Mukautettujen työnkulkujen suunnittelijaa käytetään luomaan työnkulkumalleja, jotka määrittelevät ennalta sopimuksen kokoonpanon ja allekirjoitusprosessit, jotta ne vastaavat juuri niitä vaatimuksia, joita liiketoiminnallasi on. Käyttäjät voivat suunnitella työnkulkumalleja käyttämällä intuitiivista käyttöliittymää, jonka avulla on helppo määrittää osallistujien ominaisuudet - mukaan lukien ennalta määritetyt nimet, roolit ja reititykset; sopimukseen sisällytettävät asiakirjat; lähettäjän esitäytettävät lomakekentät; sähköpostien jakelu osallistujille; sopimuksen vanhenemis- tai salasanavaihtoehdot; ja paljon muuta.

Työnkulkumalleja käyttäviä lähettäjiä opastetaan lähetysprosessin suorittamisessa mukautettujen ohjeiden ja kenttien avulla, mikä helpottaa lähetysprosessin käyttöä ja vähentää virheiden määrää.

Tilin/ryhmän asetuksista riippuen kaikilla käyttäjillä on oikeus luoda työnkulkuja henkilökohtaiseen käyttöönsä tai jakaa niitä ryhmiensä kanssa.

Järjestelmänvalvojat voivat rakentaa ja jakaa malleja ryhmätasolla.
- Tilitason järjestelmänvalvojat voivat jakaa työnkulun koko organisaatiossa.
Muille kuin järjestelmänvalvojille voidaan antaa valtuudet kehittää omia työnkulkujaan ja halutessaan jakaa ne niiden ryhmien kanssa, joihin he kuuluvat.

Pääset työnkulun luomaan sopimuksen historiaan ja valvontaraporttiin Hallinta-sivulta.

Kun sopimuksen käsittely on käynnissä, voit lisätä muistutuksia ja suorittaa muita sopimukseen liittyviä tehtäviä.

Kun olet kirjautunut sisään, valitse aloitusnäytön ylävalikosta Työnkulut.

Kirjaudu Acrobat Signiin

Työnkululla luodun sopimuksen allekirjoittaminen/hyväksyminen ja hallinta

Työnkululla luotu sopimus on täsmälleen samanlainen kuin mikä tahansa muu saman ryhmän kautta lähetetty sopimus.

Allekirjoittajat ja hyväksyjät voivat allekirjoittaa napsauttamalla linkkiä, joka löytyy allekirjoitus- tai hyväksyntäpyynnön sähköpostiviestistä, tai tehdä sen Hallintasivunsa kautta, jos he ovat Acrobat Signin rekisteröityjä käyttäjiä.

Lähettäjillä on käytössä kaikki samat vaihtoehdot sopimuksen hallintaan omalta Hallintasivultaan.

Raportit ja tietojen vienti kohtelevat sopimusta samalla tavalla kuin mitä tahansa muuta manuaalisesti luotua sopimusta.

Määritys

Saatavuus:

Mukautettu lähetystyönkulkuympäristö on käytettävissä vain suuryritystason käyttöoikeussopimuksissa.

Määrityksen laajuusalue:

Mukautettuihin lähetystyönkulkuihin vaikuttavia ohjausobjekteja voidaan käyttää tili- ja ryhmätasoilla.

Uusimman työnkulkuympäristön käyttöönotto lähentää työnkulut ja manuaalisen lähetysprosessin toiminnallisuutta toisiinsa.

Tällä vaihtoehdolla käyttöön tulee toiminnot:

Uudelleen juoksutettava sivun asettelu
Käyttää digitaalisia allekirjoituksia yhdellä tai useammalla vastaanottajalla
Määritä vastaanottajat käyttämään premium-tason henkilöllisyyden varmennusta
Vastaanottajaryhmien määrittäminen lähetysprosessin aikana
Dokumenttien liittäminen kaikista käytössä olevista lähteistä lähetysprosessin aikana

Voit ottaa uusimman ympäristön käyttöön kohdasta Tiliasetukset > Lähetysasetukset > Mukautetun työnkulun säätimet

Työnkulkujen määrittäminen käyttämään uutta käyttöympäristöä

Premium-tason henkilöllisyyden varmennus

Työnkulun suunnittelijassa kaikki käytössä olevat todennusmenetelmät näytetään vastaanottajan objektissa.

Todennusmenetelmät näkyvät valintaruutuina, ja työnkulun rakenne antaa lähettäjälle mahdollisuuden asetusten määrittämiseen.

Jos suunnittelijassa valitaan useita vaihtoehtoja, samat vaihtoehdot ovat lähettäjän käytettävissä lähetysprosessin aikana.

Vastaanottaja-välilehti, jossa näkyvät allekirjoittajan ominaisuudet ja todennusasetukset korostettuina

Vastaanottajaryhmät

Suunnittelijassa olevat vastaanottajaobjektit voidaan merkitä vastaanottajaryhmiksi. Näin lähettäjä voi käyttää osoitteistosta uudelleenkäytettävää vastaanottajaryhmää tai kertaluonteista vastaanottajaryhmää ilmaisemaan sähköpostiosoitteiden ryhmän, joka saa luvan toimia kyseisessä allekirjoitusvaiheessa.

Jos esimerkiksi tarvitset varmennusallekirjoituksen yhdeltä kolmesta esimiehestä, voit lisätä vastaanottajaryhmän, joka sisältää kaikki kolme sähköpostiosoitetta. Kun allekirjoitussykli tulee vastaanottajaryhmälle, kaikille kolmelle esimiehelle ilmoitetaan, mutta vain yhden esimiehen tarvitsee suorittaa toimintonsa loppuun.

Kun työnkulussa käytetään uudelleenkäytettävää vastaanottajaryhmää, vastaanottaja on luotava ensin ja sen on oltava käyttäjän saatavilla työnkulun käytettävissä olevassa laajuudessa. Jos työnkulku on koko organisaation käytettävissä, myös vastaanottajaryhmän on oltava koko organisaation käytettävissä.

Voit lisätä uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän valitsemalla Lisää vastaanottajaryhmä -painikkeen, jolloin ryhmänvalitsin avautuu.

Saatavana ovat vain ne vastaanottajaryhmät, joilla on yhteensopivat käyttöoikeudet:
- Koko tilin käytettävissä olevassa mukautetussa työnkulussa voidaan käyttää vain tilin hallinnoimia vastaanottajaryhmiä
- Koko ryhmän käytettävissä olevassa mukautetussa työnkulussa voidaan käyttää ryhmä- ja tilitason hallinnoimia vastaanottajaryhmiä
- Yksittäisen käyttäjän käytettävissä olevassa mukautetussa työnkulussa voidaan käyttää käyttäjä-, ryhmä- ja tilitason hallinnoimia vastaanottajaryhmiä
Uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän nimi lisätään automaattisesti ryhmän nimeksi, kun mallia käytetään sopimuksen lähettämiseen.
Jos vastaanottaja on määritetty vastaanottajaryhmäksi, vastaanottaja ei ole enää Muokattava käytettäessä mallia sopimuksen lähettämiseen.
Uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän jäseniä ei voi muokata, poistaa tai lisätä.
Vastaanottajaa ei ehkä poisteta allekirjoituksen työnkulusta, kun vastaanottajaryhmä määritetään, vaikka vastaanottajaa ei olisi merkitty pakolliseksi.

Vastaanottajan määrityspaneeli, jossa on Lisää vastaanottajaryhmä -painike korostettuna. Mukaan lukien vastaanottajaryhmän valintaikkuna ja sitä seuraava Lähetä-sivu

Kertaluonteiset vastaanottajaryhmät luodaan mukautetun työnkulun vastaanottajamäärityksessä, joka on luotu yksinomaan kuvaamaan yhtä vastaanottajaa yhdessä työnkulussa. Niitä ei voi tallentaa eikä käyttää uudelleen missään muussa prosessissa.

Voit määrittää kertaluonteisen vastaanottajaryhmän seuraavasti:

Kirjoita vastaanottajaryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-kenttään pilkuilla erotettuina.
Valitse Merkitse vastaanottajaryhmäksi -valintaruutu.
- Järjestelmä lisää automaattisesti ryhmän nimen, kun lähettäjä aloittaa sopimuksen työnkulun avulla. Ryhmän nimessä on etuliite, joka määrittää nimen automaattisesti luoduksi, ja sitten merkkijono ”Vastaanottajaryhmä X”, jossa X on kasvava luku, joka alkaa numerosta 1 ja kasvaa lisättyjen vastaanottajaryhmien määrän mukaan.
- Jos vastaanottaja määritetään muokattavaksi, lähettäjä voi muokata ryhmän nimeä, poistaa valmiiksi täytettyjä jäseniä ja lisätä uusia jäseniä tarpeen mukaan.

Työnkulun suunnittelija, jossa Merkitse vastaanottajaryhmäksi -asetus on valittuna ja tuloksena syntyvä Lähetä-sivu, jolla on lueteltu vastaanottajaryhmän jäsenet

Liitetiedostot

Lähetysprosessin aikana dokumentteja voidaan jatkossa liittää mistä tahansa käytössä olevasta Acrobat Sign -lähteestä.

Huomautus:

Kun Acrobat Sign -malli liitetään työnkulkuun, käyttäjät näkevät vain mallit, jotka on määritetty samaan ryhmään kuin työnkulku ja mallit, jotka on määritetty organisaatiolle (tilitason mallit). Tämä johtuu työnkulun (yksi yhteen) suhteesta ryhmiin. (Sekä siitä, että kaikki ryhmät perivät tilitason mallit.)

Tämä on erilainen kokemus kuin silloin, kun käyttäjä, jolla on jäsenyys useissa ryhmissä (yksi moneen), tarkastelee mallikirjastoaan. Koska käyttäjä voi käyttää eri ryhmiä, hän voi tarkastella kaikkia kyseisiin ryhmiin liittyviä malleja.
Näin ei kuitenkaan ole, jos työnkulku on rajattu koskemaan vain yhtä ryhmää.

”Uusi”-asetuksen käyttökokemus on päivitetty nykyaikaiseen virtaviivaiseen muotoiluun, esimerkkinä Lähetä-sivu.

Vanhassa ympäristössä vastaanottajaluettelon oikealla puolella olleet ohjeet on siirretty sivun ylälaidassa olevaan kutistettavaan ikkunaan.

Mallissa määritetty kentän lisääminen

Mallissa määritetty kenttien lisääminen yhdistää vahvasti työnkulun suunnittelijassa määritetyn vastaanottajaluettelon luomiesi lomakkeiden kenttämäärityksiin.

Esimerkkejä käyttötapauksista:

(Asiakkaan) allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen ensin
- Valinnainen toinen allekirjoittaja allekirjoittaa sopimuksen
Myyntiedustaja lisää sisäisen varmennusmerkinnän

Tavallisesti tähän tarvittaisiin kaksi lomaketta, mikä johtuu vastaanottajien järjestyksestä Lähetä-sivulla:

ensimmäinen lomake on yhden allekirjoittajan tapaukselle, jossa varmennus on järjestyksessä toisena
toinen lomake on kahden allekirjoittajan tapaukselle, jossa toinen allekirjoittaja on järjestyksessä toisena ja varmennus kolmantena

Kun mallin mukainen sääntörakenne on valittuna, luot yhden lomakkeen, jossa kaikki mahdolliset vastaanottajakentät on määritelty.

Vastaanottajan järjestysluvun (kuten se on Työnkulun suunnittelijassa määritetty) noudattaminen on pakollista ja poistetuille vastaanottajille (valinnaista) määritetyt kentät jätetään huomiotta, kun sopimus lähetetään.

Yllä olevassa käyttötapauksessa toinen allekirjoittaja on järjestyksessä aina toisena, mutta jos toista allekirjoittajaa ei sisällytetä sopimusta lähetettäessä, allekirjoittaja2-kentät ohitetaan ja vasta-allekirjoittaja (järjestysluku 3) voi edelleen käyttää ainoastaan allekirjoittaja3-kenttiä.

Saat tämän uuden toiminnallisuuden käyttöön kohdasta Tilin asetukset > Lähetysasetukset > Mukautetun työnkulun säätimet > Ota mallin mukainen allekirjoituksen sijoittelu käyttöön

Määritä työnkulut käyttämään mallin määrittämää allekirjoituksen sijoittelua

Huomautus:

Kun mallin määrittämä allekirjoituksen sijoittelutoiminto otetaan käyttöön, sopimusta ei voi työstää lähetysprosessin aikana.

Vastaanottajien ja kenttien välisen suhteen ymmärtäminen

Jokaiselle sopimukseen liittyvälle vastaanottajalle määritetään allekirjoittajan järjestysluku. Järjestysluku yhdistää vastaanottajan kenttiin, joihin hän voi lisätä sisältöä (kuten allekirjoituskenttä).

Vastaanottajien järjestysluku määräytyy Lähetä-sivun pinojärjestyksen mukaan. Pinon ensimmäisen vastaanottajan järjestysluku on 1, seuraavan 2 ja niin edelleen. Järjestysluku on näkyvillä, kun sopimus on suoritettava tietyssä järjestyksessä, mutta se on edelleen olemassa, vaikka sopimuksen voisi suorittaa halutussa järjestyksessä.

Kun luot vastaanottajien työnkulkua Työnkulun suunnittelijassa, allekirjoittajan järjestysluku määräytyy seuraavien sääntöjen perusteella:

Ylhäältä alas
- Vasemmalta oikealle

Alla olevassa esimerkissä allekirjoittaja ja toinen allekirjoittaja ovat pinossa ensimmäisinä.

Allekirjoittaja on yläreunassa vasemmalla, joten hänen järjestyslukunsa on 1
Toinen allekirjoittaja on myös yläreunassa, mutta koska hän on allekirjoittajan oikealla puolella, hänen järjestyslukunsa on 2

Tässä tapauksessa ei ole merkitystä, kumpi allekirjoittaa sopimuksen ensin, joten heidät lisätään rinnakkaiseen allekirjoitustyönkulkuun. Koska järjestysluvun noudattaminen on pakollista, allekirjoittaja voi lisätä oman sisältönsä vain Allekirjoittaja-kenttiin ja toinen allekirjoittaja vain omiin kenttiinsä.

Myyntiedustaja lisää allekirjoituksensa kolmantena, kun molemmat allekirjoittajat ovat valmiit.

Neljänneksi pyydetään johtoportaan hyväksyntä, kun myyntiedustaja on lisännyt varmennuksensa.

Huomautus:

Vastaanottajien nimet, "Allekirjoittaja", "Toinen allekirjoittaja", "Myyntiedustaja" jne., eivät vaikuta kentän määritykseen. Ne ovat ainoastaan hallinnoijan määrittämiä tunnuksia, jotka helpottavat käyttäjien tunnistamista työnkulkumallissa.

Yllä oleva vastaanottajien työnkulku luo Työnkulun suunnittelijassa alla olevan mukaisen Lähetä-sivumallin.

(Pinojärjestys näkyy selkeimmin Lähetä-sivulla, vaikka järjestysluvut eivät olekaan näkyvissä.)

Kun luot kenttiä sisältävää lomaketta, jokainen kenttä yhdistetään tiettyyn allekirjoittajan järjestyslukuun (paitsi Kuka tahansa -kentät).

Voit tehdä tämän Acrobat Sign -laatimisympäristössä valitsemalla vastaanottajan ja sijoittamalla kentät kyseiselle vastaanottajalle.

Värikoodausten avulla tunnistat helposti kutakin osallistujaa vastaavat kentät.

Jos käytät tekstitunnisteita, tunniste sisältää argumentin (esim. :signer1), joka yhdistää kentän allekirjoittajan järjestyslukuun.

Jotta edes voit määrittää työnkulkuja, ominaisuuden on oltava käytössä.

Siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Mukautetun lähetyksen työnkulut ja ota Ota työnkulun suunnittelutoiminto järjestelmänvalvojien käyttöön.

Kun tämä on käytössä, kaikilla tili- ja ryhmätason ylläpitäjillä on pääsy työnkulun suunnittelijaan hallintavalikossaan.

Ryhmien hallinnoijat voivat luoda työnkulkuja niille ryhmille, joihin heillä on hallinnollinen toimivalta.
Tilitason järjestelmänvalvojat voivat luoda työnkulun paitsi mille tahansa ryhmälle myös organisaation laajuisia työnkulkuja.

Tilillä näytettävien työnkulkujen määrittäminen

Kun tämä asetus on käytössä, Mukautetut työnkulut on saatavana Työnkulut-välilehdeltä.
Kun asetus on poistettu käytöstä, Mukautetut työnkulut -vaihtoehto ei ole saatavana.

Ota käyttöön käyttöoikeus vs. ota pois käytöstä

Jos halutaan ottaa käyttöön vaihtoehto luoda työnkulkuja Vain minä -käyttöalueella, työnkulun suunnittelijan on oltava käytössä kaikille käyttäjille. Jos työnkulut eivät ole käytössä kaikille käyttäjille, ne voidaan liittää vain ryhmiin tai koko organisaatioon.

Siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Mukautetut lähetystyönkulut ja ota käyttöön Ota käyttöön työnkulun suunnittelijan käyttöoikeus kaikille käyttäjille.

Kun asetus on käytössä, Mukautetut työnkulut -vaihtoehto on saatavan Työnkulut-välilehdeltä.
Kun asetus on poistettu käytöstä, Mukautetut työnkulut -vaihtoehto ei ole käytettävissä.

Oletuksena muut kuin järjestelmänvalvojakäyttäjät voivat luoda työnkulkuja vain itselleen. Heillä ei ole valtuuksia jakaa työnkulkua ryhmänsä kanssa.

Käyttäjien valtuus jakaa työnkulkuja ryhmille voidaan kuitenkin ottaa käyttöön tilin tai ryhmän tasolla.

Siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Mukautetut lähetystyönkulut ja ota käyttöön Salli käyttäjien luomien työnkulkujen jakaminen mille tahansa ryhmälle.

Salli käyttäjien jakaa työnkulkuja ryhmäänsä

Kun asetus on käytössä, käyttäjät näkevät ryhmävalitsimen pudotusvalikon vaihtoehtona sille, kuka voi käyttää työnkulkua.
Kun asetus on poistettu käytöstä, ryhmävalitsimen pudotusvalikko ei näy käyttöliittymässä.

Tilit, jotka haluavat tiukasti valvoa tiettyjä työnkulkuja kaikkien asiakirjojensa osalta ja virtaviivaistaa prosessia, jossa käyttäjä lähettää mahdollisimman vähän tietoja, voivat täysin määritellä kaikki asiakirjojen työnkulut ja rajoittaa käyttäjien ad hoc -lähetyksiä kokonaan.

Tilit, jotka hyödyntävät Käyttäjiä useissa ryhmissä -vaihtoehtoa, voivat laajentaa määritettäviä vaihtoehtoja ryhmätason asetuksissa, jolloin varmistetaan, että oikeat allekirjoitusvaihtoehdot ja ilmoitusprosessit pannaan tiukasti täytäntöön.

Jos haluat rajoittaa käyttäjien lähettämistä vain hyväksyttyjen työnkulkujen kanssa, siirry kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Mukautetut lähetystyönkulut ja valitse Ota sopimusten lähettäminen käyttöön vain työnkulkujen avulla.

Työnkulkujen määrittäminen ainoaksi tavaksi sopimusten lähettämiseen

Yleisten ongelmien virheraportointi

Jotkin vanhan työnkulun ympäristön osat tuottavat uudessa käyttöliittymässä virheitä, mikä johtuu uusimman ympäristön parannetuista säätimistä ja tietoturvallisuudesta. Virheiden havaitsemista on lisätty, jotta kohdatut virheet ja niiden syyt näkyvät entistä helpommin.

Jos uusi lähetystoiminto on otettu tilillä käyttöön, ja käyttäjä käynnistää ongelmallisen työnkulun, hän näkee virheestä ilmoittavan punaisen palkin:

Jos tilillä käytetään oletusarvoisesti perinteistä toimintoa, työnkulku saattaa toimia normaalisti.

Uusi ympäristö näyttää virheet havaittuina.

Jos havaitaan useampi kuin yksi ongelma, kaikki havaitut virheet luetellaan.

Jotta työnkulku toimii uuden käyttöliittymän säännöillä, järjestelmänvalvojan on muokattava työnkulkua ja korjattava havaitut virheet:

Klassisen sääntöjoukon mukaan sähköpostimerkkijonot tai niiden erottelu saattavat olla virheellisiä (välilyönnit vs. pilkut esimerkiksi)

Jos näet tämän virheen, hallinnoija tulee tarkistaa, että:

Jos sähköpostin kopion vastaanottajien osoitteet on rajattu asianmukaisesti

Jokainen määritetty vastaanottajan sähköpostimerkkisarja on rakennettu asianmukaisesti
- (esim. name@domain.tld)
- Uusi ympäristö hyväksyy pilkkujen ja puolipisteiden käytön

Nykyaikainen käyttöliittymä edellyttää, että Työnkulun suunnittelijan Asiakirjat-sivulla olevien asiakirjojen nimet ovat yksilölliset.

Katso tämän virheen lisätiedot tästä

Hallinnoija voi liittää työnkulkua suunnitellessaan asiakirjamallin, jonka käyttöoikeusalue on rajallinen.

Kun käyttöoikeusalueen ulkopuolinen käyttäjä yrittää ladata työnkulun, asiakirjan liittäminen epäonnistuu ja aiheuttaa tietoturvarikkomuksen.

Hallinnoija voi esimerkiksi luoda uuden asiakirjamallin, jonka ominaisuudet sallivat käytön ainoastaan omistajalle.Järjestelmänvalvoja voi liittää kyseisen asiakirjan työnkulkuun, koska hän on asiakirjan omistaja.

Muut käyttäjät ovat asiakirjan käyttöoikeusalueen ulkopuolella.

Kun tämä virhe tapahtuu, järjestelmänvalvojan on muutettava liitetyn asiakirjamallin ominaisuuksia.

Katso mallin ominaisuuksien tarkistus- ja muuttamisohjeet tästä

Mukautettuihin lähetystyönkulkuihin liittyvä lisäsisältö:

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Yleiskatsaus ja konfigurointi mukautettuja lähettäviä työnkulkuja varten

Yleiskatsaus mukautettuihin työnkulkuihin

Työnkululla luodun sopimuksen allekirjoittaminen/hyväksyminen ja hallinta

Määritys

Saatavuus:

Määrityksen laajuusalue:

Premium-tason henkilöllisyyden varmennus

Vastaanottajaryhmät

Liitetiedostot

Mallissa määritetty kentän lisääminen

Vastaanottajien ja kenttien välisen suhteen ymmärtäminen

Yleisten ongelmien virheraportointi

Mukautettuihin lähetystyönkulkuihin liittyvä lisäsisältö:

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Kysy yhteisöltä

Ota yhteyttä