Hallitse säilytyssääntöjä Adobe Acrobat Signissa

Tarkastele, suodata ja hallitse säilytyssääntöjen soveltamista ja ylläpitoa ajan myötä.

Säilytyssäännöt määrittävät, milloin sopimukset ja niihin liittyvät tiedot poistetaan. Näiden sääntöjen hallinta varmistaa, että aktiivisia käytäntöjä sovelletaan oikein ja että aiemmin sovelletut säännöt jatkavat sopimusten hallintaa odotetusti.

Ennen aloittamista

• Sinun on oltava tilin tai ryhmän tason järjestelmänvalvoja hallitaksesi säilytyssääntöjä.

Määritys

Saatavuus

• Acrobat Sign Solutions: tuettu.
• Acrobat Sign Government: tuettu.
• Acrobat Standard ja Acrobat Pro: ei tueta.

Määrityksen laajuus

Säilytyssääntöjä voidaan hallita tili- ja ryhmätasoilla.

Ryhmätason asetukset ohittavat tilitason asetukset.

Tämän asetuksen käyttöönotto

Tilin taso:

• Siirry kohtaan Tilin asetukset > Tietojen hallinnointi.

Ryhmän taso:

1. Siirry kohtaan: Järjestelmänvalvoja > Ryhmät.
2. Valitse ryhmä.
3. Valitse Ryhmän asetukset > Tiedonhallinta.

Miten säilytyssäännöt toimivat

Säilytyssäännöt noudattavat määriteltyä elinkaarta:

• Vain yksi säilytyssääntö on kerrallaan aktiivinen uusille päättyneille sopimuksille. Kun uusi sääntö luodaan, siitä tulee aktiivinen sääntö ja se koskee kaikkia sopimuksia, jotka kirjataan lopulliseen tilaan jatkossa. Aiemmin aktiiviset säännöt jatkavat voimassaoloaan sopimuksissa, joihin ne oli jo määritetty, eikä niitä tarvitse poistaa käytöstä.
• Jokaiselle sopimukselle määritetään säilytyssääntö, kun se tallennetaan päättyvään tilaan.
• Sopimukset säilyttävät määritetyn sääntönsä, vaikka uudempia sääntöjä luotaisiin myöhemmin.
• Säännön poistaminen käytöstä estää poistamisen kaikilta sopimuksilta, joita ei ole vielä poistettu kyseisen säännön mukaisesti.

Sääntöjen tilat

Säilytyssäännöillä voi olla jokin seuraavista tiloista:

• Käytössä – Sääntöä sovelletaan tällä hetkellä äskettäin päättyneisiin sopimuksiin tai se hallitsee edelleen poistettavaksi aikataulutettuja sopimuksia.
• Pois käytöstä – Sääntöä ei enää sovelleta. Sääntöön liittyviä sopimuksia ei poisteta.
• Vanhentunut – Kaikki säännön aiemmin hallitsemat sopimukset on jo poistettu.
• Vanha – Edustaa säilytyskäytäntöjä, jotka on määritetty aiempien järjestelmäasetusten kautta. Vanhoille säännöille jo määritetyt sopimukset noudattavat edelleen näitä poisto-aikatauluja.

Suodata säilytyssääntöjä

Käytä suodatinkontrollia tarkastellaksesi sääntöjä tilan mukaan:

• Kaikki säännöt (oletus).
• Käytössä olevat säännöt.
• Käytöstä poistetut säännöt.
• Vanhentuneet säännöt.

Voit määrittää sivulla näytettävien tietueiden määrän, mukaan lukien vaihtoehdot kuten 15, 30 tai 50 sääntöä.

Poista säilytyssääntö käytöstä

Säännön poistaminen käytöstä pysäyttää poistamisen kaikista kyseiseen sääntöön liittyvistä sopimuksista.

1. Valitse käytöstä poistettava sääntö.
2. Valitse Poista käytöstä.

Tarkastele ryhmätason sääntöjä tilitasolta

Voit käyttää ryhmätason säilytyssääntöjä tilitason käyttöliittymästä:

• Siirry kohtaan Tilin asetukset > Tietojen hallinnointi.
• Valitse Ryhmät, joilla on säilytyssäännöt -välilehti.
• Valitse ryhmä.
• Valitse Näytä ryhmien säilytyssäännöt.

Hyvä tietää

• Vain yksi säilytyssääntö on kerrallaan aktiivinen uusille päättyneille sopimuksille.
• Säilytyssääntöjä ei voi muokata niiden luomisen jälkeen. Uudet säännöt on luotava säilytystoiminnan muuttamiseksi jatkossa.
• Aiemmin sovelletut säännöt ohjaavat edelleen sopimuksia, jotka on jo määritetty niihin.
• Säilytyssääntöjä ei voi muokata sen jälkeen, kun ne on sovellettu sopimukseen.
• Päätöstilan käsittely voi viivästyä jopa 12 tuntia ruuhka-aikoina, mikä viivästyttää säilytyksen alkamista.
• Käytöstä poistettuja sääntöjä ei voi ottaa uudelleen käyttöön.
• Poistettuihin ryhmiin liittyvät säilytyssäännöt pysyvät käytettävissä tarkastushistorian säilyttämiseksi. Ryhmäasetuksia voi edelleen tarkastella ja hallita tilitason käyttöliittymän kautta.

Asiaan liittyviä artikkeleita

• Tietojen säilytyssääntöjen yleiskatsaus
• Määritä säilytyssäännöt
• Poista sopimukset tiedonhallinnan ja GDPR-työkalujen avulla.