Käyttöopas Peruuta

Tietojen hallinnointisääntöjen määrittäminen

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

  1. Ennakkojulkaisutiedot
  2. Julkaisutiedot
  3. Tärkeät ilmoitukset

Aloita käyttö

  1. Pika-aloitusopas järjestelmänvalvojille
  2. Pika-aloitusopas käyttäjille
  3. Kehittäjille
  4. Video-opetusohjelmakirjasto
  5. UKK

Hallinnoi

  1. Admin Consolen yleiskatsaus
  2. Käyttäjien hallinta
    1. Lisää käyttäjä
    2. Lisää käyttäjiä eränä
    3. Lisää käyttäjiä hakemistosta
    4. Lisää käyttäjiä MS Azure Active Directorysta
    5. Luo toimintoihin keskittyviä käyttäjiä
      1. Tekniset tilit – API-ohjatut
      2. Palvelutilit – Manuaalisesti ohjatut
    6. Tarkista käyttäjät, joilla on valmisteluvirheitä
    7. Vaihda nimi / sähköpostiosoite
    8. Käyttäjän ryhmäjäsenyyden muokkaaminen
    9. Muokkaa käyttäjän ryhmäjäsenyyttä ryhmäliittymän kautta
    10. Käyttäjän ylentäminen järjestelmänvalvojan rooliin
    11. Käyttäjien tunnistetietotyypit ja SSO
    12. Käyttäjätietojen vaihtaminen
    13. Käyttäjien todentaminen MS Azurella
    14. Käyttäjien todentaminen Google-liitoksella
    15. Tuoteprofiilit
    16. Kirjautumiskokemus 
  3. Tilin/ryhmän asetukset
    1. Asetusten yleiskuvaus
    2. Yleiset asetukset
      1. Tilitaso ja tunnus
      2. Omatoimisen allekirjoittamisen työnkulut
      3. Lähetä eränä
      4. Verkkolomakkeet
      5. Mukautetut lähetystyönkulut
      6. Power Automate -työnkulut
      7. Kirjastoasiakirjat
      8. Kerää lomaketietoja sopimuksilla
      9. Asiakirjan rajoitettu näkyvyys
      10. Liitä allekirjoitetun sopimuksen PDF-kopio 
      11. Sisällytä sähköpostiviestiin linkki
      12. Sisällytä sähköpostiviestiin kuva
      13. Sähköposteihin liitettyjen tiedostojen nimeksi annetaan
      14. Liitä valvontaraportti asiakirjoihin
      15. Yhdistä useita asiakirjoja yhdeksi
      16. Allekirjoitetun asiakirjan lähettäminen
      17. Delegointi tilini käyttäjille
      18. Salli ulkoisten vastaanottajien delegointi
      19. Allekirjoitusvaltuutus
      20. Lähetysvaltuutus
      21. Valtuus lisätä sähköisiä leimoja
      22. Aseta oletusaikavyöhyke
      23. Aseta päivämäärän oletusmuoto
      24. Käyttäjiä useissa ryhmissä (UMG)
        1. Päivitä ottaaksesi käyttöön Käyttäjiä useissa ryhmissä
      25. Ryhmän hallinnoijan käyttöoikeudet
      26. Korvaa vastaanottaja
      27. Valvontaraportti
        1. Yleiskatsaus
        2. Salli todentamaton käyttö tapahtuman vahvistussivulla
        3. Sisällytä muistutukset
        4. Sisällytä näyttötapahtumat
        5. Sisällytä sopimussivujen tai liitteiden määrä
      28. Tuotteen sisäiset viestit ja ohjeet
      29. Helppokäyttöiset PDF-tiedostot
      30. Uusi sisällönluontitoiminto
      31. Terveydenhuoltoalan asiakas
    3. Tilin asetusten määritys
      1. Lisää logo
      2. Mukauta yrityksen isäntänimeä/URL-osoitetta
      3. Lisää yrityksen nimi
    4. Allekirjoitusasetukset
      1. Hyvin muotoillut allekirjoitukset
      2. Anna vastaanottajien allekirjoittaa viimeistään
      3. Allekirjoittajat voivat muuttaa nimeään
      4. Anna vastaanottajien käyttää tallennettua allekirjoitustaan
      5. Mukautetut käyttöehdot ja kuluttajailmoitus
      6. Ohjaa vastaanottajia lomakekentissä
      7. Allekirjoittamisesta kieltäytyminen
      8. Salli leimatyönkulut
      9. Vaadi allekirjoittajia antamaan tittelinsä tai yrityksensä
      10. Anna allekirjoittajien tulostaa ja kirjoittaa allekirjoitus
      11. Näytä viestit sähköisesti allekirjoitettaessa
      12. Vaadi allekirjoittajia luomaan allekirjoitus mobiililaitteella
      13. Pyydä allekirjoittajilta IP-osoite
      14. Jätä yrityksen nimi ja titteli pois osallistumisleimoista
    5. Digitaaliset allekirjoitukset
      1. Yleiskatsaus
      2. Lataa ja allekirjoita Acrobatilla
      3. Allekirjoita pilviallekirjoituksilla
      4. Sisällytä tunnistetietojen toimittajien metatiedot
      5. Rajoitetut pilviallekirjoitusten toimittajat
    6. Sähköiset leimat
    7. Digitaaliset tunnistetiedot
      1. Sähköisen identiteetin yhdyskäytävä
      2. Henkilöllisyyden tarkistuskäytäntö
    8. Raportoinnin asetukset
      1. Uusi raporttikokemus
      2. Perinteisen raportin asetukset
    9. Suojausasetukset
      1. Kertakirjautumisasetukset
      2. Muista minut -asetukset
      3. Kirjautumissalasanan käytäntö
      4. Kirjautumissalasanan vahvuus
      5. Verkkoistunnon kesto
      6. PDF-salaustyyppi
      7. API
      8. Käyttäjän ja ryhmän tietoihin pääsy
      9. Sallitut IP-alueet
      10. Tilin jakaminen
      11. Tilin jako-oikeudet
      12. Sopimusten jakamisen ohjausobjektit
      13. Allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistus
      14. Sopimuksen allekirjoitussalasana
      15. Asiakirjan salasanan vahvuus
      16. Estä allekirjoittajia maantieteellisen sijainnin mukaan
      17. Puhelintodennus
      18. Tietoon perustuva todennus (KBA)
      19. Salli sivujen purkaminen
      20. Asiakirjalinkin vanhentuminen
      21. Lataa asiakasvarmenne webhookeja/takaisinsoittoja varten
      22. Aikaleima
    10. Lähetysasetukset
      1. Näytä Lähetä-sivu sisäänkirjautumisen jälkeen
      2. Vaadi vastaanottajan nimi lähetettäessä
      3. Lukitse tunnettujen käyttäjien nimiarvot
      4. Sallitut vastaanottajaroolit
      5. Vastaanottajaryhmät
      6. Pakolliset kentät
      7. Asiakirjojen liittäminen
      8. Kenttien yhdistäminen
      9. Muokkaa sopimuksia
      10. Sopimuksen nimi
      11. Kielet
      12. Yksityisviestit
      13. Sallitut allekirjoitustyypit
      14. Muistutukset
      15. Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus
      16. Allekirjoittajan tunnistusvaihtoehdot
        1. Yleiskatsaus
        2. Allekirjoitussalasana
        3. Kertasalasana sähköpostitse
        4. Acrobat Sign -todennus
        5. Puhelintodennus
        6. Pilvipohjainen digitaalinen allekirjoitus
        7. Tietoon perustuva todennus (KBA)
        8. Henkilöllisyystodistus
        9. Allekirjoittajan henkilötietoraportit
      17. Sisällön suojaus
      18. Ota Notarize-tapahtumat käyttöön
      19. Asiakirjan voimassaolo
      20. Esikatsele, sijoita allekirjoitukset ja lisää kentät
      21. Allekirjoitusjärjestys
      22. Liquid Mode
      23. Mukautetun työnkulun säätimet
      24. Sähköisen allekirjoituksen sivun latausasetukset
      25. Allekirjoituksen jälkeinen URL-vahvistuksen uudelleenohjaus
    11. Viestimallit
    12. Biofarmakologiset asetukset
      1. Yleiskatsaus
      2. Edellytä henkilöllisyyden todennusta
      3. Allekirjoittamisen syyt
    13. Työnkulkujen integraatio
    14. Notarisointiasetukset
    15. Maksujen integrointi
    16. Allekirjoittajan viestit
    17. SAML-asetukset
      1. SAML-kokoonpano
      2. Asenna Microsoft Active Directoryn liitospalvelu
      3. Asenna Okta
      4. Asenna OneLogin
      5. Asenna Oracle Identity -liitos
    18. Tietojen hallinnointi
    19. Aikaleima-asetukset
    20. Ulkoinen arkisto
    21. Tilin kielet
    22. Sähköpostin asetukset
      1. Sähköpostin ylä- ja alatunnistekuvat
      2. Salli yksittäisten käyttäjien sähköpostin alatunnisteet
      3. Mukauta Pyydetty allekirjoitusta -sähköpostiviestiä
      4. Mukauta Vastaanottaja- ja Piilokopio-kenttiä
      5. Mukautetut sähköpostimallit
      6. Ota linkittömät ilmoitukset käyttöön
    23. Siirtyminen echosign.comista adobesign.comiin
    24. Vastaanottajien vaihtoehtojen määrittäminen
  4. Sääntelyvaatimuksia koskevat ohjeet
    1. Helppokäyttöisyys
      1. Helppokäyttöisyyden vaatimustenmukaisuus
      2. Esteettömien lomakkeiden luominen Acrobat-tietokonesovelluksella
      3. Esteettömien AcroForms-lomakkeiden luominen
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR:n yleiskatsaus
      2. Käyttäjän muokkaaminen
      3. Käyttäjän sopimusten muokkaaminen
    4. 21 CFR osa 11 ja EudraLex liite 11
      1. 21 CRF osa 11 validointipaketti
      2. 21 CFR ja EudraLex Liite 11:n käsikirja
      3. Jaettujen vastuiden analysointi
    5. Terveydenhuollon asiakkaat
    6. IVES-tuki
    7. Irtaimistopaperin eOriginal-säilytys
    8. EU:ta ja Yhdistynyttä kuningaskuntaa koskevat huomiot
      1. EU:n ja Yhdistyneen kuningaskunnan rajat ylittävät tapahtumat ja eIDAS
      2. Sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen HMLR-vaatimukset
      3. Brexitin vaikutus Yhdistyneen kuningaskunnan sähköisiä allekirjoituksia koskeviin lakeihin
  5. Lataa sopimukset eränä
  6. Toimialueen varaus 

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

  1. Vastaanottajavaihtoehdot
    1. Sähköpostimuistutuksen peruuttaminen
    2. Sähköisen allekirjoitussivun asetukset
      1. Yleiskatsaus sähköiseen allekirjoitussivuun
      2. Avaa ja lue sopimus ilman kenttiä
      3. Kieltäydy allekirjoittamasta sopimusta
      4. Delegoi allekirjoituksen myöntäjä
      5. Aloita sopimus alusta
      6. Lataa PDF-versio sopimuksesta
      7. Tarkastele sopimuksen historiatietoja
      8. Tarkastele sopimusviestejä
      9. Sähköisestä allekirjoituksesta käsin kirjoitetuksi allekirjoitukseksi muuntaminen
      10. Käsin kirjoitetun allekirjoituksen muuntaminen sähköiseksi allekirjoitukseksi 
      11. Siirry lomakekentillä
      12. Tyhjennä lomakekenttien tiedot
      13. Allekirjoita sivun suurennus ja siirtyminen sähköisesti
      14. Sopimuksen työkaluissa ja tiedoissa käytettävän kielen vaihtaminen
      15. Tarkista lakisääteiset ilmoitukset
      16. Muuta Acrobat Signin evästeasetuksia
  2. Lähetä sopimuksia
    1. Lähetä-sivun yleiskatsaus
    2. Sopimuksen lähettäminen vain itselleen
    3. Sopimuksen lähettäminen muille
    4. Kirjoitetut allekirjoitukset
    5. Vastaanottajien allekirjoitusjärjestys
    6. Lähetä eränä
      1. Erälähetys-toiminnon yleiskatsaus
      2. Erälähetys – manuaaliset vastaanottajat
      3. Erälähetys – CSV-lähetys
      4. Peruuta erälähetystapahtuma
      5. Lisää muistutuksia erälähetykseen
      6. Erälähetyksen raportointi
  3. Kenttien lisääminen asiakirjoihin
    1. Sovelluksen sisällönluontiympäristö
      1. Automaattinen kenttien tunnistus
      2. Vedä ja pudota kenttiä sisällönluontiympäristössä
      3. Lomakekenttien määritys vastaanottajille
      4. Esitäyttö-rooli
      5. Lisää kenttiä uudelleenkäytettävällä kenttämallilla
      6. Kenttien siirtäminen uuteen kirjastomalliin
      7. Päivitetty sisällönluontiympäristö sopimuksia lähetettäessä
    2. Lomakkeiden ja tekstitunnisteiden luominen
    3. Lomakkeiden luominen Acrobatilla (AcroForms)
      1. AcroFormin luonti
      2. Esteettömien PDF-tiedostojen luominen
    4. Kentät
      1. Kenttätyypit
        1. Yleiset kenttätyypit
        2. Riville sovitetut kuvat
        3. Leiman kuvat
      2. Kentän sisällön ulkoasu
      3. Kenttien vahvistukset
      4. Peitettyjen kenttien arvot
      5. Näyttö-/piilotusehtojen asettaminen
      6. Lasketut kentät 
    5. Sisällönluontiin liittyvät usein kysytyt kysymykset
  4. Allekirjoita sopimuksia
    1. Allekirjoita sinulle lähetettyjä sopimuksia
    2. Täytä ja allekirjoita
    3. Omatoiminen allekirjoittaminen
  5. Sopimusten hallinta
    1. Hallinta-sivun yleiskatsaus
    2. Sopimusten delegointi
    3. Vastaanottajien korvaaminen
    4. Asiakirjan näkyvyyden rajoitus 
    5. Sopimuksen peruuttaminen 
    6. Luo uusia muistutuksia
    7. Tarkista muistutukset
    8. Muistutuksen peruuttaminen
    9. Lisää toimintoja...
      1. Miten haku toimii
      2. Sopimuksen tarkasteleminen
      3. Luo malli sopimuksesta
      4. Piilota/näytä sopimukset näkymästä
      5. Allekirjoitetun kopion lataaminen
      6. Lähetetyn sopimuksen tiedostojen ja kenttien muokkaaminen
      7. Muokkaa vastaanottajan todennusmenetelmää
      8. Vanhentumispäivän lisääminen tai muokkaaminen
      9. Huomautuksen lisäys sopimukseen
      10. Yksittäisen sopimuksen jakaminen
      11. Sopimuksen jaon poistaminen
      12. Yksittäisen sopimuksen lataaminen
      13. Sopimuksen yksittäisten tiedostojen lataaminen
      14. Sopimuksen valvontaraportin lataaminen
      15. Sopimuksen kenttäsisällön lataaminen
  6. Valvontaraportti
  7. Raportointi ja tietojen viennit
    1. Yleiskatsaus
    2. Myönnä käyttäjille oikeudet raportointiin
    3. Raporttikaaviot
      1. Luo uusi raportti
      2. Sopimusraportit
      3. Tapahtumaraportit
      4. Asetusten toimintaraportti
      5. Muokkaa raporttia
    4. Tietojen viennit 
      1. Uuden tietojen viennin luonti
      2. Muokkaa tietojen vientiä
      3. Tietojen viennin sisällön päivittäminen
      4. Tietojen viennin lataaminen
    5. Kaavion/viennin nimeäminen uudelleen
    6. Raportin/viennin monistaminen
    7. Raportin/viennin ajoittaminen
    8. Raportin/viennin poistaminen
    9. Tarkista tapahtuman käyttö

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

  1. Verkkolomakkeet
    1. Luo verkkolomake
    2. Muokkaa verkkolomaketta
    3. Poista verkkolomake käytöstä / ota verkkolomake käyttöön
    4. Verkkolomakkeen piilottaminen/näyttäminen
    5. Etsi URL-osoite tai komentosarjakoodi 
    6. Verkkolomakekenttien esitäyttö URL-parametreilla
    7. Verkkolomakkeen tallentaminen myöhemmin täytettäväksi
    8. Muuta verkkolomakkeen kokoa
  2. Uudelleenkäytettävät mallit (Kirjastomallit) 
    1. Yhdysvaltain valtionhallinnon lomakkeet Acrobat Sign -kirjastossa
    2. Kirjastomallin luonti
    3. Kirjastomallin nimen muuttaminen
    4. Kirjastomallin tyypin muuttaminen
    5. Kirjastomallin käyttöoikeustason muuttaminen
    6. Jaetun mallin kopiointi, muokkaus ja tallennus
    7. Lataa kirjastomallin koostekenttätiedot
  3. Siirrä verkkolomakkeiden ja kirjastomallien omistus
  4. Power Automate -työnkulut 
    1. Power Automate -integraation ja siihen sisältyvien oikeuksien yleiskatsaus
    2. Ota Power Automate -integraatio käyttöön
    3. Seuraa Power Automaten käyttöä
    4. Uuden työnkulun luominen (esimerkkejä)
    5. Työnkulkuihin käytettävät käynnistimet
    6. Työnkulkujen tuominen Acrobat Signin ulkopuolelta
    7. Työnkulkujen hallinta
    8. Työnkulkujen muokkaus
    9. Työnkulkujen jako
    10. Työnkulkujen käytöstäpoisto tai käyttöönotto
    11. Työnkulkujen poisto
    12. Hyödyllisiä malleja
      1. Vain järjestelmänvalvoja
        1. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
        2. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
        5. Kaikkien valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
      2. Sopimuksen arkistointi
        1. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen SharePointiin
        2. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen DropBoxiin
        5. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Boxiin
      3. Verkkolomakesopimusten arkistointi
        1. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen SharePoint-kirjastoon
        2. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen OneDrive for Businessiin
        3. Valmiiden asiakirjojen tallentaminen Google Driveen
        4. Valmiiden verkkolomakeasiakirjojen tallentaminen Boxiin
      4. Sopimustietojen poiminta
        1. Lomakekenttätietojen poimiminen allekirjoitetusta asiakirjasta ja Excel-taulukon päivittäminen
      5. Sopimusilmoitukset
        1. Lähetä sopimuksen sisällön ja allekirjoitetun sopimuksen sisältäviä mukautettuja sähköposti-ilmoituksia
        2. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Teams-kanavalla
        3. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Slackissa
        4. Vastaanota Adobe Acrobat Sign -ilmoituksia Webexissä
      6. Sopimuksen luonti
        1. Luo asiakirja Power App -lomakkeesta ja Word-mallista, lähetä allekirjoitettavaksi
        2. Luo sopimus OneDrivessa olevasta Word-mallista ja hanki allekirjoitus
        3. Luo sopimus valitulle Excel-riville, lähetä tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi
  5. Mukautetut lähetystyönkulut
    1. Mukautetun lähetystyönkulun yleiskatsaus
    2. Uuden lähetystyönkulun luominen
    3. Lähetystyönkulun muokkaaminen
    4. Poista lähetystyönkulun aktivointi tai aktivoi se uudelleen
    5. Sopimuksen lähetys Lähetä työnkulku -toiminnolla
  6. Käyttäjien ja sopimusten jakaminen
    1. Käyttäjän jakaminen
    2. Sopimuksien jakaminen

Muihin tuotteisiin integrointi

  1.  Acrobat Sign -integraatioiden yleiskatsaus 
  2. Acrobat Sign for Salesforce
  3. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
    2. Acrobat Sign for Outlook
    3. Acrobat Sign for Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign for Teams
    5. Acrobat Sign for Microsoft PowerApps and Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector for Microsoft Search
    7. Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign for Microsoft SharePoint 
  4. Muut integraatiot
    1. Acrobat Sign for ServiceNow
    2. Acrobat Sign for HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign for SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign for Workday
    5. Acrobat Sign for NetSuite
    6. Acrobat Sign for VeevaVault
    7. Acrobat Sign for Coupa BSM Suite
  5. Kumppanin hallitsemat integraatiot
  6. Mistä hankin integrointiavaimen

Acrobat Sign Developer

  1. REST-ohjelmointirajapinnat 
    1. Menetelmäopas
    2. SDK-/Kehittäjän opas
    3. API:in liittyvät usein kysytyt kysymykset
  2. Webhookit 
    1. Webkoukun yleiskatsaus
    2. Uuden webhookin määrittäminen
    3. Tarkastele tai muokkaa webhookia
    4. Poista webhookin aktivointi tai aktivoi se uudelleen
    5. Webhookin poistaminen
    6. Kaksisuuntaiset SSL-varmenteet
    7. Webhookit ohjelmointirajapinnassa

Tuotetuki ja vianetsintä

  1. Asiakastukiresurssit
  2. Enterprise Customer Success -resurssit 

Tietojen hallinnoinnin/säilytyksen yleiskatsaus

Oletusarvoisesti Adobe Acrobat Sign säilyttää palvelussa suojatusti kaikki asiakkaiden asiakirjat niin kauan kuin tili on aktiivinen.

Tapahtumatiedot pysyvät järjestelmässä siihen asti, että asiakas ryhtyy nimenomaisiin toimiin sopimusten poistamiseksi.

  • Acrobat Sign -palvelu noudattaa useita tietoturvan ja tietojen käyttöoikeuksien standardeja, joihin kuuluu muun muassa PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II ja ISO 27001.
Huomautus:

Adobe ei ole velvollinen säilyttämään asiakkaan sopimuksia, auditointiraportteja tai muita asiakkaan tietoja asiakkaan Acrobat Sign -käyttöoikeuden vanhenemisen tai päättymisen jälkeen.

Jos Adobe kuitenkin säilyttää tällaisia tietoja, ne poistetaan minkä tahansa asiakkaan Acrobat Sign -käyttöoikeuden aikana määritetyn säilytyskäytännön mukaisesti.

Asiakkaat, jotka haluavat tallentaa sopimustensa tiedot omiin järjestelmiinsä ja poistaa alkuperäiset asiakirjat Acrobat Sign ‑järjestelmistä, voivat määrittää ”säilytyskäytännön” ilmaisemaan, kuinka kauan Acrobat Sign säilyttää tapahtuman. Kyseisen ajanjakson jälkeen järjestelmä poistaa sopimuksen Acrobat Signista (asiakkaan halutessa poistetaan myös sopimusta tukevat tarkastukset/henkilötiedot).

Säilytyssäännöt määrittää tilitason järjestelmänvalvoja Tietojen hallinta -osiossa järjestelmänvalvojan valikosta.

  • Ryhmätason järjestelmänvalvojilla ei ole oikeutta luoda tai poistaa säilytyssääntöjä.
  • Kaikki tilin ryhmät perivät tilitason asetukset oletusarvonaan.
    • Ryhmät on määritettävä erikseen, jos niiden halutaan käyttävän muita kuin tilitason asetuksia.
    • Ryhmätason asetukset korvaavat aina tilitason asetuksen.
Siirry Tietojen hallintaan

Dokumentit/tiedostot/liitetiedostot vs. sopimukset vs. tapahtumat

  • Dokumentit/tiedostot/liitetiedostot ovat kaikki yksittäisiä Acrobat Sign -järjestelmään ladattavia tiedostoja. Sopimuksen rakennusmateriaaleja.
  • Sopimukset ovat asiakkaalle tarkoitettuja kohteita, jotka Acrobat Sign luo lähetettyjen tiedostojen pohjalta ja jotka vastaanottajat täyttävät ja/tai allekirjoittavat. "Sopimus" on termi, jota käytetään objektin määrittämiseen sekä allekirjoitusten hankintaprosessin että lopullisen PDF-tiedoston luonnin aikana.
  • Tapahtumat käsittävät sopimuksen sekä kaiken siihen liittyvän kirjaamisen ja dokumentaation, jotka luodaan sopimusta varten ja sen toimesta (esim. valvontaraportit, todennustulokset, kenttätason tiedot, .csv-sivut).

 

Sääntö vs. sääntötunnus

Sääntö-termi viittaa (tämän artikkelin asiayhteydessä) ennalta määritettyyn prosessiin. Tässä tapauksessa kyseinen prosessi määrittää, milloin sopimus poistetaan Acrobat Sign -järjestelmästä. Se on yleinen termi, jota käytetään, kun puhutaan muuttuvan ehdon (sopimuksen poistoajankohdan) soveltamisesta toiseen objektiin (tässä tapauksessa sopimuksiin).

Sääntötunnus-termiä käytetään määritetyn säännön kuvaamiseen. Kun sääntö luodaan, sille määrätään yksilöllinen tunnus (sääntötunnus) sen erottamiseksi kaikista muista säännöistä. Määritetty sääntötunnus on literaaliobjekti, joka liittyy sopimukseen.

 

Sopimuksen lopullinen tila

Säilytyssäännöt käynnistetään, kun sopimus saavuttaa "lopullisen tilan".

Lopullinen tila saavutetaan, kun vastaanottajat eivät enää voi suorittaa muita toimenpiteitä sopimuksen saattamiseksi valmiiksi. Lopullisia tiloja on kolme:

  • Valmis – Saavutetaan, kun kaikki vastaanottajat ovat suorittaneet sopimukselle kaikki prosessit onnistuneesti.
  • Hylätty – Hylätty sopimus on pysäytetty tietyllä toiminnolla. Tällä toiminnolla voi olla eri lähteitä:
    • lähettäjä peruutti
    • vastaanottaja hylkäsi
    • epäonnistui vastaanottajan todennusvirheen vuoksi
    • epäonnistui järjestelmävirheen vuoksi.
  • Vanhentunut – Sopimukset, joiden voimassaoloaika päättyy toimimattomuuden vuoksi määritellyllä ajanjaksolla.

Käyttötapa

Kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan:

  • Acrobat Sign tarkistaa sopimuksen luoneen käyttäjän ryhmätason säilytyssäännöt (ryhmässä, johon käyttäjä kuuluu sopimuksen saavuttaessa lopullisen tilan)
    • Jos mitään ryhmätason sääntöä ei sillä hetkellä ole käytössä, käytetään tilitason sääntöä.
    • Jos myös tilitason sääntö on määrittämättä, säilytyssääntöjä ei määritetä, eikä sopimuksella ole poistopäivää.

 

Jos sopimuksen kanssa käytetään säilytyssääntöä:

  • Sopimus on ajoitettu poistettavaksi sääntöparametrien perusteella.
  • Sovelletun säännön sääntötunnus liittyy tapahtumaan ja varmistaa, että poistohetkellä sovelletaan oikeaa sääntöä.

 

Lopullisessa tilassa oleva sopimus odottaa määritettyyn poistoaikaan asti.

  • Poistoon jäljellä olevien päivien määrä on literaalinen. 
    • Jos poistoajankohdaksi määritetään esimerkiksi 14 päivää, poistotoiminto käynnistyy täsmälleen (sekunnilleen) 14 päivää sen jälkeen, kun sopimus on siirtynyt lopulliseen tilaan.

 

Kun poistamisen aika koittaa, Acrobat Sign tarkistaa sääntötunnuksen avulla, onko sääntö poistettu käytöstä vai ei.

  • Jos sääntö on poistettu käytöstä, toimenpiteisiin ei ryhdytä.
  • Jos sääntöä ei ole poistettu käytöstä, sopimus poistetaan.
    • Jos valvontaraportin ja henkilökohtaisten tietojen poistotoiminto on käytössä, suoritetaan sama prosessi näille dokumenteille määritetyn aikavälin perusteella.
      • Tileillä, joilla käytetään henkilöllisyystodistukseen perustuvaa todennusmenetelmää, allekirjoittajan henkilötietoraportti (jos sellainen on tehty) poistetaan osana henkilökohtaisia tietoja.

Määritys

Saatavuus:

Tietojen hallinnointi -ympäristö on käytettävissä työryhmä- ja suuryritystason lisenssisopimuksille.

Kokoonpanon laajuus:

Tietojen hallinnointi -sääntöjä voidaan käyttää tili- ja ryhmätasoilla.

Tämän ominaisuuden käyttöliittymää voidaan arvioida siirtymällä järjestelmänvalvojan valikon Tietojen hallinnointi -välilehdelle.

Luo sääntö

Määritä säilytyssäännöt tilitasolla.

Määritä ensin tilitason säilytys (jos sellainen on).

Kaikki ryhmät perivät automaattisesti tilitason asetukset, joten jos haluat soveltaa yhtä käytäntöä kaikkiin ryhmiin, saavutat tällä tämän tavoitteen:

  • Valitse Tili > Tilin asetukset > Tietojen hallinnointi.
  • Napsauta pluskuvaketta.

Luo säilytyssääntö -peittokuvan sisältö:

  • Määritä, kuinka monta päivää sopimusta tulisi säilyttää sen jälkeen, kun se on saavuttanut lopullisen tilan.
    • Minimi on yksi päivä.
    • Maksimi on 5 475 päivää (15 vuotta).
  • Aseta halutessasi sopimuksen kirjausketjun säilytysaika ja sopimuksen osapuoliin liittyvät henkilökohtaiset tiedot.
    • Kirjausketjua ja henkilökohtaisia tietoja on säilytettävä vähintään niin kauan kuin sopimusta, mahdollisesti myös pidempään.
    • Jos tätä asetusta ei ole otettu käyttöön, kirjausketjua ja henkilökohtaisia tietoja säilytetään siihen asti, kunnes ne poistetaan jollakin muulla menetelmällä (esim. GDPR-poistolla).
Luo säilytyssääntö

Ensimmäinen sääntö (pinon yläosassa, ilman päättymispäivää) on sillä hetkellä sovellettava sääntö. Yhteen ryhmään voi soveltaa vain yhtä sääntöä kerrallaan. 

Jos luodaan uusi sääntö:

  • Uudesta säännöstä tulee sillä hetkellä käytettävä sääntö.
    • Uusi sääntö lisätään luettelon alkuun yhdessä säännön luontiajankohdan ilmoittavan aloituspäivän kanssa, ilman päättymispäivää.
  • Jos aikaisemmin luotu sääntö on aktiivisesti käytössä uutta sääntöä luotaessa: 
    • Aikaisemmin luotua sääntöä ei enää sovelleta lopulliseen tilaan siirtyviin sopimuksiin.
    • Aikaisemmin luotua sääntöä siirretään luettelossa alaspäin, uuden (voimassa olevan) säännön alle.
    • Aikaisemmin luodulle säännölle luodaan automaattisesti päättymispäivän arvo, joka vastaa uuden (voimassa olevan) säännön alkamispäivää.
Uusi sääntö


Säilytyssääntöjen määrittäminen ryhmätasolla

Määrittämällä ryhmätason säilytyssäännöt korvaat ryhmään sillä hetkellä kuuluvien käyttäjien perimät tilitason säännöt.

Jos käyttäjää siirretään ryhmien kesken, kun sopimuksia on kesken, uuden ryhmän säilytyssääntöjä sovelletaan kaikkiin sopimuksiin, jotka siirtyvät lopulliseen tilaan käyttäjän ollessa kyseisessä ryhmässä.

Lopullisessa tilassa olevissa sopimuksissa, joissa säilytyssääntö on otettu käyttöön ennen säännön luoneen käyttäjän siirtämistä uuteen ryhmään, noudatetaan sovelletun säännön poistopäivää, jos sääntöä ei ole poistettu käytöstä ennen poistotoimintoa.

 

Kun tämä pidetään mielessä, ryhmätason säilytyssääntöjen määrittäminen eroaa edellä esitetystä vain kahdella tavalla:

Pääset ryhmän tietojen hallintavälilehteen seuraavasti:

  • Valitse Tili > Ryhmät.
  • Napsauta muokattavaa ryhmää kerran.
  • Valitse Ryhmän asetukset.
Siirry ryhmän asetuksiin.

 

  • Valitse vasemmasta sivuvalikosta Tietojen hallinnointi.
    • Huomaa, että jos ryhmätason säilytyssääntöjä ei ole käytössä, se on selvä merkki siitä, että käytössä on tilitason säännöt.
Ryhmätason tietojen hallinnointi

  • Luo uusia sääntöjä napsauttamalla pluskuvaketta (kuten tilitason käyttöliittymässä).
Huomautus:

Kun säännöt on luotu ryhmissä, voit käyttää näitä ryhmätason säilytyssääntöjä tilitason Tietojen hallinnointi -välilehdestä:

  • Valitse Tili > Tilin asetukset > Tietojen hallinnointi.
  • Napsauta Ryhmät, joilla on säilytyssäännöt -välilehteä.
  • Napsauta muokattavan ryhmän nimeä kerran.
  • Valitse Näytä ryhmien säilytyssäännöt, niin ryhmätason Tietojen hallinnointi -sivu avautuu.
Käytä ryhmätason asetuksia tilitason tietojen hallinnoinnin kautta

Ryhmätason sääntöjä määritettäessä on käytettävissä ylimääräinen Säilytä kaikki tämän ryhmän sopimukset -vaihtoehto.

Tämän vaihtoehdon avulla ryhmä voi korvata tilitason säilytyssäännön ja säilyttää kaikki sopimukset (ryhmän käyttäjille) ikuisesti.

Säilytä kaikki sopimukset


Säilytyssäännön tila

Käytössä – Sääntöjä, jotka ovat edelleen voimassa sovellettaessa sääntöä lopulliseen tilaan siirtyneille sopimuksille.

  • Käytössä oleva sääntö on aina luettelon alussa, eikä sillä ole päättymispäivää.

Poistettu käytöstäPoistettu käytöstä -sääntöjä ei enää sovelleta. Jos sopimus saavutti lopullisen tilan käytöstä poistetun säännön mukaisesti, sopimusta ei poisteta tavoitepoistopäivänä.

  • Käytöstä poistetut säännöt ovat harmaita.
  • Käytöstä poistettuja sääntöjä ei voi ottaa uudelleen käyttöön.

VanhentunutVanhentuneilla säännöillä ei ole lopullisessa tilassa olevia, poistoa odottavia sopimuksia.

  • Jos sinulla on esimerkiksi 14 päivän sääntö, jonka päättymispäivä on 10. maaliskuuta, sääntö vanhentuu 24. maaliskuuta päivän lopussa, koska kaikki säännön piiriin kuuluvat sopimukset on jo poistettu.

Vanha – Asiakkaat, joilla säilytyssääntö määräytyi vanhan tausta-asetuksen perusteella, näkevät tämän käytännön heijastuvan vanhana säilytyssääntönä. 

  • Sopimukset, jotka oli jo aikaisemmin ajoitettu poistettaviksi vanhan säännön perusteella (ennen kuin uudet säännöt otettiin käyttöön), poistetaan vanhan säännön poistoajankohdan mukaisesti.
Sääntöjen tilat


Sääntöjen suodattaminen tilan mukaan

Säilytyssääntöjen luetteloa voidaan suodattaa napsauttamalla taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa "hampurilaiskuvaketta".

Näiden vaihtoehtojen avulla voit suodattaa

  • kaikki säännöt – oletusarvo
  • vain käytössä olevat säännöt
  • vain käytöstä poistetut säännöt
  • vain vanhentuneet säännöt.

Voit myös palauttaa 15, 30 tai 50 tietuetta sivua kohti.

Sääntösuodattimet


Säännön poistaminen käytöstä

Varoitus:

Säännön käytöstä poistamista ei voida kumota.

Kun sääntö poistetaan käytöstä, yhdelläkään vielä jäljellä olevalla, säännön piiriin kuuluvalla sopimuksella ei enää ole poistopäivää, joka huomioitaisiin.

Nämä sopimukset on siten poistettava GDPR-työkaluilla.

Voit poistaa säännön käytöstä seuraavasti:

  • Valitse sääntö.
  • Napsauta Poista käytöstä -linkkiä.
Säännön käytöstä poistaminen


Poistetut ryhmät

Säilytys perustuu (eksplisiittisesti asetettuihin tai tilitason asetuksista perittyihin) ryhmätason asetuksiin.

Käytettyjen säilytyssääntöjen tuleva tarkistus edellyttää, että sääntöjen historia on olemassa.

Siksi ryhmätunnusta ei poisteta kokonaan. Tarvittavat asetukset säilytetään, ja niitä voidaan tarkastella/muokata tilitason järjestelmänvalvojan käytettävissä olevien ryhmien kautta.

Poistetut ryhmät voidaan tuoda näkyviin Ryhmät-sivulla napsauttamalla "hampurilaiskuvaketta" ja valitsemalla Näytä vain poistetut ryhmät.

Näytä poistetut ryhmät

Napsauta muokattavaa ryhmää kerran ja napsauta Ryhmän asetukset -linkkiä.

  • Sääntöjä voidaan luoda ja poistaa käytöstä samalla tavalla kuin ryhmän ollessa aktiivinen.
Poistetut ryhmät


API-pohjainen poistotoiminto

Kun säilytyspyyntö on tehty, asiakkaiden järjestelmänvalvojilla on mahdollisuus käyttää Acrobat Sign API:a dokumenttien poistamiseen yksitellen.

Ota yhteys tukitiimiin tämän vaihtoehdon käyttöönottamiseksi.

Hyvä tietää

  • Vain yhtä sääntöä voidaan soveltaa, kun sopimukset saavuttavat lopullisen tilan.
    • Useita sääntöjä voidaan ottaa käyttöön, sillä sääntö pysyy käytössä, kunhan sen piiriin kuuluu sopimuksia, joilla on tavoitepoistopäivä (säännön laajuuden mukaisesti).
  • Käytöstä poistettuja sääntöjä ei voi ottaa uudelleen käyttöön. Käytöstä poisto on lopullista.
  • Säilytyssääntöjä sovelletaan, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan, ei silloin, kun sopimus luodaan.
  • Käytetty säilytyssääntö perustuu ryhmään, johon säännön luonut käyttäjä kuuluu, kun sopimus saavuttaa lopullisen tilan.
  • Sopimukseen sovellettuja sääntöjä ei voi muuttaa, kun sopimus on siirtynyt lopulliseen tilaan odotusajan osalta.
    • Voit poistaa säännön käytöstä, jos haluat estää sopimuksen poiston, mutta tämä estää kaikkien säännön piiriin kuuluvien, mutta vielä poistamattomien sopimusten poiston.
  • Voit selvittää sopimukseen sovellettavan säännön tarkistamalla sopimuksen valvontaraportin ja vertaamalla sopimuksen valmistumispäivää säilytyssääntöjen päivämääräalueisiin.
  • Pisin mahdollinen säilytysjakso on 5475 päivää.

 Adobe

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?