Configurer la modification de document pour les modèles de bibliothèque

Contrôlez si les utilisateurs peuvent modifier le contenu PDF d’un modèle directement dans l’environnement de création.

Adobe Acrobat Sign permet aux utilisateurs de modifier le contenu d’un modèle PDF lors de la création ou de la modification d’un modèle de bibliothèque. Lorsque cette option est activée, les utilisateurs peuvent effectuer des mises à jour mineures du document directement dans l’environnement de création sans télécharger, modifier et recharger le PDF.

Servez-vous de ce paramètre lorsque des auteurs de modèles de confiance doivent corriger ou mettre à jour le contenu d’un modèle durant la préparation du modèle. Étant donné que les utilisateurs peuvent modifier le contenu d’un modèle réutilisable, les administrateurs doivent évaluer si cette fonctionnalité s’aligne avec leurs processus de gouvernance et d’approbation des documents, en particulier pour les modèles qui contiennent un langage juridique contrôlé ou des termes standardisés.

Configuration

Disponibilité

• Acrobat Sign Solutions : pris en charge (comptes client VIP et VIPMP)
• Acrobat Sign pour l’administration : non pris en charge
• Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge

Portée de la configuration

• Les paramètres au niveau du compte et du groupe sont pris en charge.
• Les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte.

Valeur par défaut

Activé pour les comptes pris en charge.

Confirmez avant la publication si le contrôle PDF du modèle a une valeur par défaut différente de la modification de document durant la création d’accord.

Impact en cours

Les modifications affectent la possibilité pour les utilisateurs de modifier le contenu PDF d’un modèle lors de la création ou de la modification d’un modèle de bibliothèque une fois le paramètre enregistré.

Les modèles de bibliothèque existants ne sont pas modifiés lorsque le paramètre est activé ou désactivé.

Activer ou désactiver la modification de document pour les modèles de bibliothèque

Contrôles

Autoriser les utilisateurs à modifier le contenu du fichier directement dans la section Création lors de la création ou de la modification d’un modèle PDF

Permet aux utilisateurs de modifier le contenu PDF du modèle directement dans l’environnement de création lors de la création ou de la modification d’un modèle de bibliothèque.

Lorsqu’elle est activée :

• Les utilisateurs peuvent passer de la création de champs à la modification de document lorsqu’ils travaillent avec un modèle PDF.
• Les utilisateurs peuvent effectuer des modifications de contenu PDF prises en charge directement dans l’environnement de création.
• Les champs de formulaire existants restent attachés au document lorsque cela est possible.

Lorsque ce paramètre est désactivé :

• L’option de modification du contenu PDF du modèle n’est pas disponible lors de la création ou de la modification d’un modèle de bibliothèque.

Fonctionnement du paramètre

Lorsque cette option est activée, les utilisateurs peuvent entrer en mode de modification de document lors de la création ou de la modification d’un modèle de bibliothèque. L’expérience de modification utilise le même comportement de modification de document en ligne disponible lors de la préparation d’un accord à signer. La page de création d’accord existante prend en charge la modification en ligne de texte, de la mise en forme et des liens hypertexte tout en préservant les champs de formulaire existants et la configuration de l’accord.

Les actions de modification prises en charge incluent :

• Modification du texte existant.
• Ajout de texte.
• Suppression de texte.
• Mise à jour de la mise en forme du texte.
• Modification des liens hypertexte.

La modification de contenu n’est disponible que pendant la création ou la modification du modèle. Après l’enregistrement du modèle, le contenu du PDF modifié devient partie intégrante du modèle de bibliothèque réutilisable.

Limites

La fonctionnalité est disponible uniquement pour :

• Les modèles de bibliothèque qui utilisent un seul PDF modifiable.
• Les documents qui peuvent être convertis en documents de signature modifiables.

Contenu et workflows non pris en charge :

• Les modèles contenant plusieurs documents.
• Les documents numérisés.
• Les fichiers protégés par un mot de passe.
• Les fichiers chiffrés.
• Les documents qui contiennent déjà des signatures.
• Appareils mobiles.
• Formulaires web.
• Transactions Envoyer en masse.

Bonnes pratiques

• Limitez l’accès aux auteurs de modèles de confiance lorsque les modèles contiennent un langage juridique réglementé ou approuvé.
• Demandez aux utilisateurs de vérifier tout placement de champ de formulaire après avoir modifié le contenu PDF du modèle.
• Utilisez la modification de document pour des révisions et corrections mineures plutôt que pour une restructuration importante du document.
• Continuez à gérer les modèles d’accords principaux en dehors d’Acrobat Sign lorsqu’un contrôle strict du document est requis.
• Vérifiez les modèles modifiés avant de les mettre à disposition des expéditeurs.

Ce qu’il faut savoir

• Les utilisateurs peuvent basculer entre la modification de document et la création de champs sans quitter l’environnement de création.
• Les modifications deviennent partie intégrante du modèle de bibliothèque enregistré.
• La modification du contenu PDF d’un modèle peut affecter le placement des champs.
• L’insertion de page, la suppression de page et la réorganisation de document ne sont pas prises en charge.
• Si le PDF du modèle contient du contenu non pris en charge, l’option de modification n’est pas disponible lors de la création.
• La désactivation du paramètre supprime l’option de modification pour les futures sessions de création de modèles, mais ne modifie pas les modèles existants.