Järjestelmänvalvojat voivat konfiguroida tilinsä tai ryhmänsä toimittamaan sopimussähköpostit vastaanottajille ilman aktiivisia hyperlinkkejä. Sen sijaan vastaanottaja saa tekstimuotoiset ohjeet, joissa on URL-osoite ja pääsykoodi, joka linkittää vuorovaikutteiseen sopimukseen. Sekä Tarkista ja allekirjoita että Muistutus-sähköpostimallit päivitetään, kun ominaisuus on käytössä.

Tämä kokoonpano voi olla toivottava, kun vaatimustenmukaisuussäännöt edellyttävät, ettei aktiivisia linkkejä sisällytetä annettaessa pääsy allekirjoitettavaan materiaaliin.

Pääsykoodin syöttäminen korvaa vain hyperlinkin valinnan perinteisessä sähköpostimallissa. Kun pääsykoodi on vahvistettu, vastaanottajan on sitten hyväksyttävä käyttöehdot, suoritettava konfiguroitu todennusmenetelmä ja suoritettava sopimukseen liittyvät toimet aivan kuten perinteisessä prosessissa.

Linkittömiä ilmoituksia on saatavilla uusissa ja klassisissa Pyydä allekirjoitus -kokemuksen versioissa.

Saatavuus:

Linkitön ilmoitus -ominaisuus on saatavana yritys- ja suuryrityslisenssisopimuksiin.

Määrityksen laajuusalue:

Linkitön ilmoitus -ominaisuus voi olla käytössä tili- ja ryhmätasoilla.

Tämän ominaisuuden ohjaimia voidaan arvioida kohdassa Sähköpostiasetukset > Salli linkittömät ilmoitukset

Miten sitä käytetään

Kun asetus on käytössä, se ei vaikuta lähettäjiin. He lähettävät käyttäen samoja prosesseja ja työnkulkuja kuin ennenkin. Ainoat muutokset koskevat vastaanottajalle toimitettua sähköpostimallia.

Vastaanottajat pääsevät sopimukseen noudattamalla sähköpostissa annettuja ohjeita.

Sopimuksen tarkistamista ja allekirjoittamista koskeva sähköposti on vastaanotettu.

Tässä sähköpostissa on kolme tärkeää elementtiä:

A. URL-osoite sivulle, joka hyväksyy pääsykoodin
B. Vastaanottajan sähköpostiosoite
C. Pääsykoodi

Huomautus:

Muistutus-sähköpostit ovat samanlaisessa muodossa, ja ne sisältävät kolme elementtiä, joilla pääset tekstimuotoiseen sopimukseen.
Kopioi ja liitä URL-osoite uuteen selaimen välilehteen avataksesi Käytä asiakirjaasi -sivu.
Kirjoita (kopioi ja liitä) vastaanottajan sähköpostiosoite ja pääsykoodi.

Valitse Lähetä.
Sivu päivittyy ja paljastaa Tarkista ja allekirjoita -painikkeen ja valinnaisesti Delegoi-painikkeen (jos delegointi on vastaanottajan käytössä).
Tarkista ja allekirjoita -painikkeen valitseminen ohjaa sähköiseen allekirjoitusympäristöön, jossa vastaanottajaa pyydetään hyväksymään käyttöehdot tai käynnistämään todennus (riippuen sopimusasetuksista).

Delegoi-painikkeen valitseminen avaa delegointisivun, jolloin vastaanottaja voi delegoida allekirjoitusvaltuudet toiselle osapuolelle.

Vastaanottaja syöttää:
- Sopimuksen valmiiksi tekevän henkilön sähköpostiosoitteen
- Tarvittaessa uudelle edustajalle sopimuksen selittävän viestin.
Kun delegointi on konfiguroitu, vastaanottaja valitsee Delegoi-painikkeen delegointiprosessin suorittamiseksi.
Onnistumisviesti tulee näkyviin heti, kun järjestelmä hyväksyy delegoinnin.

Uudelle edustajalle lähetetään välittömästi Tarkista ja allekirjoita -sähköpostiviesti, jossa on uusi pääsykoodi ja valtuuttajan kirjoittama viesti.

Parhaita käytäntöjä

Vaikka pääsykoodiprosessi ei ole monimutkainen, se on vastaanottajille kitkaisempi kuin pelkkä hyperlinkin valitseminen. Asiakkaiden tulee ottaa tämä ominaisuus käyttöön vain, jos heillä on vaatimustenmukaisuuteen liittyvä syy tehdä niin.

Määritys

Tämän ominaisuuden ohjausobjekteja voidaan arvioida kohdassa Sähköposti > Salli linkittömät ilmoitukset

Sähköpostin asetukset -sivu, jolla on korostettu Ota linkittömät ilmoitukset käyttöön -säätimet

Kun ominaisuus on käytössä, vastaanottajille lähetetyt sopimuksen allekirjoittamista koskevat sähköpostit eivät sisällä aktiivisia linkkejä vaan URL-osoitteen ja pääsykoodin:

Sähköpostin leipäteksti, jossa on korostettu sopimuksen pääsykoodi.

Kun ominaisuus on poistettu käytöstä, vastaanottajille sopimuksen allekirjoittamista varten toimitetut sähköpostit sisältävät aktiivisia linkkejä, jotka yhdistävät vastaanottajan sopimukseen:

Sähköpostin leipäteksti, jossa on korostettu aktiiviset linkit, jotka välittävät vastaanottajan sopimukseen.

Valvontaraportti ja Toimintoluettelo

Valvontaraportti yksilöi lähetetyt sähköpostit pääsykoodilla:

Valvontaraportti, jossa lähetetyt sähköpostit ovat korostettu pääsykoodin tekstin näyttämiseksi.

Huomautus:

Sopimuksen Toimintaluettelo ei tunnista, että sopimus on lähetetty pääsykoodilla.

Hyvä tietää

Kun uusi muistutussähköposti käynnistyy jollekin sopimukselle, järjestelmä lukee tämän asetuksen ja valitsee oikean mallipohjan. Jos asetus muuttuu ja uusia muistutuksia käynnistyy, uutta asetusarvoa kunnioitetaan ja siihen arvoon liittyvä malli toimitetaan.
Linkittömiä ilmoituksia voidaan tukea Mukautetuissa sähköpostimalleissa.
Tilit, joilla on Ilmoita väärinkäytöstä -linkit käytössä, löytävät aiheeseen liittyvän painetun version URL-osoitteesta sähköpostin alatunnisteesta.

Linkitön URL-osoite väärinkäytöstä ilmoittamista varten sähköpostin alatunnisteessa

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Ota linkittömät ilmoitukset käyttöön

Salli tilisi tai ryhmäsi toimittaa sopimussähköposteja vastaanottajille ilman aktiivisia linkkejä.

Yleiskatsaus