メモ:
次の記事では、新しい Adobe Sign UI の手順について説明します。
従来の Adobe Sign UI の同じ手順を確認するには、ここをクリックしてください

 

ワークフローデザイナーは、特定のビジネス要件に合うように署名プロセスをカスタマイズしたワークフローを作成するために使用されます。この新しいツールでは、直観的に操作できるドラッグ&ドロップエディターを使用して、ワークフローテンプレートを簡単に設計および管理できます。契約書に含める文書、関係者の特性(事前に定義されている名前、役割、ルーティングなど)、送信者が事前入力するフォームフィールド、関係者に送信される電子メール、契約書の有効期限、パスワードオプションなどを簡単に指定できます。

また、ワークフローにより、テンプレートを作成して、プロセスの手順を毎回一貫して実行できます。ワークフローテンプレートは、カスタマイズされた指示やフィールドで送信者をガイドするので、送信プロセスが簡単になり、エラーが少なくなります。

 

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新機能...

2018 年 12 月リリース

2018 年 12 月リリースでは、ワークフローエクスペリエンスに次の 3 つのエレメントが追加されました。

  • テンプレート定義フィールドの割り当て
  • ユーザーレベルのアクセスを最新の送信エクスペリエンスへ切り替え可能
  • 一般的なワークフローの問題に対するエラーレポートを改善

 

テンプレート定義フィールドの割り当て

この新しいオプションは、ワークフローデザイナーで定義されているように、受信者リストと、ユーザーが作成したフォーム上にある適切なフィールド割り当てを強く関連付けます。

使用事例:

  • (顧客)署名者が最初に署名する
    • オプションとして、連署者が 2 番目に署名できる
  • 社内の副署は、営業担当者が行う

これまで、送信ページでの受信者のインデックス作成方法により、これには 2 つの形式が必要でした。

  • 社内の副署を 2 番目の署名者インデックスに割り当てる、署名者が 1 人のシナリオ
  • 連署者が 2 番目の署名者インデックス、副署者が 3 番目となる連署者のシナリオ

「テンプレート定義」ルール構造に基づき、全ての使用可能な定義済み受信者フィールドを使用して、完全に対応した 1 つのフォームを作成します。

受信者の署名者インデックス(ワークフローデザイナーで定義)は厳格に実施され、契約書を送信すると、省略された(オプションの)受信者に割り当てられたフィールドは破棄されます。

これにより、上記のユースケースでは、連署者は常に署名者インデックス 2 になりますが、契約書の送信時に連署者が含まれていない場合、これらの signer2 フィールドは無視され、副署者(署名者インデックス 3)は引き続き signer3 フィールドにのみアクセスできます。

 

以下へ移動してこの新機能を有効にします。アカウント/アカウント設定/送信設定/カスタムのワークフロー制御/テンプレートで定義した署名の配置を有効にするへ移動してこの新機能を有効にする

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

注意:

テンプレートで定義した署名の配置を有効にする機能を有効にすると、送信プロセス中に契約書を作成するオプションが無効になります。

契約書と関係する各受信者は、署名者インデックス番号に割り当てられます。このインデックス番号は、コンテンツを追加する権限を持つフィールド(署名フィールドなど)と受信者を関連付けるために必要です。

受信者は、送信ページのスタック順に基づいてインデックス番号を取得します。スタックの一番上にいる受信者は 1、次の受信者は 2、のようになります。契約書を「入力した順序で署名」に設定するとインデックス番号を表示できますが、ワークフローが「任意の順序で署名」となっている場合にも表示されます。

signing_index

 

ワークフローデザイナーで受信者フローを構築すると、署名者インデックスはルールに従って割り当てられます。

  • 上から下へ
    • 左から右へ

以下の例では、署名者および連署者はスタックの一番上に表示されます。

  • 「署名者」は、一番上の一番左に表示され、インデックス 1 が割り当てられます。
  • 「連署者」は、一番上、署名者の右に表示され、インデックス 2 が割り当てられます。

このユースケースでは、物理的にどれが最初に署名されるかは問題ではありません。そのため、並列署名フローに挿入されます。ただし、署名インデックスは厳格に実施され、署名者が正しい「署名者」フィールドにコンテンツを適用し、副署者は割り当てられた「副署者」フィールドにのみアクセスできるようにします。

four_recipients_-workflowdesignerflow

「営業担当者」は 3 番目(署名者と連署者の両方が署名した後)に署名します。

「エグゼクティブの承認」は、「営業担当者」の副署が行われた後、4 番目にリクエストされます。

注意:

受信者名「署名者」、「連署者」、および「営業担当者」などは、フィールド割り当てに影響しません。これらは、ワークフローテンプレートでユーザーに分かりやすくすることが目的の、管理者が定義したラベルです。 

 

上記のデザイナー受信者フローでは、次のような送信ページが生成されます。

送信ページでは、インデックス番号が表示されませんが、スタックの順序はより分かりやすくなります。)

four_recipient_workflowsendscreen

 

フィールドが入ったフォームを作成する場合、各フィールドは署名インデックスに明示的に割り当てられます(当分の間「全員」は無視されます)。

Adobe Sign オーサリング環境では、参加者を選択し、その参加者のフィールドを配置することで実行されます。

各参加者はカラーコード化され、各参加者にどのフィールドが割り当てられるかを視覚的に分かりやすくします。

authoring_four_recipients

 

テキストタグを使用すると、タグはフィールドに署名者のインデックスを割り当てる引数(例::signer1)を提供します。

text_tag_four_recipients

 

ユーザーレベルのアクセスを最新の送信エクスペリエンスへ切り替え可能

デフォルトで「従来の」ワークフローインターフェイスを読み込むよう設定されているユーザーには、画面右上に「最新のエクスペリエンスを試す」リンクが表示されるようになりました。

注意:

新しいカスタマーワークフロー送信エクスペリエンス(以下の 6 月リリースを参照)を有効にしたアカウントには、このリンクは表示されません。

classic_experience

 

リンクをクリックすると、1 回限りのトランザクション用の新しいインターフェイスへと切り替わります。

必要な場合は右上のリンクを使用して従来のエクスペリエンスに戻すことができます。

modern_experience

注意:

サクセスマネージャーに依頼すれば、この切り替えリンクを抑制することができます。


一般的なワークフローの問題に対するエラーレポートを改善

ワークフロープロセスのコントロールとセキュリティを改善した結果、従来のワークフローの一部のエレメントを新しいインターフェイスで使用すると、エラーが発生します。 表示を改善し、これらのエラーが発生した際に説明できるよう、エラートラッピングが追加されました。

最新の送信エクスペリエンスを使用するようアカウントが設定されている場合に、問題のあるワークフローを立ち上げると、エラーを示す赤いバナーが表示されます。

v3_error_message

 

デフォルトで従来のエクスペリエンスを使用するようアカウントが設定されている場合、このルールに基づいて引き続きワークフローが機能する場合があります。

ただし、最新のエクスペリエンスを試すリンクには、丸の中にクエスチョンマークが表示され、エラーが検出されたことを示します。

クエスチョンマークをクリックするとエラーメッセージが表示されます。

v2_error_message

 

1 つ以上の問題がある場合は、検出されたすべてのエラーがリストされます。

新しいインターフェイスルールセットでワークフローを有効にするには、管理者がワークフローを編集し、検出された問題を修正する必要があります。

InvalidEmails

従来のルール設定に基づいて、電子メール文字列が正しく表示されなかったり、間違った区切り(スペースとコンマなど)が使用されたりする場合があります。

このエラーが発生した場合、管理者は以下を確認する必要があります。

  • CC 電子メールが適切に区切られている場合
    • 最新のエクスペリエンスではカンマまたはセミコロンを使用できる
  • 定義済みの受信者電子メール文字列が適切に構築されていることを確認する
    • (例:name@domain.tld)

DuplicateDocumentTitles

最新のエクスペリエンスでは、ワークフローデザイナーのドキュメントページ上にあるすべての文書タイトルに、一意の値が必要です。

このエラーに関する詳細はこちらを参照してください

InAccessibleLibraryDocuments

ワークフローを設計する際、管理者はアクセスを制限する文書テンプレートを添付することができます。

この範囲外のユーザーがワークフローを読み込もうとすると、文書は添付されず、セキュリティ侵害が発生します。

例えば、管理者は新規ドキュメントテンプレートを作成し、プロパティによってアクセスを所有者のみに制限することができます。 管理者はその文書の所有者であるため、文書をワークフローに添付できます。

システムの他のユーザーは所有者ではないので、文書の範囲外です。

このエラーが表示された場合、管理者は添付されている文書テンプレート尾のプロパティを調整する必要があります。

テンプレートプロパティをレビューおよび調整するための手順はこちらを参照してください



2018 年 6 月のリリース

2018 年 6 月のリリースでは、ワークフローデザイナーに複数の変更が適用され、手動の送信プロセスの機能により近くなりました。

新機能には次のような機能が含まれています。

  • 1 人または複数の受信者に電子署名を使用する
  • 受信者が電話ベース(SMS)の受信者認証を使用するように設定する
  • 送信プロセス中に受信者グループを設定する
  • 送信プロセス中に有効なソースから文書を添付する

 

新しいカスタムワークフローの送信プロセスをオプトインすると、上記の機能がすべて有効化されます。

この新しい送信プロセスは送信ページとよく似た新しいリフロー可能なページに表示され、アカウント/アカウント設定/送信設定/カスタムワークフロー送信で有効化できます。

ui_controls_for_v3sendpage

ワークフローデザイナーでは、有効な認証メソッドのすべてが受信者オブジェクトに表示されます。

認証メソッドが更新され、チェックボックスとして表示されるようになりました。これにより、送信者はワークフローデザインでオプションとして選択できます。

デザイナーで複数のオプションにチェックが入っている場合、送信プロセス中、送信者は同じオプションを利用できます。

このリリースでは、デザイナーのオプションとして電話(SMS)も追加されます。

workflow_phone_authentication

デザイナーの受信者オブジェクトを、受信者グループとしてマークできるようになりました。 これにより送信者は、複数の電子メールアドレスをグループとして設定して、1 つの署名手順に署名することを許可できます。

例えば、5 人のマネージャーの 1 人の副署を必要とする場合、5 人のメールアドレスをすべてリスト化でき、署名を適用する必要があるのは 1 人だけです。

workflow_recipientgrouppair

注意:

ワークフローデザイナー内の受信者は、受信者グループとして識別できますが、ワークフローデザイン内には設定されていません。

受信者グループは、送信プロセスでの設定にのみ 使用できます。

送信プロセス中、有効な Adobe Sign ソースから文書を添付できるようになりました。

workflow_librarypair

 

ワークフローの送信機能のユーザーインターフェイスが送信ページのような最新のリフロー可能なデザインに更新されました。

以前は受信者リストの右側にあった手順が、折りたたみ可能なウィンドウのページ上部に移動しました。

new_workflow_sendexperience


カスタムワークフローの作成

管理者のみがワークフローを作成できます。アカウント管理者は、アカウント全体またはアカウント内の特定のグループに対してワークフローを作成できます。グループ管理者は、すべてのワークフローを表示できますが、編集できるのは自分のグループのワークフローのみです。

ワークフローを作成することは、以下の情報を定義することです。

  • ワークフロー情報 - ワークフロー自体を定義します。ワークフローの名前を付けたり、使用する送信者向けにカスタマイズされた指示を入力したり、使用権限を付与することが含まれます。
  • 契約情報 - 送信ページに表示される契約情報を定義およびカスタマイズします。
  • 受信者 - 受信者(署名者と承認者)を必要な署名順序で追加することで、ルーティングを作成します。
  • 電子メール - 署名プロセスの様々なステップで、様々な参加者に送信する電子メールを指定します。
  • 文書 - ワークフローに含める必要のある文書を指定します。
  • 送信者入力フィールド - 契約書を送信する際に送信者が情報を入力するために使用できるフィールドを定義します。送信者が入力した情報を契約書に結合してから、署名者および承認者に送信されます。

必須フィールドは赤いアスタリスクで示されます。一部のフィールドは編集可能で、鉛筆アイコンで示されます(「契約書名」など)。

editable label

鉛筆アイコンをクリックしてカスタムラベルを入力します。このラベルは、ワークフローを使用して文書を送信する際に、送信ページに表示されます。元のラベルに戻すには、元に戻すアイコンをクリックします。

注意:

明示的に定義されたカスタムワークフロー設定は、デフォルトのグループまたはアカウントレベルの設定を上書きします(設定されている場合)。  

  1. アカウント管理者としてログインし、アカウント/ワークフローに移動します。

    2_nav_to_workflow
  2. 新規ワークフローを作成」ボタンをクリックして、ワークフローデザイナーを起動します。

    Create New
  3. ワークフローデザイナーが開き、「ワークフロー情報」パネルが表示されます。

    workflow_-_workflowinfo

    ワークフローデザイナーのバナーに、ワークフローのデフォルト名(「新しいワークフロー」など)が表示されます。

    ワークフロー名の隣にあるドットは、ワークフローがドラフト/非アクティブ(グレー)またはアクティブ(緑)のどちらであるかを示します。

    右側には以下のコントロールがあります。

    • 閉じる - クリックすると、ワークフローを閉じます。
    • 保存 - クリックすると、変更を保存します。
    • アクティベート/アクティベート解除 - 選択したグループのワークフローをアクティベート(またはアクティベート解除)します。

     

    ワークフロー情報ページで、以下の情報を入力します。

    • ワークフロー名 - ワークフローの名前を入力します。この名前は、ワークフローデザイナーのバナー、ホームページのワークフローを使用ドロップダウン、ワークフローを使用して契約書を送信する際の送信ページの一番上に表示されます。
    • 送信者への指示 - ワークフローを使用するための指示を入力します。これらの指示は、ワークフローを使用して契約書を送信する際に、送信ページの上部に表示されます。

    注意:

    指示は、HTML タグを使用して入力できます。指示の入力では、<p>、<br>、<b>、<i>、<u>、<ul>、<ol>、<li>、<img src="完全修飾パス"> および <a href="完全修飾パス"> の HTML タグおよび属性を使用できます。

    src または href パスを使用する場合、パスをホワイトリストに登録する必要があります。URL をカスタマーサクセスマネージャーに送信してください。

    • 次をアクティベート - ワークフローを使用できるユーザーを指定します。すべてのグループまたは自分のアカウント内の特定のグループを指定できます。

     

    以下に、ワークフロー情報の例を示します。

    Workflow Info

  1. 左側のレールの「契約情報」をクリックします。

    workflow_-_agreementinfo
  2. 2. 「契約情報」セクションで、送信者の送信ページに表示する契約情報を定義します。

    • 契約書名 - 契約書の名前を入力します。この名前は、ワークフローを使用して契約書を送信する際の送信ページと、「署名/承認してください」電子メールの見出しに表示されます。このフィールドは必須で、ラベルは編集可能です。
    • メッセージ - 受信者へのメッセージを入力します。このメッセージは、ワークフローを使用して文書を送信する際の送信ページに表示されます。このフィールドは必須で、ラベルは編集可能です。
    • CC - 必要に応じて、CC する関係者の電子メールアドレスを入力します。電子メールアドレスは、カンマまたはセミコロンで区切る必要があります。
      • 最小 - CC に含めることのできる電子メールアドレスの最小数を指定します。
      • 最大 - CC に含めることのできる電子メールアドレスの最大数を指定します。
      • 編集可能 - このオプションを有効にすると、送信者は、送信ページでワークフローの CC アドレスを編集できます。
    • 受信者の言語 - 送信者は、これを使用して受信者の言語を指定できます。 この設定は、送信ページに言語セレクターを表示するかどうかと、表示する場合のデフォルト言語を指定します。
    • 送信オプション
      • ダウンロードされた PDF を開くためのパスワードを設定 - このオプションを有効にすると、送信者は、ダウンロードした PDF を開くためのパスワードを設定できます。
        • このオプションを設定すると、署名者のパスワードの確認も有効になり、同じパスワードが使用されます。
        • 必須 - このオプションを有効にすると、ダウンロードした PDF を開くためのパスワードが常に要求されます。このオプションを設定した場合、送信者は、送信ページでこのオプションを無効にすることはできず、パスワードを入力する必要があります。
      • 文書の有効期限 - このオプションを有効にすると、送信ページで文書の有効期限を設定できるようになります。
        • 契約書完成までの日数 - 受信者が署名プロセスを完了する必要があるデフォルトの日数を選択します。指定した日数は、常に、送信ページで編集できます。
      • 送信前の文書のオーサリングを許可 - このオプションを有効にすると、送信者は送信ページの「プレビュー」オプションを使用して、オーサリング環境で文書のフォームフィールドを変更できるようになります。
        • オーサリングをデフォルトで有効にする - このオプションを有効にすると、送信ページの「プレビュー」オプションが自動的に有効になります。

     

    以下に、契約情報の例を示します。

    Agreement Info

  1. 左側のレールの「受信者」をクリックして、「受信者のルーティング」セクションにアクセスします。

    workflow_-_recipients
  2. 受信者のルーティング」セクションでは、必要に応じて、受信者とルーティング順序を指定できます。シリアルルーティング、パラレルルーティング、ハイブリッドルーティング、ネストハイブリッドルーティングなど、非常に複雑なワークフローを構築できます。 「受信者のルーティング」で利用できる機能を以下に示します。

    • 既存の受信者の前後に別の受信者を追加するには:
      • 追加アイコンをクリックします
      • 挿入するロールを選択します(アカウントに対して有効なすべてのロールが使用できます)
    recip1

     

    • 並列分岐を指定するには、受信者の上にある追加アイコンをクリックして、並列ブランチを選択します。
    Recip2

     

    • 受信者を削除するには、受信者の吹き出しにマウスポインターを置いて、削除アイコンをクリックします。
    Recip4

     

    • 受信者を編集するには、受信者の吹き出しにマウスポインターを置いて、編集アイコンをクリックします。
    recipient_properties

    受信者を編集する際には、以下を設定できます。

    • 受信者ラベル - 受信者のラベルを編集します。例えば、デフォルトの「受信者」というラベルを「バイヤー」に変更できます。
      • 受信者のラベルは、ワークフロー内で一意である必要があります。
    • 電子メールアドレス - 受信者のデフォルト電子メールアドレスを入力します。
    • この受信者は送信者です - チェックを入れると、送信者が受信者として挿入されます
    • 受信者グループとしてマーク - チェックを入れると、送信プロセス中、受信者は送信者に対して空の受信者グループとして表示されます。 送信者は、受信者グループの電子メールアドレスを設定する必要があります
    • 役割 - 受信者の役割(署名者または承認者)を更新します。
    • 必須 - 受信者による署名が必要な場合、このオプションを有効にします。
    • 編集可能 - このオプションを有効にすると、送信者は、送信ページでこの受信者の電子メールアドレスを編集できるようになります。
    • ID 確認 - 署名者に必要な ID 確認の種類を選択します。
      • なし、Adobe Sign、電話、KBA、パスワード、Web ID から選択できます。
      • Adobe Sign アカウントに対して有効化されたオプションのみが表示されます。

    注意:

    ID 確認としてパスワードを有効にすると、同じパスワードが「文書のセキュリティ」に追加され、パスワードを入力しないと PDF が表示されなくなります。

  3. 受信者設定を保存するために、必ず「保存」をクリックしてください。

     

    以下に、受信者情報とルーティングの例を示します。この例では、署名者(バイヤーおよび営業ディレクタ-)と承認者(営業担当副社長)の両方をカスタマイズしています。

    Recip Example

  1. 左側のレールの「電子メール」をクリックして、「電子メール」セクションに移動します。

    • 電子メール」セクションでは、様々なイベントに基づいて、署名および承認プロセス中に送信される電子メールを管理できます。
    • 例えば、契約書が取り消された場合に、受信者および CC の宛先に通知メールが送信されるように指定できます。
    workflows_-_emails
  2. 電子メール通知をトリガーするイベントのボックスをチェックします。

  1. 左側のレールの「文書」をクリックして、「文書」セクションに移動します。

    workflows_-_documents
  2. 文書」セクションでは、以下を設定できます。

    • 文書のタイトル - 文書のタイトルを入力します。このタイトルは、ワークフローを使用して契約書を送信する際に、送信ページの「文書」領域に表示されます。
    • ファイル - ファイルを追加アイコンをクリックして、Adobe Sign ライブラリから文書を添付します。この文書は、このワークフローを使用して契約書を送信する際に、自動的に添付されます。
      • ファイルが選択されていない場合、送信者が契約書を送信する際に、ファイルを指定できます。
      • 文書に「必須」フラグが付けられている場合、ワークフローの開始時、契約書に自動雨滴に添付されます。
      • ファイルを削除 - 間違ったファイルを添付した場合、ファイル名の隣にある削除(X)アイコンをクリックすることで削除できます。
    • 文書名 - 送信者が文書を識別できる意味のある名前を入力します。アップロードしたライブラリ文書の名前がデフォルトですが、上書きできます。
    • 必須 - 文書が必要かどうかを指定します。
    • 文書を追加 - 「文書を追加」ボタンをクリックすると、文書を追加するための行を追加します。
      •  文書のタイトルは一意の値にする必要があります
    • 行を削除 - 行の隣にある削除(X)アイコンをクリックすると、その行全体を削除します。
  3. 以下に、「文書」セクションの設定例を示します。

    Document Info

  1. 左側のレールの「送信者入力フィールド」をクリックして、「送信者入力フィールド」セクションにアクセスします。

    これらの入力フィールドは、(ワークフローデザインの一部として、または送信者がアップロードしたファイルとして)添付された文書で定義されたフォームフィールドにマッピングされます。

    送信者は、これらのフィールドを使用して、受信者に契約書を送信する前に、内容を事前入力できます。

    workflow_-_senderinputfield
  2. 送信者入力フィールド」パネルで、「フィールドを追加」をクリックします。

    input firld record

    追加する各行で、以下を設定できます。

    • フィールドのタイトル - フィールドのタイトルを入力します。このタイトルは、送信者が参照する送信ページに表示されます。
    • 文書フィールド名 - 添付したライブラリ文書のフィールドのフィールド名を入力します。
      • ここで入力するフィールド名は、文書のフォームフィールド名と一致する必要があります
    • デフォルト値 - デフォルト値があれば入力します。
    • 必須 - 契約書を送信する前にこのフィールドの値を入力する必要がある場合、このオプションを有効にします。
    • 編集可能 - このオプションを有効にすると、契約書の送信者がデフォルト値を変更できるようになります。
    • 行を削除(X)アイコンをクリックすると、その行全体を削除できます。

     

    以下に、送信者入力フィールドの例を示します。

    Sendere Input fields


カスタムワークフローを使用した送信

ワークフローを使用して契約書を送信できます。ワークフローを選択すると、送信ページが表示され、定義されたカスタムフィールド(カスタマイズされた指示やデフォルトの受信者など)が表示されます。


ワークフロー契約書の署名と承認

ワークフロー契約書は、ルーティングで指定された順序で送信されます。署名者および承認者は、「署名/承認してください」電子メールのリンクを使用して署名できます。または、登録済みの Adobe Sign ユーザーの場合、管理ページから署名できます。これは、標準の送信プロセスと同じです。

ワークフロー契約書の履歴と監査レポートは、管理ページからアクセスできます。契約の処理中は、リマインダーを追加して別の作業を実行できます。


カスタムワークフローの編集

  1. アカウント管理者としてログインし、アカウント/ワークフローに移動します。

    24_nav_to_workflow
  2. ワークフロー」リストで、ワークフローをクリックして選択します。

    workflows
  3. コンテキストメニューから「開く」をクリックします。ワークフローデザイナーが表示されます。

    ワークフローデザイナーが開くと、ワークフローを完全に編集できるようになります。必要に応じてすべてのセクションを変更でき、「更新」ボタンをクリックするまでは、変更は保存されません。

     

    ワークフローデザイナーでは、以下を変更できます。

    workflow_header

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