Huomautus:
Alla oleva artikkeli sisältää uuden sivumuodon ohjeet.
Tarkistele samaa prosessia perinteiselle sivuasettelulle napsauttamalla tästä.

 

Työnkulun suunnittelija on suunniteltu sellaisten työnkulkujen luontiin, joiden avulla allekirjoitusprosessit voidaan sovittaa liiketoiminnallisiin vaatimuksiin. Tämän uuden työkalun avulla ylläpitäjät voivat helposti suunnitella ja hallita työnkulkumalleja intuitiivisen vedä ja pudota -muokkaustyökalun kanssa. Muun muassa sopimukseen sisältyvät dokumentit, osallistujien määritteet (mukaan lukien esimääritetyt nimet, roolit ja reititykset), lähettäjän esitäyttämät lomakekentät, vastaanottajille lähetettävät sähköpostiviestit, sopimuksen raukeaminen ja salasanavalinnat voidaan määrittää helposti.

Työnkulun suunnittelijan avulla voit myös luoda helposti seurattavia lähetyskokemuksia käyttäjillesi, jotta prosessin vaiheet voidaan joka kerralla toteuttaa yhdenmukaisesti. Työnkulkumalleja käyttäviä lähettäjiä opastetaan lähetysprosessin suorittamisessa mukautettujen ohjeiden ja kenttien avulla, mikä helpottaa lähetysprosessin käyttöä ja vähentää virheiden määrää.

 

Katso video


Mikä on uutta...

Joulukuun 2018 julkaisu

Joulukuun 2018 julkaisu lisää työnkulkuun kolme uutta elementtiä:

  • Mallin mukainen kentän määritys
  • Nykyaikaisen lähetystoiminnon käyttöönotto käyttäjätasolla
  • Parannettu yleisten työnkulkuongelmien raportointi

 

Mallin mukainen kentän määritys

Tämä uusi vaihtoehto yhdistää vahvasti Työnkulun suunnittelijassa määritetyn vastaanottajaluettelon luomiesi lomakkeiden kenttämäärityksiin.

Esimerkkejä käyttötapauksista:

  • (Asiakkaan) allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen ensin
    • Valinnainen toinen allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen
  • Myyntiedustaja lisää sisäisen varmennusmerkinnän

Tavallisesti tähän tarvittaisiin kaksi lomaketta, mikä johtuu vastaanottajien järjestyksestä Lähetä-sivulla:

  • ensimmäinen lomake on yhden allekirjoittajan tapaukselle, jossa varmennus on järjestyksessä toisena
  • toinen lomake on kahden allekirjoittajan tapaukselle, jossa toinen allekirjoittaja on järjestyksessä toisena ja varmennus kolmantena

Kun mallin mukainen sääntörakenne on valittuna, luot yhden lomakkeen, jossa kaikki mahdolliset vastaanottajakentät on määritelty.

Vastaanottajan järjestysluvun (määritetty Työnkulun suunnittelijassa) noudattaminen on pakollista ja poistetuille (valinnaisille) vastaanottajille määritetyt kentät jätetään huomiotta, kun sopimus lähetetään.

Yllä olevassa käyttötapauksessa toinen allekirjoittaja on järjestyksessä aina toisena, mutta jos toista allekirjoittajaa ei sisällytetä sopimusta lähetettäessä, signer2-kentät ohitetaan ja varmentaja (järjestysluku 3) voi edelleen käyttää ainoastaan signer3-kenttiä.

 

Voit ottaa tämän uuden toiminnon käyttöön kohdasta Tili > Tilin asetukset > Lähetysasetukset > Mukautetun työnkulun säätimet > Ota malliin perustuva allekirjoituksen lisäys käyttöön.

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

Huomautus:

Kun mallin mukainen allekirjoituksen sijoittelutoiminto otetaan käyttöön, sopimusta ei voi työstää lähetysprosessin aikana.

Jokaiselle sopimukseen liittyvälle vastaanottajalle määritetään allekirjoittajan järjestysluku. Järjestysluku yhdistää vastaanottajan kenttiin, joihin hän voi lisätä sisältöä (kuten allekirjoituskenttä).

Vastaanottajien järjestysluku määräytyy Lähetä-sivun pinojärjestyksen mukaan. Pinon ensimmäisen vastaanottajan järjestysluku on 1, seuraavan 2 ja niin edelleen. Järjestysluku on näkyvillä, kun sopimus on suoritettava tietyssä järjestyksessä, mutta se on edelleen olemassa, vaikka sopimuksen voisi suorittaa halutussa järjestyksessä. 

signing_index

 

Kun luot vastaanottajien työnkulkua Työnkulun suunnittelijassa, allekirjoittajan järjestysluku määräytyy seuraavien sääntöjen perusteella:

  • Ylhäältä alas
    • Vasemmalta oikealle

Alla olevassa esimerkissä allekirjoittaja ja toinen allekirjoittaja ovat pinossa ensimmäisinä.

  • Allekirjoittaja on yläreunassa vasemmalla, joten hänen järjestyslukunsa on 1.
  • Toinen allekirjoittaja on myös yläreunassa, mutta koska hän on allekirjoittajan oikealla puolella, hänen järjestyslukunsa on 2.

Tässä tapauksessa ei ole merkitystä, kumpi allekirjoittaa sopimuksen ensin, joten heidät lisätään rinnakkaiseen allekirjoitustyönkulkuun. Koska järjestysluvun noudattaminen on pakollista, allekirjoittaja voi lisätä oman sisältönsä vain Allekirjoittaja-kenttiin ja toinen allekirjoittaja vain omiin kenttiinsä.

four_recipients_-workflowdesignerflow

Myyntiedustaja lisää allekirjoituksensa kolmantena, kun molemmat allekirjoittajat ovat valmiit.

Neljänneksi pyydetään johtoportaan hyväksyntä, kun myyntiedustaja on lisännyt varmennuksensa.

Huomautus:

Vastaanottajien nimet (allekirjoittaja, toinen allekirjoittaja, myyntiedustaja jne.) eivät vaikuta kentän määritykseen. Ne ovat ainoastaan järjestelmänvalvojan määrittämiä tunnuksia, jotka helpottavat käyttäjien tunnistamista työnkulkumallissa. 

 

Yllä oleva vastaanottajien työnkulku luo Työnkulun suunnittelijassa alla olevan mukaisen Lähetä-sivumallin.

(Pinojärjestys näkyy selkeimmin Lähetä-sivulla, vaikka järjestysluvut eivät olekaan näkyvissä.)

four_recipient_workflowsendscreen

 

Kun luot kenttiä sisältävää lomaketta, jokainen kenttä yhdistetään tiettyyn allekirjoittajan järjestyslukuun (paitsi Kuka tahansa -kentät).

Voit tehdä tämän Adobe Sign -sisällönluontiympäristössä valitsemalla Vastaanottajan ja sijoittamalla kyseisen vastaanottajan kentät.

Värikoodausten avulla tunnistat helposti kutakin osallistujaa vastaavat kentät.

authoring_four_recipients

 

Jos käytät tekstitunnisteita, tunniste sisältää argumentin (esim. :signer1), joka yhdistää kentän allekirjoittajan järjestyslukuun.

text_tag_four_recipients

 

Nykyaikaisen lähetystoiminnon käyttöönotto käyttäjätasolla

Käyttäjät, jotka käyttävät oletuksena perinteistä työnkulun käyttöliittymää, näkevät nyt ruudun oikeassa yläkulmassa Kokeile nykyaikaista käyttökokemusta -linkin.

Huomautus:

Linkki ei näy tileillä, joilla on otettu käyttöön uusi asiakastyönkulun lähetystoiminto (katso Kesäkuun julkaisu -kohta alla).

classic_experience

 

Tämän linkin napsauttaminen ottaa uuden käyttöliittymän käyttöön kyseisen tapahtuman ajaksi.

Oikeassa yläkulmassa on linkki, jonka avulla voit halutessasi vaihtaa takaisin perinteiseen näkymään.

modern_experience

Huomautus:

Voit pyytää menestyspäällikköä poistamaan linkin käytöstä.

 

Parannettu yleisten työnkulkuongelmien raportointi

Työnkulkuprosessin hallinnan ja tietoturvan parannusten myötä jotkut vanhojen työnkulkujen elementit aiheuttavat virheitä uudessa käyttöliittymässä.  Virheiden havaitsemista on parannettu, jotta huomaat virheet ja ymmärrät niiden syyn entistä helpommin.

Jos nykyaikainen lähetystoiminto on otettu käyttöön tilillä ja käyttäjä käynnistää ongelmallisen työnkulun, hän näkee virheestä ilmoittavan punaisen palkin:

v3_error_message

 

Jos tilillä käytetään oletusarvoisesti perinteistä toimintoa, työnkulku saattaa toimia normaalisti. 

Kokeile nykyaikaista käyttökokemusta -linkissä näkyy ympyrän sisällä oleva kysymysmerkki, joka ilmoittaa havaitusta virheestä. 

Kysymysmerkin napsauttaminen tuo esiin virheilmoituksen:

v2_error_message

 

Jos havaitaan useampi kuin yksi ongelma, kaikki havaitut virheet luetellaan.

Jotta työnkulku toimii uuden käyttöliittymän säännöillä, järjestelmänvalvojan on muokattava työnkulkua ja korjattava havaitut virheet:

InvalidEmails

Perinteistä sääntöjoukkoa noudattavat sähköpostimerkkijonot tai niiden erottelu (esim. välilyönnit vs. pilkut) saattavat olla virheellisiä.

Jos näet tämän virheen, järjestelmänvalvojan tulee tarkistaa, että:

  • sähköpostin kopion vastaanottajien osoitteet on eroteltu asianmukaisesti
    • nykyaikainen käyttöliittymä hyväksyy pilkkujen ja puolipisteiden käytön erotteluun
  • määritettyjen vastaanottajien sähköpostimerkkijonojen rakenne on kelvollinen
    • (esim. nimi@verkkotunnus.tld)

DuplicateDocumentTitles

Nykyaikainen käyttöliittymä edellyttää, että Työnkulun suunnittelijan Asiakirjat-sivulla olevien asiakirjojen nimet ovat yksilölliset.

Katso tämän virheen lisätiedot tästä

InAccessibleLibraryDocuments

Järjestelmänvalvojan on mahdollista liittää työnkulkua suunnitellessaan asiakirjamalli, jonka käyttöoikeusalue on rajallinen.

Kun käyttöoikeusalueen ulkopuolinen käyttäjä yrittää ladata työnkulun, asiakirjan liittäminen epäonnistuu ja aiheuttaa tietoturvarikkomuksen.

Järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi luoda uuden asiakirjamallin, jonka ominaisuudet antavat käyttöoikeudet ainoastaan omistajalle.  Järjestelmänvalvoja voi liittää kyseisen asiakirjan työnkulkuun, koska hän on asiakirjan omistaja. 

Muut käyttäjät ovat asiakirjan käyttöoikeusalueen ulkopuolella.

Kun tämä virhe tapahtuu, järjestelmänvalvojan on muutettava liitetyn asiakirjamallin ominaisuuksia.

Katso mallin ominaisuuksien tarkistus- ja muuttamisohjeet tästä



Kesäkuun 2018 julkaisu

Kesäkuun 2018 versio sisältää useita Työnkulun suunnittelijaan liittyviä muutoksia, joiden ansiosta Työnkulun suunnittelija vastaa toiminnaltaan manuaalista lähetysprosessia entistä paremmin.

Uusien ominaisuuksien ansiosta voit

  • käyttää digitaalisia allekirjoituksia yhdellä tai useammalla vastaanottajalla
  • määrittää vastaanottajat käyttämään puhelinpohjaista vastaanottajien todennusta (tekstiviestitodennusta)
  • määrittää vastaanottajaryhmät lähetysprosessin aikana
  • liittää dokumentteja kaikista käytössä olevista lähteistä lähetysprosessin aikana.

 

Kaikki edellä mainitut toiminnot otetaan käyttöön, kun otat uuden Mukautetun Työnkulun lähetys -prosessin käyttöön.

Tämä uusi lähetysprosessi tuo näyttöön uuden, lähetyssivua muistuttavan uudelleenjuoksutettavan sivun, joka voidaan ottaa käyttöön valitsemalla Tili > Tilin asetukset > Lähetysasetukset > Mukautetun työnkulun säätimet.

ui_controls_for_v3sendpage

Työnkulun suunnittelijassa kaikki käytössä olevat todennusmenetelmät näytetään vastaanottajan objektissa.

Todennusmenetelmät on päivitetty näkymään valintaruutuina, ja työnkulun rakenne antaa lähettäjälle mahdollisuuden asetusten määrittämiseen. 

Jos suunnittelijassa valitaan useita vaihtoehtoja, nämä samat vaihtoehdot ovat lähettäjän käytettävissä lähetysprosessin aikana.

Tämä versio lisää puhelintodennuksen (tekstiviestitodennuksen) suunnittelijan vaihtoehdoksi.

workflow_phone_authentication

Suunnittelijassa olevat vastaanottajien objektit voidaan nyt merkitä vastaanottajaryhmiksi.  Näin lähettäjä voi määrittää useita sähköpostiosoitteita, jotka voivat allekirjoittaa kyseisessä allekirjoitusvaiheessa.

Jos tarvitset esimerkiksi varmennuksen viideltä esimieheltä, voit luetella kaikki viisi sähköpostiosoitetta, mutta vain yhden esimiehen tarvitsee lisätä allekirjoitus.

workflow_recipientgrouppair

Huomautus:

Työnkulun suunnittelijan vastaanottajat voidaan tunnistaa vastaanottajaryhmänä, mutta niitä ei ole määritetty työnkulkumallissa.

Vastaanottajaryhmä on määritettävissä vain lähetysprosessin aikana.

Lähetysprosessin aikana dokumentteja voidaan nyt liittää mistä tahansa käytössä olevasta Adobe Sign -lähteestä.

workflow_librarypair

 

Työnkulun lähetystoiminnon käyttöliittymä on päivitetty lähetyssivua vastaavaan moderniin, uudelleenjuoksutettavaan muotoon.

Aikaisemmin vastaanottajaluettelon oikealla puolella olleet ohjeet on siirretty sivun ylälaidassa olevaan kutistettavaan ikkunaan.

new_workflow_sendexperience


Mukautetun työnkulun luominen

Työnkulkuja voivat luoda vain hallinnoijat. Tilien hallinnoijat voivat luoda työnkulkuja koko tililleen tai vain tilillään oleville tietyille ryhmille. Ryhmien hallinnoijat näkevät kaikki työnkulut, mutta he voivat muokata vain ryhmiinsä kuuluvia työnkulkuja.

Työnkulkua luotaessa on määritettävä seuraavat tiedot:

  • Työnkulun tiedot – Määritä itse työnkulku: nimeä se, anna sen käyttäjille mukautetut ohjeet ja myönnä oikeudet sen käyttöön.
  • Sopimuksen tiedot – Määritä ja mukauta Lähetä-sivulla olevat sopimuksen tiedot.
  • Vastaanottajat – Luo reititys lisäämällä vastaanottajat (allekirjoittajat ja hyväksyjät) tarvittavassa allekirjoitusjärjestyksessä.
  • Sähköpostiviestit – Määritä allekirjoitusprosessin eri vaiheissa eri osanottajille lähetettävät sähköpostiviestit.
  • Dokumentit – Määritä työnkulkuun sisällytettävät dokumentit.
  • Lähettäjän syöttökentät – Määritä kentät, joita lähettäjät voivat käyttää tietojen syöttämiseen sopimusta lähetettäessä. Syötetyt tiedot lisätään sopimukseen, ennen kuin se lähetetään allekirjoittajille ja hyväksyjille.

Pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä.
Joitakin kynän kuvakkeella merkittyjä kenttien selitteitä voidaan muokata, tällainen on esimerkiksi Sopimuksen nimi:

editable label

Napsauta kynän kuvaketta, jos haluat lisätä mukautetun selitteen. Tämä selite näkyy Lähetä-sivulla, kun työnkulkua käytetään dokumentin lähettämiseen. Jos haluat palauttaa alkuperäisen selitteen, napsauta kumoamispainiketta.

  1. Kirjaudu sisään tilin hallinnoijana ja valitse Tili > Työnkulut

    2_nav_to_workflow
  2. Avaa Työnkulun suunnittelija napsauttamalla Luo uusi työnkulku -painiketta. 

    Create New
  3. Työnkulun suunnittelija avautuu, ja näyttöön tulee Työnkulun tiedot -paneeli:

    workflow_-_workflowinfo

    Työnkulun suunnittelija -bannerissa näkyy työnkulun oletusnimi (esim. Uusi työnkulku).

    Työnkulun nimen vieressä oleva piste osoittaa, onko työnkulku luonnos/passiivinen (harmaa piste) vai aktiivinen (vihreä piste).

    Oikealla sijaitsevat seuraavat säätimet:

    • Sulje Napsauta tätä, jos haluat sulkea työnkulun.
    • Tallenna – Napsauta tätä, jos haluat tallentaa muutokset
    • Aktivoi / poista aktivointi – Napsauta tätä, jos haluat aktivoida valitun ryhmän työnkulun (tai poistaa sen aktivoinnin).

     

    Anna Työnkulun tiedot -sivulla seuraavat tiedot:

    • Työnkulun nimi – Anna työnkulun nimi. Tämä nimi näkyy Työnkulun suunnittelija -bannerissa, avattavassa Käytä työnkulkua -valikossa Aloitus-sivulla ja Lähetä-sivun yläosassa, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen. 
    • Ohje lähettäjälle – Anna työnkulun käyttöohjeet. Nämä ohjeet näkyvät Lähetä-sivun ylälaidassa, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen. 

    Huomautus:

    Ohjeet voidaan antaa käyttämällä HTML-tunnisteita. Ohjeosiossa voidaan käyttää seuraavia HTML-tunnisteita ja niiden määritteitä: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="täydellinen polku"> ja <a href="täydellinen polku">.

    Jos aiot käyttää src- tai href-polkuja, sinun on lisättävä polut valkoiselle listalle. Lähetä URL-osoitteet Customer Success Managerille

    • Aktivointikohde – Määritä, kuka voi käyttää työnkulkua. Voit valita Kaikki ryhmät tai tililläsi olevat ryhmät.

     

    Alla on esimerkki Työnkulun tiedot -sivusta: 

    Workflow Info

  1. Valitse vasemmasta sivuvalikosta Sopimuksen tiedot.

    workflow_-_agreementinfo
  2. 2. Määritä Sopimuksen tiedot -osassa sopimuksen tiedot siinä muodossa kuin haluat niiden näkyvän lähettäjän Lähetä-sivulla:

    • Sopimuksen nimi – Anna sopimuksen nimi. Tämä nimi näkyy Lähetä-sivulla, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen, ja Allekirjoita/Hyväksy-sähköpostiviestin otsikossa. Tämä kenttä on pakollinen, ja selitettä voi muokata.
    • Viesti – Kirjoita vastaanottajille lähetettävä viesti. Tämä viesti näkyy Lähetä-sivulla, kun työnkulkua käytetään sopimuksen lähettämiseen. Tämä kenttä on pakollinen, ja selitettä voi muokata.
    • Kopio – Anna tarvittaessa kopion saajien sähköpostiosoitteet. Sähköpostiosoitteet on eroteltava pilkuin tai puolipistein
      • Pienin – Määritä kopion saavien sähköpostiosoitteiden minimimäärä.
      • Suurin – Määritä kopion saavien sähköpostiosoitteiden maksimimäärä.
      • Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat antaa lähettäjien muokata työnkulun kopion saavien vastaanottajien sähköpostiosoitteita Lähetä-sivulla.
    • Vastaanottajan kieli – Tämän toiminnon avulla lähettäjä voi määrittää vastaanottajan kielen.  Tämä asetus määrittää, näytetäänkö kielen valitsin Lähetä-sivulla vai ei, ja jos näytetään, mikä oletuskieli pitäisi näyttää.
    • Lähetysvalinnat
      • Aseta ladatun PDF-tiedoston avaava salasana – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjä määrittää salasanan ladattua PDF-tiedostoa varten.
        • Jos otat tämän asetuksen käyttöön, Allekirjoittajan vahvistus -asetukseksi valitaan Salasana ja käytetään samaa salasanan arvoa.
        • Pakollinen – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat aina vaatia salasanaa ladattua PDF-tiedostoa varten. Jos tämä asetus on käytössä, lähettäjät eivät voi poistaa sitä käytöstä Lähetä-sivulla, vaan heidän on annettava salasana.
      • Valmistumisen määräpäivä – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia valmistumisen määräpäivän määrityksen Lähetä-sivulla.
        • päivää aikaa sopimuksen viimeistelemiseen – Valitse oletusmäärä päiviä, jossa vastaanottajien on suoritettava allekirjoitusprosessi. Määritettyjen päivien määrää voi aina muokata Lähetä-sivulla.
      • Salli dokumenttien muokkaus ennen lähettämistä – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjät muokkaavat dokumentin lomakekenttiä muokkausympäristössä Lähetä-sivun Esikatselu-toiminnolla.
        • Ota muokkaus automaattisesti käyttöön – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat, että Lähetä-sivun Esikatselu-asetus otetaan automaattisesti käyttöön.

     

    Alla on esimerkki Sopimuksen tiedot -sivusta:

    Agreement Info

  1. Avaa Vastaanottajien reititys -osa valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Vastaanottajat.

    workflow_-_recipients
  2. Vastaanottajien reititys -osassa voit määrittää vastaanottajat ja reititysjärjestyksen vaatimustesi mukaan. Voit luoda hyvin monimutkaisia työnkulkuja, joissa on sarjoittaisia, rinnakkaisia, hybridejä tai sisäkkäisiä hybridejä reitityksiä.  Seuraavat ohjeet havainnollistavat vastaanottajien reititystoimintoa.

    • Jos haluat lisätä toisen vastaanottajan ennen olemassa olevaa vastaanottajaa tai sen jälkeen, toimi seuraavasti:
      • Napsauta Lisää-kuvaketta.
      • Valitse lisättävä rooli (kaikki tilillä käyttöön otetut roolit ovat käytettävissä)
    recip1

     

    • Voit määrittää rinnakkaisen haaran napsauttamalla vastaanottajan yläpuolella olevaa lisäyskuvaketta ja valitsemalla Rinnakkaiset haarat
    Recip2

     

    • Jos haluat poistaa vastaanottajan, siirrä kohdistin vastaanottajan kuplan päälle ja napsauta poistokuvaketta.
    Recip4

     

    • Jos haluat mukauttaa vastaanottajaa, siirrä kohdistin kuplan päälle ja napsauta muokkauskuvaketta.
    recipient_properties

    Kun muokkaat vastaanottajaa, voit määrittää seuraavat asiat:

    • Vastaanottajan selite – Mukauta vastaanottajan selite. Voit esimerkiksi muuttaa oletusarvoisen Vastaanottaja-selitteen Ostaja-selitteeksi. 
      • Vastaanottajien selitteiden on oltava yksilöllisiä työnkulun sisällä.
    • Sähköpostiosoite – Anna vastaanottajan oletussähköpostiosoite.
    • Tämä vastaanottaja on lähettäjä – Kun tämä on valittuna, lähettäjä lisätään vastaanottajaksi.
    • Merkitse vastaanottajaryhmäksi – Kun tämä on valittuna, vastaanottaja näkyy lähettäjälle tyhjänä vastaanottajaryhmänä lähetysprosessin aikana.  Lähettäjän on vahvistettava vastaanottajaryhmän sähköpostiosoitteet.
    • Rooli – Päivitä vastaanottajan rooli (Allekirjoittaja tai Hyväksyjä)
    • Pakollinen – Ota tämä asetus käyttöön, jos vastaanottajalta vaaditaan allekirjoitus.
    • Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjä päivittää tämän vastaanottajan sähköpostiosoitteen Lähetä-välilehdessä.
    • Tietojen vahvistus – Valitse, minkä tyyppistä henkilöllisyyden varmistustapaa allekirjoittajalta vaaditaan. 
      • Mahdollisia vaihtoehtoja ovat Ei mitään, Adobe Sign, Puhelin, KBA, Salasana ja Verkostoidentiteetti.
      • Vain Adobe Sign -tilillä käyttöön otetut vaihtoehdot ovat näkyvissä.

    Huomautus:

    Kun henkilöllisyyden varmistamistavaksi valitaan salasana, sama salasana lisätään Dokumentin suojaus -kohtaan, mikä estää PDF-tiedoston tarkastelun ennen salasanan antamista.

  3. Muista tallentaa tekemäsi vastaanottajakokoonpanot napsauttamalla Tallenna-painiketta.

     

    Alla on esimerkki Vastaanottajat-kohdan tiedoista ja reitityksestä, jossa molempien allekirjoittajien (ostaja ja myyntijohtaja) ja hyväksyjän (myynnistä vastaavan varajohtajan) selitteet on mukautettu. 

    Recip Example

  1. Siirry Sähköpostiviestit-osaan valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Sähköpostiviestit.

    • Sähköpostiviestit-osassa voit hallita, mitkä sähköpostiviestit lähetetään allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessin aikana eri tapahtumien mukaan. 
    • Voit esimerkiksi määrittää, että ilmoitussähköpostiviestejä lähetetään vastaanottajille ja kopion saajille silloin, kun jokin sopimus peruutetaan. 
    workflows_-_emails
  2. Valitse niiden tapahtumien valintaruudut, joista haluat saada sähköposti-ilmoituksen.

  1. Siirry Dokumentit-osaan valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Dokumentit.

    workflows_-_documents
  2. Dokumentit-osassa voit määrittää seuraavat asiat:

    • Asiakirjan otsikko – Anna dokumentin otsikko. Tämä otsikko näkyy Lähetä-sivun Dokumentit-alueella, kun lähetät dokumentin käyttämällä työnkulkua.
    • Tiedostot – Napsauttamalla Lisää tiedosto -kuvaketta voit liittää dokumentin Adobe Sign -kirjastostasi. Tämä dokumentti liitetään automaattisesti, kun käytät tätä työnkulkua.
      • Jos mitään tiedostoa ei valita, työnkulku antaa lähettäjälle mahdollisuuden tiedoston lisäämiseen sopimusta lähetettäessä.
      • Jos asiakirja on merkitty pakolliseksi, se liitetään sopimukseen automaattisesti, kun työnkulku aloitetaan.
      • Poista tiedosto – Jos liität väärän tiedoston, voit poistaa sen napsauttamalla tiedoston nimen vieressä olevaa poistokuvaketta (X).
    • Dokumentin nimi – Anna dokumentille mielekäs nimi, jolla lähettäjä pystyy tunnistamaan sen. Oletusarvoisesti käytetään lähetetyn kirjastodokumentin nimeä, mutta se voidaan korvata.
    • Pakollinen – Määrittää, onko dokumentti pakollinen.
    • Lisää dokumentti – Napsauttamalla Lisää dokumentti -painiketta voit lisätä rivejä muita dokumentteja varten.
      •  Asiakirjojen nimien on oltava yksilöllisiä arvoja
    • Poista rivi – Napsauttamalla rivinpoistopainiketta (X) voit poistaa kokonaisen rivin.
  3. Alla on esimerkki määritetystä Dokumentit-osasta:

    Document Info

  1. Avaa Lähettäjän syöttökentät -osa valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Lähettäjän syöttökentät.

    Nämä syöttökentät määritetään niin, että ne muodostavat liitettävissä dokumenteissa määritetyt lomakekentät (osana työnkulun rakennetta tai lähettäjän lähettämää tiedostoa).

    Lähettäjä voi näiden kenttien avulla täyttää sisällön valmiiksi ennen sopimuksen lähettämistä vastaanottajalle.

    workflow_-_senderinputfield
  2. Valitse Lähettäjän syöttökentät -paneelista Lisää kenttä.

    input firld record

    Määritä sitten jokaisen lisätyn rivin osalta seuraavat asiat:

    • Kentän otsikko – Anna kentän otsikko. Tämä arvo näkyy Lähetä-sivulla lähettäjän apuna.
    • Dokumenttikentän nimi – Anna liitetyssä kirjastodokumentissa olevalle kentälle nimi.
      • Tässä annetun kentän nimen on vastattava dokumentissa olevan lomakekentän nimeä.
    • Oletusarvo – Anna tarvittaessa oletusarvo.
    • Pakollinen – Ota tämä asetus käyttöön, jos tälle kentälle on annettava arvo ennen sopimuksen lähettämistä.
    • Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että sopimuksen lähettäjä muokkaa oletusarvoa.
    • Napsauttamalla rivinpoistopainiketta (X) voit poistaa kokonaisen rivin.

     

    Alla on esimerkki Lähettäjän syöttökentät -sivusta: 

    Sendere Input fields


Lähetys käyttämällä mukautettua työnkulkua

Voit lähettää sopimuksen käyttämällä työnkulkua. Kun valitset työnkulun, Lähetä-sivulle ilmestyvät määritetyt mukautetut kentät, muun muassa mukautetut ohjeet ja oletusarvoiset vastaanottajat.


Työnkulkusopimuksen allekirjoittaminen ja hyväksyntä

Työnkulkusopimus lähetetään reitityksessä määritetyssä järjestyksessä. Allekirjoittajat ja hyväksyjät voivat allekirjoittaa napsauttamalla allekirjoitus- tai hyväksyntäpyyntösähköpostiviestissä olevaa linkkiä tai hallintasivuilta, jos he ovat Adobe Signin rekisteröityjä käyttäjiä. Tämä toimii tavallisen lähetysprosessin tapaan.

Työnkulkusopimuksen historia ja auditointiraportti voidaan avata hallintasivulta. Kun sopimuksen käsittely on käynnissä, voit lisätä muistutuksia ja suorittaa muita tehtäviä.


Mukautetun työnkulun muokkaaminen

  1. Kirjaudu sisään tilin hallinnoijana ja valitse Tili > Työnkulut

    24_nav_to_workflow
  2. Valitse työnkulku Työnkulut-luettelosta.

    workflows
  3. Valitse pikavalikosta Avaa. Työnkulun suunnittelija tulee näyttöön.

    Kun Työnkulun suunnittelija on avattu, työnkulusta tulee täysin muokattava. Kaikkia osia voidaan muuttaa tarpeen mukaan, eikä muutoksia tallenneta ennen Päivitä-painikkeen napsauttamista.

     

    Voit tehdä Työnkulun suunnittelijassa seuraavat muutokset:

    workflow_header

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö