Yleiskatsaus
Voit luoda allekirjoitettavan verkkolomakkeen upotettavaksi verkkosivustoosi (tai lähettää sen verkkolinkkinä), jolloin useat ihmiset voivat helposti käyttää lomakettasi tai asiakirjaasi ja luoda sopimuksen.
Verkkolomakkeeseen voidaan määrittää yksi tai useampi osallistuja, useita varmentajia ja useita osapuolia, joille siitä lähetetään kopio. Verkkolomakkeen allekirjoituksen kulku on seuraava:
- Sopimus luodaan, kun ensimmäinen osallistuja kirjoittaa ja tarkistaa allekirjoituksensa/toimintansa.
- Jos verkkolomakkeeseen voi osallistua useita osallistujia, jokainen osallistujaa suorittaa toimenpiteensä siinä järjestyksessä, jossa heidät on lueteltu.
- Kun osallistujat ovat suorittaneet toimenpiteensä, allekirjoituksen varmentajat saavat siitä ilmoituksen siinä järjestyksessä, jossa heidät on lueteltu.
- Kun sopimus on saatu valmiiksi, kaikille osapuolille (myös kopioiden vastaanottajille) ilmoitetaan valmistuneesta sopimuksesta.
Kuinka ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä käyttäjien pääsy verkkolomakkeeseen
Verkkolomakkeiden käyttöoikeudet ja allekirjoittajan asetukset ovat määritettävissä Business- ja Enterprise-palvelutasoilla.
Verkkolomakkeiden käyttöoikeudet ja allekirjoittajan asetukset voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä tili- tai ryhmätasolla kohdassa Tili > Tilin asetukset > Globaaliasetukset > Verkkolomakkeet.
Määritysasetukset
Verkkolomakkeisiin sovelletaan useita yleisiä asetuksia, jotka kattavat kaikki tietyn ryhmän sopimukset. Käytännössä verkkolomakkeen käyttäminen on usein erilaista verrattuna sopimukseen, joka lähetetään suoraan tunnetulle vastaanottajalle, ja todentamista ja sähköpostivaihtoehtoja koskevat asetukset voivat olla ristiriitaisia.
Käyttäjiä useissa ryhmissä -valinnan käyttöön ottaneet asiakkaat voivat hyötyä siitä, että he luovat uuden ryhmän, jonka asetukset mukautetaan verkkolomakkeen käyttöön (esim. sisäisille verkkolomakkeille, joissa ei vaadita yhtä vahvaa todentamista).
Mitä tulee suoraan verkkolomakkeisiin suoraan vaikuttaviin säätöihin, määritysvaihtoehtoja on olemassa useita:
Valitsemalla tämän vaihtoehdon kotisivulle tulee näkyviin Julkaise verkkolomake -vaihtoehto, joka sallii käyttäjien luoda lomakkeita tarpeen mukaan.
Kun käytössä, sähköpostiosoitteet voidaan lisätä verkkolomakkeeseen kopion vastaanottavina osapuolina. Muutoin vaihtoehto lisätä kopion vastaanottajat poistetaan luontiprosessissa.
Kun tämä asetus on käytössä, verkkolomakkeen vaihtoehdoissa näkyy Lataa PDF -linkki, jolloin vastaanottaja voi ladata verkkolomakkeen PDF-muodossa.
Verkkolomakkeet edellyttävät, että kukin osallistuja antaa sähköpostiosoitteensa, jotta allekirjoitustoiminto voidaan nimenomaisesti osoittaa ja vahvistaa.
Edellytä sähköpostiosoitetta allekirjoituskentässä -asetus kertoo, milloin sähköposti on kerätty verkkolomakkeen kentistä itsessään tai peittokuvassa allekirjoitusprosessin jälkeen.
Kun valinta on käytössä, Sähköpostiosoite -kenttä on pakollinen kullekin allekirjoittajalle asiakirjan puitteissa. Tämä kenttä voi olla erikseen sijoitettu sähköposti-kenttä tai sisäänrakennettu sähköpostikenttä, joka lisätään allekirjoitusosan sijoittamisen myötä.
Järjestelmä sijoittaa automaattisesti viimeisen sivun alareunaan allekirjoitusosan jokaiselle vastaanottajalle, jolla ei ole asiakirjassa sähköposti-kenttää.
Kun asetus on poistettu käytöstä, verkkolomakkeessa ei vaadita, että lomakkeen rajojen sisällä on sähköpostikenttä. Kun vastaanottaja on allekirjoittanut, häntä kehoitetaan antamaan sähköpostiosoite peittokuvan kautta.
Kaikissa tapauksissa kultakin osallistujalta on kerättävä sähköpostiosoite.
Kun Vaadi allekirjoittajaa vahvistamaan sähköpostiosoitteensa on käytössä, vastaanottajan on vahvistettava allekirjoituksensa ennen kuin osallistujan allekirjoitus on valmis.
Osallistujalle ilmoitetaan vaatimuksesta varmistaa allekirjoituksensa sähköpostitse lähetettävän linkin kautta:
Auditointiraportista käy selvästi ilmi, että sähköposti vahvistettiin:
Kun Vaadi allekirjoittajaa vahvistamaan sähköpostiosoitteensa ei ole käytössä, osallistujan ei tarvitse vahvistaa sähköpostiosoitettaan viedäkseen allekirjoitusprosessiaan loppuun. Sopimus saa päätökseen saatetun tilan tai etenee seuraavalle osallistujalle.
Vahvistamattomien sähköpostiosoitteiden auditointiraportista käy ilmi, että vahvistuksesta luovuttiin:
Varmentamattomat allekirjoitukset voidaan hylätä.
Jos allekirjoituksen sähköpostitodennus poistetaan osallistujalta käytöstä ja sopimukseen on saatava oikeudellisesti sitova allekirjoitus, varmista että järjestelmässä käytetään jonkinlaista yksittäisen henkilön tunnistavaa todennustapaa (kuten KBA, salasana).
Jos ensimmäinen vastaanottaja lisää ylimääräisen vastaanottajan, sähköpostivahvistus täytyy tehdä loppuun ennen kuin toinen vastaanottaja saa ilmoituksen (riippumatta tästä asetuksesta).
Kun Salli ylimääräiset osallistujat on käytössä, verkkolomakkeen käyttöliittymä paljastaa Lisää osallistuja -linkin, joka lisää yhden lisäosallistujan tietueen napsautusta kohden (enintään 25 lisäosallistujaa).
Kun Salli ylimääräiset osallistujat on poistettu käytöstä, käyttöliittymä ei anna lisätä ylimääräisiä osallistuja, ja verkkolomakkeissa sallitaan vain yksi ulkoinen allekirjoittaja.
FAQ & tunnetut ongelmat
Vain silloin, kun verkkolomake on Luonnos-tilassa.
Kun verkkolomake on luotu, sen nimeä ei voi päivittää.
Verkkolomakkeen tekijä saa aina valmiin sopimuksen (paitsi jos ilmoitus on estetty asetuksilla).
Jos verkkolomakkeen allekirjoittamisesta halutaan ilmoittaa jollekin muulle, voidaan käyttää Kopio-kenttää, jos halutaan varmistaa, että kyseinen henkilö lisätään automaattisesti viestin saajaksi.
Kun verkkolomake on julkaistu, vasta-allekirjoittajia voidaan muokata vain Hallinta-sivulla.
Vain sähköpostiosoitteita voidaan muokata. Vasta-allekirjoittajien lukumäärää ei voi muuttaa.
Jos verkkolomakkeen luoja on lisätty verkkolomakkeen vasta-allekirjoittajiin, kyseistä käyttäjää ei voi muokata
Kyllä.
Kun verkkolomake on luotu, voit muokata kopion saaneita osapuolia Hallinta-sivulla.
Kyllä.
Acrobat Sign -kirjastossa olevia malleja voidaan käyttää verkkolomakkeen pohjana liittämällä ne Lisää tiedostoja -linkin kautta.
Digitaalisen allekirjoituksen kenttiä verkkolomakkeissa ei tällä hetkellä tueta.
Jos verkkolomake yritetään tallentaa digitaalisella allekirjoituksella varustettuna, näytetään virheilmoitus, jossa yksilöidään tukemattomat kenttätyypit.
Kyllä.
Sähköpostivahvistusprosessin käytöstä poiston ohjeet löytyvät Määritys-osasta.
Sähköpostivarmennuksen poistaminen käytöstä ei poista vaatimusta lisätä allekirjoittajan sähköpostiosoitetta.
Jos allekirjoituksen sähköpostitodennus poistetaan käytöstä ja sopimukseen on saatava oikeudellisesti sitova allekirjoitus, varmista että järjestelmässä käytetään jonkinlaista henkilön tunnistavaa todennustapaa (kuten KBA, salasana).
Kyllä.
Verkkolomakkeen URL-osoite on kuin mikä tahansa muu URL-osoite.
URL-osoitteen lisääminen verkkolomakkeeseen hyperlinkkinä ei loogisesti linkitä mitään verkkolomakkeen luomaa sopimusta lähdesopimukseen.
Verkkolomakkeella kerätyt tiedot sisältyvät sopimuksen transaktiotunnukseen. Tietoja ei tallenneta muualle Acrobat Sign -järjestelmään, ja jos sopimus poistetaan kokonaan, myös sen tiedot poistetaan.
Verkkolomakkeiden raportointitoiminto hakee sisällön sopimuksesta (tai sopimuksista) raportin täyttämiseksi, mutta ei tallenna tietoja uusiin paikkoihin.
Ylätason verkkolomakkeen Aktiviteetti -osio tallentaa tärkeimmät tapahtumat, kuten Luonti, Ota käyttöön/Ota pois käytöstä ja osallistujien korvaaminen
Yksinkertaista työtäsi Acrobat Signilla
Hallitse ja allekirjoita dokumentteja verkossa nopeasti ja helposti.
