Määritä säilytyssäännöt Adobe Acrobat Sign -palvelussa

Määritä, kuinka kauan sopimuksia ja niihin liittyviä tietoja säilytetään ennen kuin ne poistetaan automaattisesti.

Säilytyssäännöt antavat järjestelmänvalvojille mahdollisuuden hallita, kuinka kauan sopimuksia ja niihin liittyviä tietoja tallennetaan Adobe Acrobat Sign -palveluun sen jälkeen, kun ne saavuttavat lopputilan. Tämä auttaa organisaatioita automatisoimaan tietojen siivouksen ja sovittamaan asiakirjojen elinkaaren sisäisiin vaatimustenmukaisuuskäytäntöihin.

Ennen aloittamista

• Sinun on oltava tilin tai ryhmän tason järjestelmänvalvoja, jotta voit määrittää säilytyssääntöjä.

Määritys

Saatavuus

• Acrobat Standard ja Acrobat Pro: ei tueta.
• Acrobat Sign Solutions: tuetaan.
• Acrobat Sign Government: tuettu.

Määrityksen laajuus

Säilytyssäännöt voidaan määrittää tili- ja ryhmätasoilla.

Ryhmätason asetukset ohittavat tilitason asetukset.

• Oletuskäyttäytyminen - Jos säilytyssääntöä ei ole määritetty, sopimuksia säilytetään, kunnes ne poistetaan manuaalisesti tai muiden prosessien kautta.
• Vaikutus käynnissä oleviin sopimuksiin - Säilytyssääntöjä sovelletaan, kun sopimus kirjataan lopputilaan. Käynnissä olevat sopimukset eivät muutu, ennen kuin ne saavuttavat lopputilan.

Tämän asetuksen käyttöönotto

Tilin taso:

• Siirry kohtaan Tilin asetukset > Tietojen hallinnointi.

Ryhmän taso:

1. Siirry kohtaan: Admin > Ryhmät.
2. Valitse ryhmä.
3. Valitse Ryhmäasetukset > Tiedonhallinta.

Luo säilytyssääntö

Kun uusi sääntö luodaan, siitä tulee aktiivinen sääntö. Aiemmin aktiiviset säännöt pysyvät luettelossa päättymispäivän kanssa ja hallitsevat edelleen sopimuksia, jotka on jo määritetty niille.

Määritä ryhmätason ohitukset

Ryhmätason säännöt ohittavat tilitason säännöt ryhmän käyttäjille.Jos ryhmätason sääntöä ei ole määritetty, tilitason sääntöä sovelletaan.

• Luo sääntö käyttämällä samoja vaiheita kuin tilin tason määrityksessä.
• (Valinnainen) Ota käyttöön Säilytä kaikki tämän ryhmän sopimukset, jotta automaattinen poisto estyy.
  • Käytä tätä vaihtoehtoa tilitason asetuksen ohittamiseen, kun ryhmän sopimukset on säilytettävä.

Jos käyttäjä siirtyy ryhmästä toiseen, sovellettava säilytyssääntö perustuu siihen ryhmään, johon käyttäjä kuuluu, kun sopimus kirjataan lopulliseen tilaan.

Miten asetus toimii

Kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan:

• Aktiivinen säilytyssääntö otetaan käyttöön ja liitetään sopimukseen.
  • Sovellettu säilytyssääntö liittyy sopimukseen ja varmistaa, että poistohetkellä otetaan käyttöön oikea sääntö.
• Järjestelmä laskee poistopäivämäärän määritetyn säilytysajan perusteella.
• Sopimus poistetaan säilytysajan päättyessä, mikäli sääntö pysyy käytössä.

Päätöstilan käsittely saattaa viivästyä jopa 12 tuntia ruuhka-aikoina, mikä voi viivästyttää säilytysajan alkamista.

Ymmärtääksesi miten ajoitus vaikuttaa säilytykseen, katso tietojen hallinnan yleiskatsaussivu.

Parhaita käytäntöjä

• Määritä säilytyssäännöt ennen sopimusten lähettämistä, jotta käytäntöjä sovelletaan johdonmukaisesti.
• Käytä ryhmätason sääntöjä erilaisten säilytysvaatimusten tukemiseen tiimien välillä.
• Tarkista säännöt säännöllisesti varmistaaksesi, että ne vastaavat nykyisiä vaatimustenmukaisuusvaatimuksia. 

Hyvä tietää

• Säilytyssääntöjä sovelletaan, kun sopimus on kirjattu lopulliseen tilaan.
• Vain yksi säilytyssääntö on kerrallaan aktiivinen uusille päättyneille sopimuksille. Kun uusi sääntö luodaan, siitä tulee aktiivinen sääntö ja se koskee kaikkia sopimuksia, jotka kirjataan päätöstilaan jatkossa. Aiemmin aktiiviset säännöt ovat edelleen voimassa sopimuksissa, jotka oli jo määritetty niille, eikä niitä tarvitse poistaa käytöstä.
• Käytetty sääntö perustuu ryhmään, johon säännön lähettänyt käyttäjä kuuluu, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan.
• Päätöstilan käsittely saattaa viivästyä jopa 12 tuntia ruuhka-aikoina, mikä viivästyttää säilytyskäytäntöjen alkamista.
• Jos sääntöä ei ole määritetty, sopimukset säilytetään toistaiseksi.
• Säännön poistaminen käytöstä estää poiston kaikilta sopimuksilta, joihin kyseistä sääntöä sovelletaan ja joita ei ole vielä poistettu.

Asiaan liittyviä artikkeleita

• Tietojen säilytyssääntöjen yleiskatsaus
• Hallitse säilytyssääntöjä
• Poista sopimukset tietojen hallinta- ja GDPR-työkaluilla.