Oversikt
Behandle -siden inneholder oppføringene for avtalene som en bruker har sendt, samt alle avtaler som er delt med, eller sendt til brukeren fra en pålitelig kilde.
I tillegg til avtaler, kan brukeren velge å få tilgang til bibliotekmalene, nettskjemaene og bulk-e-postene generert/eid av brukeren.
Brukere som har kontoer delt med seg, kan endre det viste innholdet fra sine personlige data til å vise den delte kontoens innhold (med noen begrensninger for tilgjengelige handlinger).
Layout og funksjonalitet
Den sentrale listen over oppføringer
Den midterste delen på Administrer-siden laster inn en liste over avtaler, der hver rad representerer én avtalepost.
- Hvis det er avtaler som venter på handling fra deg, vil Venter på deg-filteret bli valgt automatisk.
- Filteret Pågående velges automatisk hvis ingen avtaler venter på brukeren.
Listen over avtaleposter har 4–5 kolonner, avhengig av det valgte filteret:
- Mottaker – Mottakerverdien endres basert på status for avtalen:
- I fremdriftsavtaler rapporterer du den aktuelle mottakeren som venter på handling.
- Fullførte avtaler rapporterer den første mottakeren som er definert for avtalen.
- Avbrutte og Utløpte avtaler rapporterer den sist tildelte mottakeren når den ble avbrutt/utløpt.
- I fremdriftsavtaler rapporterer du den aktuelle mottakeren som venter på handling.
- Avsender – Reflekterer navnet og selskapet til avsenderen når avsenderen ikke er den påloggede brukeren. Avtaler sendt fra den påloggede brukeren viser «Meg» som avsenderverdi.
- Tittel – Reflekterer tittelen på avtalen slik den ble konfigurert. Dette er samme tittel som filtreres når rapporter genereres.
- Gruppe – Reflekterer gruppen der avtalen ble sammensatt. Bare den opprinnelige avsenderen av avtalen vil se at Gruppe-verdien fylles ut.
- Avtaler i listen som ikke er satt sammen av pålogget bruker, presenterer som en bindestrek ( - ) fremfor gruppenavnet.
- Avtaler i listen som ikke er satt sammen av pålogget bruker, presenterer som en bindestrek ( - ) fremfor gruppenavnet.
- Endret – Reflekterer den siste datoen avtalen ble endret av brukerhandling (signering, kansellering osv.). Verdien Modifisert oppdateres med hver handling til avtalen når en terminalstatus (Fullført/Avbrutt/Utløpt).
Avtalelisten er i utgangspunktet sortert etter Endret dato, med den sist endrede avtalen øverst.
Ved å klikke på en kolonneoverskrift sorteres listen etter den verdien i stigende/synkende rekkefølge. Hvis overskriften klikkes på nytt, blir sorteringsrekkefølgen reversert.
Hurtighandlinger og indikatorikoner
Oppføringene i den sentrale listen har en eller flere "hurtighandling"-knapper og opptil to indikatorikoner som vises når du beveger musen over en individuell oppføring.
- Handlinger er alltid skjult til du flytter musen over.
- Indikatorikoner er skjult, med mindre funksjonen ikonet representerer er konfigurert for den individuelle posten.
- Indikatorikoner er alltid synlige (i knallblått) når de er konfigurert for oppføringen.
Statusfiltrene Pågår og Fullført har en ellipse ved siden av filternavnet som inkluderer en handling for å åpne Power Automate-malgalleriet.
- Rask handling: Åpne – Åpne-knappen åpner avtalen for visning (samme som Åpne avtale-handlingen på høyre skinne).
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Påminnelse indikator - Når en Påminnelse is aktiv for oppføringen, vises det blå ikonet i oppføringslisten.
- Ved å klikke på ikonet kan en ny påminnelse konfigureres.
- Hvis en eksisterende påminnelse er på plass, presenteres et påminnelsessammendrag med en merknad som angir når siste påminnelse ble sendt.
- Notater-indikator – Når et Notat er lagt til i oppføringen av brukeren, så vises det blå ikonet i oppføringslisten.
- Ved å klikke på Legg til notater-ikonet kan brukeren legge til et personlig notat til avtalen. Dette notatet er ikke synlig eller søkbart for andre brukere i systemet.
- Holder du musepekeren over konfigurerte Notater-ikonet, vises de første tegnene i notatet i en tekstboble over ikonet.
- Rask handling: Åpne – Åpne-knappen åpner avtalen for visning (samme som Åpne avtale-handlingen på høyre skinne).
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Rask handling: Signer – Signer-knappen åpner esign-siden for å godta brukerens signatur (samme som Vis og signer-knappen på høyre spor).
- Notater-indikator – Når et Notat er lagt til i oppføringen av brukeren, så vises det blå ikonet i oppføringslisten.
- Ved å klikke på Legg til notater-ikonet kan brukeren legge til et personlig notat til avtalen. Dette notatet er ikke synlig eller søkbart for andre brukere i systemet.
- Holder du musepekeren over konfigurerte Notater-ikonet, vises de første tegnene i notatet i en tekstboble over ikonet.
- Rask handling: Åpne – Åpne-knappen åpner avtalen for visning (samme som Åpne avtale-handlingen på høyre skinne).
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Rask handling: Last ned PDF – Last ned PDF-knappen aktiverer nedlasting av avtale-PDF-en (samme som Last ned PDF-handlingen på høyre skinne).
- Notater-indikator – Når et Notat er lagt til i oppføringen av brukeren, så vises det blå ikonet i oppføringslisten.
- Ved å klikke på Legg til notater-ikonet kan brukeren legge til et personlig notat til avtalen. Dette notatet er ikke synlig eller søkbart for andre brukere i systemet.
- Holder du musepekeren over konfigurerte Notater-ikonet, vises de første tegnene i notatet i en tekstboble over ikonet.
- Rask handling: Åpne – Åpne-knappen åpner avtalen for visning (samme som Åpne avtale-handlingen på høyre skinne).
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Rask handling: Redigere – Rediger-knappen åpner Komponser (send) -siden for å tillate redigering av avtalen (samme som Rediger avtale -handlingen på høyre skinne).
- Notater-indikator – Når et Notat er lagt til i oppføringen av brukeren, så vises det blå ikonet i oppføringslisten.
- Ved å klikke på Legg til notater-ikonet kan brukeren legge til et personlig notat til avtalen. Dette notatet er ikke synlig eller søkbart for andre brukere i systemet.
- Holder du musepekeren over konfigurerte Notater-ikonet, vises de første tegnene i notatet i en tekstboble over ikonet.
- Rask handling: Åpne – Åpne-knappen åpner avtalen for visning (samme som Åpne avtale-handlingen på høyre skinne).
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Rask handling: Rediger – Rediger -knappen åpner -malen i forfattermiljøet for å tillate redigering av malfeltene (samme som Rediger mal handling i høyre skinne).
- Notater-indikator – Når et Notat er lagt til i oppføringen av brukeren, så vises det blå ikonet i oppføringslisten.
- Ved å klikke på Legg til notater-ikonet kan brukeren legge til et personlig notat til avtalen. Dette notatet er ikke synlig eller søkbart for andre brukere i systemet.
- Holder du musepekeren over konfigurerte Notater-ikonet, vises de første tegnene i notatet i en tekstboble over ikonet.
- Rask handling: Åpne – Åpne-knappen åpner avtalen for visning (samme som Åpne avtale-handlingen på høyre skinne).
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Rask handling: Rediger – Rediger -knappen åpner Lag nettskjema komponeringsside for å tillate redigering av nettskjemaet (samme som Rediger nettskjema-handling på høyre skinne).
- Notater-indikator – Når et Notat er lagt til i oppføringen av brukeren, så vises det blå ikonet i oppføringslisten.
- Ved å klikke på Legg til notater-ikonet kan brukeren legge til et personlig notat til avtalen. Dette notatet er ikke synlig eller søkbart for andre brukere i systemet.
- Holder du musepekeren over konfigurerte Notater-ikonet, vises de første tegnene i notatet i en tekstboble over ikonet.
- Rask handling: Åpne – Åpne-knappen åpner avtalen for visning (samme som Åpne avtale-handlingen på høyre skinne).
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Hold nede CMD/CTRL-tasten og venstreklikk på Åpne-knappen, for å åpne avtalen i en ny fane.
- Hurtighandling: Last ned skjemadata - Last ned skjemadata -knappen starter en nedlasting av formfeltdata for Bulksending-transaksjon (samme som Last ned formfeltdata -handlingen i høyre spor).
- Notater-indikator – Når et Notat er lagt til i oppføringen av brukeren, så vises det blå ikonet i oppføringslisten.
- Ved å klikke på Legg til notater-ikonet kan brukeren legge til et personlig notat til avtalen. Dette notatet er ikke synlig eller søkbart for andre brukere i systemet.
- Holder du musepekeren over konfigurerte Notater-ikonet, vises de første tegnene i notatet i en tekstboble over ikonet.
De venstre skinnefiltrene
Venstre skinne i vinduet viser en liste over filtre for avtalestatuser (øverst) og en gruppe malobjekter (nederst).
Ved å velge et hvilket som helst filter fylles den sentrale listen over avtaler/maler ut tilsvarende.
Det er to "aktive" statuser. Hver av dem angir mengden innhold i parenteser etter statusnavnet:
- Behandling pågår (N) – Avtaler som returneres med Under behandling-status, venter på at en deltaker skal fullføre handlingen. Avtaler som venter på den påloggede brukeren, blir ikke returnert
- Venter på deg (M) – Avtaler som venter på den påloggede brukeren, vises i Venter på deg-filteret.
Det er tre "avsluttede" statuser:
- Fullført – Avtaler som er vellykket og fullstendig ferdigstilt.
- Kansellert – Avtaler som av en eller annen grunn er forkastet. Dette omfatter:
- avtaler som er kansellert av avsenderen
- avtaler som er avvist av en deltaker
- avtaler som er avsluttet på grunn av gjentatte godkjenningsfeil
- avtaler som er utsatt for en systemfeil som fører til at de ikke er levedyktige
- Utløpt – Avtaler som når en utløpsdato og som avsluttes automatisk.
Utkast -status inneholder alle de delvis bygde avtalene, som vanligvis venter på feltplassering.
Malfiltrene inneholder kun «overordnede» maler som brukes til å generere «underordnede» avtaler. Underordnede avtaler fanges opp i (overstående) avtalefiltre.
Overordnede maler er ikke avtaler i seg selv, men brukes til å produsere store mengder enkeltavtaler. Disse overordnede objektene inkluderer:
- (Bibliotek) Maler – alle dokument- og feltmalene som er tilgjengelige i dokumentbiblioteket ditt.
- Nettskjemaer – nettskjemaer ble tidligere kalt kontrollprogrammer, og er avtalemaler som kan leveres som koblinger eller innebygd på nettsider. Nettskjemaer startes av underskrivere og genererer en underordnet avtale for hver deltaker som fyller ut et.
- Massesendinger - Massesending -maler (tidligere kjent som Megasignering) aksepterer en liste med individuelle mottakere, for å generere et stort volum av diskrete avtaler ved å bruke samme skjema(er). Hver avtale er en diskret transaksjon; de enkelte mottakerne er uvitende om de andre (dvs. sende en intern utgiftspolicy til alle ansatte).
Indikator for returnert e-post/SMS
Statuskolonnen forsterker statusen til avtalen (Ute til signering, Venter på signatur) og gir et varselikon hvis en av e-postadressene har kommet i retur.
Returindikatoren er bare synlig ved visning av avtaler. Den brukes ikke på en overordnet mal, for eksempel overordnede send samlet- eller nettskjema-maler.
Kontroller Aktivitet-listen for å vise returhendelsene:
Mottatte e-postmeldinger kan korrigeres ved å erstatte mottakeren.
Søkefunksjonalitet
Søk-linjen og medfølgende Filtre-knappen åpner for presise søkekriterier for å finne avtaler i det som raskt kan bli et overveldende antall transaksjoner.
Kontekstmeny for høyre spor
Ved å velge (enkelt-klikke) en hvilken som helst post i midtlisten, aktiveres det høyre sporet for å åpne en kontekstbasert meny med handlinger og metadata som er relevante for det valgte objektet.
Den høyre kontekstmenyen for sporet har forskjellige alternativer basert på brukerens tjenestenivå (individ, bedrift osv.), objektet som er valgt (avtale, nettskjema osv.), statusen til brukeren (admin, bruker) og status for objektet (aktivt, pågående, fullført osv.). Hvis du ikke ser et alternativ/funksjon som du forventer er tilgjengelig, sjekker du med administratoren din for å se om du er begrenset av design (innstillingskonfigurasjon, brukerautoritetsnivå) eller tilgjengelighet (tjenestenivå).
Den delte kontovelgeren (valgfritt)
Kontoer som har aktivert kontodeling kan klikke på Dine avtaler -tittelen for å åpne en liste over kontoene som for øyeblikket er delt med brukeren. Denne listen fungerer som et filter som fyller administreringssiden med innholdet fra den valgte brukeren eller gruppen. Alternativet å velge Alle delte avtaler er også tilgjengelig.
Når du velger et alternativ:
- den klikkbare tittelen endres til navnet på filteret
- den sentrale listen over poster er fylt med det delte innholdet
- to nye kolonner legges til i listen over poster for å indikere kilden til innholdet:
- GRUPPE – gruppen som inneholder oppføringen
- DELT AV – navnet på brukeren som deler innholdet
Kontoer som har Avansert kontodeling aktivert, kan bytte mellom de delte brukerkontoene for å muligens vise, sende og signere avtaler på vegne av brukeren (avhengig av hvordan deling er konfigurert):
- Hold musepekeren over navnet ditt øverst til høyre på skjermen.
- Klikk på Bytt konto.
- Velg brukerkontoen du vil bytte til, og klikk på OK.
Ved bytte til en annen brukers konto kan den påloggede brukeren sende avtaler på vegne av «kontoen det ble byttet til»:
Nedenfor er en liste over avtalespesifikke funksjoner og handlinger som brukere kan bruke.
Navn eller Tittel på avtalen er øverst til høyre i sideoppsettet:
Opprettelsesdato står rett under navnet på avtalen.
Gjeldende avtale status vises under navnet på avtalen og opprettelsesdatoen, øverst til høyre i vinduet.
Hvem avtalen er Fra, står øverst til høyre.
- Fra-feltet er bare synlig når du ikke er avsender.
Den globale meldingen for avtalen er øverst til høyre, rett under Avsender.
Gjeldende mottaker identifiseres i den nye og utvidede mottakerlisten som tydelig viser alle mottakerne og deres status i forhold til avtalen.
En bruker kan signere en avtale fra Administrer -siden ved å velge avtaleoppføringen og klikke på Vis og signer-knappen i høyre skinne eller Signer rask handling på oppføringen i den sentrale listen.
Standard avtalesigneringsgrensesnitt åpnes for å godta feltinndata og signaturer:
Alternativet for å kansellere avtalen vises på høyre side sammen med handlingene: Kanseller.
Alternativet for å angi, redigere og slette utløpsdatoen til avtalen finnes under opprettelsesdato: Utløpsdato.
Klikk på blyantikonet for å åpne redigeringspanelet.
Oppsettet på Behandle-siden viser deltakerne i en avtale og gir:
- Løpende status over hvor mange deltakere som har fullført sine handlinger (rett under e-postadressen til gjeldende deltaker).
- En full liste over alle deltakerne og deres roller i forhold til avtalen (på høyre side).
Alternativet for å erstatte gjeldende mottaker vises ved å holde musepekeren over ikonet for gjeldende mottaker og så klikke på koblingen Erstatt deltaker.
Det finnes to alternativer, avhengig av kontoinnstillingene dine:
- Erstatt mottaker – Dette alternativet bytter ut den nåværende mottakeren, og nekter vedkommende videre tilgang til avtalen
- Legg til alternativ mottaker – Å legge til en alternativ mottaker inkluderer den nye mottakeren, men beholder den opprinnelige mottakeren, slik at denne kan fullføre avtalen
>>Her finner du informasjon om hvordan du erstatter gjeldende underskriver
Avsenderen av en avtale har myndighet til å endre godkjenningsmetoden for hver av deltakerne, etter at avtalen er sendt.
Dette er spesielt nyttig hvis det ble brukt et passord som er gått tapt/glemt. Passordet kan enkelt nullstilles.
Alternativet for å redigere godkjenning av mottakere vises ved å holde musepekene over ikonet for gjeldende mottaker og så klikke på Rediger-koblingen ved siden av godkjenningsmetoden.
Denne innstillingen gjelder bare for passord som brukes i mottakergodkjenning.
Passord som brukes til å beskytte en signert PDF-fil, berøres ikke.
Alternativet for å erstatte filene i en sendt avtale er i handlingene på høyre side: Endre avtale
Hvis en avtale er signert utenfor Acrobat Sign-signeringsprosessen (for eksempel hvis en mottaker skriver ut dokumentet og signerer det fysisk), kan opphavspersonen til avtalen digitalisere og laste opp avtalen tilbake til Acrobat Sign.
Hvis kontoen bruker myndighets-ID til mottakervalidering, og du har valgt å lagre godkjenningsinformasjonen, vil du ha mulighet til å laste ned Rapport over underskriveridentitet.
Historikken for avtalen vises til høyre i bunnen av handlingene: Aktivitet.
Et klikk på Aktivitet -alternativet erstatter kontrollene på høyre side med full aktivitet (historikk) for avtalen, oppført i kronologisk rekkefølge, med de nyligste hendelsene øverst.
Slik viser du innholdet (filene) i en avtale:
- Enkeltklikk på avtalen for å velge den og åpne kontrollene til høyre
- Klikk på Åpne avtale-handlingen
Avtalen åpnes for gjennomgang. Kontrollene på høyre side forblir på plass.
Alternativet for å angi eller slette påminnelser vises på høyre side sammen med handlingene: Påminnelse
Biblioteksmaler og nettskjemaer har mulighet for administratorer til å endre eieren av malen. Malen må være under administratorens autoritet for å avsløre handlingen.
Hvis du velger alternativet Ny eier vises en boks der du kan angi e-postadressen til den nye eieren.
Alternativet for å dele avtalen vises på høyre side sammen med handlingene: Del.
Når en avtale er delt:
- Det sendes en e-postmelding til brukeren (e-post) du deler avtalen med.
- E-postmeldingen inneholder et PDF-vedlegg med avtalen i gjeldende tilstand.
- Avtaleposten blir tilgjengelig på Behandle-siden til brukeren (e-postadresse) du delte den med.
- Den brukeren kan gjennomgå avtalen som om vedkommende var angitt som "Kopi til" for avtalen.
Alternativet for å laste ned avtalen og/eller avtalens revisjonsrapport er på høyre side sammen med handlingene: Last ned PDF og Last ned revisjonsrapport henholdsvis
Hvis det brukes flere filer for å opprette avtalen, og brukeren ikke ønsker å laste ned hele PDF-en i én sammenkoblet fil, åpner dette alternativet for nedlasting av de individuelle filene (som opprinnelig lastet opp).
Hvis du velger dette alternativet, åpnes et grensesnitt som lar hver fil klikkes etter tur for å laste ned en PDF-versjon av den filen.
De «overordnede» malobjektene har muligheten til å laste ned skjemafeltdata for alle avtaler som har blitt skapt fra malen.
Hvis du velger dette alternativet, utløses en nedlasting av en CSV-formatfil til ditt lokale system med alt feltinnhold for alle underordnede avtaler generert fra den overordnede malen.
Innhold kan skjules på Behandle-siden. Innholdet slettes ikke, statusen endres ikke og avtalen kan fortsette som normalt gjennom signeringssyklusen. Avtalen blir ganske enkelt ikke synlig i brukerens visning av Behandle-siden.
For å vise innholdet, må du først søke ved hjelp av Vis kun skjulte avtaler -filter
Kjente problemer
Problem: Ved bytte til den nye Behandle-siden er siden helt tom, uten noe avtaleinnhold.
Test: Forsøk å laste inn denne siden: https://documentcloud.adobe.com/
- Hvis du ikke kan laste inn https://documentcloud.adobe.com/, må du kontakte din interne nettverksadministrasjon og samarbeide med dem for å oppheve blokkeringen av documentcloud.adobe.com-domenet.
- Hvis du kan åpne koblingen over, kontakter du kundestøtte.
Sidene Hjem og Vis avtale berøres på samme måte.
