Arbejde med filer og skabeloner

Du kan forbedre ydelsen og forhindre mange problemer i at opstå ved at etablere et godt arbejdsforløb, når du bruger Adobe InDesign.

Hold orden i computersystemet.

Med tiden sker der ændringer af software og hardware, der kan medføre dårligere ydelse og problemer med systemet. Ved at defragmentere harddisken, fjerne ældre versioner af software, opdatere enhedsdrivere, optimere hukommelsen, bruge hjælpeprogrammer til beskyttelse mod virus og udføre andre vedligeholdelsesopgaver kan du undgå beskadigelse af programmer og filer. Hvis disse opgaver udføres jævnligt, er det med til at sikre, at InDesign åbner, viser og udskriver dokumenter som forventet.

Opret en projektmappe

Inden du starter et projekt skal du beslutte hvilke filer, du får brug for, og hvordan du vil arkivere dem. Hvis du har problemer med lænker, der ikke fungerer, kan du overveje at gemme dine lænkede filer i samme mappe som dokumentet. InDesign bevarer lænker til filer, som du indsætter i et dokument. Men hvis en lænke bliver brudt, søger InDesign efter filen i dokumentets mappe. Hvis du opbevarer et dokument og dets lænkede filer i den samme mappe, er det nemt at flytte dem fra computer til computer. Ved at opbevare filerne i en mappe sikrer du også, at InDesign kan finde den oprindelige grafik ved udskrivning af et dokument. Hvis InDesign ikke kan finde et lænket grafikelement, vil ændringer, som du har foretaget i det oprindelige grafikelement, ikke blive vist, og grafikelementet udskrives muligvis i dårlig kvalitet eller slet ikke.

Hvis projektet består af flere dokumenter (f.eks. kapitler i en bog), er det muligvis en fordel for dig at oprette en projektmappe, der indeholder en mappe til hvert dokument og dets lænkede filer.

Overvej at bruge en skabelon

Brug en skabelon, hvis du ofte opretter projekter, der ligner hinanden. Skabeloner gør det hurtigere for dig at oprette ensartede dokumenter og beskytter samtidig den oprindelige fil. Hvis du f.eks. opretter et månedligt nyhedsbrev, indeholder din skabelon muligvis linealhjælpelinjer, sidenumre, nyhedsbrevets mastersidehoved og formater, som du vil bruge i alle numre. (Se Bruge dokumentskabeloner).

Åbn dokumenter lokalt

Inden du åbner et dokument, som er arkiveret på et netværksdrev eller flytbart medie, skal du kopiere dokumentet og evt. lænkede grafikelementer til den lokale harddisk. Den langsommere adgangstid og dataoverførselshastighed ved et netværksdrev eller flytbart medie kan forårsage tab eller ødelæggelse af data og muligvis beskadige dokumentet. Du skal dog være opmærksom på, at du ikke tilsidesætter andres arbejde, hvis du kopier de lokale filer tilbage til en netværksserver.

Løs problemer inden konvertering af en fil

Beskadigede Adobe PageMaker- eller QuarkXPress®-filer er normalt også beskadigede, når de åbnes i InDesign. Hvis der opstår en fejl eller uventet funktionsmåde for en konverteret fil, skal du åbne den oprindelige fil i kildeprogrammet og undersøge filen for fejl.

Hvis der er problemer i den konverterede fil, kan du eksportere den til IDML-format og derefter åbne IDML-filen og gemme den som et InDesign-dokument.

Arkivere dokumenter

Arkiver dokumenter hyppigt, og opret sikkerhedskopier af vigtige filer. Du kan fjerne unødvendige oplysninger fra et dokument ved at bruge kommandoen Arkiver som. Når du bruger kommandoen Arkiver, tilføjer InDesign nye oplysninger til dokumentet men fjerner ikke forældede data, f.eks. oplysninger om et slettet grafikelement. Men når du bruger kommandoen Arkiver som, omskriver InDesign hele dokumentet og medtager kun oplysninger om objekter og sider, der aktuelt findes i dokumentet. Et dokument, der kun indeholder nødvendige data, optager mindre plads på harddisken og er hurtigere at opdatere og udskrive.

Indarbejd gode vaner for design

• Opret formater i et dokument. Hvis du opretter formater, mens ingen dokumenter er åbne, bliver der muligvis vist dublerede formater, når du opretter et nyt dokument. Hvis du vil dele formater i dokumenter, skal du arkivere formaterne og indlæse dem.

• Brug relevante skrifttyper. I forbindelse med valg af skrifttyper til et dokument skal du overveje, hvordan teksten skal formateres og udskrives. InDesign fungerer godt sammen med OpenType®-, Type 1- (kaldes også PostScript) og TrueType-skrifttyper. Beskadigede eller dårligt opbyggede skrifttyper kan beskadige et InDesign-dokument eller føre til uventede resultater ved udskrivning af det. Brug derfor pålidelige skrifttyper, der er udviklet af velrenommerede skriftleverandører. Hvis du arbejder for et servicebureau, skal du undersøge deres krav til skrifttyper.

• Undgå at bruge for mange tekstrammer. Brug færrest mulige tekstrammer for at reducere størrelsen på dokumentfilen og gøre det nemmere at ændre layoutet.

Brug grafik med omtanke

• Brug det relevante grafikfilformat. Når du opretter grafik til et projekt, skal du overveje, hvordan dokumentet skal udskrives. Hvis du planlægger at få dokumentet trykt hos et servicebureau, skal du spørge servicebureauet om, hvilke grafikformater, der fungerer bedst sammen med de outputenheder, bureauet bruger. Servicebureauet kan også give oplysninger om den optimale opløsning for billeder.

• Arkiver grafik eksternt. Når du importerer en grafikfil, opretter InDesign som standard en lænke til grafikfilen. Lænkning er med til at reducere filstørrelsen for dokumentet og forbedrer ydelsen for InDesign. Når dokumentet udskrives, skal den oprindelige grafikfil være tilgængelig og lænket. Hvis InDesign ikke kan finde den oprindelige fil, udskrives grafikken muligvis som skærmversion i lav opløsning eller som en grå boks.

Kontroller lænker og skrifttyper, inden du udskriver

Du sikrer korrekt udskrivning af et dokument ved at kontrollere, at alle lænker er intakte, og at alle skrifttyper er tilgængelige. En lænke bliver brudt, hvis du sletter, flytter eller omdøber den oprindelige grafik. Brug funktionerne Forhåndskontrol og Pak, inden du afleverer filerne til et servicebureau.

Åbne InDesign-dokumenter

Generelt åbner du dokument- og skabelonfiler på samme måde som i andre programmer. Når du åbner en InDesign-skabelon, åbner den som standard et nyt unavngivet dokument. Dokumentfiler har filtypenavnet .indd, skabelonfiler har filtypenavnet .indt, snippet-filer har filtypenavnet .idms, biblioteksfiler har filtypenavnet .indl, udvekslingsfiler har filtypenavnet .inx, markup-filer har filtypenavnet .idml og bogfiler har filtypenavnet .indb.

Du kan også bruge kommandoen Filer > Åbn til at åbne filer fra ældre versioner af InDesign, InDesign udvekslingsfiler (.inx), InDesign markup-filer (.idml) samt filer oprettet i Adobe PageMaker 6.0 eller nyere, QuarkXPress 3.3 og 4.1 og QuarkXPress Passport 4.1. Derudover kan andre softwareproducenter fremstille software-ekstramoduler, som gør det muligt at åbne yderligere filformater.

Bruge kommandoen Åbn

Når du åbner et InDesign-dokument, kan du støde på en af følgende meddelelser:

Meddelelse om en nyere version af InDesign

I InDesign CS6 og CC kan du sende dokumenter til alle brugere af ældre versioner af InDesign uden at skulle udføre ekstra trin som f.eks. manuelt eksportere til IDML. Kompatibiliteten er indbygget, og det sikrer, at dokumenterne altid åbner som forventet.

Hvis du åbner et dokument, der er oprettet i en nyere version af InDesign, vises en meddelelse, der angiver den anden version. Hvis du vil konvertere dokumentet til den aktuelle version af InDesign, skal du gøre følgende:

Meddelelse, der angiver, at dokumentets farveindstillinger er forskellige fra programmets

Hvis der vises en advarselsbesked om, at farveindstillingerne i dokumentet er forskellige fra farveindstillingerne i programmet, skal du vælge en indstilling og klikke på OK.

Meddelelse om manglende eller ændrede lænker

Hvis der vises en advarselsbesked om, at dokumentet indeholder manglende eller ændrede lænker, skal du bruge panelet Lænker til at reparere lænkerne. Se Opdatering, gendannelse og erstatning af lænker.

Meddelelse om manglende skrifttyper

Hvis der vises en advarsel om, at dokumentet indeholder manglende skrifttyper, skal du gøre et af følgende:

• Klik på OK. InDesign formaterer automatisk teksten med en anden skrifttype.

• Brug kommandoen Find skrift til at søge efter og oprette en liste med de skrifttyper, der er anvendt i dokumentet.

  Se Finde og erstatte skrifter for at få yderligere oplysninger om at finde manglende skrifter.

Åbne seneste dokumenter

Du kan angive antallet af seneste dokumenter, der skal vises, ved at vælge Rediger > Indstillinger > Filhåndtering (Windows) eller InDesign > Indstillinger > Filhåndtering og derefter angive et antal i Antal nylige elementer til visning. Det maksimale antal er 30.

Vælge ordlister ved åbning af dokumenter

Når du åbner et dokument, vises der muligvis en advarsel, som spørger, om du vil bruge ordlisten i dokumentet eller en undtagelesesordliste i brugerordbogen. En undtagelsesordliste indeholder ord, der er blevet føjet til brugerordbogen under arbejdet med dokumentet. Hvis du ved, hvilken undtagelsesordliste du bruger, skal du klikke på den tilhørende knap. Hvis du ikke er sikker, skal du klikke på en af knapperne og vælge Rediger > Stavekontrol > Ordbog for at se på ordlisten. Vælg derefter om nødvendigt Rediger > Indstillinger > Ordbog (Windows) eller InDesign > Indstillinger > Ordbog (Mac OS) for at nulstille den ordliste, der bruges til tekstombrydning. Se Orddeling og ordbøger med stavekontrol.

Konvertere tidligere versioner af InDesign-dokumenter

Bruge Adobe Bridge sammen med InDesign

Adobe Bridge er et program til flere platforme, der følger med Adobe Creative Suite-komponenter, og som du kan anvende til at finde, organisere og gennemse de aktiver, du skal bruge til at oprette udskrivnings-, web-, video- og lydindhold. Du kan starte Adobe Bridge fra alle Creative Suite-komponenter (undtagen Adobe Acrobat®) og bruge programmet til at få adgang til aktiver fra både Adobe og andre producenter.

Fra Adobe Bridge kan du:

• Administrere billed-, optagelses- og lydfiler: Få vist, søge efter, sortere og behandle filer i Adobe Bridge uden at åbne særskilte programmer. Du kan også redigere metadata til filer og bruge Adobe Bridge til at indsætte filer i dokumenter, projekter eller kompositioner.

• Få vist lænkerne inde i et InDesign-dokument som miniaturebilleder i Adobe Bridge uden at skulle åbne InDesign-dokumentet i InDesign.

• Trække aktiver fra Adobe Bridge til InDesign-dokumentvinduet eller trække aktiver fra dokumentvinduet til Adobe Bridge for at oprette snippets. Se Bruge snippets.

• Udføre automatiserede opgaver, f.eks. batchkommandoer.

• Synkronisere farveindstillinger på tværs af farvestyrede Creative Suite-komponenter.

• Starte et webmøde i realtid for at dele dit skrivebord og læse korrektur på dokumenter.

Bruge dokumentskabeloner

Skabeloner er nyttige udgangspunkter for standarddokumenter, fordi du kan foruddefinere dem med layout, grafik og tekst. Hvis du f.eks. fremstiller et månedsblad, kan du oprette en skabelon, der indeholder et typisk nummers layout, herunder linealhjælpelinjer, linjenet, mastersider, brugerdefinerede formater og farveprøver, pladsholderrammer, lag samt standardgrafik eller -tekst. På den måde kan du åbne skabelonen hver måned og importere nyt indhold.

Du opretter en skabelon på samme måde som et almindeligt dokument. Den eneste forskel er, når du arkiverer dokumentet. Når du opretter en skabelon, som skal bruges af andre, vil du muligvis tilføje et lag med vejledning til skabelonen. Laget skal skjules eller slettes inden udskrivning af dokumentet. Se Lag

Arkivere et dokument som en skabelon

Starte et nyt dokument fra en skabelon

Redigere en eksisterende skabelon

Gennemse InDesign-dokumenter

Adobe tilbyder forskellige måder, hvorpå InDesign-dokumenter kan vises.

Registrering af ændringer

Når du eller en anden redigerer tekst i InDesign, vil den tilføjede tekst blive fremhævet og den slettede tekst gennemstreget, når Registrer ændringer er slået til. Brug Teksteditor til at få vist ændringer. Dokumentejeren kan gennemgå ændringerne og acceptere eller afvise dem. Se Registrere og vise ændringer.

Bruge Acrobat til at vise en PDF-fil

Du kan eksportere InDesign-dokumentet til PDF og bruge Adobe Acrobat til at konfigurere en e-mail-visning eller en delt visning på Acrobat.com eller en anden server. Korrekturlæserne kan tilføje kommentarer ved hjælp af værktøjet til gule noter samt andre markeringsmetoder. Derefter kan dokumentejeren gennemgå kommentarerne fra PDF-korrekturen og redigere det oprindelige InDesign-dokument. Se Hjælp til Acrobat for at få yderligere oplysninger.

Bruge CS Review

CS Review er en onlineabonnementstjeneste, hvor du kan dele dine design på internettet, så andre med det samme kan komme med feedback. Når du opretter en korrektur med panelet CS Review, sender du et eller flere snapshots af filen til arbejdsrummet Acrobat.com. Korrekturlæsere kan derefter tilføje kommentarer.

Når du opretter en visning, kan du opdele den i dele, hvor der er forskellige områder til kommentarer til visningen. En visning kan består af dele fra forskellige filer og programmer. Efterhånden som korrekturen skrider frem, kan du tilføje eller fjerne korrekturdele som del af en dynamisk korrekturproces.

Designe kalendere og visitkort ud fra skabeloner

Du kan oprette kalendere, visitkort, CV'er og andre specialiserede dokumenter ved f.eks. at bruge skabeloner.

Adobe stiller mange skabeloner til rådighed på webstedet Adobe Marketplace and Exchange:

www.adobe.com/go/exchange

Brug søgning til at finde yderligere ressourcer til specialdokumenter.