Allekirjoitustyönkulkujen määrittäminen

Työnkulun suunnittelija on suunniteltu sellaisten työnkulkujen luontiin, joiden avulla allekirjoitusprosessit voidaan sovittaa liiketoiminnallisiin vaatimuksiin. Tämän uuden työkalun avulla ylläpitäjät voivat helposti suunnitella ja hallita työnkulkumalleja intuitiivisen vedä ja pudota -muokkaustyökalun kanssa. Muun muassa sopimukseen sisältyvät dokumentit, osallistujien määritteet (mukaan lukien esimääritetyt nimet, roolit ja reititykset), lähettäjän esitäyttämät lomakekentät, vastaanottajille lähetettävät sähköpostiviestit, sopimuksen raukeaminen ja salasanavalinnat voidaan määrittää helposti.

Työnkulun suunnittelijan avulla voit myös luoda helposti seurattavia lähetyskokemuksia käyttäjillesi, jotta prosessin vaiheet voidaan joka kerralla toteuttaa yhdenmukaisesti. Työnkulkumalleja käyttäviä lähettäjiä opastetaan lähetysprosessin suorittamisessa mukautettujen ohjeiden ja kenttien avulla, mikä helpottaa lähetysprosessin käyttöä ja vähentää virheiden määrää.

 

Katso video

Mukautetun työnkulun luominen

Työnkulkuja voivat luoda vain hallinnoijat. Tilien hallinnoijat voivat luoda työnkulkuja koko tililleen tai vain tilillään oleville tietyille ryhmille. Vaikka ryhmien hallinnoijat näkevät kaikki työnkulut, he voivat muokata vain ryhmiinsä kuuluvia työnkulkuja.

Työnkulkua luotaessa on määritettävä seuraavat tiedot:

  • Työnkulun tiedot – Määritä itse työnkulku: nimeä se, anna sen käyttäjille mukautetut ohjeet ja myönnä oikeudet sen käyttöön.
  • Sopimuksen tiedot – Määritä ja mukauta Lähetä-sivulla olevat sopimuksen tiedot.
  • Vastaanottajat – Luo reititys lisäämällä vastaanottajat (allekirjoittajat ja hyväksyjät) tarvittavassa allekirjoitusjärjestyksessä.
  • Sähköpostiviestit – Määritä allekirjoitusprosessin eri vaiheissa eri osanottajille lähetettävät sähköpostiviestit.
  • Dokumentit – Määritä työnkulkuun sisällytettävät dokumentit.
  • Lähettäjän syöttökentät – Määritä kentät, joita lähettäjät voivat käyttää tietojen syöttämiseen sopimusta lähetettäessä. Syötetyt tiedot lisätään sopimukseen, ennen kuin se lähetetään allekirjoittajille ja hyväksyjille.

Pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä. Joitatkin kenttätunnisteita voidaan muokata, mitä osoitetaan
kynäkuvakkeella. Esimerkkinä tästä on Sopimuksen nimi:

Napsauta kynän kuvaketta, jos haluat lisätä mukautetun selitteen. Tämä selite näkyy Lähetä-sivulla, kun työnkulkua käytetään dokumentin lähettämiseen. Jos haluat palauttaa alkuperäisen selitteen, napsauta kumoamispainiketta.

Huomautus:

Eksplisiittisesti määritetyt mukautetut työnkulkuasetukset korvaavat oletusarvoiset ryhmä- tai tilitason asetukset (jos ne on määritetty).  

  1. Kirjaudu sisään tilin ylläpitäjänä ja valitse: Tili > Työnkulut

  2. Avaa Työnkulun suunnittelija napsauttamalla Luo uusi työnkulku -painiketta. 

  3. Työnkulun suunnittelija avautuu, ja Työnkulun tiedot -paneeli avautuu näytölle:

    Työnkulun tiedot

    Työnkulun suunnittelija -bannerissa näkyy työnkulun oletusnimi (esim. Uusi työnkulku).

    Työnkulun nimen vieressä oleva piste osoittaa, onko työnkulku luonnos/passiivinen (harmaa piste) vai aktiivinen
    (vihreä piste).

    Oikealla sijaitsevat seuraavat säätimet:

    • Sulje Napsauta tätä, jos haluat sulkea työnkulun.
    • Tallenna – Napsauta tätä, jos haluat tallentaa muutokset.
    • Aktivoi / poista aktivointi – Napsauta tätä, jos haluat aktivoida valitun ryhmän työnkulun (tai poistaa sen aktivoinnin).

     

    Anna Työnkulun tiedot -sivulla seuraavat tiedot:

    • Työnkulun nimi – Anna työnkulun nimi. Tämä nimi näkyy Työnkulun suunnittelija -bannerissa, avattavassa Käytä työnkulkua -valikossa Aloitus-sivulla ja Lähetä-sivun yläosassa, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen. 
    • Ohje lähettäjälle – Anna työnkulun käyttöohjeet. Nämä ohjeet näkyvät Lähetä-sivun ylälaidassa, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen. 
    Huomautus:

    Ohjeet voidaan antaa käyttämällä HTML-tunnisteita. Ohjeosiossa voidaan käyttää seuraavia HTML-tunnisteita ja niiden määritteitä: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> ja <a href="fully qualified path">.

    Jos aiot käyttää src- tai href-polkuja, sinun on lisättävä polut valkoiselle listalle. Lähetä URL-osoitteet Customer Success Managerille

    • Kuka voi käyttää tätä työnkulkua - Määritä, kuka voi käyttää työnkulkua. Vaihtoehtoja ovat:
      • Valittu ryhmä - Pudotusvalikkokenttä, joka näyttää kaikki ryhmät, joihin luojalla on käyttöoikeus.
        • Kun vain yksi ryhmä on valittu, kaikki kyseisen ryhmän jäsenet voivat lähettää sopimuksen.
        • Kun Käyttäjiä useissa ryhmissä -ominaisuus on otettu tilillä käyttöön, ryhmätason hallinnoijat voivat luoda työnkulkuja mille tahansa ryhmälle, johon he kuuluvat (ei vain ensisijaiselle ryhmälle).
        • Ryhmätason hallinnoijilla on valtuudet muokata työnkulkua, joka on jaettu sellaiseen ryhmään, jossa heillä on hallinnolliset valtuudet. (Tilitason ylläpitäjillä on myös valtuudet muokata ryhmän jaettua työnkulkua, koska heillä on valtuudet kaikkiin ryhmiin.)
      • Jokainen organisaatiossani - Jokainen Acrobat Sign -tilin käyttäjä voi käyttää työnkulkua.
        • Tilitason järjestelmänvalvojat voivat muokata mitä tahansa tilitasolla jaettua työnkulkua.

     

    Alla on esimerkki Työnkulun tiedot -sivusta: 

    Esimerkki työnkulun tiedoista

  1. Valitse vasemmasta sivuvalikosta Sopimuksen tiedot.

  2. 2. Määritä Sopimuksen tiedot -osassa sopimuksen tiedot siinä muodossa kuin haluat niiden näkyvän lähettäjän Lähetä-sivulla:

    • Sopimuksen nimi – Anna sopimuksen nimi. Tämä nimi näkyy Lähetä-sivulla, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen, ja Allekirjoita/Hyväksy-sähköpostiviestin otsikossa. Tämä kenttä on pakollinen, ja selitettä voi muokata.
    • Viesti – Kirjoita vastaanottajille lähetettävä viesti. Tämä viesti näkyy Lähetä-sivulla, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen. Tämä kenttä on pakollinen, ja selitettä voi muokata.
    • Kopio – Anna tarvittaessa kopion saajien sähköpostiosoitteet. Sähköpostiosoitteet on eroteltava pilkuin tai puolipistein
      • Pienin – Määritä kopion saavien sähköpostiosoitteiden minimimäärä.
      • Suurin – Määritä kopion saavien sähköpostiosoitteiden maksimimäärä.
      • Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat antaa lähettäjien muokata työnkulun kopion saavien vastaanottajien sähköpostiosoitteita Lähetä-sivulla.
    • Vastaanottajan kieli – Tämän toiminnon avulla lähettäjä voi määrittää vastaanottajan kielen.  Tämä asetus määrittää, näytetäänkö kielen valitsin Lähetä-sivulla vai ei, ja jos näytetään, mikä oletuskieli pitäisi näyttää.
    • Lähetysvalinnat
      • Aseta ladatun PDF-tiedoston avaava salasana – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjä määrittää salasanan ladattua PDF-tiedostoa varten.
        • Jos otat tämän asetuksen käyttöön, Allekirjoittajan vahvistus -asetukseksi valitaan Salasana ja käytetään samaa salasanan arvoa.
        • Pakollinen – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat aina vaatia salasanaa ladattua PDF-tiedostoa varten. Jos tämä asetus on käytössä, lähettäjät eivät voi poistaa sitä käytöstä Lähetä-sivulla, vaan heidän on annettava salasana.
      • Valmistumisen määräpäivä – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia valmistumisen määräpäivän määrityksen Lähetä-sivulla.
        • päivää aikaa sopimuksen viimeistelemiseen – Valitse oletusmäärä päiviä, jossa vastaanottajien on suoritettava allekirjoitusprosessi. Määritettyjen päivien määrää voi aina muokata Lähetä-sivulla.
      • Salli dokumenttien muokkaus ennen lähettämistä – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjät muokkaavat dokumentin lomakekenttiä muokkausympäristössä Lähetä-sivun Esikatselu-toiminnolla.
        • Ota muokkaus automaattisesti käyttöön – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat, että Lähetä-sivun Esikatselu-asetus otetaan automaattisesti käyttöön.

     

    Alla on esimerkki Sopimuksen tiedot -sivusta:

  1. Napsauta vasemmasta sivuvalikosta Vastaanottajat avataksesi Vastaanottajien reititys -osion

  2. Vastaanottajien reititys -osassa voit määrittää vastaanottajat ja reititysjärjestyksen vaatimustesi mukaan. Voit luoda hyvin monimutkaisia työnkulkuja, joissa on sarjoittaisia, rinnakkaisia, hybridejä tai sisäkkäisiä hybridejä reitityksiä.  Seuraavat ohjeet havainnollistavat vastaanottajien reititystoimintoa.

    • Jos haluat lisätä toisen vastaanottajan ennen olemassa olevaa vastaanottajaa tai sen jälkeen, toimi seuraavasti:
      • Napsauta Lisää-kuvaketta.
      • Valitse lisättävä rooli (kaikki tilillä käyttöön otetut roolit ovat käytettävissä)

     

    • Voit määrittää rinnakkaisen haaran napsauttamalla vastaanottajan yläpuolella olevaa lisäyskuvaketta ja valitsemalla Rinnakkaiset haarat

     

    • Jos haluat poistaa vastaanottajan, siirrä kohdistin vastaanottajan kuplan päälle ja napsauta poistokuvaketta.

     

    • Jos haluat mukauttaa vastaanottajaa, siirrä kohdistin kuplan päälle ja napsauta muokkauskuvaketta.
    Vastaanottajan määrittäminen

    Kun muokkaat vastaanottajaa, voit määrittää seuraavat asiat:

    • Vastaanottajan selite – Mukauta vastaanottajan selite. Voit esimerkiksi muuttaa oletusarvoisen Vastaanottaja-selitteen Ostaja-selitteeksi. 
      • Vastaanottajien tunnusten on oltava yksilöllisiä työnkulun sisällä.
    • Sähköposti – Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite.
    • Tämä vastaanottaja on lähettäjä – Kun tämä on valittuna, lähettäjä lisätään vastaanottajaksi.
    • Merkitse vastaanottajaryhmäksi – Kun tämä on valittuna, vastaanottajaryhmä lisätään työnkulkuun tavanomaisen vastaanottajan sähköpostitietueen sijaan. Vastaanottajaryhmä voidaan jättää tyhjäksi tai täyttää joko yhdellä tai useammalla Sähköposti-kentästä (arvot erotettu luettelomerkein) poimitulla sähköpostiosoitteella.
    • Rooli – Päivitä vastaanottajan rooli (Allekirjoittaja tai Hyväksyjä).
    • Pakollinen – Ota asetus käyttöön, jos vastaanottajalta vaaditaan allekirjoitus.
    • Muokattava – Jos asetus on käytössä, lähettäjän sallitaan päivittää tämän vastaanottajan sähköpostiosoitteen Lähetä-sivulla.
    • Henkilöllisyyden todennus – Valitse, mikä henkilöllisyyden todennustapa allekirjoittajalta vaaditaan.
      • Mahdollisia vaihtoehtoja ovat Ei mitään, Acrobat Sign, Puhelin, Tietoon perustuva todennus, Salasana ja Verkkoidentiteetti.
      • Näkyvissä on vain Acrobat Sign -tilillä käyttöön otetut vaihtoehdot.
    Huomautus:

    Kun henkilöllisyyden varmistamistavaksi valitaan salasana, sama salasana lisätään Dokumentin suojaus -kohtaan, mikä estää PDF-tiedoston tarkastelun ennen salasanan antamista.

  3. Muista tallentaa tekemäsi vastaanottajakokoonpanot napsauttamalla Tallenna-painiketta.

     

    Alla on esimerkki Vastaanottajat-kohdan tiedoista ja reitityksestä, jossa molempien allekirjoittajien (ostaja ja myyntijohtaja) ja hyväksyjän (myynnistä vastaavan varajohtajan) selitteet on mukautettu. 

  1. Siirry Sähköpostiviestit-osaan valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Sähköpostiviestit.

    • Sähköpostiviestit-osassa voit hallita, mitkä sähköpostiviestit lähetetään allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessin aikana eri tapahtumien mukaan. 
    • Voit esimerkiksi määrittää, että ilmoitussähköpostiviestejä lähetetään vastaanottajille ja kopion saajille silloin, kun jokin sopimus peruutetaan. 

  2. Valitse niiden tapahtumien valintaruudut, joista haluat saada sähköposti-ilmoituksen

  1. Siirry Asiakirjat-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Asiakirjat

  2. Dokumentit-osassa voit määrittää seuraavat asiat:

    • Asiakirjan otsikko – Anna dokumentin otsikko. Tämä otsikko näkyy Lähetä-sivun Dokumentit-alueella, kun lähetät dokumentin käyttämällä työnkulkua.
    • Tiedostot – Napsauttamalla Lisää tiedosto -kuvaketta voit liittää asiakirjan Acrobat Sign -kirjastostasi. Tämä dokumentti liitetään automaattisesti, kun käytät tätä työnkulkua.
      • Jos mitään tiedostoa ei valita, työnkulku antaa lähettäjälle mahdollisuuden tiedoston lisäämiseen sopimusta lähetettäessä.
      • Jos asiakirja on merkitty pakolliseksi, se liitetään sopimukseen automaattisesti, kun työnkulku aloitetaan.
      • Poista tiedosto – Jos liität väärän tiedoston, voit poistaa sen napsauttamalla tiedoston nimen vieressä olevaa poistokuvaketta (X).
    • Dokumentin nimi – Anna dokumentille mielekäs nimi, jolla lähettäjä pystyy tunnistamaan sen. Oletusarvoisesti lähetetyn kirjastodokumentin nimi on käytössä, mutta se voidaan korvata
    • Pakollinen – Määrittää, onko dokumentti pakollinen.
    • Lisää dokumentti – Napsauttamalla Lisää dokumentti -painiketta voit lisätä rivejä muita dokumentteja varten.
      •  Asiakirjojen nimien on oltava yksilöllisiä arvoja
    • Poista rivi – Napsauttamalla rivinpoistopainiketta (X) voit poistaa kokonaisen rivin.
  3. Alla on esimerkki määritetystä Dokumentit-osasta:

  1. Avaa Lähettäjän syöttökentät -osa valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Lähettäjän syöttökentät.

    Nämä syöttökentät määritetään niin, että ne muodostavat liitettävissä dokumenteissa määritetyt lomakekentät (osana työnkulun rakennetta tai lähettäjän lähettämää tiedostoa).

    Lähettäjä voi näiden kenttien avulla täyttää sisällön valmiiksi ennen sopimuksen lähettämistä vastaanottajalle.

  2. Valitse Lähettäjän syötekentät -paneelista Lisää kenttä

    Määritä sitten jokaisen lisätyn rivin osalta seuraavat asiat:

    • Kentän otsikko – Anna kentän otsikko. Tämä arvo näkyy Lähetä-sivulla lähettäjän apuna.
    • Dokumenttikentän nimi – Anna liitetyssä kirjastodokumentissa olevalle kentälle nimi.
      • Tässä annetun kentän nimen on vastattava dokumentissa olevan lomakekentän nimeä.
    • Oletusarvo – Anna tarvittaessa oletusarvo.
    • Pakollinen – Ota tämä asetus käyttöön, jos tälle kentälle on annettava arvo ennen sopimuksen lähettämistä.
    • Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että sopimuksen lähettäjä muokkaa oletusarvoa.
    • Napsauttamalla rivinpoistopainiketta (X) voit poistaa kokonaisen rivin.

     

    Alla on esimerkki Lähettäjän syöttökentät -sivusta: 

Lähettäminen mukautettua työnkulkua käyttämällä

Sopimuksen lähettäminen työnkululla alkaa Kotisivulta napsauttamalla Käynnistä kirjastosta -painiketta, minkä jälkeen voit valita haluamasi työnkulun.

Kun olet valinnut työnkulun, näkyviin tulee muokattu Lähetä-sivu, joka näyttää mukautetun vastaanottajan tilauksen, kaikki mukautetut ohjeet, liitetiedostot ja niin edelleen.

1. Kotisivulta:

  • Valitse Aloita kirjastosta
  • Valitse Työnkulut oikeanpuoleisista vaihtoehdoista
  • Valitse käytettävä työnkulku
  • Valitse Käynnistä
Työnkulun lähettäminen kotisivulta

 

Lähetä-sivu tulee näyttöön:

Edellä olevalla Lähetä-esimerkkisivulla näkyvät seuraavat mukautukset:

A. Työnkulun tiedot -osa:

○ Työnkulun nimi (GlobalCorp-palvelusopimus <50K) ylös

○ Ohjeet lähettäjälle (Tätä työnkulkua käytetään sopimuksissa, joiden arvo on alle 50K...)

B. Sopimuksen tiedot -osa:

○ Mukautettu sopimuksen nimi (Vuoden 2018 GlobalCorp-palvelusopimus)

○ Viesti (Ohessa on palvelusopimus...)

○ Suojaa allekirjoitettu dokumentti salasanalla (Sallittu, mutta ei ole määritetty)

C. Vastaanottajat-osa:

○ Mukautetut selitteet vastaanottajien (Allekirjoittaja ja Varmentaja) ja sertifioitujen vastaanottajien (Lakitiimi) näyttöön

○ Sähköpostiosoite on piilotettu, kun lähettäjä on yksi allekirjoittajista, missä tapauksessa näytössä lukee "Minä".

○ Vastaanottajaryhmän (Lakiosasto) sähköpostiosoitteet. Vastaanottajaryhmä voidaan jättää tyhjäksi, jotta lähettäjä voi täyttää sen, tai se voidaan määrittää valmiiksi työnkulkumallissa.

D. Dokumentit-osa:

○ Valmiiksi liitetyn sopimuksen nimi (Palvelusopimus) näytetään Dokumentit-alueella.

○ Myös sen tiedoston nimi näytetään, joka lähettäjän on lähetettävä (Viiteaineisto)

E. Lähettäjän syöttökentät -osa:

○ Määritetyt kentät näytetään Kentät-alueella

○ Oletusarvo tuodaan, mutta sitä voi muokata

 

2. Täytä työnkulun vaatimat kentät.

Edellä olevassa esimerkissä ne olisivat seuraavat:

  • Lakitiimin sähköpostiosoite
  • Mahdolliset kopion saavat sähköpostiosoitteet (valinnainen)
  • Lähetä Viiteaineisto-tiedosto
  • Pakolliset kenttätiedot (Tuote ja Kokonaiskustannukset)
  • Suojaa allekirjoitettu asiakirja salasanalla- ja Tarkista, aseta allekirjoitukset tai lisää lomakekentät, jotka ovat tässä työnkulussa molemmat valinnaisia.

3. Valitse Lähetä.

4. Tee halutessasi muokkausympäristössä tarvittavat muutokset ja valitse sitten Lähetä.

Huomautus:

Mukautetut työnkulut eivät tue kirjallista allekirjoitustyyppiä.

Jos sopimus luodaan REST-rajapinnan kautta, jossa signatureType=Written, sopimus luodaan silti ja lähetetään sähköisesti allekirjoitettavaksi.

Työnkulkusopimuksen allekirjoittaminen ja hyväksyntä

Työnkulkusopimus lähetetään reitityksessä määritetyssä järjestyksessä. Allekirjoittajat ja hyväksyjät voivat allekirjoittaa napsauttamalla allekirjoitus- tai hyväksyntäpyynnön sähköpostiviestissä olevaa linkkiä tai tehdä sen hallintasivujen kautta, jos he ovat Acrobat Signin rekisteröityjä käyttäjiä. Tämä toimii tavallisen lähetysprosessin tapaan.

Työnkulkusopimuksen historia ja auditointiraportti voidaan avata hallintasivulta. Kun sopimuksen käsittely on käynnissä, voit lisätä muistutuksia ja suorittaa muita tehtäviä.

Mukautetun työnkulun muokkaaminen

  1. Kirjaudu sisään tilin hallinnoijana ja valitse: Tili > Työnkulut.

  2. Valitse työnkulku Työnkulut-luettelosta

  3. Valitse pikavalikosta Avaa. Työnkulun suunnittelija tulee näyttöön.

    Kun Työnkulun suunnittelija on avattu, työnkulusta tulee täysin muokattava. Kaikkia osia voidaan muuttaa tarpeen mukaan, eikä muutoksia tallenneta ennen Päivitä-painikkeen napsauttamista.

     

    Voit tehdä Työnkulun suunnittelijassa seuraavat muutokset:

Määritysasetukset

Mukautettuihin työnkulkuihin on tehty merkittäviä parannuksia, joita ohjataan hallintavalikosta.

Asiakkaita, jotka haluavat ottaa työnkulut käyttöön, kannustetaan ottamaan käyttöön kolme ensimmäistä alla olevaa vaihtoehtoa, jotta he saavat parhaan käyttökokemuksen käyttäjilleen ja vastaanottajilleen.

Jotta edes voit määrittää työnkulkuja, ominaisuuden on oltava käytössä.

Siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Mukautetun lähetyksen työnkulut ja salli järjestelmänvalvojillesi käyttöoikeus.

Tilillä näytettävien työnkulkujen määrittäminen

Uusimman työnkulkuympäristön käyttöönotto lähentää työnkulut ja manuaalisen lähetysprosessin toiminnallisuutta toisiinsa.

Tällä vaihtoehdolla käyttöön tulee toiminnot:

  • Uudelleen juoksutettava sivun asettelu
  • Käyttää digitaalisia allekirjoituksia yhdellä tai useammalla vastaanottajalla
  • Määrittää vastaanottajat käyttämään puhelinpohjaista vastaanottajien todennusta (tekstiviestitodennusta)
  • Vastaanottajaryhmien määrittäminen lähetysprosessin aikana
  • Dokumenttien liittäminen kaikista käytössä olevista lähteistä lähetysprosessin aikana

Voit ottaa uusimman ympäristön käyttöön kohdasta Tiliasetukset > Lähetysasetukset > Mukautetun työnkulun säätimet

Työnkulkujen määrittäminen käyttämään uutta kokemusta

Vastaanottajan puhelintodennus

Työnkulun suunnittelijassa kaikki käytössä olevat todennusmenetelmät näytetään vastaanottajan objektissa.

Todennusmenetelmät on päivitetty näkymään valintaruutuina, ja työnkulun rakenne antaa lähettäjälle mahdollisuuden asetusten määrittämiseen. 

Jos suunnittelijassa valitaan useita vaihtoehtoja, nämä samat vaihtoehdot ovat lähettäjän käytettävissä lähetysprosessin aikana.

Uusi lähetysympäristö lisää suunnittelijaan vaihtoehdoksi puhelimen (tekstiviestin).

Vastaanottajaryhmät

Suunnittelijassa olevat vastaanottajaobjektit voidaan merkitä vastaanottajaryhmiksi.  Näin useita sähköpostiosoitteita, joilla on oikeus allekirjoittaa tietty allekirjoitusvaihe, voidaan syöttää Sähköposti-kenttään (jonka arvot on eroteltu luetteloerottimella).

Jos esimerkiksi tarvitset vasta-allekirjoituksen yhdeltä viidestä esimiehestä, voit luetella kaikki viisi sähköpostiosoitetta, mutta riittää, että yksi heistä allekirjoittaa.

Vastaanottajaryhmien määrittäminen työnkulun mallissa

Liitetiedostot

Lähetysprosessin aikana dokumentteja voidaan jatkossa liittää mistä tahansa käytössä olevasta Acrobat Sign -lähteestä.

 

"Uusi"-asetuksen käyttökokemus on päivitetty nykyaikaiseen virtaviivaiseen muotoiluun, esimerkkinä Lähetä-sivu.

Vanhassa ympäristössä vastaanottajaluettelon oikealla puolella olleet ohjeet on siirretty sivun ylälaidassa olevaan kutistettavaan ikkunaan.

Mallissa määritetty kentän lisääminen

Mallissa määritetty kenttien lisääminen yhdistää vahvasti työnkulun suunnittelijassa määritetyn vastaanottajaluettelon luomiesi lomakkeiden kenttämäärityksiin.

Esimerkkejä käyttötapauksista:

  • (Asiakkaan) allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen ensin
    • Valinnainen toinen allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen
  • Myyntiedustaja lisää sisäisen varmennusmerkinnän

Tavallisesti tähän tarvittaisiin kaksi lomaketta, mikä johtuu vastaanottajien järjestyksestä Lähetä-sivulla:

  • ensimmäinen lomake on yhden allekirjoittajan tapaukselle, jossa varmennus on järjestyksessä toisena
  • toinen lomake on kahden allekirjoittajan tapaukselle, jossa toinen allekirjoittaja on järjestyksessä toisena ja varmennus kolmantena

Kun mallin mukainen sääntörakenne on valittuna, luot yhden lomakkeen, jossa kaikki mahdolliset vastaanottajakentät on määritelty.

Vastaanottajan järjestysluvun (kuten se on Työnkulun suunnittelijassa määritetty) noudattaminen on pakollista ja poistetuille vastaanottajille (valinnaista) määritetyt kentät jätetään huomiotta, kun sopimus lähetetään.

Yllä olevassa käyttötapauksessa toinen allekirjoittaja on järjestyksessä aina toisena, mutta jos toista allekirjoittajaa ei sisällytetä sopimusta lähetettäessä, allekirjoittaja2-kentät ohitetaan ja vasta-allekirjoittaja (järjestysluku 3) voi edelleen käyttää ainoastaan allekirjoittaja3-kenttiä.

Saat tämän uuden toiminnallisuuden käyttöön kohdasta Tilin asetukset > Lähetysasetukset > Mukautetun työnkulun säätimet > Ota mallin mukainen allekirjoituksen sijoittelu käyttöön

Määritä työnkulut käyttämään mallin määrittämää allekirjoituksen sijoittelua

Huomautus:

Kun mallin määrittämä allekirjoituksen sijoittelutoiminto otetaan käyttöön, sopimusta ei voi työstää lähetysprosessin aikana.

Vastaanottajien ja kenttien välisen suhteen ymmärtäminen

Jokaiselle sopimukseen liittyvälle vastaanottajalle määritetään allekirjoittajan järjestysluku. Järjestysluku yhdistää vastaanottajan kenttiin, joihin hän voi lisätä sisältöä (kuten allekirjoituskenttä).

Vastaanottajien järjestysluku määräytyy Lähetä-sivun pinojärjestyksen mukaan. Pinon ensimmäisen vastaanottajan järjestysluku on 1, seuraavan 2 ja niin edelleen. Järjestysluku on näkyvillä, kun sopimus on suoritettava tietyssä järjestyksessä, mutta se on edelleen olemassa, vaikka sopimuksen voisi suorittaa halutussa järjestyksessä.

 

Kun luot vastaanottajien työnkulkua Työnkulun suunnittelijassa, allekirjoittajan järjestysluku määräytyy seuraavien sääntöjen perusteella:

  • Ylhäältä alas
    • Vasemmalta oikealle

Alla olevassa esimerkissä allekirjoittaja ja toinen allekirjoittaja ovat pinossa ensimmäisinä.

  • Allekirjoittaja on yläreunassa vasemmalla, joten hänen järjestyslukunsa on 1.
  • Toinen allekirjoittaja on myös yläreunassa, mutta koska hän on allekirjoittajan oikealla puolella, hänen järjestyslukunsa on 2.

Tässä tapauksessa ei ole merkitystä, kumpi allekirjoittaa sopimuksen ensin, joten heidät lisätään rinnakkaiseen allekirjoitustyönkulkuun. Koska järjestysluvun noudattaminen on pakollista, allekirjoittaja voi lisätä oman sisältönsä vain Allekirjoittaja-kenttiin ja toinen allekirjoittaja vain omiin kenttiinsä.

Myyntiedustaja lisää allekirjoituksensa kolmantena, kun molemmat allekirjoittajat ovat valmiit.

Neljänneksi pyydetään johtoportaan hyväksyntä, kun myyntiedustaja on lisännyt varmennuksensa.

Huomautus:

Vastaanottajien nimet, "Allekirjoittaja", "Toinen allekirjoittaja", "Myyntiedustaja" jne., eivät vaikuta kentän määritykseen. Ne ovat ainoastaan hallinnoijan määrittämiä tunnuksia, jotka helpottavat käyttäjien tunnistamista työnkulkumallissa. 

 

Yllä oleva vastaanottajien työnkulku luo Työnkulun suunnittelijassa alla olevan mukaisen Lähetä-sivumallin.

(Pinojärjestys näkyy selkeimmin Lähetä-sivulla, vaikka järjestysluvut eivät olekaan näkyvissä.)

 

Kun luot kenttiä sisältävää lomaketta, jokainen kenttä yhdistetään tiettyyn allekirjoittajan järjestyslukuun (paitsi Kuka tahansa -kentät).

Voit tehdä tämän Acrobat Sign -laatimisympäristössä valitsemalla vastaanottajan ja sijoittamalla kentät kyseiselle vastaanottajalle.

Värikoodausten avulla tunnistat helposti kutakin osallistujaa vastaavat kentät.

 

Jos käytät tekstitunnisteita, tunniste sisältää argumentin (esim. :signer1), joka yhdistää kentän allekirjoittajan järjestyslukuun.

Tilit, jotka haluavat tiukasti valvoa tiettyjä työnkulkuja kaikkien asiakirjojensa osalta ja virtaviivaistaa prosessia, jossa käyttäjä lähettää mahdollisimman vähän tietoja, voivat täysin määritellä kaikki asiakirjojen työnkulut ja rajoittaa käyttäjien ad hoc -lähetyksiä kokonaan.

Tilit, jotka hyödyntävät Käyttäjiä useissa ryhmissä -vaihtoehtoa, voivat laajentaa määritettäviä vaihtoehtoja ryhmätason asetuksissa, jolloin varmistetaan, että oikeat allekirjoitusvaihtoehdot ja ilmoitusprosessit pannaan tiukasti täytäntöön.

Jos haluat rajoittaa käyttäjien lähettämistä vain hyväksyttyjen työnkulkujen kanssa, siirry kohtaan Tilin asetukset > Yleiset asetukset > Työnkulut ja valitse Ota sopimusten lähettäminen käyttöön vain työnkulkujen avulla.   

Työnkulkujen määrittäminen ainoaksi tavaksi sopimusten lähettämiseen


Yleisten ongelmien virheraportointi

Jotkin vanhan työnkulun ympäristön osat tuottavat uudessa käyttöliittymässä virheitä, mikä johtuu uusimman ympäristön parannetuista säätimistä ja tietoturvallisuudesta. Virheiden havaitsemista on lisätty, jotta kohdatut virheet ja niiden syyt näkyvät entistä helpommin.

Jos uusi lähetystoiminto on otettu tilillä käyttöön, ja käyttäjä käynnistää ongelmallisen työnkulun, hän näkee virheestä ilmoittavan punaisen palkin:

Jos tilillä käytetään oletusarvoisesti perinteistä toimintoa, työnkulku saattaa toimia normaalisti. 

Uusi ympäristö näyttää virheet havaittuina. 

Jos havaitaan useampi kuin yksi ongelma, kaikki havaitut virheet luetellaan.

Jotta työnkulku toimii uuden käyttöliittymän säännöillä, järjestelmänvalvojan on muokattava työnkulkua ja korjattava havaitut virheet:

Klassisen sääntöjoukon mukaan sähköpostimerkkijonot tai niiden erottelu saattavat olla virheellisiä (välilyönnit vs. pilkut esimerkiksi)

Jos näet tämän virheen, hallinnoija tulee tarkistaa, että:

  • Jos sähköpostin kopion vastaanottajien osoitteet on rajattu asianmukaisesti

  • Jokainen määritetty vastaanottajan sähköpostimerkkisarja on rakennettu asianmukaisesti
    • (esim. name@domain.tld)
  •  
    • Uusi ympäristö hyväksyy pilkkujen ja puolipisteiden käytön

Nykyaikainen käyttöliittymä edellyttää, että Työnkulun suunnittelijan Asiakirjat-sivulla olevien asiakirjojen nimet ovat yksilölliset.

Katso tämän virheen lisätiedot tästä

Hallinnoija voi liittää työnkulkua suunnitellessaan asiakirjamallin, jonka käyttöoikeusalue on rajallinen.

Kun käyttöoikeusalueen ulkopuolinen käyttäjä yrittää ladata työnkulun, asiakirjan liittäminen epäonnistuu ja aiheuttaa tietoturvarikkomuksen.

Hallinnoija voi esimerkiksi luoda uuden asiakirjamallin, jonka ominaisuudet sallivat käytön ainoastaan omistajalle.Järjestelmänvalvoja voi liittää kyseisen asiakirjan työnkulkuun, koska hän on asiakirjan omistaja. 

Muut käyttäjät ovat asiakirjan käyttöoikeusalueen ulkopuolella.

Kun tämä virhe tapahtuu, järjestelmänvalvojan on muutettava liitetyn asiakirjamallin ominaisuuksia.

Katso mallin ominaisuuksien tarkistus- ja muuttamisohjeet tästä

Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi