Osallistuja
Päivitetty viimeksi
Aug 22, 2022 03:38:45 PM GMT
Asiakirjojen näkyvyyden rajoittaminen vastaanottajille
Asiakirjan rajoitettu näkyvyys (LDV) -asetuksia käytettäessä sopimuksessa voi olla useita tiedostoja, jotka näkyvät vastaanottajille valikoivasti riippuen käytössä olevista asetuksista ja sopimuksen määrityksistä.
Esimerkkejä käyttötapauksista ovat:
- Myyntisopimukset, jotka edellyttävät sisäistä tarkistusta/hyväksyntää, ennen kuin ne voidaan lähettää asiakkaalle.
- Työtarjouskirjeen hyväksymisen jälkeen toimitettavat uusien työntekijöiden asiakirjat.
- Henkilöstöresurssiasiakirjat, jotka vaativat sisäistä käsittelyä alkuperäisen allekirjoittajan soveltamisalan ulkopuolella.
Tässä on korkeatasoista käyttöä esittelevä lyhyt video:
Asiakirjan rajoitettu näkyvyys sisältää useita erityisiä termejä:
Käyttäjä ja käyttäjätunnus
- Käyttäjä on yleinen termi kaikille, jotka käyttävät Adobe Acrobat Signia suoran kirjautumisen, ulkopuolisen todennuksen tai integroinnin kautta. Käyttäjällä voi olla useita sähköpostiosoitteita, joita hän käyttää Acrobat Signin todennukseen (siten käyttäjällä voi olla useita käyttäjätunnuksia)
- Käyttäjätunnus on Adobe Acrobat Signin erityinen todennettu objekti. Itse tunnus on järjestelmän määrittämä numero, joka takaa yksilöllisen (käyttäjä)objektin tunnistuksen. Käyttäjätunnusten katsotaan usein vastaavan sähköpostiosoitetta, sillä molemmat ovat järjestelmässä yksilöllisiä arvoja. Mutta vaikka käyttäjä voi muuttaa sähköpostiosoitettaan, hän ei voi muuttaa käyttäjätunnustaan. Kaikki resurssit ovat liitetty loogisesti niiden luonnin ohessa käytettyyn käyttäjätunnukseen.
Sisäiset ja ulkoiset osapuolet
- Sisäiset osapuolet ovat käyttäjätunnuksia, jotka kuuluvat lähettävän käyttäjätunnuksen kanssa samaan Acrobat Sign -tiliin.
- On hyvä muistaa, että saman yrityksen käyttäjät voivat käyttää eri Acrobat Sign -tilejä. Acrobat Sign ei tee mitään olettamuksia sähköpostitoimialueiden tai yritysten nimien perusteella. Ainoastaan mahdollista käyttäjätunnuksen suhdetta tilitunnisteeseen pidetään relevanttina.
- Ulkoiset osapuolet tunnistavat käyttäjätunnukset, jotka eivät kuulu lähettävän käyttäjätunnuksen tiliin.
- Jos käyttäjän sähköpostiosoite ei ole tilin käyttäjäluettelossa, se on määritelmältään ulkoinen.
Miten asiakirjan näkyvyys toimii
LDV-säännöt otetaan käyttöön tilin/ryhmän tasolla.
LDV-säännöt näyttävät vain eksplisiittisesti kullekin vastaanottajalle määritetyt tiedostosisällöt.
Tiedostosisällöt määritetään vastaanottajalle lisäämällä vähintään yksi kyseiselle vastaanottajalle määritetty kenttä.
- LDV on tiedostopohjainen, ei sivupohjainen. Jos tiedostossa on 40 sivua ja vastaanottajalle on määritetty yksi kenttä yhdellä sivulla, vastaanottaja näkee tiedoston kaikki 40 sivua.
- Jos tiedostossa ei ole vastaanottajalle yhtäkään kenttää, koko tiedosto jätetään kyseisen vastaanottajan näkymästä pois.
- Jos tiedostoja on neljä ja vastaanottajan on nähtävä ne kaikki, vähintään yksi kenttä on määritettävä kunkin tiedoston yhteen sivuun.
- Jos tarvitaan sivutason hallintaa, tiedosto on jaettava yksittäisiksi yhden sivun tiedostoiksi.
Oikealla olevassa esimerkissä on kaksi allekirjoittajaa ja kaksi asiakirjaa sopimuksissa.
Allekirjoittaja 1 näkee molemmat asiakirjat, sillä kummassakin asiakirjassa on määritetty kenttä (Kenttä 1 ja Kenttä 2).
Allekirjoittaja 2 näkee vain asiakirjan 2, sillä hänellä ei ole määritettyä kenttää asiakirjassa 1.
- Asiakirja 2 näkyy, koska Kenttä 3 on määritetty allekirjoittajalle 2.
Huomautus:
LDV-säännöillä on kaksi edellytystä:
- Vastaanottajia on oltava enemmän kuin yksi.
- Vastaanottajat ovat allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessiin lisättyjä käyttäjiä.
- Kopion saavat osapuolet eivät ole vastaanottajia.
- Sopimukseen on lisättävä enemmän kuin yksi tiedosto
- Tiedostoiksi katsotaan kaikki sopimuksen luontiin käytetyt liitteet (.doc, .xls, .pdf, .png jne.).
Jos jokin edellä mainituista vaatimuksista ei täyty, LDV-sääntöjä ei sovelleta kyseiseen sopimukseen.
Määritysasetukset
Kun LDV on otettu käyttöön, siinä on kolme asetusta, jotka muuttavat sopimuksen toiminta- ja tarkastelutapaa:
Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, jotka sisältävät hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai niihin määritettyjä tiedonsyöttökenttiä on perusasetus, joka ottaa käyttöön LDV-kokemuksen ja joukon ohjaimia. Jos
Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, jotka sisältävät hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai niihin määritettyjä tiedonsyöttökenttiä on poistettu käytöstä, LDV poistetaan vastaanottajan käyttökokemuksesta kokonaan käytöstä.
Kaikki vastaanottajat ja kopion saavat osapuolet näkevät kaikki tiedostot koko ajan.
|
|
Allekirjoittamisen aikana |
Valmis sopimus |
|---|---|---|
|
Lähettäjä |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen vastaanottaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen vastaanottaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen kopion saaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen kopion saaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoisen arkiston vastaanottaja |
– |
Kaikki asiakirjat |
Asiakirjojen näkyvyys käytössä olevien asetusten perusteella:
Kun vain Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, jotka sisältävät hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai muut kentät, joita hänen on käsiteltävä -toiminto on käytössä:
- Lähettäjä näkee kaikki tiedostosisällöt koko ajan.
- Vastaanottajat näkevät allekirjoittamisen aikana ja sopimuksen valmistumisen jälkeen vain ne tiedostot, joihin heidät on eksplisiittisesti lisätty.
- Kopion saavat osapuolet eivät näe tiedostosisältöjä.
|
Osallistuja |
Allekirjoittamisen aikana |
Valmis sopimus |
|---|---|---|
|
Lähettäjä |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen vastaanottaja |
Määritetyt asiakirjat |
Määritetyt asiakirjat |
|
Ulkoinen vastaanottaja |
Määritetyt asiakirjat |
Määritetyt asiakirjat |
|
Sisäinen kopion saaja |
Ei mitään |
Ei mitään |
|
Ulkoinen kopion saaja |
Ei mitään |
Ei mitään |
|
Ulkoisen arkiston vastaanottaja |
– |
Kaikki asiakirjat |
Kun Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot -toiminto on käytössä:
- Kaikki sisäiset käyttäjätunnukset (jotka liittyvät lähettävään käyttäjään) näkevät kaikki tiedostosisällöt.
- Ulkoiset vastaanottajat näkevät allekirjoittamisen aikana ja sopimuksen valmistumisen jälkeen vain heille määritetyt tiedostosisällöt.
- Ulkoiset kopion saavat osapuolet eivät näe tiedostosisältöjä.
|
Osallistuja |
Allekirjoittamisen aikana |
Valmis sopimus |
|---|---|---|
|
Lähettäjä |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen vastaanottaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen vastaanottaja |
Määritetyt asiakirjat |
Määritetyt asiakirjat |
|
Sisäinen kopion saaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen kopion saaja |
Ei mitään |
Ei mitään |
|
Ulkoisen arkiston vastaanottaja |
– |
Kaikki asiakirjat |
Kun Allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat näkevät kaikki tiedostot, kun he vastaanottavat allekirjoitetun sopimuksen -toiminto on käytössä:
- Vastaanottajat näkevät heille määritetyt tiedostosisällöt vain allekirjoitusprosessin aikana.
- Kopion saavat osapuolet eivät näe mitään tiedostosisältöjä allekirjoitusprosessin aikana.
Kun sopimus on valmis, kaikki vastaanottajat ja kopion saavat osapuolet näkevät kaikki tiedostosisällöt.
|
Osallistuja |
Allekirjoittamisen aikana |
Valmis sopimus |
|---|---|---|
|
Lähettäjä |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen vastaanottaja |
Määritetyt asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen vastaanottaja |
Määritetyt asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen kopion saaja |
Ei mitään |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen kopion saaja |
Ei mitään |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoisen arkiston vastaanottaja |
– |
Kaikki asiakirjat |
Tämä kokoonpano ottaa LDV-säännöt käyttöön ja antaa kaikkien (lähettäjään liittyvien) sisäisten käyttäjätunnusten tarkastella kaikkia tiedostosisältöjä allekirjoitusjakson aikana.
Kun sopimus on valmis, kaikki käyttäjät voivat tarkastella kaikkia tiedostosisältöjä.
|
Osallistuja |
Allekirjoittamisen aikana |
Valmis sopimus |
|---|---|---|
|
Lähettäjä |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen vastaanottaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen vastaanottaja |
Määritetyt asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen kopion saaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen kopion saaja |
Ei mitään |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoisen arkiston vastaanottaja |
– |
Kaikki asiakirjat |
Jos aiot hyväksyä käsin kirjoitettuja allekirjoituksia, sinun kannattaa ottaa tämä asetus käyttöön. Huomaa kuitenkin, että LDV-säännöt eivät päde käsin kirjoitettuihin allekirjoituksiin.
LDV-sääntöjä ei missään tapauksessa sovelleta sopimukseen käsin kirjoitettua allekirjoitusta käytettäessä.
|
Osallistuja |
Allekirjoittamisen aikana |
Valmis sopimus |
|---|---|---|
|
Lähettäjä |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen vastaanottaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen vastaanottaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Sisäinen kopion saaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoinen kopion saaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
|
Ulkoisen arkiston vastaanottaja |
– |
Kaikki asiakirjat |
LDV:n käyttäminen REST API v6:n kanssa
Lähettäjä voi käyttää REST API v6 -sovellusliittymää nimenomaisesti asiakirjojen näkyvyyden takaamiseen.
REST API v6 -kutsut ohittavat kaikki käyttöliittymässä olevat asiakirjojen näkyvyysasetukset, sillä API-kutsu ohittaa tili- ja ryhmätason asetukset.
Ainoa siirretty toimintatapa on se, että lähettäjän on määritettävä asiakirjan otsikko, jos se määrittää jonkin tietyn vastaanottajan lomakekentän.
POST /agreements REST API v6 -päätepisteellä on kolme parametria, joita voidaan käyttää asiakirjojen näkyvyyteen liittyvän käyttäytymisen hallintaan.
AgreementInfo
|
Parametrin nimi |
Tyyppi |
Pakollinen |
Kuvaus |
|---|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Totuusarvo |
Ei |
Valinnainen asiakirjan näkyvyysparametri sopimusta varten. Tämä parametri on määritettävä ja asetettava todeksi asiakirjan näkyvyyden ottamiseksi käyttöön. |
ParticipantSetInfo
|
Parametrin nimi |
Tyyppi |
Pakollinen |
Kuvaus |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Merkkijono[] |
Ei |
FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän osallistujajoukon osallistujille. |
CcInfo
|
Parametrin nimi |
Tyyppi |
Pakollinen |
Kuvaus |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Merkkijono[] |
Ei |
FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän kopion saavan joukon osallistujille. |
HTTP Status Code
|
HTTP Status Code |
Syy |
Kuvaus |
|---|---|---|
|
400 |
INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Vähintään yksi osallistujajoukon näkyvistä sivuotsikoista on virheellinen. |
|
400 |
INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Vähintään yksi kopion näkyvistä sivuotsikoista on virheellinen. |
|
403 |
DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED |
Käytössä oleva asiakirjan näkyvyys on asetettu epätodeksi, joten tiedoston tiedostoindeksiä ei voi määrittää millekään osallistujajoukolle tai kopion saavalle joukolle. |
GET /agreements/{agreementId} REST API v6 -päätepistettä voidaan käyttää osallistujien ja asiakirjojen välisten suhteiden hakemiseen.
AgreementInfo
|
Parametrin nimi |
Tyyppi |
Kuvaus |
|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Totuusarvo |
Jos parametrin arvona on tosi, asiakirjan näkyvyys on tälle sopimukselle otettu käyttöön. |
ParticipantSetInfo
|
Parametrin nimi |
REST-objekti |
Kuvaus |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Merkkijono[] |
FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän osallistujajoukon osallistujille. |
CcInfo
|
Parametrin nimi |
REST-objekti |
Kuvaus |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Merkkijono[] |
FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän kopion saavan joukon osallistujille. |
Jos GET /agreements/{agreementId} -parametrin tilaksi ilmoitetaan CANCELLED, se saattaa johtua yhdestä tai useammasta virheellisestä asiakirjan näkyvyysparametrin arvosta.
Hae virheen syy GET /agreements/{agreementId}/events -parametrilla.
|
Virheilmoitus |
Ehto |
|---|---|
|
fileInfoIndex <FileInfo index> -parametrista puuttuu yksi participantSets-arvo, jossa on <participant email> |
visiblePages-arvoksi on määritettävä <label> osallistujalle <participant email>. |
Edellä mainittu virhe kirjataan Event.type-arvolla AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM ja Event.commentilla.
Hyvä tietää....
Rajoitettu asiakirjan näkyvyys ja digitaaliset allekirjoitusvarmenteet eivät ole yhteensopivia keskenään.
Kun LDV on käytössä, digitaalinen allekirjoitusobjekti poistetaan sovelluksen sisäisestä sisällönluontiympäristöstä.
Jos digitaalisen allekirjoituskentän sisältävä sopimus lähetetään niin, että LDV-säännöt ovat käytössä, se johtaa virheeseen:
Digitaalista allekirjoituskenttää <field name> ei tueta asiakirjan rajoitetun näkyvyyden vuoksi.
Jos käyttäjätunnus voi tarkastella liitekentän sisältävää tiedostoa, sillä on myös oikeus tarkastella liitteen sisältöä.
Vastaanottajan korvaaminen toimii yhtä poikkeusta lukuun ottamatta normaalisti:
- Sopimuksen lähettäjä ei voi korvata itseään, kun hän on luettelossa oleva vastaanottaja, jolla on muu kuin allekirjoitettava rooli, ja Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot -toiminto on poistettu käytöstä.
Jos Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot -toiminto on käytössä:
- Sisäiset vastaanottajat voivat delegoida vain toiselle sisäiselle käyttäjälle.
- Ulkoiset vastaanottajat eivät voi delegoida sisäiselle käyttäjälle.
- Jos näin yritetään tehdä, näyttöön tulee virheilmoitus: ”Tilin järjestelmänvalvoja ei salli delegointia tälle henkilölle.”
Tiedostoja ja kenttiä voidaan muokata (käyttämällä Muokkaa sopimusta -toimintoa) niin kauan, kun yksikään osallistuja ei ole nähnyt sopimusta.
LDV on roolista riippumaton.
Jos sinulla on muu kuin allekirjoittava vastaanottaja, kyseiselle vastaanottajalle on lisättävä vähintään yksi kenttä jokaiseen tiedostoon, jonka käyttöön haluat myöntää heille oikeuden.
Jos vastaanottajalla ei ole yhtään näkyvää kenttää (sillä kenttiä ei ole lisätty), näyttöön tulee virheilmoitus:
Osallistujalla <email> (<participant role>) ei ole näkyviä asiakirjoja.
Lähetä eränä -toiminto toimii samoin kuin muissa sopimuksissa.
Kun sopimus lähetetään, jokaisella allekirjoittavalla vastaanottajalla on oltava vähintään yksi pakollinen (ei valinnainen tai ehdollinen) allekirjoituskenttä.
Jos yhdellä tai useammalla allekirjoittajalla ei ole pakollista allekirjoituskenttää, sopimuksen loppuun liitetään lisäsivu, ja jokaista allekirjoittajaa varten lisätään allekirjoituskenttä (jolloin kaikki allekirjoittajat näkevät kyseisen viimeisen sivun).
Kirjaudu sisään tiliisi