Osallistuja
Yleiskatsaus
Asiakirjan rajoitettu näkyvyys (LDV) -asetuksia käytettäessä sopimuksessa voi olla useita tiedostoja, jotka näkyvät vastaanottajille valikoivasti riippuen käytössä olevista asetuksista ja sopimuksen määrityksistä.
Esimerkkejä käyttötapauksista ovat:
- Myyntisopimukset, jotka edellyttävät sisäistä tarkistusta tai hyväksyntää, ennen kuin ne voidaan lähettää asiakkaalle.
- Työtarjouskirjeen hyväksymisen jälkeen toimitettavat uusien työntekijöiden asiakirjat.
- Henkilöstöhallinnon asiakirjat, jotka vaativat sisäistä käsittelyä alkuperäisen allekirjoittajan toimintalaajuuden ulkopuolella.
Tässä on korkeatasoista käyttöä esittelevä lyhyt video:
Saatavuus:
Rajoitettu asiakirjan näkyvyys on saatavilla vain suuryrityskäyttöoikeuksille.
Määrityksen laajuusalue:
Rajoitettu asiakirjan näkyvyys voidaan ottaa käyttöön sekä tili- että ryhmätasolla.
Miten asiakirjan näkyvyys toimii
Asiakirjan rajoitetut näkyvyyssäännöt voivat olla käytössä sekä tili- että ryhmätasolla.
Asiakirjan rajoitetut näkyvyyssäännöt näyttävät vain kullekin vastaanottajalle nimenomaisesti määritetyt tiedostosisällöt.
Tiedostosisällöt määritetään vastaanottajalle lisäämällä vähintään yksi kyseiselle vastaanottajalle määritetty kenttä.
- LDV on tiedostopohjainen, ei sivupohjainen. Jos tiedostossa on 40 sivua ja vastaanottajalle on määritetty yksi kenttä yhdellä sivulla, vastaanottaja näkee tiedoston kaikki 40 sivua.
- Jos tiedostossa ei ole vastaanottajalle yhtäkään kenttää, koko tiedosto jätetään kyseisen vastaanottajan näkymästä pois.
- Jos tiedostoja on neljä ja vastaanottajan on nähtävä ne kaikki, vähintään yksi kenttä on määritettävä kunkin tiedoston yhteen sivuun.
- Jos tarvitaan sivutason hallintaa, tiedosto on jaettava yksittäisiksi yhden sivun tiedostoiksi.
Oikealla olevassa esimerkissä on kaksi allekirjoittajaa ja kaksi asiakirjaa sopimuksessa.
Allekirjoittaja 1 näkee molemmat asiakirjat, sillä kummassakin asiakirjassa on määritetty kenttä (Kenttä 1 ja Kenttä 2).
Allekirjoittaja 2 näkee vain asiakirjan 2, sillä hänellä ei ole määritettyä kenttää asiakirjassa 1.
- Asiakirja 2 näkyy, koska Kenttä 3 on määritetty allekirjoittajalle 2.
LDV-säännöillä on kaksi edellytystä:
- Vastaanottajia on oltava enemmän kuin yksi.
- Vastaanottajat ovat allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessiin lisättyjä käyttäjiä.
- Kopion saavat osapuolet eivät ole vastaanottajia.
- Sopimukseen on lisättävä enemmän kuin yksi tiedosto
- Tiedostoiksi katsotaan kaikki sopimuksen luontiin käytetyt liitteet (.doc, .xls, .pdf, PNG jne.).
Jos jokin edellä mainituista vaatimuksista ei täyty, LDV-sääntöjä ei sovelleta kyseiseen sopimukseen.
Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, joissa on hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai niihin määritettyjä tiedonsyöttökenttiä on perusasetus, joka ottaa käyttöön LDV-kokemuksen ja joukon aliohjaimia. Jos tämä ohjaus on poistettu käytöstä, LDV kokonaisuudessaan on poistettu käytöstä vastaanottajakokemuksessa.
Kaikki vastaanottajat ja kopion saavat osapuolet näkevät kaikki tiedostot koko ajan.
|
Allekirjoitusprosessin aikana |
Kun sopimus on valmis |
---|---|---|
Lähettäjä |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
Sisäinen vastaanottaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
Ulkoinen vastaanottaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
Sisäinen kopion saaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
Ulkoinen kopion saaja |
Kaikki asiakirjat |
Kaikki asiakirjat |
Ulkoisen arkiston vastaanottaja |
– |
Kaikki asiakirjat |
Kun LDV-pääohjain on otettu käyttöön, näkyvyyttä voidaan hallita kolmella lisämäärityksellä haluamasi kokemuksen mukaan:
LDV:n käyttäminen REST API v6:n kanssa
Lähettäjä voi käyttää REST API v6 -sovellusliittymää nimenomaisesti asiakirjojen näkyvyyden takaamiseen.
REST API v6 -kutsut ohittavat kaikki käyttöliittymässä olevat asiakirjojen näkyvyysasetukset, sillä API-kutsu ohittaa tili- ja ryhmätason asetukset.
Ainoa siirretty toimintatapa on se, että lähettäjän on määritettävä asiakirjan otsikko, jos se määrittää jonkin tietyn vastaanottajan lomakekentän.