Kirjastomallin luonti

Kirjastomalli on uudelleenkäytettävä objekti. Voit luoda lomakekentän tason, jota voit käyttää kaikissa lähetetyissä dokumenteissa, tai voit luoda uudelleenkäytettävän dokumentin, jonka voit jakaa tilisi käyttäjien kanssa. Kirjastomallin luojana voit määrittää, kenellä on oikeudet mallin käyttöön, ja vain sinulla on oikeudet mallin muokkaamiseen tai poistamiseen.

Huomautus:

Mallia voi muokata tai sen käyttöoikeustasoa voi muuttaa vain mallin luonut henkilö.

Pikaohjeet

  1. Valitse etusivulta Lisää malli kirjastoon.
  2. Anna mallille nimi.
  3. Valitse käytettävä dokumentti.
  4. Valitse Uudelleenkäytettävän asiakirjan luominen.
  5. Valitse käyttöoikeudet.
  6. Valitse Esikatsele tai lisää kenttiä.
  7. Lisää kentät dokumenttiin.
  8. Valitse Tallenna.

Vaihekohtaiset ohjeet

  1. Voit luoda kirjastomallin napsauttamalla Koontinäyttö-välilehteä. Valitse sitten Lisää toimintoja -osasta Lisää malli kirjastoon.

  2. Kirjoita mallin nimi tähän kenttään. Jos et anna mallille nimeä, kenttään lisätään ensimmäiseksi lisätyn dokumentin nimi.

  3. Vedä ja pudota tiedostot Tiedostot-osaan. Jos haluat selata järjestelmääsi, napsauta Tiedostot-kentän oikeassa yläkulmassa olevaa Lisää tiedostot -linkkiä.

  4. Määritä Mallityyppi: -asetus.

    • Uudelleenkäytettävä asiakirja – Tätä toimintoa käytettäessä asiakirja, sisällöt ja lomakekentät tallennetaan kokonaisuudessaan.
    • Uudelleenkäytettävä lomakekenttäkerros – Tätä toimintoa käytettäessä tallennetaan vain lomakekenttäkerros, jota voidaan käyttää toisessa asiakirjassa (sama asettelu eri sisällön kanssa).
    • Molemmat – Molemmat mallityypit ovat käytettävissä.

    Huomautus:

    Voit vaihtaa mallityyppiä milloin tahansa muokkaamalla mallin ominaisuuksia.

  5. Määritä Kuka voi käyttää tätä mallia -asetus.

    Tämä asetus myöntää oikeudet mallin käyttöön sen lähettävän käyttäjän perusteella:

    • Vain minä – Tätä asetusta käytettäessä malli on vain sen lähettäneen käyttäjän käytettävissä.
    • Kuka tahansa ryhmäni käyttäjä – Jos malli siirretään ryhmän tasolle, mallin ja mallin lähettäneen käyttäjän ryhmän välille luodaan looginen kytkös. Mallia voivat käyttää kaikki ryhmän jäsenet.
      • Mallin ja ryhmän välinen kytkös ei katkea, jos mallin lähettänyt käyttäjä siirretään toiseen ryhmään.
    • Jokainen käyttäjä omassa organisaatiossani – Mallia voivat käyttää kaikki tilillä olevat käyttäjät.

    Huomautus:

    Kaikissa tapauksissa mallia voi muokata tai sen voi poistaa vain mallin lähettänyt käyttäjä.

    Muut käyttäjät voivat tehdä muutoksia malliin sen jälkeen, kun se on otettu sopimuksessa käyttöön, valitsemalla lähetysprosessin aikana Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät.  Tämä muuttaa mallin ominaisuuksia erillistä sopimusta varten, mutta itse päämalli ei muutu.

  6. Lähetä malli luontiympäristöön valitsemalla Esikatsele ja lisää kentät

  7. Vetämiseen ja pudottamiseen perustuva luontiympäristö avautuu. Vedä kentät oikeasta sivuvalikosta dokumentissa haluttuun paikkaan.

    Huomautus:

    Kaikki lisätyt kentät määritetään oletusarvoisesti ensimmäiselle vastaanottajalle. Voit muuttaa, kenelle lisätyt kentät määritetään, siirtymällä avattavaan Vastaanottajat-luetteloon ja muuttamalla valittua vastaanottajaa.

  8. Kun olet lopettanut kenttien lisäämisen, valitse Tallenna.

Vinkkejä asiakastuelta

  • Jos mallissa on useita kenttiä, tallenna se usein. Tallenna-painiketta napsautettaessa palaat Hallinnoi-sivulle, mutta tämä on kuitenkin parempi vaihtoehto kuin menettää työsi.
  • Kenttien johdonmukaisesta nimeämisestä voi olla pidemmällä aikavälillä hyötyä. Jos aiot viedä allekirjoittajien syöttämät tiedot, kenttien nimeämisellä voit pitää nämä tiedot järjestyksessä ja parantaa niiden luettavuutta.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö