Özel İş Akışı Tasarımcısı, sözleşme oluşturma ve imzalama süreçlerini şirketinizin gereksinimlerine göre önceden tanımlayan iş akışı şablonları oluşturmak için kullanılır. Kullanıcılar; önceden tanımlanmış adlar, roller ve yönlendirmelerin yanı sıra sözleşmeye dahil edilecek belgeler, gönderen tarafından önceden doldurulacak form alanları, katılımcılar için e-posta dağıtımı, sözleşmenin sona erme tarihi veya parola seçenekleri ve daha fazlası dahil olmak üzere katılımcıların özelliklerini belirlemeyi kolaylaştıran pratik bir arabirim ile iş akışı şablonları tasarlayabilir.

İş akışı şablonu kullanan gönderenler, sözleşme oluşturma sürecinde özel talimatlar ve alanlarla yönlendirilir. Böylece gönderme süreci kolaylaşır ve hata riski azalır.

Hesap/grup ayarlarına bağlı olarak tüm kullanıcılar, kişisel kullanımları için iş akışları oluşturma veya gruplarıyla paylaşma erişimine sahip olabilir.

Yöneticiler grup düzeyinde şablonlar oluşturabilir ve paylaşabilir.
- Hesap düzeyindeki yöneticiler, bir iş akışını tüm kuruluş genelinde paylaşabilir.
Yönetici olmayan kullanıcılar kendi iş akışlarını geliştirme ve isteğe bağlı olarak üye oldukları gruplarla paylaşma yetkisine sahip olabilir.

İş akışı ile oluşturulan sözleşmenin geçmişine ve denetim raporuna Yönet sayfasından erişilebilir.

Sözleşme İşlemde olduğu sürece hatırlatma ekleyebilir ve sözleşmeyle ilgili başka görevler gerçekleştirebilirsiniz.

Oturum açtıktan sonra ana ekranın üst menüsünden İş Akışları'nı seçin.

Acrobat Sign'da oturum aç

İş akışı tarafından oluşturulan bir sözleşmeyi İmzalama/Onaylama ve Yönetme

İş akışı süreciyle oluşturulan sözleşme, aynı grup üzerinden gönderilen herhangi bir sözleşmeyle tamamen aynıdır.

İmzalayanlar ve onaylayanlar, Lütfen imzalayın/Lütfen onaylayın e-postasındaki bağlantıyı kullanarak ya da güvenilir hesaplarda kayıtlı Acrobat Sign kullanıcısı oldukları durumlarda Yönet sayfalarından imzalayabilir.

Gönderenler, sözleşmeyi Yönet sayfasından yönetmek için aynı seçeneklere sahiptir.

Raporlar ve veri dışa aktarımlarında, sözleşme manuel olarak oluşturulmuş diğer sözleşmelerle aynı şekilde ele alınır.

Yapılandırma

Kullanılabilirlik:

Özel Gönderim İş Akışı ortamı yalnızca kurumsal lisans planlarında kullanılabilir.

Yapılandırma kapsamı:

Özel Gönderim İş Akışlarını etkileyen kontrollere hesap ve grup düzeylerinde erişilebilir.

En yeni iş akışı deneyiminin etkinleştirilmesi iş akışlarını manuel Gönderme işlemlerinin işlevine daha fazla yaklaştırır.

Bu seçenekle etkinleştirilen özellikler:

Yeniden akabilir sayfa yerleşimi
Alıcılarınızdan bir veya daha fazlası için dijital imzaları kullanma
Alıcıları premium kimlik doğrulaması kullanacak şekilde yapılandırma
Alıcı gruplarını gönderme işlemi sırasında yapılandırma
Gönderme işlemi sırasında tüm etkin kaynaklardan dosya ekleme

En yeni deneyimi etkinleştirmek için şuraya gidin: Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları > Özel İş Akışı Kontrolleri

İş akışlarını yeni deneyimi kullanacak şekilde yapılandırma

Premium kimlik doğrulama

İş Akışı Tasarımcısında, etkin olan tüm kimlik doğrulama yöntemleri alıcı nesnesinde görüntülenir.

Kimlik doğrulama yöntemleri, onay kutuları olarak görüntülenir ve bu da iş akışı tasarımının gönderen için seçeneklere izin vermesini sağlar.

Tasarımcıda birden fazla seçenek işaretlenirse gönderen aynı seçenekleri gönderme işlemi sırasında da kullanabilir.

İmzalayan özelliklerinin açık ve kimlik doğrulama seçeneklerinin vurgulanmış olduğu Alıcı sekmesi

Alıcı grupları

Tasarımcıdaki alıcı nesneleri, artık alıcı grupları olarak atanabilir. Bu sayede gönderen, adres defterinden yeniden kullanılabilir bir alıcı grubu veya geçici bir alıcı grubu kullanarak söz konusu imza adımı için işlem yapmasına izin verilen bir dizi e-posta adresini tanımlayabilir.

Örneğin, üç yöneticiden birinin tasdik imzası atması gerekiyorsa üç e-postanın tümünü içeren bir alıcı grubu ekleyebilirsiniz. İmza döngüsü alıcı grubuna geldiğinde üç yöneticinin tümü bilgilendirilir ancak yalnızca birinin eylemini tamamlaması gerekir.

Bir iş akışında yeniden kullanılabilir bir alıcı grubu kullanırken, önce alıcı oluşturulmalı ve bu alıcı, iş akışının kullanılabilir kapsamı içinde kullanıcı tarafından kullanılabilir olmalıdır. Yani iş akışı tüm kuruluş tarafından kullanılabiliyorsa alıcı grubu da tüm kuruluş tarafından kullanılabilir olmalıdır.

Yeniden kullanılabilir bir alıcı grubu eklemek üzere grup seçiciyi açmak için Alıcı Grubu Ekle düğmesini seçin.

Yalnızca uyumlu kullanıcı izinlerine sahip alıcı grupları kullanılabilir:
- Tüm hesabın erişebileceği özel bir iş akışı yalnızca hesap tarafından yönetilen alıcı gruplarını kullanabilir
- Tüm grubun erişebileceği özel bir iş akışı, grup ve hesap tarafından yönetilen alıcı gruplarını kullanabilir
- Tek bir kullanıcı tarafından erişilebilen özel bir iş akışı, kullanıcı, grup ve hesap tarafından yönetilen alıcı gruplarını kullanabilir
Yeniden kullanılabilir alıcı grubunun adı, sözleşme göndermek için şablon kullanılırken otomatik olarak grup adı olarak eklenir.
Alıcı, bir alıcı grubu olarak yapılandırılmışsa bir sözleşme göndermek üzere şablon kullanıldığında alıcı artık Düzenlenebilir olamaz.
Yeniden kullanılabilir alıcı grubunun üyeleri düzenlenemez, silinemez veya eklenemez.
Alıcı grubu yapılandırıldıktan sonra alıcı, gerekli olarak işaretlenmemiş olsa bile imza akışından çıkarılamaz.

Alıcı Grubu Ekle düğmesi vurgulanmış olarak alıcı yapılandırma paneli sayfası. Alıcı grubu seçici penceresi ve sonucunda Gönder sayfası

Geçici alıcı grupları, özel iş akışı alıcı tanımında oluşturulur ve yalnızca bir iş akışında bir alıcıyı tanımlamak için vardır. Bunları başka bir işlemde kaydetme veya yeniden kullanma seçeneği yoktur.

Geçici alıcı grubunu yapılandırmak için:

Alıcı grubu üyelerinin e-posta adreslerini virgülle ayırarak Alıcı alanına girin.
Alıcı grubu olarak işaretle onay kutusunu seçin.
- Gönderen, iş akışını kullanarak bir sözleşme başlattığında sistem, grup için otomatik olarak bir ad ekler. Grup adında, adın otomatik olarak oluşturulduğunu belirten bir ön ek ve ardından "Alıcı Grubu X" dizesi vardır. Burada X, 1'den başlayan ve eklenen alıcı grubu sayısına bağlı olarak artan bir sayıdır.
- Alıcı Düzenlenebilir olarak yapılandırılmışsa gönderen, grup adını düzenleyebilir, önceden doldurulmuş üyelerin herhangi birini silebilir ve gerektiğinde yeni üyeler ekleyebilir.

Alıcı grubu olarak işaretle seçili iş akışı tasarımcısı ve alıcı grubu üyelerinin listelendiği Gönder sayfası

Dosya Ekleri

Gönderme işlemi sırasında dosyalar artık etkin olan herhangi bir Acrobat Sign kaynağından eklenebilir.

Not:

Acrobat Sign Şablonunu bir İş Akışına eklerken, kullanıcılar yalnızca İş Akışı ile aynı gruba atanan Şablonları ve Kuruluşa atanan Şablonları (Hesap Düzeyindeki Şablonlar) görecektir. Bunun nedeni İş Akışının Gruplar ile (bire bir) ilişkisidir. (Ayrıca hesap düzeyindeki şablonlar tüm gruplar tarafından devralınır.)

Bu, birden fazla grupta üyeliği olan bir kullanıcının (bire çok) Şablon kitaplığını görüntülemesinden farklı bir deneyimdir. Kullanıcı çeşitli gruplara erişebildiği için tüm gruplarla ilgili tüm şablonları görüntüleyebilir.
Bu, kapsam bakımından sadece bir grupla sınırlı bir İş Akışı için geçerli değildir.

"Yeni" ayarı altındaki kullanıcı deneyimi, Gönder sayfası gibi modern ve yeniden akıtılabilir bir tasarıma güncellendi.

Eski deneyimde alıcı listesinin sağında yer alan talimatlar, sayfanın üst kısmına, daraltılabilir bir pencereye taşınmıştır.

Şablon tanımlı alan atama

Şablon tanımlı alan atamaları, alıcı listesini iş akışı tasarımcısında tanımlandığı haliyle oluşturduğunuz formlarınızdaki uygun alan atamalarıyla yakından ilişkilendirir.

Örnek kullanım durumları:

Bir imzalayan (müşteri) ilk imza atacak kişidir
- Alternatif olarak, bir ortak imzalayan kullanıcı da ikinci imzayı atabilir
Bir satış temsilcisi tarafından şirket içi karşı imza uygulanmıştır

Bu durum, alıcıların Gönder sayfasında dizinlenme şekli nedeniyle geleneksel olarak iki formun oluşturulmasını gerektirir:

Bir form, tek imzalayan durumu içindir ve şirket içi karşı imzayı ikinci imzalayan dizini olarak atar
Diğer form ortak imzalayan durumu içindir ve burada ortak imzalayan ikinci imzalayan dizinidir ve karşı imza üçüncü dizindir

"Tanımlanan şablon" kural yapısı altında muhtemel tüm alıcı alanları tanımlanmış bir şekilde eksiksiz bir şekilde etkinleştirilmiş bir form oluşturursunuz.

Alıcı imzalayan dizini (İş Akışı Tasarımcısında tanımlandığı şekliyle) sıkı bir şekilde uygulanır ve sözleşme gönderildiğinde atlanmış (isteğe bağlı) alıcılara atanan tüm alanları göz ardı eder.

Bu yüzden yukarıdaki kullanım durumunda ortak imzalayan daima ikinci imzalayan dizinidir ancak ortak imzalayan, sözleşmenin gönderildiği anda dahil edilmezse ikinci imzalayan alanları göz ardı edilir ve karşı imzalayan (üçüncü imzalayan dizini) yine de üçüncü imzalayan alanlarına erişim elde eder.

Bu yeni işlevi şuradan etkinleştirebilirsiniz: Hesap Ayarları > Gönderme Ayarları > Özel İş Akışı Denetimleri > Şablon tanımlı imza yerleştirme özelliğini etkinleştir

İş akışlarını şablon tanımlı imza yerleştirme kullanmak üzere yapılandırın

Not:

Şablon tanımlı imza yerleştirme özelliği etkinleştirildiğinde, gönderme süreci esnasında sözleşmeyi oluşturma seçeneği devre dışı bırakılır.

Alıcılar ve alanlar arasındaki ilişkiyi anlama

Bir sözleşmeyle ilişkilendirilmiş her alıcıya bir imzalayan dizin sayısı atanır. Bu dizin sayısı, alıcıyı içerik ekleme yetkisine sahip olduğu alanlarla ilişkilendirmek için gereklidir (imza alanı gibi).

Alıcılar, dizin sayılarını Gönder sayfasındaki yığın sırasına göre alır. Yığının en üstündeki alıcının sayısı 1 iken sonraki alıcının sayısı 2 olur ve numaralandırma, bu şekilde devam eder. Bu dizin numarası, sözleşme "Sırayla Tamamla" olarak yapılandırıldığında görülebilir ancak iş akışı "Herhangi bir Sırada Tamamla" olduğunda da mevcuttur.

İş akışı tasarımcısında bir alıcı akışı oluştururken imzalayan dizini aşağıdaki kurallara göre atanır:

Üstten alta
- Soldan sağa

Aşağıdaki örnekte İmzalayan ve Ortak İmzalayan, yığının en üstündedir.

"İmzalayan" en üstte ve en soldaki alıcıdır; bu yüzden dizin numarası 1 olarak atanır
"Ortak İmzalayan" da en üsttedir ancak İmzalayan'ın sağındadır; bu yüzden dizin numarası 2 olarak atanır

Bu kullanım durumunda kimin fiziksel olarak önce imzaladığı önemli değildir; bu nedenle imzalayanlar paralel imza akışına yerleştirilir. Ancak İmzalayanın içeriğini doğru "İmzalayan" alanına uygulamasını ve Ortak İmzalayanın kendine atanmış "Ortak İmzalayan" alanlarına erişmesini sağlamak için imza dizini sıkı bir şekilde uygulanır.

İmzalayan ve Ortak İmzalayan işlemi tamamladıktan sonra "Satış Temsilcisi" üçüncü sırada imzalar.

Satış Temsilcisinin karşı imzası atıldıktan sonra "Yönetici Onayı" dördüncü sırada istenir.

Not:

"İmzalayan", "Ortak İmzalayan" ve "Satış Temsilcisi" gibi alıcı adları atanmış alanlarda yer almaz. Bunlar yalnızca yönetici tarafından belirlenen etiketlerdir ve iş akışı şablonunda kullanıcının rahat anlayabilmesi için kullanılır.

Yukarıdaki tasarımcı alıcı akışı, aşağıdaki gibi bir Gönder sayfası şablonu oluşturur.

(Gönder sayfasında yığın sıralaması daha çok görünür ancak dizin sıraları gösterilmez.)

Alanları olan bir form oluştururken her alan bir imzalama dizinine açık bir şekilde atanır (bu durumda "Herkes" alanları göz ardı edilir).

Acrobat Sign form oluşturma ortamında bu işlem bir Katılımcı seçerek ve bu katılımcı için alanlar yerleştirerek yapılır.

Hangi alanın hangi katılımcıya atandığının görsel olarak ayırt edilebilmesi için her katılımcı renklerle kodlandırmıştır.

Metin etiketleri kullanırsanız etiketin kendisi, alanı imzalayan dizinine atayan bir bağımsız değişken (ör. :signer1) sunar.

İş akışlarını yapılandırma seçeneğine sahip olmak için de özelliğin etkinleştirilmesi gerekir.

Hesap Ayarları > Global Ayarlar > Özel Gönderim İş Akışları alanına gidin ve Yöneticiler için iş akışı tasarımcısını etkinleştir'i seçin.

Bu seçenek etkinleştirildiğinde, hesap ve üst düzey yöneticilerin tamamı yönetici menüsündeki iş akışı tasarımcısına erişebilir.

Grup düzeyindeki yöneticiler, yönetim yetkilerine sahip oldukları gruplar için iş akışları oluşturabilir.
Hesap düzeyindeki yöneticiler, hem herhangi bir grup için hem de kuruluş genelinde iş akışları oluşturabilir.

İş akışlarını hesap için kullanıma sunulmak üzere yapılandırın

Ayar etkinleştirildiğinde, İş Akışları sekmesi seçildikten sonra Özel İş Akışları seçeneği kullanılabilir hâle gelir.
Ayar devre dışı bırakıldığında Özel İş Akışları seçeneği kullanılamaz.

Erişimi etkinleştirme ile devre dışı bırakma karşılaştırması

"Yalnızca ben" kullanım kapsamına sahip iş akışları oluşturma seçeneğini etkinleştirmek için iş akışı tasarımcısının tüm kullanıcılar için etkinleştirilmesi gerekir. Tüm kullanıcılar etkinleştirilmemişse iş akışları yalnızca gruplarla veya tüm kuruluşla ilişkilendirilebilir.

Hesap Ayarları > Global Ayarlar > Özel Gönderim İş Akışları alanına gidin ve Tüm kullanıcılar için iş akışı tasarımcısı erişimini etkinleştir'i seçin.

Ayar etkinleştirildiğinde, İş Akışları sekmesi seçildikten sonra Özel İş Akışları seçeneği kullanılabilir hâle gelir.
Ayar devre dışı bırakıldığında Özel İş Akışları seçeneği kullanılamaz.

Varsayılan olarak, yönetici olmayan kullanıcılar yalnızca kendileri için iş akışları oluşturabilir. Bu kullanıcılar kendi gruplarıyla iş akışı paylaşma yetkisine sahip değildir.

Ancak kullanıcıların iş akışlarını kendi gruplarında paylaşma yetkisi hesap veya grup düzeyinde etkinleştirilebilir.

Hesap Ayarları > Global Ayarlar > Özel Gönderim İş Akışları alanına gidin ve Kullanıcı tarafından oluşturulan iş akışlarının gruplarla paylaşılmasına izin ver seçeneğini etkinleştirin.

Kullanıcıların iş akışlarını gruplarıyla paylaşmasına izin verme

Ayar etkinleştirildiğinde kullanıcılar, grup seçici açılır kutusunu iş akışını kullanabilecek kişiler için bir seçenek olarak görür.
Ayar devre dışı bırakıldığında, grup seçici açılır listesi seçeneği arabirimde görünür olmaz.

Tüm belgelerinde spesifik iş akışlarını mutlaka uygulamak ve gönderme işlemini kullanıcı tarafından minimum miktarda giriş ile kolaylaştırmak isteyen hesaplar, tüm belgelerinin iş akışlarını tamamen tanımlayabilir ve kullanıcıları tamamını gönderme konusunda geçici olarak kısıtlar.

Birden Çok Gruptaki Kullanıcılardan yararlanan hesaplar grup düzeyi ayarlarında yapılandırma seçeneklerini uzatabilir ve böylelikle doğru imza seçenekleri ve bildirim süreçlerinin sıkı bir şekilde uygulanmasını sağlayabilir.

Kullanıcıları yalnızca onaylı iş akışlarını göndermeyle sınırlamak için Hesap Ayarları > Global Ayarlar > Özel Gönderim İş Akışları konumuna gidin ve Yalnızca iş akışlarını kullanarak sözleşme göndermeyi etkinleştir seçeneğini işaretleyin.

İş akışlarını sözleşmeleri göndermek için tek yöntem olacak şekilde yapılandırın

Ortak sorunlar için Hata Raporlama

Eski iş akışı deneyiminin bazı öğeleri, en yeni deneyimdeki iyileştirilmiş denetim ve güvenlik nedeniyle yeni arabirimde hatalara yol açacaktır. Ek hata yakalama özelliği yerleştirilerek bu hatalarla karşılaşıldığında daha rahat görünmesi ve daha iyi açıklanması sağlanmıştır.

Hesap, Modern Gönderme deneyimini kullanmak üzere yapılandırılmışsa ve problemli bir iş akışı kurulursa kullanıcıya hatayı gösteren kırmızı bir banner gösterilir:

Hesap hala varsayılan olarak klasik deneyimi kullanmak üzere yapılandırılmışsa iş akışı bu kurallarla çalışmaya devam edebilir.

Modern deneyim, hataları algılandığı gibi görüntüler.

Birden fazla sorun bulunduğunda tespit edilen tüm hatalar listelenir.

İş akışını yeni arabirim kural dizisinde geçerli kılmak için yönetici iş akışını düzenlemeli ve bulunan sorunları gidermelidir:

Klasik kural dizisinde, e-posta dizeleri yanlış oluşturulabilir veya düzgün olmayan bir şekilde sınırlandırılabilir (örneğin; boşluklarla veya virgüllerle).

Bu hata oluştuğunda yönetici şunları kontrol etmelidir:

Bilgi Alanı e-postalarının düzgün sınırlandırılıp sınırlandırılmadığı

Tanımlanmış herhangi bir alıcı e-postası dizesinin düzgün bir şekilde inşa edilip edilmediği
- (ör. ad@domain.tld)
- Modern deneyimin virgülleri veya noktalı virgülleri kabul edip etmediği

Modern deneyim, İş Akışı Tasarımcısının Belgeler sayfasındaki tüm belge başlıkları için benzersiz değer girilmesini gerektirir.

Bu hatayla ilgili ayrıntılı ek bilgilere buradan erişebilirsiniz

Bir iş akışı tasarlarken Yöneticinin sınırlı erişim kapsamı içeren bir belge taslağı ekleyebilir.

Bu kapsamın dışında kalan kullanıcılar iş akışını yüklemeye çalıştığında belge eklenemez ve güvenlik ihlali tetiklenir.

Örneğin; bir yönetici yeni belge taslağını yalnızca belge sahibi tarafından erişilecek şekilde kısıtlayarak oluşturabilir. Yönetici belge sahibi olduğu için belgeyi iş akışına ekleyebilir.

Sistemdeki başka hiçbir kullanıcı, belge sahibi olmadığından belge kapsamının dışındadır.

Bu hata verildiğinde yöneticinin eklenen belge taslağına ait özellikleri ayarlaması gerekir.

Şablon özelliklerini incelemek ve ayarlamak için gereken adımlar burada bulunabilir

Özel Gönderim İş Akışlarıyla ilgili ek içerik:

Daha hızlı ve daha kolay yardım alın

Yeni kullanıcı mısınız?

Özel gönderim iş akışlarına genel bakış ve yapılandırma

Özel İş Akışlarına Genel Bakış

İş akışı tarafından oluşturulan bir sözleşmeyi İmzalama/Onaylama ve Yönetme

Yapılandırma

Kullanılabilirlik:

Yapılandırma kapsamı:

Premium kimlik doğrulama

Alıcı grupları

Dosya Ekleri

Şablon tanımlı alan atama

Alıcılar ve alanlar arasındaki ilişkiyi anlama

Ortak sorunlar için Hata Raporlama

Özel Gönderim İş Akışlarıyla ilgili ek içerik:

Daha hızlı ve daha kolay yardım alın

Topluluğa Sorun

Bizimle İletişime Geçin