Käyttäjien lisääminen ja hallinta

Adobe Acrobat Signin avulla ylläpitäjät voivat nopeasti ja helposti lisätä käyttäjiä tiliin. Voit myös määrittää käyttäjien valtuutustasot, muokata käyttäjäprofiileita sekä aktivoida käyttäjiä ja poistaa käyttäjien aktivointeja.

Huomautus:

Tällä sivulla kuvataan enterprise- ja yritystason tilien prosessit yksittäisten käyttäjien käsittelyyn käytettävät prosessit.

Jos olet enterprise- tai yritystason järjestelmänvalvoja, jonka on luotava suuri määrä käyttäjiä tai muokattava niitä, perehdy artikkeliin Luo tai päivitä joukko käyttäjiä.

Virhesanoma: Et voi lisätä tätä sähköpostiosoitetta tilillesi

Kun lisäät käyttäjiä Acrobat Sign -tiliisi, saatat saada virheilmoituksen ”Sähköpostiosoitetta ei voi lisätä tilillesi”.

Virheilmoitus ehdottaa jompaakumpaa ongelmaa annetulle sähköpostiosoitteelle:

  1. Kirjaudu sisään hallinnoijana ja siirry hallintavalikon Käyttäjät-osaan.

  2. Napsauta Lisää asetuksia -kuvaketta ja valitse Näytä kaikki käyttäjät.

  3. Etsi käyttäjä nimen tai sähköpostiosoitteen perusteella. 

    Käyttäjän tila on käyttäjätietueen oikeanpuoleisin arvo.

  4. Tila määrittää seuraavan vaiheen. 

    Napsauta käyttäjän nimeä (hakukentän alla) nähdäksesi saatavilla olevat toiminnot. Vain käyttäjän nykyiseen tilaan liittyvät vaihtoehdot näytetään:

    • Passiivinen – Napsauta Aktivoi käyttäjä uudelleen -linkkiä.
      • Hallinnoija on poistanut passiiviset käyttäjät erikseen käytöstä.
    • Luotu – Lähetä sähköposti käyttäjälle uudelleen napsauttamalla Lähetä kutsu uudelleen -linkkiä.
      • Luodut käyttäjät on muodollisesti luotu järjestelmään, mutta he eivät vielä ole vaihtaneet salasanaansa.
    • Ei todennettu – Lähetä vahvistussähköposti käyttäjälle uudelleen napsauttamalla Vaihda salasana -linkkiä.
      • Todentamattomat käyttäjät ovat vaihtaneet sähköpostiosoitteensa, mutta he eivät vielä ole vahvistaneet sähköpostiosoitteen muutosta.
    • Odottaa – Napsauta pluskuvaketta (+) ja luo käyttäjä.
      • Odottavat käyttäjät on lisätty sopimusprosesseihin (vastaanottajina tai kopion vastaanottajina), mutta heitä ei ole muodollisesti luotu eikä heille ole annettu valtuutuksen tunnistetietoja.

Jotkin tilit luodaan käyttämällä toimialueen tason suojausta. Kaikilla toimipisteen käyttöoikeuden saaneilla asiakkailla pitäisi olla tämän tyyppinen suojaus, kuten myös SAML:ää käyttävillä asiakkailla.

Toimialueen tason suojaus ei kuitenkaan näy hallintakonsolissa.  Sen pystyy arvioimaan vain asiakastuki tai Customer Success -tiimi taustalla.

Jos ongelmallinen käyttäjä ei ole tililläsi millään tasolla, ongelma liittyy todennäköisesti toimialueen käyttöoikeusongelmaan.  Ota yhteyttä asiakastukeen tai omaan Customer Success -vastaavaasi, jos sinulla on sellainen.

Anna tilin järjestelmänvalvojana käyttämäsi sähköpostiosoite ja lisättävän käyttäjän sähköpostiosoite.

Huomautus:

Toimialueen omistajuuden varaaminen on selkeä prosessi, mutta se vie aikaa.  Jos uskot, että sinulla on toimialueeseen liittyviä ongelmia, tai haluat ennakoivasti estää niiden ilmenemisen, aloita varausprosessi hyvissä ajoin.


Käyttäjien lisääminen tiliisi

Lisää käyttäjä tiliin noudattamalla alla olevia ohjeita:

  1. Kirjaudu sisään hallinnoijana ja siirry hallintavalikon Käyttäjät-osaan.

  2. Napsauta näytön oikeassa yläkulmassa olevaa plusmerkkiä (+).

    Katso, kuinka monta aktiivista käyttäjää tilillä on.

  3. Syötä käyttäjän sähköpostiosoite, etunimi ja sukunimi.

    Määritä tarvittaessa avattavasta valikosta, mihin käyttäjäryhmään käyttäjä sijoitetaan.

    • Jos haluat luoda uuden ryhmän, valitse Luo uusi ryhmä tätä käyttäjää varten -kohta ja nimeä ryhmä.

    Valitse Näytä heidän sopimuksensa, jos haluat, että käyttäjien sopimukset jaetaan omalle hallintasivullesi. Tämä jakaminen on yksisuuntaista.

     

    Kun olet varmistanut kaikki tiedot oikeiksi, valitse Tallenna.

    Ikkunan yläreunaan tulee ilmoitus onnistumisesta, ja uusi käyttäjä ilmestyy käyttäjäluetteloon.


Käyttäjän valtuutustason muokkaaminen

Acrobat Sign -tilin ylläpitäjillä on valtuudet nostaa ylläpitämiensä käyttäjien valtuutukset omalle valtuutustasolleen.

Ryhmien hallinnoijat voivat määrittää käyttäjiä saman ryhmän hallinnoijiksi.

Tilin hallinnoijat voivat määrittää

  • käyttäjän minkä tahansa tilin ryhmän hallinnoijaksi
  • käyttäjän tilin hallinnoijaksi antaen täydet valtuudet tiliin
  • tilin hallinnoijan tietosuojan hallinnoijaksi.

Kaikilla hallinnoijilla on valtuudet

  • sallia käyttäjätunnusten lähettää sopimuksia tai estää se
  • sallia käyttäjätunnusten allekirjoittaa sopimuksia tai estää se.

 

Voit määrittää käyttäjän valtuutuksen seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään hallinnoijana ja siirry hallintavalikon Käyttäjät-osaan.

  2. Etsi muokattava käyttäjä nimen tai sähköpostiosoitteen avulla.

  3. Napsauta käyttäjän nimeä (hakukentän alla) nähdäksesi saatavilla olevat toiminnot.

  4. Valitse vaihtoehto Muokkaa käyttäjää.

  5. Määritä halutut käyttäjäasetukset ja valitse Tallenna.

    Vaihtoehdot:

    • Käyttäjä on tilin ylläpitäjä
    • Käyttäjä on tietosuojasta vastaava hallinnoija.
    • Käyttäjä on ryhmän ylläpitäjä
    • Käyttäjä voi lähettää asiakirjoja
    • Käyttäjä saa allekirjoittaa asiakirjoja

    Huomautus:

    Tiliin lisättävien (minkä tahansa tyyppisten) hallinnoijien määrällä ei ole ylärajaa (lisenssin rajoissa).


Käyttäjäprofiilin muokkaaminen järjestelmänvalvojana

Acrobat Sign -tilin ylläpitäjillä on valtuudet tehdä tasomuutoksia käyttäjäprofiileihin.

  1. Kirjaudu sisään hallinnoijana ja siirry hallintavalikon Käyttäjät-osaan.

  2. Etsi muokattava käyttäjä nimen tai sähköpostiosoitteen avulla.

  3. Napsauta käyttäjän nimeä (hakukentän alla) nähdäksesi saatavilla olevat toiminnot.

  4. Valitse vaihtoehto Muokkaa käyttäjää.

  5. Napsauta Muokkaa profiilia -painiketta.

  6. Muokkaa arvoja ja valitse Tallenna, kun olet valmis.

    Huomautus:

    Tiliin lisättävien (minkä tahansa tyyppisten) hallinnoijien määrällä ei ole ylärajaa (lisenssin rajoissa).


  7. Käyttäjän aktivoinnin poistaminen (Passiivinen-tila)

    Tilin hallinnoija voi poistaa tilillä olevan käyttäjän aktivoinnin. Passiivisella käyttäjätunnuksella ei pysty kirjautumaan sisään, lähettämään dokumentteja, eikä se vie tililtä käyttäjäpaikkaa.  

    Passiiviselle käyttäjälle voidaan antaa lupa allekirjoittaa sopimuksia edellyttäen, että passiivinen käyttäjätunnus ei nimenomaisesti poista hänen allekirjoitusvaltuuksiaan.

    Kun käyttäjät poistuvat organisaatiostasi, poista heidän käyttäjätunnuksensa käytöstä Acrobat Signin ylläpitokonsolissa, jotta kirjautumista ei käytetä luvattomasti.

    Käyttäjätunnuksen poistaminen käytöstä estää kaikki kirjautumiset, mutta se ei peru mitään kesken olevia sopimuksia tai muulla tavoin vaikuta niihin. Kaikki käyttäjätunnuksen tapahtumat suoritetaan normaalisti. Käytöstäpoisto on pelkästään turvatoimi, joka koskee kirjautumista ja muuta käyttöä.

    Ei-aktiiviset käyttäjät voidaan myös ottaa uudelleen käyttöön milloin tahansa, eikä käyttäjätunnukselle aiheudu siitä haittaa. Käyttäjän on kuitenkin palautettava salasanansa käyttäen kirjautumissivun Unohdin salasanani -linkkiä.

    Tilin ylläpitäjät voivat poistaa käyttäjiä käytöstä milloin tahansa. Ryhmien ylläpitäjät voivat poistaa käyttäjiä käytöstä, jos heille on annettu oikeus käyttäjien lisäämiseen.

     

    Poista käyttäjä käytöstä seuraavasti:

    1. Kirjaudu sisään hallinnoijana ja siirry hallintavalikon Käyttäjät-osaan.

    2. Etsi käytöstä poistettavan käyttäjän sähköpostiosoite.

    3. Napsauta käyttäjän nimeä (hakukentän alla) nähdäksesi saatavilla olevat toiminnot.

    4. Valitse vaihtoehdoista Deaktivoi käyttäjä.

    5. Kun olet valinnut Deaktivoi käyttäjä, näkyviin tulee vahvistussivu. Vahvistusteksti täsmentää, että käyttäjä ei voi enää tämän jälkeen kirjautua sisään eikä lähettää tai allekirjoittaa sopimuksia. Käyttäjää ei enää myöskään lasketa lisenssisi paikkojen enimmäismäärään.

      Sinulta kysytään myös, haluatko nähdä kaikki käytöstä poistetun tilin sopimukset. Tämä valinta on saatavilla vain, jos tilin jakaminen on käytössä.

      Jos merkitset tämän ruudun, käyttöön otetaan yksisuuntainen jakaminen, jossa käytöstä poistetun käyttäjän kaikki sopimukset näkyvät omassa Hallinta-välilehdessäsi. Voit peruuttaa tämän jakamisen milloin tahansa.

      Valitse Kyllä.

      Varoitus:

      Käyttäjätunnukset, jotka on merkitty passiivisiksi, eivät voi käyttää Acrobat Signia lainkaan.

      Passiiviset käyttäjät voivat edelleen allekirjoittaa sopimuksia, jos käyttäjätunnusta ei ole nimenomaisesti määritetty estämään allekirjoittamista.


Käyttäjän uudelleenaktivointi

Passiiviset käyttäjätunnukset on mahdollista aktivoida uudelleen ja palauttaa normaalikäyttöön.

Käyttäjän aktivoiminen uudelleen ei vaikuta kyseiseen käyttäjätunnukseen liittyvien sopimusten tilaan.

Vain tilin ylläpitäjä voi ottaa uudelleen käyttöön käyttäjätunnuksen. Tämä edellyttää, että käyttäjäpaikka on saatavilla. Kaikilla tilin ylläpitäjillä on oikeus ottaa käyttäjiä uudelleen käyttöön. Tämä koskee myös niitä ryhmän ylläpitäjiä, joille tilin ylläpitäjät ovat antaneet oikeuden käyttäjien lisäämiseen.

 

Käyttäjätunnuksen aktivoiminen uudelleen:

  1. Kirjaudu sisään hallinnoijana ja siirry hallintavalikon Käyttäjät-osaan.

  2. Napsauta Lisää asetuksia -kuvaketta ja valitse Näytä kaikki käyttäjät.

  3. Etsi uudelleen aktivoitava käyttäjä sähköpostiosoitteen avulla.

  4. Napsauta käyttäjän nimeä (hakukentän alla) nähdäksesi saatavilla olevat toiminnot.

  5. Valitse vaihtoehto Aktivoi käyttäjä uudelleen. Käyttäjä näkyy aktiivisena käyttäjänä käyttäjäluettelossa.

    Huomautus:

    Uudelleen aktivoidun käyttäjän salasana on vanhentunut eikä hän voi kirjautua sisään.

    Kun käyttäjä aktivoidaan uudelleen, hänelle lähetetään Vaihda salasana -sähköposti.

    Kun käyttäjä on vaihtanut salasanansa, hän voi kirjautua sisään normaalisti. Hänellä on täydet käyttöoikeudet kaikkiin sopimuksiin, kirjastomalleihin ja verkkolomakkeisiin, joita hän on voinut käyttää aikaisemmin.


Käyttäjäluettelon vieminen

  1. Kirjaudu sisään hallinnoijana ja siirry hallintavalikon Käyttäjät-osaan.

  2. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Vie käyttäjäluettelo -kuvaketta (ruutua, jossa on nuoli):

    Vie käyttäjäluettelo

  3. CSV-tiedosto ladataan automaattisesti järjestelmääsi.

    Avaa CSV-tiedosto käyttäjäluettelon tarkastelua varten.

    • Järjestä käyttäjät tilan mukaan, jos haluat koota aktiiviset käyttäjät yhteen paikkaan.

    Ikkunan yläreunaan tulee ilmoitus onnistumisesta, ja uusi käyttäjä ilmestyy käyttäjäluetteloon.

Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi