情報を含む)のログがトリガーされます。
  • 契約書の削除 - プライバシー管理者は、自分たちのアカウント内でユーザーが作成した契約書を表示および削除する権限を持ちます。
  • ユーザーの削除 - プライバシー管理者は管理者アカウント内で任意のユーザーを削除できます。

 

プライバシー管理者は、Admin Console にログインしてユーザーのプロファイルを編集することで、ユーザーの情報と契約書を管理できます。

ユーザーレベルログ

すべてのユーザーは、個人情報を含む Acrobat Sign システムのアクティビティのログを提供するよう、アドビプライバシーセンターにリクエストすることができます。

以下の情報が CSV 形式で返されます。

  • イベントの日付
  • イベントタイプ
  • イベントのトリガー元 IP アドレス

契約書の削除

プライバシー管理者の権限下のユーザーによって送信された契約書のみが対象となります。

Acrobat Sign システムから自分の情報を削除するよう署名者が要求すると、アカウントのプライバシー管理者はユーザーの電子メールアドレスを基に検索し、その電子メールアドレスが参加しているすべての契約書と、管理者の組織で作成されたすべての契約書を返します。

契約書が不要になったとプライバシー管理者が判断した場合、プライバシー管理者はサービスから契約書を完全かつ不可逆的に削除できます。

受信者が Acrobat Sign に連絡すると、「管理」タブを確認し、契約書を削除するためにトランザクションを最初に作成した会社に問い合わせるよう指示されます。

Acrobat Sign は顧客のデータ処理者として、受信者のリクエストに応じて契約書を削除することはありません。

契約書が表示され、「契約書をダウンロード」リンクがハイライト表示されたプライバシーウィンドウ

ユーザーの削除

プライバシー管理者の権限下のユーザーのみが対象となります。

従業員が自分の情報をシステムから削除するようリクエストした場合、このツールは、Acrobat Sign サーバーからそのユーザーの情報すべてを削除します。 

ユーザーは、アカウントのプライバシー管理者に直接この依頼を行う必要があります。ユーザーを削除する権限を持つのはプライバシー管理者のみです。

Acrobat Sign サポートは、アカウントからユーザーを削除することはできません。削除する必要がある場合は、サポートがユーザーをアカウント管理者に照会します。

非アクティブなユーザーオプションが表示され、「ユーザー情報を削除」リンクがハイライト表示されている「ユーザー」タブ

注意:

個人用アカウントと無料アカウント

アカウント内の唯一のユーザー、または無償アカウントしか持っていないユーザーは、自分を削除することはできません。この場合、ユーザーはアドビプライバシーセンターに連絡する必要があります。

ユーザーは自分の電子メールアドレスを提供し、その電子メールアドレスと関連付けられているユーザーを Acrobat Sign システムから削除するよう明確に指示する必要があります。アドビプライバシーセンターは、ユーザーが確実に削除されるよう適切な手順を講じます。

ユーザーが Acrobat Sign から自分のデータを削除するよう要求する方法

Acrobat Sign システムから個人情報を削除するには、ユーザーのアセットを適切に解決する必要があります。  このプロセスは、関与しているユーザーまたはアカウントのタイプによって異なります。これらのユーザーおよびアカウントは次の 3 つのカテゴリーに分類できます。

アドビプライバシーセンター

ユーザーインターフェイス内でツールがサポートしていないアクションに対する要求や、GDPR コンプライアンスに関する質問は、アドビプライバシーセンターにお問合せください。

サポートエージェントおよびサクセスエージェントは、サーバーからコンテンツを削除するツールにはアクセスできません。

ヘルプをすばやく簡単に入手

新規ユーザーの場合