Deling af indhold

Med Adobe InCopy LiveEdit Workflow-ekstramodulerne kan forfattere og redaktører udvikle dokumenter i InCopy, samtidig med at designere forbereder layout i Adobe InDesign. Dette workflow indeholder beholderfiler, der kaldes opgaver, og som bruges til gruppering af relaterede stykker af indhold samt fillåsnings- og beskedværktøjer til deling og opdatering af filer i InCopy eller InDesign via et delt netværk eller i komprimerede pakker, der kan distribueres via e-mail.

I workflowet for delt netværk eksporterer InDesign-brugere tekst og grafik til en delt placering i et filsystem, hvor filerne bliver tilgængelige for InCopy-brugere, som skriver og redigerer indholdet. Markerede tekstrammer og grafikrammer eksporteres enten til opgaven eller eksporteres som separate InCopy-filer, hvor de bliver del af den styrede proces og er lænket til InDesign-dokumentet. Disse delte filer kaldes styrede filer. Når brugere arbejder i opgavefilen eller InDesign-filen på en lokal server, bliver ændringer i det tilknyttede layout eller indhold meddelt alle brugere, som deltager i workflowet for det pågældende dokument.

Flere InCopy- eller InDesign-brugere kan åbne den samme indholdsfil samtidig, og flere InCopy-brugere kan åbne den samme opgavefil samtidig. InCopy-filen kan dog kun checkes ud til redigering af én bruger ad gangen. Andre får vist filen som skrivebeskyttet. Den bruger, som checker en styret InCopy-fil ud, kan dele sit arbejde med andre brugere ved at arkivere filen på den delte server eller ved at returnere filen til InDesign-brugeren. Andre brugere kan dog ikke foretage ændringer i filen, før den igen er checket ind. Dette system gør det muligt for flere brugere at få adgang til den samme fil, men forhindrer brugerne i at overskrive hinandens arbejde.

Du kan se yderligere oplysninger i InCopy LiveEdit Workflow guide (PDF) på www.adobe.com/go/learn_liveedit_dk.

Måder at arbejde med indhold på i InCopy

Indhold er enten brødtekst, der løber gennem én eller flere rammer, eller importeret grafik. Der er fem grundlæggende måder, du kan arbejde med indhold på i InCopy: åbne en opgavefil, åbne en opgavepakke, åbne en lænket InCopy-fil, åbne en InDesign-fil med lænkede InCopy-filer eller sammensætte alt indhold i InCopy.

Åbning af opgavefiler, der er oprettet i InDesign

InDesign-brugere kan oprette en opgavefil og angive indhold, der skal deles. Ved hjælp af denne metode kan InDesign-brugeren tilknytte relaterede komponenter (overskrift, brødtekst, grafik, billedtekster osv.) og derefter tildele dem til andre InCopy-brugere til skrivning og redigering. InCopy-brugere åbner opgavefilen og arbejder udelukkende med de komponenter, som de er blevet tildelt. Layoutvisningen viser, hvordan det redigerede dokument relaterer til InDesign-layoutet, uden at hele InDesign-dokumentet åbnes. Hvis layoutet imidlertid ændres, skal InDesign-brugeren opdatere opgaver, så InCopy-brugere bliver informeret om ændringerne. Du kan dele opgavefiler på en server eller via opgavepakker.

Panelet Opgaver
InDesign-dokument (.indd) med en opgavefil (.icml), som er sammensat af tre lænkede indholdsfiler (.incx). Opgaven og dens komponenter vises i panelet Opgaver og åbnes i InCopy.

Åbning af opgavepakker

Opgavepakkeworkflowet er især nyttigt for designere og forfattere, der arbejder på det samme projekt, men som ikke har adgang til en lokal server. I denne situation kan InDesign-brugeren oprette en eller flere pakker og sende de komprimerede filer via e-mail til de InCopy-brugere, som har fået dem tildelt. InCopy-brugere kan åbne opgavepakkerne, redigere indholdet og returnere pakkerne til InDesign-brugeren, som derefter kan opdatere dokumentet.

Åbning af lænkede InCopy-filer, der er eksporteret fra InDesign

I visse workflow vil InDesign-brugere muligvis eksportere tekst og grafik som separate filer frem for at integrere det i opgavefiler. Det er en fordel at eksportere separate filer, hvis du arbejder på grafik eller brødtekst uden tilknytning. InCopy-brugere kan dog ikke se, hvordan indholdet passer ind i InDesign-layoutet.

Åbning af lænkede InCopy-filer, der er eksporteret fra InDesign
InDesign-dokument (.indd) med tre lænkede, men ikke-tildelte indholdsfiler, (.iclm), som er åbnet i InCopy

Åbning af InDesign-dokumenter, der har lænkede InCopy-filer

InCopy-brugere kan åbne InDesign-dokumentet i InCopy, hvis de vil se alle sideelementer i hele layoutets kontekst. Denne fremgangsmåde kan være velegnet ved redigering og teksttilpasning, når det er vigtigt at kunne se hele layoutet, eller ved redigering af de fleste tekstenheder i et dokument i stedet for nogle få. Når InCopy-brugeren har redigeret tekstenhederne, kan InDesign-brugeren opdatere lænkerne til de ændrede filer. Hvis InDesign-brugeren ændrer layoutet, for InCopy-brugeren besked om det, når InDesign-dokumentet bliver arkiveret.

Sammensætning af alt indhold i InCopy

Du kan oprette indhold i InCopy, som ikke er tilknyttet en InDesign-fil. I denne type enkeltstående dokumenter kan du indtaste tekst, tildele skrifttyper og formater og importere grafik fra andre programmer (f.eks. Adobe Illustrator og Adobe Photoshop) for at forbedre teksten. Du kan også tildele mærker til fremtidig XML-brug. Denne fremgangsmåde er nyttig til redaktionelle workflow, hvor indholdet kommer før designet. Du kan også opsætte og ændre tekstområde, sidestørrelse og -retning for enkeltstående InCopy-dokumenter. Men hvis tekstenheden på et senere tidspunkt lænkes til et InDesign-dokument, tilsidesættes InCopy-indstillingerne af InDesign-indstillingerne.

Styrede filer

Før en fil kan styres, skal den tilføjes til en opgavefil, eksporteres fra InDesign som InCopy-indhold eller indsættes som InCopy-indhold i InDesign. Styrede filer kommunikerer både indholdsstatus og ejerskab. Med styrede filer kan du:

  • Låse og låse op for tekstenheder for at bevare filintegritet.

  • Give InCopy-brugere besked, når det tilknyttede InDesign-layout er forældet.

  • Identificere den bruger, der arbejder med en fil.

  • Giv brugere besked, når en InCopy-indholdsfil er forældet, bruges af nogen eller er tilgængelig for redigering. Meddelelsesmetoder omfatter advarsler, rammeikoner, statusikoner i panelet Lænker og statusikoner i panelet Opgaver.

Skrivebeskyttede filer

Når en indholdsfil overgår til at være styret, er den konstant skrivebeskyttet for alle brugere i workflowet undtagen den person, som har checket den ud. Når en bruger checker en indholdsfil ud, opretter programmet en låsefil (*.idlk), der giver brugeren udelt adgang til redigering. Skrivebeskyttede filer har følgende karakteristika:

  • En InCopy-bruger kan ikke formatere tekst i dem manuelt. Hvis der er tildelt afsnits- eller tegntyper til teksten, kan en InDesign-bruger dog ændre definitionerne af de pågældende formater og på denne måde ændre formateringen af teksten, selv når filen er checket ud af en anden bruger. Disse ændringer af definitioner af formater afspejles i teksten, når InDesign-brugeren opdaterer filen.

  • Generelt kan hverken en InCopy- eller InDesign-bruger ændre objekter som f.eks. tekst og tilknyttede formater i låst InCopy-indhold. Enkelte objekter, som f.eks. tegn- og afsnitstyper, bruges kun af indholdet. Du kan f.eks. ikke ændre på, hvordan en tegntype tilknyttes objekter i låst indhold, men du kan ændre på selve tegntypen og derved ændre den måde, teksten vises på.

  • En InDesign-bruger kan ændre tekstindholdets marginer og kolonner samt formen, placeringen og antallet af tekstrammer, som tekstenheden optager.

  • En InDesign-bruger kan ændre en grafikrammes geometri og formatering uden at checke grafikken ud. en InCopy-bruger kan ikke ændre en grafikramme eller evt. formatering på rammen. Både InDesign- og InCopy-brugere er dog nødt til at checke grafikrammen ud for at ændre selve grafikken (f.eks. for at rotere eller skalere den).

Bedste fremgangsmåder til arbejde med styrede filer

Brug følgende fremgangsmåder for at sikre dig, at du arbejder med det mest opdaterede indhold og ikke overskriver en anden brugers arbejde:

  • Arkiver opgavefiler på en server, som alle teammedlemmer har adgang til. Hvis et teammedlem ikke har adgang til en server, kan du oprette og distribuere opgavepakker.

  • Når du opretter en opgave, oprettes der en særlig mappe til opbevaring af opgavefilen og indholdet. Brug disse opgavemapper til vedligeholdelse af opgave- og indholdsfiler. De forenkler arbejdet med at styre de delte filer i en arbejdsgruppe og er med til at sikre, at brugerne åbner de rigtige filer.

  • Åbn opgavefilen i InCopy i stedet for en individuel InCopy-tekstenhed. På den måde kan du se oplysninger om teksttilpasning og layout i hhv. spalte- og layoutvisning. Hvis du har eksporteret indhold uden at bruge opgavefiler, kan du kun få vist teksttilpasning og layout ved at åbne InDesign-filen.

  • Så snart du åbner en opgavefil, åbner et InDesign-dokument eller tjekker indhold ud i enten InDesign eller InCopy, skal du sørge for, at rammekanter er synlige (Vis > Ekstrafunktioner > Vis rammekanter), så du kan se rammeikonerne, når de bliver vist.

  • Hvis du er nødt til at fjerne filer fra arbejdsforløbet i InDesign, f.eks. på grund af en deadline for produktion, kan du fjerne lænkningen af dem eller annullere en opgavepakke.

Eksempler på arbejdsforløb med styrede filer

Når du etablerer workflowstyring mellem InCopy og InDesign, kan forfattere og redaktører sammensætte, omskrive, udvide og redigere dokumenter, samtidig med at designere forbereder layoutet. Almindelige workflow omfatter styring af filer på en lokal server, deling af filer via e-mail-pakker eller brug af en kombination af de to metoder.

Disse workflow forudsætter, at du har en grundlæggende InDesign-skabelon med layoutgeometri, formater og pladsholdertekst. Layoutgeometrier inkluderer sidedimensioner såvel som tekst- og grafikrammer. InCopy bruger disse elementer til at vise korrekte teksttilpasningsoplysninger.

Arbejdsforløb for lokal server

1. Opret opgaver, og føj indhold til dem i InDesign.

Dette trin omfatter eksport af tekst og grafikrammer til den styrede proces, hvor de bliver tilgængelige for skrivning og redigering for InCopy-brugere.

2. Gør opgavefilerne tilgængelige for InCopy-brugere.

Gem filerne på en server, som alle arbejdsforløbbrugere har adgang til.

3. Åbn opgavefilen i InCopy, og check en tekstenhed eller et grafikelement ud, og rediger tekstenheden eller grafikelementet.

I InCopy viser panelet Opgaver filer med indhold, som er tildelt dig. Uanset om du arkiverer filen på en lokal server, arkiveres ændringerne i filsystemet, og alle, der arbejder med dokumentet (InDesign-layoutet eller en anden styret indholdsfil i dokumentet), modtager besked om ændringerne. Disse brugere kan opdatere indholdet for at få vist de seneste ændringer. Indholdet er checket ud, indtil du checker det ind.

4. Arbejd på layoutet i InDesign.

Uanset om indholdfilerne bliver redigeret i InCopy, kan InDesign-brugere arbejde på dokumentlayoutet. De behøver ikke at checke dokumentet ud. Når InCopy-brugeren gemmer det indhold, der er checket ud, kan InDesign-brugeren opdatere dette indhold i layoutet for at se de seneste ændringer.

5. Forsæt med at arbejde i InCopy.

Når du er færdig med at redigere, skal du checke indholdet ind. Andre brugere kan checke indholdet ud og arbejde med det. Hvis en bruger ændrer layoutet i InDesign samtidig, kan du opdatere og få vist layoutgeometrien, mens du arbejder.

6. I InDesign skal du kontrollere, at alt indholdet er checket ind.

Det styrede workflow gør det muligt at vide, hvem der har checket filer ud. Når indholdsfiler er checket ind, kan InDesign-brugere checke filerne ud og færdiggøre layoutet efter behov.

Arbejdsforløb for e-mailpakke

1. Opret og send opgavepakker i InDesign.

Du kan oprette opgavepakker, tildele indhold til de relevante InCopy-brugere og derefter sende pakkerne til InCopy-brugerne. De pakkede filer checkes automatisk ud for at undgå redigeringskonflikter.

2. Åbn opgavepakken i InCopy, og check en tekstenhed eller et grafikelement ud, og rediger tekstenheden eller grafikelementet.

Hvis du modtager en opgavepakke i en e-mail, skal du dobbeltklikke på pakken for at åbne den i InCopy. De ændringer, du foretager i filen, gemmes kun lokalt. Andre brugere får ikke besked, når du foretager ændringer.

3. Arbejd på layoutet i InDesign.

Uanset om indholdsfilerne er pakket, kan InDesign-brugere arbejde på dokumentlayoutet. De behøver ikke at checke dokumentet ud. Hvis du har brug for at opdatere layoutet eller opgaverne, kan du sende en opdateret pakke til InCopy-brugerne.

4. Returner den redigerede pakke i InCopy.

Når du er færdig med at redigere, skal du checke indholdet ind og returnere den ændrede pakke. Andre brugere kan derefter checke indholdet ud, se de seneste ændringer og arbejde på filen.

5. I InDesign skal du kontrollere, at alt indholdet er checket ind.

Det styrede workflow gør det muligt at vide, hvem der har checket filer ud. Når opgavepakkerne er returneret, bliver tekstenheder i opgavepakkerne checket ind. InDesign-brugere kan efter behov checke filerne ud for at færdiggøre layoutet.

Angivelse af bruger-id

Alle brugere i workflowet skal have et brugernavn. Denne identifikation fortæller, hvem der har checket en bestemt fil ud og gør denne oplysning tilgængelig for andre brugere. Den er også påkrævet for at kunne checke en fil ud til redigering.

Hvis du allerede har angivet et brugernavn og vil ændre det, skal du checke alt indhold ind, som du har checket ud. Ellers ville ændring af bruger-id under en redigeringssession betyde, at du ikke ville kunne redigere indhold, som du har checket ud, da det ville være checket ud til dig under et andet navn.

Bruger-id er programspecifik: En enkelt bruger kan ikke have flere bruger-id'er pr. program.

Bemærk:

InCopy-funktionerne Noter og Registrer ændringer bruger også det angivne navn til at identificere forfatteren til en note eller en registreret ændring.

  1. Vælg en af følgende fremgangsmåder:
    • Vælg Filer > Bruger.

    • Vælg Bruger i panelmenuen Opgaver.

  2. Skriv et unikt navn, og klik på OK.

Hvis du glemmer at angive et brugernavn ved hjælp af denne metode, bliver du bedt om at skrive et, når du forsøger at udføre den første workflow-handling.

Bemærk:

Pop-up-menuen Farve i denne dialogboks bruges til at identificere redaktørnoter og sporede ændringer. Du kan vælge farven nu, hvis du vil, men det påvirker ikke noget, du foretager dig i et styret workflow.

Arbejdsforløbsikoner

Ikoner kan vises på tekst- og grafikrammer, i panelet Opgaver og på tekstenhedslinjen (kun InCopy). Redigeringsstatusikoner vises ved siden af den styrede fil i hhv. panelet Lænker og Opgaver og kommunikerer indholdsstatus. Ikoner vises på rammer, der indeholder en lænket InCopy-tekstenhed (i visningen Layout i både InDesign og InCopy). Disse ikoner kommunikerer også indholdsstatus og kan bruges til at skelne mellem styret og ikke-styret indhold. Det tilknyttede værktøjstip indikerer redigeringsstatus og ejerskab. Hvis du vil have vist rammeikoner, skal du sikre dig, at rammekanter vises i InDesign og InCopy (Vis > Ekstrafunktioner > Vis rammekanter).

Bemærk:

(InDesign) InDesign-dokumentvinduet skal være i normaltilstand, hvis du vil have vist rammekanter. (Klik på ikonet Normal visningstilstand  i nederste venstre hjørne af værktøjspaletten).

Ikon

Navn

Placering

Tilgængelig

Panelet Opgaver (InDesign og InCopy), tekstrammer og grafikrammer

Bruges af [navn]

Panelet Opgaver, tekstrammer og grafikrammer

Redigering

Panelet Opgaver, tekstrammer og grafikrammer

Tilgængelig og Forældet

Tekst- og grafikrammer

Bruges af [navn] og Forældet

Tekst- og grafikrammer

Redigering og Forældet

Tekst- og grafikrammer

Forældet

Panelet Opgaver

Tekstindholdet er forældet

Panelet Opgaver og tekstrammer

Tekstindholdet er opdateret

Panelet Opgaver og tekstrammer

Det grafiske indhold er forældet

Panelet Opgaver og grafikrammer

Det grafiske indhold er opdateret

Panelet Opgaver og grafikrammer

Pakket indhold

Panelet Opgaver

Bemærk:

Ikonet Forældet på ikonerne Tilgængelig, I brug, Redigering, Tekstindhold og Grafikindhold indikerer, at indholdet er forældet, dvs. at versionen på filsystemet er nyere end den version, der vises på din computer.

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online