Toiminnon kuvaus

Asiakirjan rajoitettu näkyvyys -asetuksia käytettäessä sopimuksessa voi olla useita tiedostoja, jotka näkyvät vastaanottajille valikoivasti sen mukaan, mitkä asetukset ovat käytössä ja miten sopimus on määritetty.

Esimerkkejä käyttötapauksista ovat

  • myyntisopimukset, jotka edellyttävät sisäistä tarkistusta/hyväksyntää, ennen kuin ne voidaan lähettää asiakkaalle
  • uusien työntekijöiden asiakirjat, jotka on toimitettava tarjouskirjeen hyväksymisen jälkeen
  • verkkolomakkeet, joita käytetään hakemuksen tietojen tallennukseen ja allekirjoitetun hakemuksen palauttamiseen lisäasiakirjojen kanssa.

Tässä on lyhyt video, jossa esitellään korkean tason käyttö:


Asiakirjan rajoitettu näkyvyys käsittää useita erikoistermejä:

Käyttäjä ja käyttäjätunnus

  • Käyttäjä on yleinen termi kaikille, jotka käyttävät Adobe Signia suoran kirjautumisen, ulkopuolisen todennuksen tai integroinnin avulla. Käyttäjällä voi olla useita sähköpostiosoitteita, joita hän käyttää Adobe Signissa todennukseen (käyttäjällä voi siis olla useita käyttäjätunnuksia).
  • Käyttäjätunnus on Adobe Signin erityinen todennettu objekti. Itse tunnus on järjestelmän määrittämä numero, joka takaa yksilöllisen (käyttäjä) objektin tunnistuksen. Käyttäjätunnusten katsotaan usein vastaavan sähköpostiosoitetta, sillä molemmat ovat järjestelmässä yksilöllisiä arvoja, mutta vaikka käyttäjä voi muuttaa sähköpostiosoitettaan, hän ei voi muuttaa käyttäjätunnustaan.Kaikki resurssit on liitetty loogisesti niiden luontiin käytettyyn käyttäjätunnukseen.

Sisäiset ja ulkoiset osapuolet

  • Sisäiset osapuolet ovat käyttäjätunnuksia, jotka kuuluvat lähettävän käyttäjätunnuksen kanssa samaan Adobe Sign -tiliin.
    • Kannattaa huomata, että saman yrityksen käyttäjät voivat käyttää eri Adobe Sign -tilejä. Adobe Sign ei tee mitään olettamuksia sähköpostitoimialueiden tai yritysten nimien perusteella. Ainoa relevantti suhde on se, kuuluvatko käyttäjätunnukset samaan tilitunnukseen.
  • Ulkoiset osapuolet tunnistavat käyttäjätunnukset, jotka eivät kuulu lähettävän käyttäjätunnuksen tiliin.
    • Jos käyttäjän sähköpostiosoite ei ole tilin käyttäjäluettelossa, se on määritelmän mukaan ulkoinen.


Käyttötapa

Asiakirjan rajoitetun näkyvyyden (LDV) säännöt otetaan käyttöön tilin tai ryhmän tasolla (ryhmätason asetukset korvaavat tilin asetukset).

LDV-säännöt näyttävät vain eksplisiittisesti kullekin vastaanottajalle määritetyt tiedostosisällöt.

Tiedostosisällöt määritetään vastaanottajalle lisäämällä vähintään yksi kyseiselle vastaanottajalle määritetty kenttä.

  • LDV on tiedosto pohjainen, ei sivupohjainen. Jos tiedostossa on 40 sivua ja vastaanottajalle on määritetty yksi kenttä yhdellä sivulla, vastaanottaja näkee tiedoston kaikki 40 sivua.
  • Jos tiedostossa ei ole vastaanottajalle yhtäkään kenttää, koko tiedosto jätetään kyseisen vastaanottajan näkymästä pois.
  • Jos tiedostoja on neljä ja vastaanottajan on nähtävä ne kaikki, vähintään yksi kenttä on määritettävä kunkin tiedoston yhteen sivuun.
  • Jos halutaan käyttää sivutason hallintaa, tiedosto on jaettava yksittäisiksi tiedostoiksi, joissa kussakin on yksi sivu.

Oikealla olevassa esimerkissä on kaksi allekirjoittajaa ja kaksi asiakirjaa sopimuksissa.

Allekirjoittaja 1 näkee molemmat asiakirjat, sillä kummassakin asiakirjassa on määritetty kenttä (Kenttä 1 ja Kenttä 2).

Allekirjoittaja 2 näkee vain asiakirjan 2, sillä hänellä ei ole määritettyä kenttää asiakirjassa 1. 

  • Asiakirja 2 näkyy, koska Kenttä 3 on määritetty allekirjoittajalle 2.
LDV-esimerkki

Huomautus:

LDV-säännöillä on kaksi edellytystä:

  • Vastaanottajia on oltava enemmän kuin yksi.
    • Vastaanottajat ovat allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessiin lisättyjä käyttäjiä.
    • Kopion saavat osapuolet eivät ole vastaanottajia.    
  • Sopimukseen on lisättävä enemmän kuin yksi tiedosto
    • Tiedostoiksi katsotaan kaikki sopimuksen luontiin käytetyt liitteet (.doc, .xls, .pdf, .png jne.).

Jos jokin edellä mainituista vaatimuksista ei täyty, LDV-sääntöjä ei sovelleta kyseiseen sopimukseen.

Määritysasetukset

Kun LDV on otettu käyttöön, siinä on kolme asetusta, jotka muuttavat sopimuksen toiminta- ja tarkastelutapaa:

Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot – Kun toiminto on käytössä, kaikilla tilisi käyttäjillä on oikeudet sopimuksen käyttöön (vastaanottajana tai kopion saavana osapuolena).

Käyttöliittymän LDV-asetukset

Asiakirjojen näkyvyys asetusten perusteella:

Kun Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, jotka sisältävät hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai muut kentät, joita hänen on käsiteltävä -toiminto on poistettu käytöstä, LDV poistetaan käyttöjärjestelmässä kokonaan käytöstä.

Kaikki vastaanottajat ja kopion saavat osapuolet näkevät kaikki tiedostot koko ajan.

LDV on poistettu käytöstä.
Osallistuja Allekirjoittamisen aikana Valmis sopimus
Lähettäjä Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen kopion saaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat

Kun vain Allekirjoittaja näkee vain tiedostot, jotka sisältävät hänen allekirjoituksensa, nimikirjaimensa tai muut kentät, joita hänen on käsiteltävä -toiminto on käytössä:

  • Lähettäjä näkee kaikki tiedostosisällöt koko ajan.
  • Vastaanottajat näkevät allekirjoittamisen aikana ja sopimuksen valmistumisen jälkeen vain ne tiedostot, joihin heidät on eksplisiittisesti lisätty.
  • Kopion saavat osapuolet eivät näe tiedostosisältöjä.
LDV on käytössä.
Osallistuja Allekirjoittamisen aikana Valmis sopimus
Lähettäjä Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja Määritetyt asiakirjat Määritetyt asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja Määritetyt asiakirjat Määritetyt asiakirjat
Sisäinen kopion saaja Ei mitään Ei mitään
Ulkoinen kopion saaja Ei mitään Ei mitään

Kun Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot -toiminto on käytössä:

  • Kaikki sisäiset käyttäjätunnukset (jotka liittyvät lähettävään käyttäjään) näkevät kaikki tiedostosisällöt.
  • Ulkoiset vastaanottajat näkevät allekirjoittamisen aikana ja sopimuksen valmistumisen jälkeen vain heille määritetyt tiedostosisällöt.
  • Ulkoiset kopion saavat osapuolet eivät näe tiedostosisältöjä.
LDV antaa sisäisille osapuolille mahdollisuuden nähdä kaikki tiedostot.
Osallistuja Allekirjoittamisen aikana Valmis sopimus
Lähettäjä Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja Määritetyt asiakirjat Määritetyt asiakirjat
Sisäinen kopion saaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja Ei mitään Ei mitään

Kun Allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat näkevät kaikki tiedostot, kun he vastaanottavat allekirjoitetun sopimuksen -toiminto on käytössä:

  • Vastaanottajat näkevät heille määritetyt tiedostosisällöt vain allekirjoitusprosessin aikana.
  • Kopion saavat osapuolet eivät näe mitään tiedostosisältöjä allekirjoitusprosessin aikana.

Kun sopimus on valmis, kaikki vastaanottajat ja kopion saavat osapuolet näkevät kaikki tiedostosisällöt.

LDV näyttää kaikki tiedostot, kun on valmista.
Osallistuja Allekirjoittamisen aikana Valmis sopimus
Lähettäjä Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja Määritetyt asiakirjat Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja Määritetyt asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen kopion saaja Ei mitään Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja Ei mitään Kaikki asiakirjat

Tämä kokoonpano ottaa LDV-säännöt käyttöön ja antaa kaikkien (lähettäjään liittyvien) sisäisten käyttäjätunnusten tarkastella kaikkia tiedostosisältöjä allekirjoitusjakson aikana.

Kun sopimus on valmis, kaikki käyttäjät voivat tarkastella kaikkia tiedostosisältöjä.

LDV antaa sisäisille osapuolille mahdollisuuden nähdä kaikki tiedostot.
Osallistuja Allekirjoittamisen aikana Valmis sopimus
Lähettäjä Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja Määritetyt asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen kopion saaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja Ei mitään Kaikki asiakirjat

Jos aiot hyväksyä käsin kirjoitettuja allekirjoituksia, sinun kannattaa ottaa tämä asetus käyttöön. Huomaa kuitenkin, että LDV-säännöt eivät päde käsin kirjoitettuihin allekirjoituksiin.

LDV-sääntöjä ei missään tapauksessa sovelleta sopimukseen käsin kirjoitettua allekirjoitusta käytettäessä.

LDV käsin kirjoitettua allekirjoitusta varten
Osallistuja Allekirjoittamisen aikana Valmis sopimus
Lähettäjä Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen vastaanottaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Ulkoinen vastaanottaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Sisäinen kopion saaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat
Ulkoinen kopion saaja Kaikki asiakirjat Kaikki asiakirjat

LDV:n käyttäminen REST API v6:n kanssa

Lähettäjä voi käyttää REST API v6:ta asiakirjojen eksplisiittiseen näkyvyyden myöntämiseen.

REST API v6 -kutsut ohittavat kaikki käyttöliittymässä olevat asiakirjojen näkyvyysasetukset, sillä API-kutsu ohittaa tili- ja ryhmätason asetukset.

Ainoa siirretty toimintatapa on se, että lähettäjän on määritettävä asiakirjan otsikko, jos se määrittää jonkin tietyn vastaanottajan lomakekentän. 

POST /agreements REST API v6 -päätepisteellä on kolme parametria, joita voidaan käyttää asiakirjojen näkyvyyteen liittyvän käyttäytymisen hallintaan.

AgreementInfo

Parametrin nimi Tyyppi Pakollinen Kuvaus
documentVisibilityEnabled Totuusarvo Ei Valinnainen asiakirjan näkyvyysparametri sopimusta varten. Tämä parametri on määritettävä ja asetettava todeksi asiakirjan näkyvyyden ottamiseksi käyttöön.


ParticipantSetInfo

Parametrin nimi Tyyppi Pakollinen Kuvaus
visiblePages Merkkijono[] Ei

FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän osallistujajoukon osallistujille.


CcInfo

Parametrin nimi Tyyppi Pakollinen Kuvaus
visiblePages Merkkijono[] Ei FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän kopion saavan joukon osallistujille.


HTTP Status Code

HTTP Status Code Syy Kuvaus
400 INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL Vähintään yksi osallistujajoukon näkyvistä sivuotsikoista on virheellinen.
400 INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL Vähintään yksi kopion näkyvistä sivuotsikoista on virheellinen.
403 DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED Käytössä oleva asiakirjan näkyvyys on asetettu epätodeksi, joten tiedoston tiedostoindeksiä ei voi määrittää millekään osallistujajoukolle tai kopion saavalle joukolle.

GET /agreements/{agreementId} REST API v6 -päätepistettä voidaan käyttää osallistujien ja asiakirjojen välisten suhteiden hakemiseen.

AgreementInfo

Parametrin nimi Tyyppi Kuvaus
documentVisibilityEnabled Totuusarvo Jos parametrin arvona on tosi, asiakirjan näkyvyys on tälle sopimukselle otettu käyttöön.


ParticipantSetInfo

Parametrin nimi REST Object Kuvaus
visiblePages Merkkijono[] FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän osallistujajoukon osallistujille.


CcInfo

Parametrin nimi REST Object Kuvaus
visiblePages Merkkijono[]
FileInfo.label-luettelo, jonka täytyy näkyä tämän kopion saavan joukon osallistujille.

Jos GET /agreements/{agreementId} -parametrin tilaksi ilmoitetaan CANCELLED, se saattaa johtua yhdestä tai useammasta virheellisestä asiakirjan näkyvyysparametrin arvosta.

Hae virheen syy GET /agreements/{agreementId}/events -parametrilla.

Virheilmoitus Ehto
fileInfoIndex <FileInfo index> -parametrista puuttuu yksi participantSet-arvo, jossa on <osallistujan sähköpostiosoite> visiblePages-arvoksi on määritettävä <label> osallistujalle <osallistujan sähköpostiosoite>.

Edellä mainittu virhe kirjataan Event.type-arvolla AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM ja Event.commentilla.


Hyvä tietää....

Rajoitettu asiakirjan näkyvyys ja digitaaliset allekirjoitusvarmenteet eivät ole yhteensopivia keskenään.

Kun LDV on käytössä, digitaalinen allekirjoitusobjekti poistetaan sovelluksen sisäisestä sisällönluontiympäristöstä.

Jos digitaalisen allekirjoituskentän sisältävä sopimus lähetetään niin, että LDV-säännöt ovat käytössä, se johtaa virheeseen:

Digitaalista allekirjoituskenttää <kentän nimi> ei tueta asiakirjan rajoitetun näkyvyyden vuoksi.

Jos käyttäjätunnus voi tarkastella liitekentän sisältävää tiedostoa, sillä on myös oikeus tarkastella liitteen sisältöä.

Vastaanottajan korvaaminen toimii yhtä poikkeusta lukuun ottamatta normaalisti:

  • sopimuksen lähettäjä ei voi korvata itseään, kun hän on luettelossa oleva vastaanottaja, jolla on muu kuin allekirjoitettava rooli, ja Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot -toiminto on poistettu käytöstä.

Jos Tililläni olevat allekirjoittajat ja sähköpostiviestien kopioiden saajat voivat nähdä kaikki tiedostot -toiminto on käytössä:

  • Sisäiset vastaanottajat voivat delegoida vain toiselle sisäiselle käyttäjälle.
  • Ulkoiset vastaanottajat eivät voi delegoida sisäiselle käyttäjälle.
    • Jos näin yritetään tehdä, näyttöön tulee virheilmoitus: ”Tilin järjestelmänvalvoja ei salli delegointia tälle henkilölle.”

Tiedostoja ja kenttiä voidaan muokata (Muokkaa sopimusta -toiminnolla) niin kauan kuin jokin osallistuja ei ole nähnyt sopimusta.

LDV on roolista riippumaton

Jos sinulla on muu kuin allekirjoittava vastaanottaja, kyseiselle vastaanottajalle on lisättävä vähintään yksi kenttä jokaiseen tiedostoon, jonka käyttöön haluat myöntää heille oikeuden.

Jos vastaanottajalla ei ole yhtään näkyvää kenttää (sillä kenttiä ei ole lisätty), näyttöön tulee virheilmoitus:

Osallistujalla <sähköpostiosoite> (<osallistujan rooli>) ei ole näkyviä asiakirjoja.

Mega Sign toimii muiden sopimusten tapaan. 

Verkkolomakkeiden käyttäminen LDV:n kanssa edellyttää tausta-asetuksen muuttamista. 

Ota yhteyttä Success Manageriisi tämän toiminnon ottamiseksi käyttöön.

Kun verkkolomakkeet ovat käytössä, ne toimivat muiden sopimusten tapaan.

Kun sopimus lähetetään, jokaisella vastaanottajalla, jolla on allekirjoittava rooli, on oltava vähintään yksi pakollinen (ei valinnainen tai ehdollinen) allekirjoituskenttä.

Jos yhdellä tai useammalla allekirjoittajalla ei ole pakollista allekirjoituskenttää, sopimuksen loppuun lisätään lisäsivu, ja jokaista allekirjoittajaa varten lisätään allekirjoituskenttä (olettaen, että kaikki allekirjoittajat näkevät kyseisen viimeisen sivun).