Genel bakış

İş Akışı Tasarımcısı, imza süreçlerini şirketinizin gereksinimlerine göre özelleştiren iş akışları oluşturmak için kullanılır. Yöneticiler bu yeni aracı kullanarak sezgisel bir sürükle-bırak düzenleyiciyle iş akışı şablonlarını kolayca tasarlayabilir ve yönetebilirler. Tüm bunların belirlenmesi kolaydır: bir anlaşmaya dahil edilecek belgeler; önceden belirlenen isimler, görevler ve yönlendirmeler dahil olmak üzere katılımcıların özellikleri; gönderen tarafından önceden doldurulacak form alanları; katılımcılara gönderilecek e-postalar; sözleşme sona erme tarihi veya parola seçenekleri ve daha fazlası.

Ayrıca iş akışları, süreçteki adımların her defasında tutarlı bir şekilde uygulanması amacıyla kullanıcılarınızın kolayca takip edebileceği "gönderme" deneyimleri de oluşturur. İş akışı şablonu kullanan gönderenler, gönderme sürecinde özel talimatlar ve alanlarla yönlendirilir; böylece gönderme sürecini kullanmak kolaylaşır ve hata riski azalır.

Yenilikler

Aralık 2018 Sürümü

Aralık 2018 sürümüyle iş akışı deneyimine üç yeni öğe eklenmiştir:

  • Şablon tanımlı alan atama
  • Modern Gönderme deneyimine kullanıcı düzeyinde değiştirilebilir erişim
  • Ortak iş akışı sorunları için gelişmiş hata raporlama

 

Şablon tanımlı alan atama

Bu yeni seçenek, alıcı listesini iş akışı tasarımcısında tanımlandığı haliyle oluşturduğunuz formlarınızdaki uygun alan atamalarıyla yakından ilişkilendirir.

Örnek kullanım durumları:

  • Bir imzalayan (müşteri) ilk imza atacak kişidir
    • Alternatif olarak, bir ortak imzalayan kullanıcı da ikinci imzayı atabilir
  • Bir satış temsilcisi tarafından şirket içi karşı imza uygulanmıştır

Bu durum, alıcıların Gönderme sayfasında dizinlenme şekli nedeniyle geleneksel olarak iki formun oluşturulmasını gerektirir:

  • Bir form, tek imzalayan durumu içindir ve şirket içi karşı imzayı ikinci imzalayan dizini olarak atar
  • Diğer form ortak imzalayan durumu içindir ve burada ortak imzalayan ikinci imzalayan dizinidir ve karşı imza üçüncü dizindir

"Tanımlanan şablon" kural yapısı altında muhtemel tüm alıcı alanları tanımlanmış bir şekilde eksiksiz bir şekilde etkinleştirilmiş bir form oluşturursunuz.

Alıcı imzalayan dizini (İş Akışı Tasarımcısında tanımlandığı şekliyle) sıkı bir şekilde uygulanır ve sözleşme gönderildiğinde atlanmış (isteğe bağlı) alıcılara atanan tüm alanları göz ardı eder.

Bu yüzden yukarıdaki kullanım durumunda ortak imzalayan daima ikinci imzalayan dizinidir ancak ortak imzalayan, sözleşmenin gönderildiği anda dahil edilmezse ikinci imzalayan alanları göz ardı edilir ve karşı imzalayan (üçüncü imzalayan dizini) yine de üçüncü imzalayan alanlarına erişim elde eder.

 

Bu yeni işlevi şuradan etkinleştirebilirsiniz: Hesap > Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları > Özel İş Akışı Gönderme > Şablon tanımlı imza yerleştirme özelliğini etkinleştir

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

Alıcılar ve alanlar arasındaki ilişkiyi anlama

Bir sözleşmeyle ilişkilendirilmiş her alıcıya bir imzalayan dizin sayısı atanır. Bu dizin sayısı, alıcıyı içerik ekleme yetkisine sahip olduğu alanlarla ilişkilendirmek için gereklidir (imza alanı gibi).

Alıcılar, dizin sayılarını Gönderme sayfasındaki yığın sırasına göre alır. Yığının en üstündeki alıcının sayısı 1 iken sonraki alıcının sayısı 2 olur ve numaralandırma, bu şekilde devam eder. Bu dizin numarası, sözleşme "Sırayla Tamamla" olarak yapılandırıldığında görülebilir ancak iş akışı "Herhangi bir Sırada Tamamla" olduğunda da mevcuttur. 

signing_index

 

İş akışı tasarımcısında bir alıcı akışı oluştururken imzalayan dizini aşağıdaki kurallara göre atanır:

  • Üstten alta
    • Soldan sağa

Aşağıdaki örnekte İmzalayan ve Ortak İmzalayan, yığının en üstündedir.

  • "İmzalayan" en üstte ve en soldaki alıcıdır; bu yüzden dizin numarası 1 olarak atanır
  • "Ortak İmzalayan" da en üsttedir ancak İmzalayanın sağındadır; bu yüzden dizin numarası 2 olarak atanır

Bu kullanım durumunda kimin fiziksel olarak imzaladığı önemli değildir bu nedenle imzalayanlar paralel imza akışına yerleştirilir. Ancak İmzalayanın içeriğini doğru "İmzalayan" alanına uygulamasını ve Ortak İmzalayanın kendine atanmış "Ortak İmzalayan" alanlarına erişmesini sağlamak için imza dizini sıkı bir şekilde uygulanır.

four_recipients_-workflowdesignerflow

İmzalayan ve Ortak İmzalayan işlemi tamamladıktan sonra "Satış Temsilcisi" üçüncü sırada imzalar.

Satış Temsilcisinin karşı imzası atıldıktan sonra "Yönetici Onayı" dördüncü sırada istenir.

Not:

"İmzalayan", "Ortak İmzalayan" ve "Satış Temsilcisi" gibi alıcı adları atanmış alanlarda yer almaz. Bunlar yalnızca yönetici tarafından belirlenen etiketlerdir ve iş akışı şablonunda kullanıcının rahat anlayabilmesi için kullanılır. 

 

Yukarıdaki tasarımcı alıcı akışı, aşağıdaki gibi bir Gönderme sayfası şablonu oluşturur.

(Gönderme sayfasında yığın sıralaması daha çok görünür ancak dizin sıraları gösterilmez.)

four_recipient_workflowsendscreen

 

Alanları olan bir form oluştururken her alan bir imzalama dizinine açık bir şekilde atanır (bu durumda "Herkes" alanları göz ardı edilir).

Adobe Sign form oluşturma ortamında bu işlem bir Katılımcı seçerek ve bu katılımcı için alanlar yerleştirerek yapılır.

Hangi alanın hangi katılımcıya atandığının görsel olarak ayırt edilebilmesi için her katılımcı renklerle kodlandırmıştır.

authoring_four_recipients

 

Metin etiketleri kullanırsanız etiketin kendisi, alanı imzalayan dizinine atayan bir bağımsız değişken (ör. İmzalayan1) sunar.

text_tag_four_recipients

 

Modern Gönderme deneyimine kullanıcı düzeyinde değiştirilebilir erişim

"Classic" iş akışı arayüzünü yükleyen kullanıcılar için artık varsayılan olarak ekranın sağ üst köşesinde bir bağlantı bulunur ve bu bağlantıyla "Modern Deneyimi Denerler".

Not:

Yeni Müşteri İş Akışı gönderme deneyimini (aşağıdaki Haziran sürümüne göz atın) etkinleştiren hesaplar, bu bağlantıyı görmez.

classic_experience

 

Bu bağlantı tıklatıldığında kullanıcı, yalnızca bu işlem için yeni arayüze geçer.

İstenirse klasik deneyime geri dönmek için sağ üst köşede bir bağlantı bulunur.

modern_experience

Not:

Bu değişim bağlantısını, isterseniz başarı müdürünüzle iletişime geçerek devre dışı bırakabilirsiniz.

 

Ortak iş akışı sorunları için gelişmiş hata raporlama

İş akışı işlemlerindeki geliştirilmiş kontrol ve güvenlik sonucu eski iş akışlarının bazı öğeleri yeni arayüzde hata verir.  Ek hata yakalama özelliği yerleştirilerek bu hatalarla karşılaşıldığında daha rahat görünmesi ve daha iyi açıklanması sağlanmıştır.

Hesap, Modern Gönderme deneyimini kullanmak üzere yapılandırılmışsa ve problemli bir iş akışı kurulursa kullanıcıya hatayı gösteren kırmızı bir şerit gösterilir:

v3_error_message

 

Hesap hala varsayılan olarak klasik deneyimi kullanmak üzere yapılandırılmışsa iş akışı bu kurallarla çalışmaya devam edebilir. 

Ancak, Modern Deneyimi Deneme bağlantısı, bir daire içerisinde bir hatanın tespit edildiğini belirten bir soru işareti görüntüler. 

Soru işareti tıklatıldığında hata mesajı görüntülenir:

v2_error_message

 

Birden fazla sorun bulunduğunda tespit edilen tüm hatalar listelenir.

İş akışını yeni arayüz kural dizisinde geçerli kılmak için yönetici iş akışını düzenlemeli ve bulunan sorunları gidermelidir:

Geçersiz E-posta Dizeleri

InvalidEmails

Klasik kural dizisinde e-posta dizeleri yanlış oluşturulabilir veya düzgün olmayan bir şekilde sınırlandırılabilir (örneğin; boşluklarla veya virgüllerle).

Bu hata oluştuğunda yönetici şunları kontrol etmelidir:

  • Bilgi Alanı e-postalarının düzgün sınırlandırılıp sınırlandırılmadığı
    • Modern deneyimin virgülleri veya noktalı virgülleri kabul edip etmediği
  • Tanımlanmış herhangi bir alıcı e-postası dizesinin düzgün bir şekilde inşa edilip edilmediği
    • (Ör. ad@domain.tld)

Yinelenen Belge Başlıkları

DuplicateDocumentTitles

Modern deneyim, İş Akışı Tasarımcısının Belgeler sayfasındaki tüm belge başlıkları için benzersiz değer girilmesini gerektirir.

Bu hatayla ilgili ayrıntılı ek bilgilere buradan erişebilirsiniz

Erişilemeyen Kitaplık Belgeleri

InAccessibleLibraryDocuments

Bir iş akışı tasarlarken Yöneticinin sınırlı erişim kapsamı içeren bir belge taslağı ekleyebilir.

Bu kapsamın dışında kalan kullanıcılar iş akışını yüklemeye çalıştığında belge eklenemez ve güvenlik ihlali tetiklenir.

Örneğin; bir yönetici yeni belge taslağını yalnızca belge sahibi tarafından erişilecek şekilde kısıtlayarak oluşturabilir.  Yönetici, belge sahibi olduğu için belgeyi iş akışına ekleyebilir. 

Sistemdeki başka hiçbir kullanıcı, belge sahibi olmadığından belge kapsamının dışındadır.

Bu hata verildiğinde yöneticinin eklenen belge taslağına ait özellikleri ayarlaması gerekir.

Şablon özelliklerini incelemek ve ayarlamak için gereken adımlar burada bulunabilir



Haziran 2018 Sürümü

Haziran 2018 sürümüyle çeşitli değişiklikler uygulanan İş Akışı Tasarımcısı, manuel Gönderme işleminin işlevine yakın hale getirildi.

Yeni özellikler şu işlemlerin yapılmasını sağlıyor:

  • Alıcılarınızdan bir veya daha fazlası için dijital imzaları kullanma
  • Alıcıları telefon tabanlı (SMS) alıcı kimlik doğrulamasının kullanılacağı şekilde yapılandırma
  • Alıcı gruplarını gönderme işlemi sırasında yapılandırma
  • Gönderme işlemi sırasında tüm etkin kaynaklardan dosya ekleme

 

Yeni Özel İş Akışı Gönderme işlemini tercih ettiğinizde yukarıdaki özelliklerin tümü etkinleştirilir.

Yeni Gönderme işlemi, Gönder sayfasına benzeyen yeni ve yeniden akıtılabilir bir sayfada görüntülenir ve Hesap > Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları > Özel İş Akışı Gönderme alanından etkinleştirilebilir

ui_controls_for_v3sendpage

Alıcı kimlik doğrulaması

İş Akışı Tasarımcısında, etkin olan tüm kimlik doğrulama yöntemleri alıcı nesnesinde görüntülenir.

Onay kutuları olarak görüntülenecek şekilde güncellenen kimlik doğrulama yöntemleri, iş akışı tasarımcısının gönderen için seçeneklere izin vermesini sağlar. 

Tasarımcıda birden fazla seçenek işaretlenirse gönderen aynı seçenekleri gönderme işlemi sırasında da kullanabilir.

Bu sürümde tasarımcıya seçenek olarak telefon (SMS) tercihi de eklenmiştir.

workflow_phone_authentication

Alıcı grupları

Tasarımcıdaki alıcı nesneleri artık alıcı grupları olarak işaretlenebilir.  Bu sayede, gönderen bir imza adımı için izin verilen bir dizi e-posta adresini yapılandırabilir.

Örneğin, beş yöneticiden birinin karşı imzasına ihtiyacınız varsa beş e-posta adresinin tümünü listeleyebilirsiniz ancak bunlardan sadece birinin bir imza uygulaması gerekir.

workflow_recipientgrouppair

Not:

İş akışı tasarımcısındaki alıcılar, alıcı grubu olarak tanımlanabilir ancak iş akışı tasarımı içinde yapılandırılmaz.

Alıcı grubu, yalnızca gönderme sürecinde yapılandırılabilir.

Dosya ekleri

Gönderme işlemi sırasında dosyalar artık etkin olan herhangi bir Adobe Sign kaynağından eklenebilir.

workflow_librarypair

 

İş akışı gönder deneyiminin kullanıcı arabirimi Gönder sayfasındaki gibi modern ve yeniden akıtılabilir bir tasarımla güncellenmiştir.

Daha önce alıcı listesinin sağında yer alan talimatlar, sayfanın üst kısmına, daraltılabilir bir pencereye taşınmıştır.

new_workflow_sendexperience

Özel iş akışı oluşturma

İş akışlarını yalnızca yöneticiler oluşturabilir. Hesap yöneticileri iş akışlarını hesaplarının tamamı ya da hesapları altındaki belirli gruplar için oluşturabilir. Grup yöneticileri iş akışlarının hepsini görebilir ama yalnızca kendi gruplarındakileri düzenleyebilir.

İş akışı oluşturma, aşağıdaki bilgileri tanımlamadan ibarettir:

  • İş Akışı Bilgileri—İş akışını tanımlar. Buna iş akışını adlandırma, gönderenler için özel talimatlar girme ve iş akışını kullanma izinlerini verme dahildir.
  • Sözleşme BilgileriGönder sayfasında görüntülenen sözleşme bilgilerini tanımlar ve özelleştirir.
  • Alıcılar—Alıcıları gerekli imzalama sırasında ekleyerek (imzalayanlar ve onaylayanlar) yönlendirme oluşturur.
  • E-postalar – İmza sürecinin farklı adımlarında farklı alıcılara gönderilecek e-postaları belirler.
  • Belgeler—İş akışına hangi belgelerin dahil edilmesi gerektiğini belirler
  • Gönderen Giriş Alanları— Gönderenlerin sözleşmeyi gönderirken bilgi girmek için kullanabileceği alanları tanımlar. Gönderi giriş bilgileri, imzalayanlar ve onaylayanlara gönderilmeden önce sözleşmede birleştirilir.

Gerekli alanlar kırmızı yıldız işaretiyle gösterilir.
Kalem simgesiyle gösterilen bazı alan etiketleri düzenlenebilir; örneğin Sözleşme Adı:

editable label

Özel bir etiket girmek için kalem simgesini tıklatın. Bu etiket, iş akışı kullanılarak belge gönderilirken Gönder sayfasında görüntülenir. Orijinal simgeye geri dönmek için geri döndürme simgesini tıklatın.

İş Akışı Bilgileri

1. Hesap Yöneticisi olarak oturum açın ve şuraya gidin: Hesap > İş Akışları 

2. Nav to Workflow

2. İş Akışı Tasarımcısı'nı açmak için Yeni İş Akışı Oluştur düğmesini tıklatın. 

Create New

İş Akışı Tasarımcısı açılır ve İş Akışı Bilgileri paneli görüntülenir:

workflow_-_workflowinfo

İş Akışı Tasarımcısı bandında iş akışının varsayılan adı görüntülenir (ör. Yeni İş Akışı).

İş akışı adının yanındaki nokta, iş akışının taslak/devre dışı mı (gri nokta) yoksa etkin mi
(yeşil nokta) olduğunu gösterir.

Sağ tarafta şu kontroller bulunur:

  • Kapatİş akışını kapatmak için tıklatın
  • Kaydet—Değişikliklerinizi kaydetmek için tıklatın
  • Etkinleştir/Devre Dışı Bırak—İş akışını seçili grup için etkinleştirmek (veya devre dışı bırakmak) üzere tıklatın

 

1. İş Akışı Bilgileri sayfasında aşağıdaki bilgileri girin:

  • İş Akışı Adı—İş akışınız için bir ad girin. Bu ad İş Akışı Tasarımcısı bandında, panodaki İş Akışı Kullan açılır menüsünde ve iş akışı kullanılarak sözleşme gönderilirken Gönder sayfasının üst tarafında görüntülenir. 
  • Gönderen İçin Talimatlar—İş akışını kullanma talimatlarını girin. Bu talimatlar, iş akışı kullanılarak sözleşme gönderilirken Gönder sayfasının üst tarafında görüntülenir.

Not:

Talimatlar HTML etiketleri kullanılarak eklenebilir. Talimatlar bölümünde şu html etiketleri ve bunların nitelikleri kullanılabilir: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src=”fully qualified path”> ve <a href=”fully qualified path”>.

Src veya href yollarını kullanmayı planlıyorsanız bu yolları beyaz listeye eklemeniz gerekir. Lütfen URL'leri Müşteri Başarı Yöneticinize gönderin

  • Şunun için etkinleştir:—İş akışını kimin kullanabileceğini belirleyin. Tüm grupları veya hesabınızdaki grupları seçebilirsiniz.

 

Aşağıda bir İş Akışı Bilgileri örneği bulunmaktadır: 

Workflow Info

Sözleşme Bilgileri

1. Sol bölmedeki Sözleşme Bilgileri'ni tıklatın

workflow_-_agreementinfo

2. Sözleşme Bilgileri bölümünde sözleşme bilgilerini Gönder sayfasında gönderen için görüntülenmesi gereken şekilde tanımlayın:

  • Sözleşme Adı—Sözleşmenin adını girin. Bu ad, iş akışı kullanılarak sözleşme gönderilirken Gönder sayfasında ve "Lütfen imzalayın/Lütfen onaylayın" e-posta başlığında görüntülenir. Bu alan gereklidir ve etiketi düzenlenebilir.
  • Mesaj—Alıcılar için bir mesaj girin. Bu mesaj, iş akışı kullanılarak sözleşme gönderilirken Gönder sayfasında görüntülenir. Bu alan gereklidir ve etiketi düzenlenebilir.
  • Cc—Gerekiyorsa cc'ye eklenecek tarafların e-posta adresini girin. E-posta adresleri, virgül veya noktalı virgül ile ayrılmalıdır
    • Minimum—Cc'ye eklenebilecek e-posta adreslerinin minimum sayısını belirleyin.
    • Maksimum—Cc'ye eklenebilecek e-posta adreslerinin maksimum sayısını belirleyin.
    • Düzenlenebilir—Gönderenlerin iş akışı cc adreslerini Gönder sayfasında düzenlemelerine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin.
  • Alıcının Dili—Gönderen alıcının dilini belirlemek için bu ayarı kullanabilir.  Bu ayar, dil seçicinin Gönder sayfasında görüntülenip görüntülenmeyeceğini ve görüntülenecekse hangi varsayılan dilin görüntüleneceğini tanımlar.
  • Gönderme Seçenekleri
    • İndirilen PDF'yi açmak için kullanılacak parolayı belirle—Gönderenin indirilen PDF için parola belirlemesine izin vermek istiyorsanız bu seçeneği etkinleştirin.
      • Bu seçenek etkinleştirildiğinde İmzalayan Doğrulaması da Parola olarak ayarlanır ve her iki ayar için aynı parola değeri kullanılır.
      • Gerekli—İndirilen PDF için parolanın her zaman gerekli olmasını istiyorsanız bu seçeneği etkinleştirin. Bu seçenek etkinleştirildiğinde gönderenler Gönder sayfasında bu seçeneği devre dışı bırakamaz ve bir parola sağlamaları gerekir.
    • Son tamamlanma tarihi—Son tamamlanma tarihinin Gönder sayfasında belirlenmesine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin.
      • Sözleşmenin tamamlanması için gereken gün sayısı—Alıcılara imza sürecini tamamlamak için verilen varsayılan gün sayısını seçin. Belirlenen gün sayısı her zaman Gönder sayfasında düzenlenebilir.
    • Göndermeden önce belge içeriği oluşturulmasına izin ver—Gönderenlerin Gönder sayfasında Önizleme seçeneğini kullanarak belge form alanlarını içerik oluşturma ortamında değiştirmesine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin.
      • Varsayılan olarak içerik oluşturmayı etkinleştirSend sayfasında Önizleme seçeneğini otomatik olarak etkinleştirmek için bu seçeneği etkinleştirin.

 

Aşağıda bir Sözleşme Bilgileri örneği bulunmaktadır:

Agreement Info

Alıcılar

1. Alıcı Yönlendirme bölümüne erişmek için sol bölmedeki Alıcılar'ı tıklatın

workflow_-_recipients

2. Alıcı Yönlendirme bölümünde alıcıları ve yönlendirme sırasını gereksinimlerinize göre belirleyebilirsiniz. Seri, paralel, hibrit veya iç içe hibrit yönlendirme ile çok karmaşık iş akışları oluşturabilirsiniz.  Aşağıdaki talimatlar Alıcı Yönlendirmeleri için mevcut işlevleri vurgulamaktadır.

  • Mevcut bir alıcıdan önce veya sonra başka bir alıcı eklemek için:
    • Ekle simgesini tıklatın
    • Eklemek istediğiniz rolü seçin (hesap için etkinleştirilen tüm roller kullanılabilir)
recip1

 

  • Bir paralel taraf belirlemek için alıcının üzerindeki ekle simgesini tıklatın ve Paralel Taraflar'ı seçin. 
Recip2

 

  • Bir alıcıyı silmek için imleci alıcı baloncuğunun üzerine getirin ve sil simgesini tıklatın
Recip4

 

  • Bir alıcıyı özelleştirmek için imleci baloncuğun üzerine getirin ve düzenle simgesini tıklatın
recipient_properties

Alıcıyı düzenlerken aşağıdakileri yapılandırabilirsiniz:

  • Alıcı Etiketi— Alıcının etiketini özelleştirin. Örneğin, varsayılan Alıcı etiketini Satın Alan olarak değiştirin. 
    • Alıcıların etiketleri iş akışı içinde benzersiz olmalıdır
  • E-posta adresi—Alıcının varsayılan e-posta adresini girin
  • Bu alıcı, gönderen kişidir - Bu seçenek işaretlendiğinde gönderen alıcı olarak eklenir
  • Alıcı grubu olarak işaretle - Bu seçenek işaretlendiğinde alıcı gönderme işleminde gönderen için boş bir alıcı grubu olarak görüntülenir.  Gönderenin alıcı grubunun e-posta adreslerini yapılandırması gerekir
  • Rol—Alıcının rolünü güncelleyin (İmzalayan veya Onaylayan)
  • Gerekli—Alıcının imzası gerekiyorsa bu seçeneği etkinleştirin
  • Düzenlenebilir—Gönderenin Gönder sayfasında bu alıcının e-posta adresini güncellemesine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin
  • Kimlik Doğrulaması—İmzalayan için gereken kimlik doğrulaması türünü seçin
    • Yok, Adobe Sign, Telefon, KBA, Parola ve Web Kimliği kullanılabilecek seçeneklerdir
    • Yalnızca Adobe Sign hesabı için etkinleştirilmiş seçenekler görünür

Not:

Kimlik doğrulaması için parola etkinleştirildiğinde, aynı parola Belge Güvenliğine de eklenir ve PDF'nin parola girmeden görüntülenmesi engellenir.

Yapılan alıcı yapılandırmalarını kaydetmek için Kaydet'i tıklatmayı unutmayın.

 

Aşağıda hem imzalayan (Satın Alan ve Satış Direktörü) hem de onaylayan (Satış Müdür Yardımcısı) etiketlerinin özelleştirildiği bir Alıcı bilgileri ve yönlendirme örneği bulunmaktadır. 

Recip Example

E-postalar

1. E-postalar bölümüne gitmek için sol bölmedeki E-postalar'ı tıklatın

E-postalar bölümünde, imza ve onaylama süreci sırasında farklı olaylara göre hangi e-postaların gönderileceğini kontrol edebilirsiniz. 

Örneğin, sözleşme iptal edildiğinde alıcılara ve cc'ye eklenen kişilere bilgilendirme e-postaları gönderilmesini belirtebilirsiniz. 

2. E-posta bildirimini tetiklemesini istediğiniz olayların kutularını işaretleyin

workflows_-_emails

Not:

Bazı e-posta olayları düzenlenemez:

  • "Her zaman", olay için e-postanın e-posta alıcılarına her zaman gönderileceği anlamına gelir
  • "-", olay ve e-posta alıcısı kombinasyonunun geçerli olmadığı ve e-posta gönderilmeyeceği anlamına gelir

Belgeler

1. Belgeler bölümüne gitmek için sol bölmedeki Belgeler'i tıklatın

workflows_-_documents

 

2. Belgeler bölümünde aşağıdakileri yapılandırabilirsiniz

  • Belge Başlığı—Belge için bir başlık girin. Bu başlık, iş akışı kullanılarak belge gönderilirken Gönder sayfasındaki Belgeler alanında görüntülenir
  • Dosyalar—Adobe Sign kitaplığınızdan belge eklemek için Dosya Ekle simgesini tıklatın. Bu iş akışı kullanılarak belge gönderilirken bu belge otomatik olarak eklenir
    • Hiçbir dosya seçilmezse iş akışı, gönderenin sözleşmeyi gönderirken bir dosya sağlamasına izin verir
    • Bir belge Gerekli olarak işaretlenirse iş akışı başlatıldığında otomatik olarak sözleşmeye eklenir
    • Dosyayı Sil – Yanlış dosyayı eklerseniz dosya adının yanındaki sil simgesini (X) tıklatarak dosyayı kaldırabilirsiniz
  • Belge Adı—Gönderen için belgeyi tanımlayan anlamlı bir ad girin. Güncellenen kitaplık belgesinin adı varsayılan ad olur ancak üzerine yazılabilir
  • Gerekli—Belgenin gerekli olup olmadığını belirler
  • Belge Ekle—Ek belgeler için satır eklemek istediğinizde Belge Ekle düğmesini tıklatın
    •  Belge başlıkları benzersiz değerler olmalıdır
  • Satırı Sil—Tüm satırı silmek için satırı sil simgesini (X) tıklatın

Not:

Tasarımcıdaki İş Akışlarına yalnızca Adobe Sign kitaplığına yüklenmiş dosyalar eklenebilir.

Bir iş akışına bir dosya eklerken şablon özelliklerinin gönderen erişimine izin verecek şekilde ayarlandığından emin olun.

Gönderme işlemi sırasında, gönderenler Adobe Sign ayarlarında etkinleştirilmiş tüm kaynaklarından dosya ekleyebilir.

 

Aşağıda yapılandırılmış bir Belgeler bölümü örneği bulunmaktadır:

Document Info

Gönderen Giriş Alanları

1. Gönderen Giriş Alanları bölümüne erişmek için sol bölmedeki Gönderen Giriş Alanları'nı tıklatın.

Bu giriş alanları, (iş akışı tasarımının parçası olarak ya da gönderenin yüklediği dosya olarak) eklenmiş belgelerdeki tanımlanmış form alanlarıyla eşleştirilir.

Gönderen sözleşmeyi alıcıya göndermeden önce içeriği doldurmak için bu alanları kullanabilir.

workflow_-_senderinputfield

2. Gönderen Giriş Alanları panelinde Alan Ekle'yi tıklatın

input firld record

Daha sonra, eklenen her satır için aşağıdakileri yapılandırabilirsiniz:

  • Alan Başlığı—Alan için bir başlık girin. Bu değer gönderen için başvuru amacıyla Gönder sayfasında görüntülenir
  • Belge Alan Adı—Eklenmiş kitaplık belgesindeki bir alan için alan adını girin
    • Buraya girilen alan adı, belgedeki form alanı adı ile aynı olmalıdır
  • Varsayılan Değer—Varsa bir varsayılan değer girin.
  • Gerekli—Sözleşme gönderilmeden önce bu alana bir değer girilmesi gerekiyorsa bu seçeneği etkinleştirin
  • Düzenlenebilir— Sözleşmeyi gönderenin varsayılan değeri değiştirmesine izin vermek için bu seçeneği etkinleştirin
  • Tüm satırı silmek için satırı sil simgesini (X) tıklatın

 

Aşağıda bir Gönderen Giriş Alanları örneği bulunmaktadır: 

Sendere Input fields

İş akışı tamamen yapılandırıldıktan sonra sayfanın üst tarafındaki Kaydet'i tıklatın.

İş akışını hemen etkinleştirmek için Etkinleştir'i tıklatın. İş akışı her zaman düzenlenebilir.

Özel iş akışı kullanarak gönderme

Bir iş akışını kullanarak sözleşme gönderebilirsiniz. Bir iş akışını seçtiğiniz zaman Gönder sayfasında özel talimatlar, varsayılan alıcılar vb. tanımlanmış özel alanlar görüntülenir.

Gönderme süreci

1. Pano'da İş Akışı Kullan açılır menüsünden bir iş akışı seçin ve ardından Başlat'ı tıklatın

workflow_menu_onthedashboardpage

 

Gönder sayfası görüntülenir:

whole_workflow_pagebysection

Yukarıda gösterilen örnek Gönder sayfasında şu özelleştirmeler görüntülenmektedir:

A. İş Akışı Bilgileri bölümünden:

○ Üst taraftaki İş Akışı Adı (GlobalCorp Hizmet Sözleşmesi <50K)

○ Gönderen için Talimatlar (Bu iş akışı 50K'dan küçük sözleşmeler için kullanılır)

B. Sözleşme Bilgileri bölümünden:

○ Özel Sözleşme Adı (GlobalCorp 2018 Hizmet Sözleşmesi)

○ Mesaj (Hizmet sözleşmesi ektedir)

○ İmzalanan belgeyi parolayla koruma (İzin verilmiş ancak tanımlanmamıştır)

C. Alıcılar bölümünden:

○ Alıcılar ekranı için özel etiketler (İmzalayan ve Karşı İmzalayan) ve onaylı alıcılar ekranı için özel etiketler (Hukuk ekibi)

○ Gönderen imzalayanlardan biriyse e-posta adresleri gizlenir ve bunun yerine "Kendim" ifadesi girilir

○ Alıcı grubunun (Hukuk ekibi) e-posta adresleri gönderen tarafından girilir

D. Belgeler bölümünden:

○ Önceden eklenmiş sözleşmenin adı (Hizmet Sözleşmesi) Belgeler alanında görüntülenir

○ Gönderenin yüklemesi gereken dosyanın adı da görüntülenir (Referans Belge)

E. Gönderen Giriş Alanları bölümünden:

○ Tanımlanmış alanlar, Alanlar bölümünde görüntülenir

○ Varsayılan değer içe aktarılmıştır ancak düzenlenebilir

 

2. İş akışınızın gerektirdiği alanları doldurun.

Yukarıdaki örnekte bu alanlar şunlardır:

  • Hukuk ekibinin e-posta adresi
  • Cc'ye eklenecek e-posta adresleri (isteğe bağlı)
  • Referans Belge dosyasını yükleme
  • Zorunlu alan bilgileri (Ürün ve Toplam Maliyet)
  • İmzalanan belgeyi parola ile koruma ile Önizleme, imza yerleştirme veya form alanı ekleme alanları bu iş akışında isteğe bağlıdır.

3. Gönder'i tıklatın.

4. İsteğe bağlı olarak içerik oluşturma alanında alanları gerektiği gibi değiştirin, ardından Gönder'i tıklatın

İş akışı sözleşmesini imzalama ve onaylama

İş akışı sözleşmesi, yönlendirmede belirtilen sırada gönderilir. İmzalayanlar ve onaylayanlar, Lütfen imzalayın/Lütfen onaylayın e-postasındaki bağlantıyı kullanarak ya da kayıtlı Adobe Sign kullanıcısıysalar Yönet sayfalarından imzalayabilir. Bu, standart gönderme süreci ile aynı şekilde çalışır.

İş akışı sözleşmesi için geçmiş ve denetim raporuna Yönet sayfasından erişilebilir. Sözleşme işlemdeyken hatırlatma ekleyebilir ve başka görevler gerçekleştirebilirsiniz.

Özel iş akışı düzenleme

Mevcut iş akışlarını güncelleme

1. Hesap Yöneticisi olarak oturum açın ve şuraya gidin: Hesap > İş Akışları 

24. Nav to Workflow

2. İş Akışları listesinde bir iş akışını tıklatarak seçin

workflows

 

3. Bağlam menüsünde Aç'ı tıklatın. İş Akışı Tasarımcısı görüntülenir

İş Akışı Tasarımcısı açıldığında iş akışı tamamen düzenlenebilir hale gelir. Tüm bölümler gerektiği gibi değiştirilebilir ve Güncelle düğmesi tıklatılmadan değişiklikler kaydedilmez.

 

İş Akışı Tasarımcısı'nda aşağıdaki değişiklikleri yapabilirsiniz:

workflow_header

 

A) İş Akışını Klonla - Bu simge seçildiğine yeni bir iş akışı adı belirlemeniz istenir ve iş akışının bire bir kopyası bu yeni ad altında kaydedilir

B) İş Akışını Sil - Bu seçenek iş akışını gerçekten silmek isteyip istemediğinizi sorar. İstediğinizi söylerseniz iş akışı kurtarılamaz biçimde silinir

C) Kapat - Bu seçenek değişiklikleri kaydetmeden İş Akışı Tasarımcısı'nı kapatır

D) Güncelle - İş akışında değişiklik yaparsanız bu düğmeyi tıklattığınızda değişiklikler kaydedilir

E) Devre dışı bırak - Bu düğme iş akışı durumunu Etkin'den Taslak'a değiştirir. Taslak İş Akışları kullanıcılar tarafından kullanılamaz.

 

Bu çalışma Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License kapsamında lisanslanmıştır  Creative Commons şartları, Twitter™ ve Facebook sitelerinde paylaşılanları kapsamaz.

Yasal Uyarılar   |   Çevrimiçi Gizlilik İlkesi