Arbejde med filer og skabeloner

Du kan forbedre ydelsen og forhindre mange problemer i at opstå ved at etablere et godt arbejdsforløb, når du bruger Adobe InDesign.

Hold orden i computersystemet.

Med tiden sker der ændringer af software og hardware, der kan medføre dårligere ydelse og problemer med systemet. Ved at defragmentere harddisken, fjerne ældre versioner af software, opdatere enhedsdrivere, optimere hukommelsen, bruge hjælpeprogrammer til beskyttelse mod virus og udføre andre vedligeholdelsesopgaver kan du undgå beskadigelse af apps og filer. Hvis disse opgaver udføres jævnligt, er det med til at sikre, at InDesign åbner, viser og udskriver dokumenter som forventet.

Opret en projektmappe

Inden du starter et projekt, skal du beslutte, hvilke filer du får brug for, og hvordan du vil arkivere dem. Hvis du har problemer med sammenkædninger, der ikke fungerer, kan du overveje at gemme dine sammenkædede filer i samme mappe som dokumentet. InDesign bevarer sammenkædninger til filer, som du indsætter i et dokument. Men hvis en sammenkædning bliver brudt, søger InDesign efter filen i dokumentets mappe. Hvis du opbevarer et dokument og dets sammenkædede filer i den samme mappe, er det nemt at flytte dem fra computer til computer. Ved at opbevare filerne i en mappe sikrer du også, at InDesign kan finde den oprindelige grafik ved udskrivning af et dokument. Hvis InDesign ikke kan finde et sammenkædet grafikelement, vil ændringer, som du har foretaget i det oprindelige grafikelement, ikke blive vist, og grafikelementet udskrives muligvis i dårlig kvalitet eller slet ikke.

Hvis projektet består af flere dokumenter (for eksempel kapitler i en bog), er det muligvis en fordel for dig at oprette en projektmappe, der indeholder en mappe til hvert dokument og dets sammenkædede filer.

Overvej at bruge en skabelon

Brug en skabelon, hvis du ofte opretter projekter, der ligner hinanden. Skabeloner gør det hurtigere for dig at oprette ensartede dokumenter og beskytter samtidig den oprindelige fil. Hvis du for eksempel opretter et månedligt nyhedsbrev, indeholder din skabelon muligvis linealhjælpelinjer, sidenumre, nyhedsbrevets mastersidehoved og formater, som du vil bruge i alle numre. (Se Brug dokumentskabeloner).

Åbn dokumenter lokalt

Inden du åbner et dokument, som er arkiveret på et netværksdrev eller flytbart medie, skal du kopiere dokumentet og eventuelt sammenkædede grafikelementer til den lokale harddisk. Den langsommere adgangstid og dataoverførselshastighed ved et netværksdrev eller flytbart medie kan forårsage tab eller ødelæggelse af data og muligvis beskadige dokumentet. Du skal dog være opmærksom på, at du ikke tilsidesætter andres arbejde, hvis du kopier de lokale filer tilbage til en netværksserver.

Løs problemer inden konvertering af en fil

Beskadigede Adobe PageMaker- eller QuarkXPress®-filer er normalt også beskadigede, når de åbnes i InDesign. Hvis der opstår en fejl eller uventet funktionsmåde for en konverteret fil, skal du åbne den oprindelige fil i kildeappen og undersøge filen for fejl.

Hvis der er problemer i den konverterede fil, kan du eksportere den til IDML-format og derefter åbne IDML-filen og gemme den som et InDesign-dokument.

Gem dokumenter

Gem dokumenter hyppigt, og opret sikkerhedskopier af vigtige filer. Du kan fjerne unødvendige oplysninger fra et dokument ved at bruge kommandoen Gem som. Når du bruger kommandoen Gem, tilføjer InDesign nye oplysninger til dokumentet, men fjerner ikke forældede data, for eksempel oplysninger om et slettet grafikelement. Når du bruger kommandoen Gem som, omskriver InDesign imidlertid hele dokumentet og medtager kun oplysninger om objekter og sider, der aktuelt findes i dokumentet. Et dokument, der kun indeholder nødvendige data, optager mindre plads på harddisken og er hurtigere at opdatere og udskrive.

Indarbejd gode vaner for design

• Opret formater i et dokument. Hvis du opretter formater, mens der ikke er åbne dokumenter, risikerer du, at der vises duplikerede formater, når du opretter et nyt dokument. Hvis du vil dele formater i dokumenter, skal du gemme formaterne og indlæse dem.

• Brug relevante skrifttyper. I forbindelse med valg af skrifttyper til et dokument skal du overveje, hvordan teksten skal formateres og udskrives. InDesign fungerer godt sammen med OpenType®-, Type 1- (kaldes også PostScript) og TrueType-skrifttyper. Beskadigede eller dårligt opbyggede skrifttyper kan beskadige et InDesign-dokument eller føre til uventede resultater ved udskrivning. Brug derfor pålidelige skrifttyper, der er udviklet af velrenommerede skriftleverandører. Hvis du arbejder for et servicebureau, skal du undersøge deres krav til skrifttyper.

• Undgå at bruge for mange tekstrammer. Brug så få tekstrammer som muligt for at reducere størrelsen på dokumentfilen og gøre det nemmere at ændre layoutet.

Brug grafik med omtanke

• Brug det relevante grafikfilformat. Når du opretter grafik til et projekt, skal du overveje, hvordan dokumentet skal udskrives. Hvis du planlægger at få dokumentet trykt hos et servicebureau, skal du spørge servicebureauet, hvilke grafikformater der fungerer bedst sammen med de outputenheder, bureauet bruger. Servicebureauet kan også give oplysninger om den optimale opløsning for billeder.

• Arkiver grafik eksternt. Når du importerer en grafikfil, opretter InDesign som standard en sammenkædning til grafikfilen. Sammenkædning er med til at reducere filstørrelsen for dokumentet og forbedrer ydelsen for InDesign. Når dokumentet udskrives, skal den oprindelige grafikfil være tilgængelig og sammenkædet. Hvis InDesign ikke kan finde den oprindelige fil, udskrives grafikken muligvis som skærmversion i lav opløsning eller som en grå boks.

Kontroller lænker og skrifttyper inden du udskriver

Du sikrer korrekt udskrivning af et dokument ved at kontrollere, at alle lænker er intakte, og at alle skrifttyper er tilgængelige. En lænke bliver brudt, hvis du sletter, flytter eller omdøber den oprindelige grafik. Brug funktionerne Forhåndskontrol og Pak, inden du afleverer filerne til et servicebureau.

Åbn InDesign-dokumenter

Generelt åbner du dokument- og skabelonfiler på samme måde som i andre programmer. Når du åbner en InDesign-skabelon, åbner den som standard et nyt unavngivet dokument. Dokumentfiler har filtypenavnet .indd, skabelonfiler har filtypenavnet .indt, snippet-filer har filtypenavnet .idms, biblioteksfiler har filtypenavnet .indl, udvekslingsfiler har filtypenavnet .inx, markup-filer har filtypenavnet .idml, og bogfiler har filtypenavnet .indb.

Du kan også bruge kommandoen Filer > Åbn til at åbne filer fra ældre versioner af InDesign, InDesign udvekslingsfiler (.inx), InDesign markup-filer (.idml) samt filer oprettet i Adobe PageMaker 6.0 eller nyere, QuarkXPress 3.3 og 4.1 og QuarkXPress Passport 4.1. Derudover kan andre softwareproducenter fremstille software-ekstramoduler, som gør det muligt at åbne yderligere filformater.

Brug kommandoen Åbn

Når du åbner et InDesign-dokument, kan du opleve en af følgende meddelelser:

Meddelelse om en nyere version af InDesign

I InDesign CS6 og CC kan du sende dokumenter til alle brugere af ældre versioner af InDesign uden at skulle udføre ekstra trin som for eksempel manuelt eksportere til IDML. Kompatibiliteten er indbygget, og det sikrer, at dokumenterne altid åbner som forventet.

Hvis du åbner et dokument, der er oprettet i en nyere version af InDesign, vises en meddelelse, der angiver den anden version. Hvis du vil konvertere dokumentet til den aktuelle version af InDesign, skal du gøre følgende:

Meddelelse, der angiver, at dokumentets farveindstillinger er forskellige fra appens

Hvis der vises en advarselsbesked om, at farveindstillingerne i dokumentet er forskellige fra farveindstillingerne i appen, skal du vælge en indstilling og klikke på OK.

Meddelelse om manglende eller ændrede sammenkædninger

Hvis der vises en advarsel, at dokumentet indeholder manglende eller ændrede sammenkædninger, skal du bruge panelet Kæder til at reparere sammenkædningerne. Se Opdater, gendan og erstat kæder.

Meddelelse om manglende skrifttyper

Hvis der vises en advarsel om, at dokumentet indeholder manglende skrifttyper, skal du gøre et af følgende:

• Klik på OK. InDesign formaterer automatisk teksten med en anden skrifttype.

• Brug kommandoen Find skrift til at søge efter og oprette en liste med de skrifttyper, der er anvendt i dokumentet.

  Se Finde og erstatte skrifter for at få yderligere oplysninger om at finde manglende skrifter.

Åbn seneste dokumenter

Du kan angive antallet af seneste dokumenter, der skal vises, ved at vælge Rediger > Indstillinger > Filhåndtering (Windows) eller InDesign > Indstillinger > Filhåndtering og derefter angive et antal i Antal nylige elementer til visning. Det maksimale antal er 30.

Valg af ordlister ved åbning af dokumenter

Når du åbner et dokument, vises der muligvis en advarsel, som spørger, om du vil bruge ordlisten i dokumentet eller en undtagelesesordliste i brugerordbogen. En undtagelsesordliste indeholder ord, der er blevet føjet til brugerordbogen under arbejdet med dokumentet. Hvis du ved, hvilken undtagelsesordliste du bruger, skal du klikke på den tilhørende knap. Hvis du ikke er sikker, skal du klikke på en af knapperne og vælge Rediger > Stavekontrol > Ordbog for at se på ordlisten. Vælg derefter om nødvendigt Rediger > Indstillinger > Ordbog (Windows) eller InDesign > Indstillinger > Ordbog (Mac OS) for at nulstille den ordliste, der bruges til tekstombrydning. Se Orddeling og ordbøger med stavekontrol.

Brug Adobe Bridge sammen med InDesign

Adobe Bridge er en app til flere platforme, der følger med Adobe Creative Cloud-komponenter, og som hjælper dig med at finde, organisere og gennemse de aktiver, du skal bruge til at skabe indhold til print, web, video og lyd. Du kan starte Adobe Bridge fra enhver Creative Cloud-komponent (undtagen Adobe Acrobat®) og bruge det til at få adgang til aktiver fra både Adobe og andre producenter.

Fra Adobe Bridge kan du:

• Administrere billed-, optagelses- og lydfiler: Få vist, søge efter, sortere og behandle filer i Adobe Bridge uden at åbne særskilte programmer. Du kan også redigere metadata til filer og bruge Adobe Bridge til at indsætte filer i dokumenter, projekter eller kompositioner.

• Få vist sammenkædningerne inde i et InDesign-dokument som miniaturebilleder i Adobe Bridge uden at skulle åbne InDesign-dokumentet i InDesign.

• Trække aktiver fra Adobe Bridge til InDesign-dokumentvinduet eller trække aktiver fra dokumentvinduet til Adobe Bridge for at oprette snippets. Se Bruge snippets.

• Udføre automatiserede opgaver, for eksempel batchkommandoer.

• Synkronisere farveindstillinger på tværs af farvestyrede Creative Suite-komponenter.

• Starte et webmøde i realtid for at dele dit skrivebord og læse korrektur på dokumenter.

Brug dokumentskabeloner

Skabeloner er nyttige udgangspunkter for standarddokumenter, fordi du kan foruddefinere dem med layout, grafik og tekst. Hvis du for eksempel fremstiller et månedsmagasin, kan du oprette en skabelon, der indeholder layoutet for et typisk nummer, inklusive linealer, gitre, mastersider, brugerdefinerede formater og farveprøver, pladsholderrammer, lag og standardgrafik eller -tekst. På den måde kan du åbne skabelonen hver måned og importere nyt indhold.

Du opretter en skabelon på samme måde som et almindeligt dokument. Den eneste forskel er, når du gemmer dokumentet. Når du opretter en skabelon, som skal bruges af andre, vil du muligvis tilføje et lag med vejledning til skabelonen. Laget skal skjules eller slettes inden udskrivning af dokumentet. Se Lag

Gem et dokument som en skabelon

Start et nyt dokument fra en skabelon

Redigere en eksisterende skabelon

Gennemse InDesign-dokumenter

Adobe tilbyder forskellige måder, hvorpå InDesign-dokumenter kan vises.

Registrering af ændringer

Når du eller en anden redigerer tekst i InDesign, vil den tilføjede tekst blive fremhævet og den slettede tekst gennemstreget, når Registrer ændringer er slået til. Brug Teksteditor til at få vist ændringer. Dokumentejeren kan gennemgå ændringerne og acceptere eller afvise dem. Se Registrering og gennemgang af ændringer.

Brug af Acrobat til at vise en PDF-fil

Du kan eksportere InDesign-dokumentet til PDF og bruge Adobe Acrobat til at konfigurere en e-mail-visning eller en delt visning på Acrobat.com eller en anden server. Korrekturlæserne kan tilføje kommentarer ved hjælp af værktøjet til gule noter samt andre markeringsmetoder. Derefter kan dokumentejeren gennemgå kommentarerne fra PDF-korrekturen og redigere det oprindelige InDesign-dokument. Se Hjælp til Acrobat for at få yderligere oplysninger.

Bruge CS Review

CS Review er en onlineabonnementstjeneste, hvor du kan dele dine design på internettet, så andre med det samme kan komme med feedback. Når du opretter en korrektur med panelet CS Review, sender du et eller flere snapshots af filen til arbejdsrummet Acrobat.com. Korrekturlæsere kan derefter tilføje kommentarer.

Når du opretter en korrektur, kan du opdele den i dele med separate områder til kommentering af korrekturen. En korrektur kan bestå af dele fra forskellige filer og apps. Efterhånden som korrekturen skrider frem, kan du tilføje eller fjerne korrekturdele som del af en dynamisk korrekturproces.

Design kalendere og visitkort ud fra skabeloner

Du kan oprette kalendere, visitkort, CV'er og andre specialiserede dokumenter ved for eksempel at bruge skabeloner. Adobe tilbyder flere skabeloner, så du nemt kan lave dem.