Créer un formulaire web

Vous pouvez créer un formulaire web signable pour l’intégrer à votre site web (ou l’envoyer sous forme de lien) afin que plusieurs personnes puissent facilement accéder à votre document pour le signer. Cela se révèle particulièrement utile si vous devez publier un formulaire sur votre propre site Web en vue de le faire signer.

Chaque signataire remplit le formulaire individuellement, et chaque transaction individuelle est enregistrée dans l’onglet Gestion en tant qu’accord distinct.

Vous pouvez configurer un formulaire web de manière à lui associer des contre-signataires permanents. Ces personnes signent toujours après que la personne qui a consulté le formulaire web a complété et signé ledit formulaire.

  1. Sur la page Accueil, cliquez sur Publier un formulaire web.

    Création de formulaires web
  2. Sur la page suivante, saisissez le nom du formulaire web.

    • Vous ne pouvez pas modifier le nom d’un formulaire web. Veuillez donc vérifier que le nom qui lui est attribué est correct
    • Si vous ajoutez un fichier sans définir le nom du formulaire web, le formulaire web adopte le nom du fichier
  3. Configurez les informations du destinataire du formulaire web :

    • Rôle du destinataire du formulaire web :
      • Signataire : les signataires doivent apposer leur signature, en plus de renseigner les autres champs requis.
      • Approbateur : ils peuvent renseigner les champs, mais ne sont pas tenus d’apposer leur signature.
      • Accepteur : comme les approbateurs, ils peuvent renseigner les champs, mais ne sont pas tenus d’apposer leur signature.
      • Chargé de remplir les formulaires : ils peuvent uniquement renseigner les champs ; aucun champ de signature ne peut leur être appliqué.
    • Authentification du formulaire web :
      • Aucune : cette option utilise uniquement la vérification par courrier électronique une fois le formulaire web envoyé.
      • Mot de passe : cette option exige que le destinataire entre un mot de passe pour pouvoir consulter le document.  
      • Identité sociale : les destinataires doivent s’authentifier sur l’un des sites de réseaux sociaux avant de pouvoir afficher le document.
      • KBA (authentification fondée sur les connaissances) : cette méthode peut être définie comme méthode d’authentification si la configuration de votre compte autorise les transactions KBA illimitées. Cette méthode est valide seulement aux Etats-Unis.

    Remarque :

    L’authentification Adobe Sign et la pièce d’identité officielle ne sont actuellement pas prises en charge pour l’authentification par formulaire web.

    Rôles et authentifications
  4. Si vous souhaitez que votre formulaire web soit contre-signé :

    • Saisissez l’adresse électronique des parties qui doivent contre-signer ou approuver l’accord sous la section Contre-signataires :
      • Vous pouvez vous inclure (le créateur du formulaire web) en cliquant sur le lien M’ajouter situé à droite.
      • Configurez le rôle approprié pour chaque signataire. Tous les rôles activés par l’administrateur seront disponibles.
      • Définissez la méthode d’authentification correcte pour chaque contre-signataire.
      • Tous les contre-signataires définis doivent signer/approuver l’accord dans l’ordre que vous indiquez afin que celui-ci soit complété.

    Remarque :

    Souvenez-vous que les contre-signataires seront toujours les signataires finaux. Le processus commence toujours par la personne qui consulte le formulaire web.

  5. Faites glisser les fichiers que vous souhaitez utiliser comme base pour votre formulaire web dans la section Fichiers, ou cliquez sur Ajouter des fichiers et accédez au document sur un lecteur réseau ou un système de stockage de fichiers intégré.

  6. Configurez les options.

    • Protection par mot de passe : cochez cette case si vous souhaitez appliquer un mot de passe pour ouvrir le fichier PDF final généré par la signature du formulaire web.  Vous êtes alors invité à entrer le mot de passe.
    • Langue du destinataire (niveaux de service Entreprises uniquement) : ce paramètre dicte la langue utilisée pour les instructions à l’écran, ainsi que pour les notifications électroniques associées au formulaire web.
  7. Sélectionnez l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature, puis cliquez sur Suivant.

    configure_the_webform
  8. La page s’actualisera et affichera les fichiers mis à jour dans l’environnement de création.

    Faites glisser les champs nécessaires depuis le côté droit de la page sur le document.

    Veillez à placer au moins une signature pour chaque signataire, y compris le signataire initial et tous les contre-signataires.

  9. Une fois tous les champs placés, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas à droite de l’écran.

    place_fields
  10. Vous accédez alors à la page qui suit la création du formulaire web. Vous y trouverez l’URL du formulaire web, ainsi que l’iframe/le code JavaScript à utiliser pour l’incorporer.

    Vous pouvez également tester la signature de votre formulaire web.

    post_creation_page

Deux étapes sont nécessaires pour insérer des valeurs dans un champ de formulaire web :

  • Marquage d’un champ comme disponible pour les paramètres d’URL
  • Construction des paramètres d’URL à insérer

 

Marquage d’un champ comme disponible pour les paramètres d’URL

Pour qu’un champ soit disponible pour les paramètres d’URL, procédez comme suit :

  1. Créez ou modifiez un formulaire web pour accéder aux champs.

  2. Ajoutez un champ de texte à renseigner par l’URL.

    •  Seuls les champs Texte acceptent des valeurs.
  3. Ouvrez les propriétés du champ en double-cliquant sur ce dernier.

  4. Modifiez le nom du champ pour qu’il soit significatif. Le nom du champ correspond à la première partie du paramètre que vous utiliserez. Par conséquent, évitez qu’il ne soit trop long.

  5. Cochez la case La valeur par défaut peut provenir de l’URL.

    • Éventuellement, cochez la case Lecture seule si la valeur ne doit pas être modifiable.
  6. Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres.

  7. Répétez cette procédure pour tous les champs qui devront accepter un paramètre de l’URL.

  8. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le formulaire web.

URL

Dans cet exemple, nous créons deux champs qui seront renseignés par l’URL :

  • Branch_Office : champ où sera insérée la chaîne de la succursale (illustrée ci-dessus).
  • Emp_ID : champ dans lequel sera inséré le matricule de l’employé.

 

Construction des paramètres d’URL à insérer

Pour construire simplement l’URL, procédez comme suit :

  1. Copiez l’URL du formulaire web. La façon la plus simple consiste à procéder comme suit :

    • Modifiez le formulaire web à partir de la page Gérer.
    • Cliquez sur le lien Copier l’URL du formulaire web.
    URL

    Les URL de formulaires web sont très longues. Nous utilisons donc une URL abrégée ici pour l’exemple (la vôtre sera différente) :

    Exemple d’URL :

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*

  2. Collez l’URL du formulaire web dans un éditeur de texte (tel que le Bloc-notes).

  3. Ajoutez vos paramètres.

    • Le début des paramètres est identifié en ajoutant un symbole de hachage (dièse, #) à la fin de l’URL du formulaire web.
    • Ajoutez ensuite les paramètres au format {nom_champ}={valeur}.

    Exemple d’URL avec un paramètre :

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621

    • Plusieurs valeurs sont ajoutées en insérant une esperluette (&) entre les valeurs de champs.

    Exemple d’URL avec deux paramètres :

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939

  4. Une fois que toutes les paires champ=valeur sont ajoutées à l’URL, copiez la chaîne complète et collez-la dans le navigateur.

    Le formulaire web sera rendu avec les champs renseignés :

    URL

Propriétés et limites

  • Vous pouvez utiliser le caractère de hachage une seule fois pour définir le début des paramètres.
    • Le fait d’utiliser un autre caractère de hachage dans une valeur ne nuit pas au résultat.
  • Il est possible d’utiliser des espaces dans les valeurs.
  • Il est possible d’utiliser des espaces dans le nom de champ uniquement si vous les insérez explicitement (%20) dans l’URL.
    • Ceci fonctionnera : https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
    • Ceci ne fonctionnera pas : https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
    • Il est généralement recommandé d’utiliser des caractères de soulignement plutôt que des espaces dans les noms de champ.  Au final, vous gagnerez du temps.
  • Vous ne pouvez pas ajouter d’espace entre le nom du champ, le signe égal (=) et le début de la valeur (nom_champ=valeur).
  • Vous ne pouvez pas ajouter d’espace avant et après l’esperluette s’il y a plusieurs valeurs.
  • Il n’existe aucune limite (à l’exception peut-être des limites de longueur d’URL) quant au nombre de champs qui peuvent obtenir leur valeur depuis les paramètres d’URL.
  • Les champs de texte calculés ne peuvent pas être remplacés ; aucune case à cocher n’est associée à leurs propriétés.
  • Les paramètres d’URL ne fonctionnent pas avec les formulaires web authentifiés. En raison de l’utilisation de fragments de hachage d’URL, si un formulaire web est protégé par un mot de passe ou une autre authentification, les paramètres d’URL ne sont pas retransmis au client une fois l’authentification terminée (le serveur ne voit jamais cette partie de l’URL).

 

Gestion des erreurs

  • Tout paramètre d’URL qui ne correspond pas exactement à un nom de champ de formulaire est ignoré.
  • Un paramètre d’URL qui tente d’affecter une valeur à un champ autre qu’un champ de texte ou à un champ de texte pour lequel l’option La valeur par défaut peut provenir de l’URL n’est pas activée est ignoré.

La définition des dimensions d’un formulaire web nécessite une certaine connaissance du langage HTML, mais la marche à suivre est simple. Ce processus vous permet de personnaliser la façon dont le formulaire web s’adapte à votre page web.

Remarque :

Cette procédure s’applique uniquement au code JavaScript d’un formulaire web.

  • Il est impossible de redimensionner les formulaires web URL.

Par défaut, la hauteur et la largeur d’un formulaire web sont mises à l’échelle selon la taille du navigateur. Cette propriété dynamique permet d’afficher le formulaire web dans la plupart des résolutions d’écran.

taille de fenêtre de formulaire web par défaut

Pour ajuster les dimensions du formulaire web, ajoutez un style <div> au code qui entoure votre formulaire web. Cette étape s’effectue en HTML, ce qui rend l’apparence du cadre du widget entièrement personnalisable.

Le code du formulaire web s’affiche ci-dessous, comme indiqué en cliquant sur le lien obtenir le code correspondant sur la page Gérer :

<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=2AAABLblqZhCb3ZNyEbi1ywHYaBw893IPRafJOjVvgE44n4Kb36XRArp5QgTpBhUWhLa7x81ek18*'></script> 

 

Pour ajuster la taille, ajoutez le code suivant avant le code du formulaire web. Ce code définit la largeur sur 500 pixels et la hauteur sur 600 pixels.

La bordure du cadre du formulaire web peut également être ajustée en modifiant ses propriétés.

<div style="height:500px; width:600px; border:1px solid black;">

 

Le code à placer sur le site web qui héberge le formulaire web est le suivant :

<html>

 

<div style="height:500px; widget:600px; border: 1px solid black;">

 

<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=2AAABLblqZhCb3ZNyEbi1ywHYaBw893IPRafJOjVvgE44n4Kb36XRArp5QgTpBhUWhLa7x81ek18*'>

</script></div></html>

Formulaire web redimensionné

Comme vous pouvez le voir, le formulaire web obtenu s’affiche avec les dimensions indiquées.

Ces dimensions ne sont évidemment pas idéales, mais elles montrent comment la définition des valeurs de hauteur et de largeur affecte le formulaire web publié.


Plein écran 1

<body style="margin: 0; padding: 0;">

<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=[insérez ici votre identifiant widget]'>

</script>

</body>


Plein écran 2

<div style="height:100%; width:100%; border:0px solid black;">

<script> </script>

</div>


Désactivation d’un formulaire web

Lorsque vous désactivez un formulaire web, celui-ci reste visible dans votre compte, mais les signataires ne peuvent plus y accéder. Vous pouvez réactiver le formulaire web sous votre responsabilité à tout moment.

Pour désactiver un formulaire web :

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer.

  2. Choisissez le filtre Formulaires web.

  3. Cliquez sur le formulaire web que vous souhaitez désactiver.

  4. Cliquez sur Désactiver.

    • Une fenêtre d’options s’affiche.
    Désactiver
  5. Sélectionnez l’expérience que vous souhaitez fournir à tout utilisateur qui tente d’accéder à l’URL du formulaire web

    • Rediriger les signataires vers une autre page web : vous pouvez rediriger les signataires vers une autre page web, comme une version actuelle du formulaire web
    • Saisir un message personnalisé destiné aux signataires : permet d’écrire un message qui s’affichera à la place du formulaire web.
      • Vous pouvez ajouter des liens hypertextes au message, placés entre crochets [ ]
      • Vous pouvez ajouter des libellés en utilisant le symbole | (barre) après l’URL

    Par exemple : [https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] s’affiche en tant qu’Adobe Sign.

  6. Cliquez sur Désactiver

    • Un message indiquant la réussite de l’opération s’affiche
    • Le statut change
    • La méthode de redirection est insérée sous le statut
    • La possibilité de modifier le formulaire web est supprimée


Activation d’un formulaire web

Les formulaires web désactivés peuvent être réactivés à tout moment et reprendre leur rôle.

 

Pour activer un formulaire web désactivé :

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer.

  2. Choisissez le filtre Formulaires web.

  3. Cliquez sur le formulaire web que vous souhaitez activer.

  4. Cliquez sur le bouton Activer.

    Activer
  5. Cliquez sur Activer lorsque vous avez terminé.


Masquage d’un formulaire web

Si vous souhaitez supprimer un formulaire web de la vue de la page Gérer, vous pouvez le masquer.

Le masquage d’un formulaire web ne le masque que dans votre vue, tous les autres utilisateurs y ayant accès (via le partage) pourront toujours le voir.

  1. Cliquez sur l’onglet Gérer et faites défiler l’écran jusqu’à la section Formulaire web.

  2. Choisissez le filtre Formulaires web.

  3. Cliquez sur le formulaire web que vous souhaitez masquer.

  4. Cliquez sur le lien Masquer dans le volet de droite.

    • Si le formulaire web est toujours activé, un écran s’affiche pour vous avertir que le formulaire web est toujours activé et qu’il peut être signé par des signataires.
    Masquer

    Attention :

    Si vous ne désactivez pas le formulaire web avant de le masquer, les utilisateurs peuvent toujours y accéder et le signer.


Activation/désactivation de l’accès des utilisateurs aux formulaires web

Les niveaux de service Entreprises donnent la possibilité de configurer les options des signataires et d’accès aux formulaires web.

Les options des signataires et d’accès aux formulaires web peuvent être activées ou désactivées au niveau du compte ou du groupe en accédant à Compte > Paramètres de compte > Paramètres globaux > Formulaires web.

enable_web_forms

Options de configuration

Les formulaires web ont quatre configurations facultatives :

  • Autoriser les Cc dans les formulaires web :
    • Lorsque cette option est activée, les adresses électroniques peuvent être ajoutées au formulaire web en tant que parties Cc. Sinon, l’option d’ajout de parties Cc est supprimée du processus de création
  • Autoriser l’aperçu PDF des formulaires web :
    • Lorsque cette option est activée, un lien PDF est présenté sur le formulaire web, ce qui permet au destinataire d’afficher le formulaire web au format PDF
      • Le PDF est un document que le destinataire peut enregistrer sur son système local
  • Exiger une adresse électronique dans le bloc de signature des formulaires web :
    • Lorsque cette option est activée, un champ Adresse électronique est requis pour chaque signataire dans les limites du document.
      • Adobe Sign place automatiquement un bloc de signature pour tout destinataire ne disposant pas d’un champ d’adresse électronique sur le document
    • Lorsque la valeur est false, le destinataire est invité à fournir une adresse électronique sur une page interstitielle
  • Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique :
    • Lorsque cette option est activée, le destinataire doit vérifier sa signature avant que l’accord ne soit complété (Signé)
    • Lorsque cette option est désactivée, le destinataire n’a pas besoin de vérifier sa signature et l’accord passe au destinataire suivant ou est complété.
      • Les signatures non vérifiées peuvent faire l’objet d’un rejet

Attention :

Si vous désactivez l’authentification par e-mail de la signature et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante, assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple : identifiant de réseau social, authentification fondée sur les connaissances ou KBA, mot de passe).


Questions fréquentes et problèmes connus

Non. 

Une fois un formulaire web créé, son nom ne peut pas être mis à jour.

Le créateur du formulaire web reçoit toujours l’accord terminé (à moins que des paramètres ne soient en place pour supprimer la notification).

Si une autre partie doit être avertie lorsque l’accord de formulaire web est signé, le champ CC peut être utilisé pour s’assurer que cette partie est automatiquement incluse.

Champ CC

Non. 

Une fois un formulaire web créé, les parties en copie ne peuvent pas être mises à jour.

Non.

Les modèles de la bibliothèque Adobe Sign ne peuvent pas être utilisés comme base pour un formulaire web.

Oui.

Vous trouverez des instructions pour désactiver le processus de vérification par e-mail dans la section Configuration.

Attention :

Si vous désactivez l’authentification par e-mail de la signature et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante, assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple : identifiant de réseau social, authentification fondée sur les connaissances ou KBA, mot de passe).

Authentification en deux étapes pour un formulaire web

Oui. 

L’URL d’un formulaire web est une URL comme les autres.

L’ajout de l’URL d’un formulaire web sous forme de lien hypertexte ne lie logiquement aucun accord généré par le formulaire web à l’accord source.