Datafletning

Ved hjælp af panelet Datafletning i InDesign kan du nemt oprette flere variationer af dit dokument ved at flette en datakildefil (CSV eller TXT-fil) sammen med et InDesign-dokument. Brug eksempelvis funktionen til datafletning til at skabe hundredvis af varianter af breve, konvolutter eller mailinglister hurtigt og præcist. Datafletning kaldes også brevfletning.

Forudsætninger

Alt, hvad du behøver til datafletning, er en datakildefil og et måldokument. 

• Datakildefilen indeholder oplysninger, der varierer i hver gentagelse af måldokumentet, f.eks. navne og adresser på modtagerne af et standardbrev. En datakildefil består af felter  og poster. Felter er grupper af bestemte oplysninger, f.eks. firmanavne eller postnumre, mens poster er rækker af komplette sæt oplysninger, f.eks. et firmas navn, adresse, postnummer og by. En datakildefil kan være en kommasepareret (.csv), tabulatorsepareret (.txt) fil eller en semikolonsepareret fil, hvor hvert datafragment adskilles af hhv. et komma eller en tabulator.

• Måldokumentet er et InDesign-dokument, der indeholder datafeltpladsholderne plus al generalkorrespondance, tekst og andre elementer, der er de samme i hver gentagelse af det flettede dokument.

Det flettede dokument er det endelige InDesign-dokument, der indeholder generalkorrespondancen fra måldokumentet gentaget så mange gange, som der skal til for, at det passer med hver post fra datakilden.

Panelet Datafletning

Panelet Datafletning er tilgængeligt via Vindue > Værktøjer. Navnet på og typen af hvert datafelt vises i panelet. Hvis du har indsat datafelterne i dit dokument, vises også de sidetal, hvor datafeltet er placeret.

Grundlæggende trin ved datafletning

1. Planlæg, hvilke datafelter du kommer til at skulle bruge i dit kilde- og måldokument.

Bestem, hvordan det færdige dokument skal se ud, sådan at du ved, hvilke felter der er nødvendige for at gennemføre fletningen. Hvis du f.eks. opretter et postkort, der sendes til kunder, kan du bruge følgende datafelter:

<<Firmanavn>><<Adresse>><<By>>, <<Stat>><<Postnummer>>

Dit regneark eller database kunne se sådan ud:

2. Gem datakildefilen – normalt en regneark- eller databasefil – som en kommasepareret (.csv), tabulatorsepareret (.txt) eller semikolonsepareret tekstfil.

Sørg for, at din datakildefil er opbygget på en måde, så du kan medtage de ønskede felter i måldokumentet. Den øverste række i regnearket skal f.eks. indeholde de feltnavne, du vil bruge i måldokumentet, f.eks. "Firma" og "Adresse".

Se Om datakildefiler for at få yderligere oplysninger.

3. Opret et måldokument, der indeholder tekst og andre elementer, som forbliver de samme i hver version af måldokumentet.

Se Om måldokumenter for at få yderligere oplysninger.

4. Vælg datakilden ved hjælp af panelet Datafletning.

Se Vælge en datakilde for at få yderligere oplysninger.

5. Indsæt felter fra panelet Datafletning i måldokumentet.

Du kan tilføje datafelter til en dokumentside eller til en overordnet side. Hvis du tilføjer datafelterne til en overordnet side, får du flere valgmuligheder.

Se Indsætte datafelter og Tilføje datafeltpladsholdere til overordnede sider for at få yderligere oplysninger.

6. Se posterne i skærmversion, så du sikrer, at måldokumentet ser ud, som det skal.

Se Få vist en skærmversion af poster i måldokumentet for at få yderligere oplysninger.

7. Flet måldokumentet med datakildefilen, eller eksporter det til PDF.

Se Flette poster for at få yderligere oplysninger.

Om datakildefiler

Datakilden kommer typisk fra et regneark- eller databaseprogram, men du kan oprette din egen datakildefil med InDesign eller en anden teksteditor. Datakildefiler skal gemmes i et kommasepareret (.csv), tabulatorsepareret (.txt) eller semikolonsepareret tekstformat. Se brugervejledningen til dit kildeprogram for yderligere oplysninger om eksportering af disse formater.

I en kommasepareret eller semikolonsepareret tekstfil adskilles posterne af afsnitsskift, mens felter adskilles af kommaer eller tabulatorer. Datakildefilen kan også indeholde tekst eller stier, der ser billeder på en disk.

Eksempel på en kommasepareret datakildefil

Du kan ikke indsætte et linjeskift i et felt i datakildefilen. Hvis du har brug for at opdele et felt over flere linjer, skal du oprette to forskellige felter, f.eks. <<Adresse1>> og <<Adresse2>>.

Du kan undgå tomme linjer, når du fletter dokumentet, ved at vælge Fjern tomme linjer for tomme felter. Hvis der står tegn eller mellemrum på linjen, bliver linjen dog ikke slettet.

Tilføje billedfelter i datakildefilen

Du kan få vist et forskelligt billede i hvert flettet felt ved at tilføje billedfelter i datakildefilen. Når du f.eks. fletter dokumenter, der indeholder oplysninger fra forskellige firmaer, kan du indsætte et billede af hvert firmas logo som del af fletningen.

Eksempel på billedreferencer i en datakildefil:

Om måldokumenter

Når din datakildefil er oprettet, skal du oprette måldokumentet og indsætte felterne fra datakildefilen. Måldokumentet indeholder tekst og grafik fra datafeltpladsholderen, f.eks. det design, der skal vises på alle postkort. Felterne bliver tilgængelige, så du kan tilføje dem, når du har valgt en datakilde.

Når du fletter data, opretter InDesign et nyt dokument, der erstatter felterne med de data, du har angivet i datakildefilen. Du kan indsætte datafelter på en overordnet side eller på en dokumentside.

Vælge en datakilde

Før du indsætter felter i dit måldokument, skal du vælge en datakilde i panelet Datafletning. Du kan kun have én datakildefil valgt pr. måldokument.

Når datakilden er valgt og felterne er indlæst i panelet Datafletning, afspejles eventuelle ændringer i datakilden ikke i måldokumentet, før du opdaterer datakilden.

Indsætte datafelter

Når du vælger datakilden, vises en liste over datafeltnavne i panelet Datafletning. Disse navne er magen til spaltehovederne fra datakildefilen. Ikoner angiver, om feltet består af tekst eller et billede. Når der tilføjes datafelter til dokumentet, bliver de til feltpladsholdere, f.eks. <<Firma>>. Du kan markere og formatere disse pladsholdere på samme måde som al anden tekst eller grafik.

Du kan tildele et billedfelt til en eksisterende ramme for at oprette et flydende billede. Hvis indsættelsespunktet befinder sig i en tekstramme, eller hvis teksten er markeret, når du indsætter et billedfelt, bliver der indsat en lille pladsholder som en integreret ramme. Du kan ændre størrelsen på billedpladsholderen for at bestemme størrelsen på de flettede billeder.

Når du indsætter datafeltet, husker InDesign sin datakilde. Fejl i listen over felter, f.eks. trykfejl, tomme felter og forkerte felttyper skal rettes i kildeprogrammet og derefter opdateres ved hjælp af panelet Datafletning.

Indsætte et tekstdatafelt i måldokumentet

Tekstfeltpladsholdere vises i målprogrammet med dobbelte vinkelparenteser (f.eks. <<Navn>>) og anvender de aktuelle formateringsattributter (f.eks. skrift og størrelse).

Indsætte et billeddatafelt i måldokumentet

• Hvis du vil indsætte en ny integreret grafikpladsholder, skal du trække et billedfelt hen på en tekstramme eller anbringe indsættelsespunktet i en tekstramme og klikke på billedfeltet.
• Hvis du vil indsætte et nyt flydende grafikelement, skal du trække et billedfelt over på en tom ramme eller på en eksisterende grafikramme. Hvis du trækker et billedfelt hen på en tom ramme, bliver den tomme ramme til en grafikramme.
• Hvis du vil indsætte et felt i grupperede elementer, tabelceller eller indrykkede elementer, skal du trække billedfeltet over på målet.

  Billedfeltpladsholdere vises som rammer med feltnavnet.

Tilføj QR-kode

Du kan nu integrere en QR-kode i det sammenflettede dokument. Følgende er de forskellige typer QR-kodefelter, der kan tilføjes via et arbejdsforløb for datafletning:

• Almindelig tekst
• Hyperlink til internettet
• Tekstmeddelelse
• E-mail
• Visitkort

Når QR-koderne genereres, skal dataposterne i .txt- eller .csv-filerne, der bruges som datakilder, være i følgende format med et #-tegn på deres kolonnenavn:

• Almindelig tekst: I QR-kodespalten skal du angive teksten, som den er.
• Hyperlink til internettet: URL:<url> (f.eks. "URL:http://www.google.com")
• Tekstmeddelelse: SMSTO:<telefonnummer>:<meddelelse> (f.eks.: "SMSTO:9818143551:Hej")
• E-mail: MATMSG:\nTil:<e-mailadresse> (eksempel: "MATMSG:\nTIL:johndoe@adobe.com\nSUB:Hej;\nBODY:;;”)
• Visitkort: "START:VCARD\nVERSION:2.1\nN:Smith;John\nFN:John Smith\nORG:Adobe \nTITEL:Ingeniør\nTLF.;MOBIL:+919876543210\nTLF.;ARBEJDE;TLF.SVARER:123456789\nADRESSE;ARBEJDE:;;Gade ABC;Seattle;Washington;98101;US\nE-MAIL;ARBEJDE;INTERNET:abc@adobe.com\nURL:www.adobe.com\nSLUT:VCARD"

Dataposterne kan være en blanding af typerne e-mail, sms, links eller almindelig tekst. Følg disse instruktioner for at generere QR-koder:

Tilføje datafeltpladsholdere til overordnede sider

Hvis du indsætter datafeltpladsholdere på overordnede sider, opnår du visse fordele, der ikke findes, når du indsætter pladsholdere på dokumentsider:

• Det færdige flettede dokument indeholder de oprindelige pladsholdere på dets overordnede sider og resultatet af fletningen på dokumentsider som tilsidesatte overordnede sideelementer.

• Det flettede dokument har fortsat tilknytning til datakilden, så hvis der ændres i posterne i datakilden, kan du opdatere det flettede dokument ved at vælge Opdater indhold i datafelter. Denne funktion er særlig nyttig, hvis du ændrer layoutet i det flettede dokument og derefter skal tilføje nye data fra datakilden.

• Indstillingerne i dialogboksen Opret flettet dokument er de samme som i måldokumentet, så du kan hurtigt genoprette det aktuelle dokument med samme udseende. Du kan også bruge disse delte indstillinger til at oprette et identisk dokument med en anden datakilde eller til at oprette et nyt dokument med et lidt ændret layout.

Du kan ikke indsætte datafelter på både overordnede sider og dokumentsider. For at kunne udføre fletningen korrekt skal du anvende en overordnet med datafelter på første side i dokumentet.

Opdatere, fjerne eller erstatte datakildefiler

• Hvis du vil opdatere en datakildefil, skal du redigere og gemme datakildefilen i et kommasepareret, tabulatorsepareret eller semikolonsepareret format og derefter vælge Opdater datakilde i panelet Datafletning.

  Ændringerne afspejles i panelet Datafletning. Hvis ændringerne ikke afspejles i dokumentet efter opdateringen, skal du fravælge Skærmversion for at deaktivere den og derefter vælge Skærmversion igen for at aktivere den igen.

• Hvis du vil fjerne forbindelsen til datakildefilen, skal du vælge Fjern datakilde i panelmenuen Datafletning.
• Hvis du vil skifte til en ny datakildefil, skal du vælge Vælg datakilde i panelmenuen Datafletning og derefter angive den nye datakildefil. Det er muligt, at InDesign ikke registrerer alle felterne. I den situation er det bedst at slette og genindsætte pladsholderfelterne.

Få vist en skærmversion af poster i måldokumentet

Før du fletter måldokumentet og datakildefilen, er det en god ide at få vist en skærmversion af posterne for at sikre, at feltdata vises korrekt, når oplysningerne flettes. Når du får vist en skærmversion af posterne, vises de faktiske data i panelet Datafletning i stedet for feltpladsholderne. I stedet for f.eks. at se <<Firma>>, ser du evt. Adobe. Du kan bruge navigationsknapperne i panelet Datafletning til at bladre gennem posterne.

Hvis der opstår problemer med nogle af posterne, f.eks. typografiske fejl eller for mange mellemrum, anbefales det, at du redigerer kildefilen i det oprindelige program. (Se Om datakildefiler).

Slå skærmversion til og fra

Nogle problemer opstår eller løser muligvis sig selv, når du skifter mellem skærmvisningstilstande. Husk følgende:

• Pladsholdere erstatter skærmversionsindholdet, når indstillingen Skærmversion af post ikke er valgt. Hvis du sletter et billede sammen med rammen, der indeholder billedet, eller sletter en hel tekststreng, når du fravælger indstillingen Skærmversion af post, vises pladsholderne ikke, da de også er blevet fjernet.

• Ændringer i dialogboksen Indstillinger for indholdsindsættelse afspejles ikke, før du klikker på OK. Hvis indstillingen Skærmversion af post er valgt, afspejler dataene desuden ikke de opdaterede indsættelsesindstillinger, før du fravælger og vælger indstillingen igen.

• Hvis du prøver at arkivere dokumentet i skærmversionstilstand, vises en meddelelse, hvor du bliver bedt om at slå skærmversionstilstanden fra, før du arkiverer dokumentet.

Redigere datafeltpladsholdere

Når du tilføjer et tekstdatafelt til et dokument, indtastes pladsholderteksten til feltet med de formateringsattributter (f.eks. skrift og størrelse), der er aktive på indsættelsespunktet. Du kan derefter redigere pladsholdertekstens attributter for at styre udseendet af de faktiske data.

Angive indstillinger for indholdsindsættelse

Brug dialogboksen Indstillinger for indholdsindsættelse til at angive standardindstillingerne for det aktuelle dokument eller for alle kommende datafletningsprojekter. Du kan angive, hvordan billedet er placeret, om billeder er sammenlænkede eller integrerede, om der fjernes tomme linjer for tomme felter, samt det højeste antal poster i et flettet dokument.

Flette poster

Når du har formateret måldokumentet og indsat felter fra datakildefilen, er du klar til at flette oplysningerne fra datakilden med måldokumentet. Du kan flette posterne til et andet InDesign-dokument eller direkte til PDF. Når du fletter, opretter InDesign et nyt dokument eller en ny PDF baseret på måldokumentet og erstatter felterne i måldokumentet med de relevante oplysninger fra datakildefilen.

Når du fletter et dokument, der indeholder datafeltpladsholdere på overordnede sider, bliver disse overordnede sideelementer kopieret på de overordnede sider i det nyoprettede dokument.

Flette en enkelt eller flere poster

Hvis datakildefilen peger på et filformat, der ikke understøttes, eller på billeder, der ikke er tilgængelige, skal du rette datakildefilen, så den peger på en understøttet fil, rette stien, så den ikke længere peger på en manglende fil, eller blot flytte filen til den korrekte mappe, så InDesign kan finde den og indsætte den.

Begrænsninger i forbindelse med fletning af flere poster

Du kan vælge Flere poster for at oprette mere end én post pr. side. Hvis du f.eks. udskriver postetiketter, udskriver du mere end én etiket pr. side. Måden, posterne vises på i den flettede publikation afhænger hovedsageligt af layoutindstillingerne. Her er en liste over begrænsninger, du kan støde på, når du bruger indstillingen Flere poster:

• Du kan ikke sammenflette flere poster, hvis datafelterne vises på en dokumentside i et dokument med flere sider, eller hvis der er datafelter på flere overordnede sider.

• Datafletningen tillader kun én størrelse pladsholder.

• Når du sletter en post i den flettede publikation, ombrydes de øvrige poster ikke i den tomme pladsholder.

Flette til en PDF-fil

Når du fletter til en PDF-fil, bruges der de samme indstillinger, som når du opretter et flettet InDesign-dokument. Den PDF-fil, der oprettes, bruger PDF XObjects til de statiske dele af siden, så størrelsen på PDF-filen reduceres.

Opdatere datafelter

Når du har flettet et dokument med datapladsholdere på overordnede sider, kan du ændre layoutet i det flettede dokument og stadig opdatere værdierne i datafelterne i datakilden. Brug Opdater datafelter til at opdatere datafelterne og samtidig holde fast ved dokumentets layout. Denne funktion er kun tilgængelig i et sammenflettet dokument med datapladsholdere på de overordnede sider.

De ændringer, der er blevet foretaget under opdateringen af datafelterne, vises i en logfil.

Overskudstekstrapporter

Overskudstekstrapporten vises, hvis indstillingen Generer overskudstekstrapport vælges i dialogboksen Opret flettet dokument, og hvis et eller flere felter indeholder overskudstekst, efter at dataene er flettet.

Rapporten viser hver forekomst af overskud på en nummereret liste, der viser det sidetal, teksten vises på, tegn/ordtælling for overskud og et stykke af overskudsteksten.

Hvis rapporten vises, når du opretter et flettet dokument, skal du rette overskudstilstanden på baggrund af rapporten. Du skal måske f.eks. øge størrelsen på tekstruden, reducere skriftstørrelsen eller redigere teksten.

Indstillinger for indholdsindsættelse

Følgende indstillinger vises i dialogboksen Indstillinger for indholdsindsættelse:

Fastholder billedets størrelsesforhold, men skalerer billedet, så det passer i rammen (standard).

Skalerer billedet, så dets størrelsesforhold svarer til rammens størrelsesforhold.

Bevarer billedstørrelsen, men tilpasser størrelsen på rammen, så den passer til billedet.

Anbringer billedet med dets indvendige størrelse i rammen, justeret i forhold til rammens øverste venstre hjørne. Billedet beskæres, hvis det er for stort til rammen.

Anbringer billedet, så dets højde eller bredde fylder rammen, og på den måde beskæres resten af billedet.

Tilpasser et billede automatisk i rammen baseret på billedets indhold og rammestørrelsen.

Anvender den eksisterende individuelle billedramme til billedrammer. Denne indstilling er nyttig, når du vil vælge en allerede eksisterende tilpasning på destinationsrammen.

Justerer billedets midte i forhold til rammens midte. Denne mulighed er deaktiveret, hvis du har valgt muligheden Indholdsafhængig tilpasning.

Opretter en lænke eller filsti til den originale billedfil. Hvis denne indstilling ikke vælges, integreres alle billeddata i InDesign-dokumentet.

Fjerner afsnitsskift, der er indsat for tomme felter. Dette er særligt nyttigt i forbindelser med forsendelser, hvor du har et valgfrit adressefelt. Denne indstilling ignorerer bløde linjeskift. Hvis der står tegn eller mellemrum på linjen, bliver linjen ikke slettet.

Angiver det højeste antal poster for et sammenflettet dokument. Når tærskelen nås, oprettes et nyt dokument. Dette dokument har det nødvendige antal sider med plads til fletning af de resterende poster (op til pr. post-grænsen). Denne indstilling er kun tilgængelig, når Enkelt post er valgt.

Angiver det højeste antal sider for et sammenflettet dokument. Når grænsen nås, oprettes et nyt dokument med det nødvendige antal sider med plads til fletning af de resterende poster (op til pr. side-grænsen). Denne indstilling er kun tilgængelig, når der er valgt Flere poster i menuen Poster pr. dokumentside, ved sammenfletningen.

Mere som dette

• Eksportér til Adobe PDF

Har du et spørgsmål eller en idé?