PDF-indexen maken

U kunt het zoekproces van een lang PDF-bestand versnellen door een index van de woorden in het document op te nemen. U kunt in deze index veel sneller zoeken met Acrobat dan door te zoeken in het document zelf. De index wordt opgenomen in alle exemplaren van het PDF-bestand. Gebruikers kunnen PDF's met indexen doorzoeken, net als bij PDF's zonder ingesloten index.

Een index aan een PDF toevoegen

Index in een PDF bijwerken of verwijderen

Informatie over de catalogusfunctie (Acrobat Pro)

U kunt een bepaalde groep PDF's definiëren als een catalogus en één samengebundelde index maken voor de gehele verzameling documenten. Wanneer gebruikers de gecatalogiseerde PDF's doorzoeken op bepaalde informatie, versnelt de index het zoekproces enorm.

Als u de verzameling distribueert op een cd, kunt u de index bij de PDF's opnemen.

U kunt documenten catalogiseren die zijn geschreven in Romaanse, Chinese, Japanse of Koreaanse tekens. De items die u in een catalogus kunt opnemen, omvatten de documenttekst, opmerkingen, bladwijzers, formuliervelden, codes, object- en metagegevens van het document, bijlagen, documentgegevens, digitale handtekeningen, XIF-metagegevens (eXtended Image File) van afbeeldingen en aangepaste documenteigenschappen.

PDF's voorbereiden voor indexering (Acrobat Pro)

Als u PDF's wilt indexeren, begint u met het maken van een map die volledige PDF's bevat met elektronische functies zoals koppelingen, bladwijzers en doorzoekbare tekst. Voor gescande documenten moet u ervoor zorgen dat de tekst doorzoekbaar is. Het is beter om langere documenten op te splitsen in kleinere bestanden van hoofdstukformaat om de zoekprestaties te verbeteren. Door informatie toe te voegen aan de documenteigenschappen verbetert u ook de zoekfunctie.

Voordat u een documentverzameling indexeert, stelt u de documentstructuur in op het schijfstation of het netwerkservervolume en controleert u de platformoverschrijdende bestandsnamen. Platformoverschrijdende bestandsnamen worden mogelijk afgekapt, waardoor ze moeilijk terug te vinden zijn bij een zoekopdracht. Volg deze richtlijnen om dit probleem te voorkomen:

• Wijzig de namen van de bestanden, mappen en indexen volgens de bestandsnaamconventies van MS-DOS® (acht tekens of minder, gevolgd door een bestandsextensie van drie tekens), met name als u de documentverzameling en index op een ISO 9660-geformatteerde cd-rom wilt zetten.
  
• Verwijder speciale tekens, zoals tekens met accenten en niet-Romaanse tekens uit bestands- en mapnamen. (Het lettertype dat wordt gebruikt door de catalogusfunctie biedt geen ondersteuning voor de tekencodes 133 tot en met 159.)
• Gebruik geen diepgeneste mappen of padnamen van meer dan 256 tekens voor indexen die worden doorzocht door macOS-gebruikers.
• Als u macOS gebruikt met een OS/2® LAN-server, moet u IBM®LAN Server Macintosh (LSM) zodanig configureren dat de bestandsnaamconventies van MS-DOS® worden doorgevoerd of alleen FAT-volumes (File Allocation Table) worden geïndexeerd. (HPFS-volumes [high-performance File System] kunnen lange bestandnamen bevatten die mogelijk niet worden gevonden.)
• Als de documentstructuur submappen bevat die u niet wilt indexeren, kunt u deze tijdens het indexeringsproces uitsluiten.

Metadata toevoegen aan documenteigenschappen (Acrobat Pro)

Als u een PDF gemakkelijker doorzoekbaar wilt maken, kunt u aan de documenteigenschappen bestandsgegevens (metagegevens) toevoegen. (U kunt de eigenschappen voor de momenteel geopende PDF bekijken door Bestand > Eigenschappen te kiezen en op het tabblad Beschrijving te klikken.)

Houd bij het toevoegen van gegevens aan documenteigenschappen rekening met de volgende Adobe Recommendations:

• Gebruik een goede beschrijvende titel in het veld Titel. De bestandsnaam van het document moet worden weergegeven in het dialoogvenster Zoekresultaten.
• Gebruik altijd dezelfde optie (hetzelfde veld) voor vergelijkbare informatie. Voeg bijvoorbeeld een belangrijke term niet voor sommige documenten toe aan de optie Onderwerp en voor andere aan de optie Trefwoorden.
• Gebruik één consistente term voor dezelfde informatie. Gebruik bijvoorbeeld niet biologie voor sommige documenten en biowetenschappen voor andere.
• Gebruik de optie Auteur om aan te geven welke groep verantwoordelijk is voor het document. Zo kan de auteur van een wervingsbeleidsdocument bijvoorbeeld de afdeling Personeelszaken zijn.
• Als u werkt met documentnummers, kunt u deze als trefwoorden toevoegen. Als u bijvoorbeeld doc#=m234 opgeeft in het veld Trefwoorden, kan dit duiden op een bepaald document in een reeks van enkele honderden documenten over een bepaald onderwerp.
• Gebruik de opties Onderwerp of Trefwoorden, afzonderlijk of samen, om documenten te categoriseren op type. U kunt bijvoorbeeld voor één document een statusrapport gebruiken als onderwerpinvoer en maandelijks of wekelijks als trefwoordinvoer.
• Als u al een gespecialiseerde training in Adobe PDF hebt gevolgd, kunt u bij het maken van de index aangepaste gegevensvelden definiëren zoals documenttype, documentnummer en document-ID. Dit wordt alleen aangeraden voor ervaren gebruikers en wordt niet behandeld in de volledige Acrobat Help.

Een index maken voor een verzameling (Acrobat Pro)

Wanneer u een nieuwe index genereert, wordt in Acrobat een bestand gemaakt met de extensie .pdx en een nieuwe ondersteuningsmap met daarin een of meer bestanden met de extensie .idx. De IDX-bestanden bevatten de indexvermeldingen. Al deze bestanden moeten beschikbaar zijn voor gebruikers die de index willen doorzoeken.

Zie indexeringsopties

• Geen getallen opnemen: selecteer deze optie om alle getallen die in de documenttekst voorkomen, van de index uit te sluiten. Het uitsluiten van getallen kan de index aanzienlijk verkleinen, zodat zoekopdrachten sneller verlopen.
• ID's toevoegen aan Adobe PDF v1.0-bestanden: selecteer deze optie als uw verzameling PDF's bevat die zijn gemaakt vóór Acrobat 2.0, waarin identificatienummers niet automatisch werden toegevoegd. ID-nummers zijn nodig wanneer lange macOS-bestandsnamen worden ingekort bij de omzetting naar MS-DOS®-bestandsnamen. In Acrobat 2.0 en hogere versies worden wel automatisch id's toegevoegd.
• Niet waarschuwen voor gewijzigde documenten bij het zoeken: als deze optie niet is geselecteerd, wordt er een bericht weergegeven wanneer u zoekt naar documenten die zijn gewijzigd sinds de meest recente indexopbouw.
• Aangepaste eigenschappen: met deze optie kunt u aangepaste documenteigenschappen opnemen in de index; alleen de aangepaste documenteigenschappen die al in de PDF's bestaan, worden geïndexeerd. Typ de eigenschap, maak een keuze in het menu Type en klik op Toevoegen. Deze eigenschappen worden weergegeven als zoekopties in de pop-upmenu's met aanvullende criteria van het venster Zoeken in PDF wanneer u de gemaakte index doorzoekt. Als u bijvoorbeeld de aangepaste eigenschap Documentnaam invoert en Tekenreeks kiest in het menu Type, kan een gebruiker die de index doorzoekt, binnen de aangepaste eigenschap zoeken door Documentnaam te selecteren in het menu Deze aanvullende criteria gebruiken.

• XMP-velden: gebruik deze optie als u aangepaste XMP-velden wilt opnemen. De aangepaste XMP-velden worden geïndexeerd en worden weergegeven in de pop-upmenu's met aanvullende criteria, zodat u deze kunt doorzoeken in de geselecteerde indexen.
• Stopwoorden: gebruik deze optie om maximaal 500 specifieke woorden uit te sluiten van de zoekresultaten van de index. Typ het woord, klik op Toevoegen en herhaal dit voor elk woord dat u wilt uitsluiten. Door woorden uit te sluiten, kunt u de index 10% tot 15% kleiner maken. Een stopwoord kan uit maximaal 128 tekens bestaan en is hoofdlettergevoelig.
• Structuurtags: gebruik deze optie om specifieke tagknooppunten van bladelementen doorzoekbaar te maken in documenten met een gelabelde logische structuur.

Catalogus leesmij-bestanden (Acrobat Pro)

Het is vaak verstandig om een apart ReadMe-bestand te maken en dit in de map met de index te plaatsen. In dit leesmij-bestand kunt u meer informatie geven over de index, zoals:

• Het soort documenten dat wordt geïndexeerd.

• De zoekopties die worden ondersteund.

• De persoon met wie contact kan worden opgenomen of een telefoonnummer dat kan worden gebeld bij vragen.

• Een lijst met nummers of woorden die zijn uitgesloten in de index.

• Een lijst met mappen met de documenten die zijn opgenomen in een index op een LAN of een lijst met de documenten die zijn opgenomen in een index op schijf. U kunt ook een korte omschrijving geven van de inhoud van de verschillende mappen of documenten.

• Een lijst met de waarden voor elk document als u veldwaarden hebt toegewezen voor documentinfo.

  Als een catalogus een zeer groot aantal documenten bevat, kunt u overwegen een tabel op te nemen met de waarden die zijn toegewezen aan de verschillende documenten. U kunt de tabel opnemen als gedeelte van het leesmij-bestand of opslaan als afzonderlijk document. Tijdens het ontwikkelen van de index kunt u de tabel gebruiken om de consistentie te waarborgen.

Een index reviseren (Acrobat Pro)

U kunt een bestaande index bijwerken, opnieuw genereren en wissen.

Catalogus-voorkeuren (Acrobat Pro)

U kunt voorkeuren instellen voor indexering die u globaal kunt toepassen op alle indexen die u daarna genereert. U kunt enkele van deze voorkeuren negeren voor een afzonderlijke index door nieuwe opties te selecteren tijdens het genereren van de index.

Selecteer Catalogus onder Categorieën in het dialoogvenster Voorkeuren. Veel opties zijn gelijk aan de opties die zijn beschreven voor het genereren van een index.

Geplande indexupdates (Acrobat Pro)

U kunt ook gebruikmaken van de functie Catalogus in combinatie met een PDX-bestand van een catalogusbatch (.Bpdx) om een index te automatiseren, opnieuw te maken, bij te werken en te verwijderen. Dit bestand bevat een lijst met paden en vlaggen van de catalogusindex. U kunt plannen wanneer en hoe vaak deze taken automatisch moeten worden uitgevoerd met behulp van een planningstoepassing zoals Windows® Scheduler. U doet dit door alleen het BPDX-bestand in Acrobat weer te geven, en de index wordt opnieuw gemaakt op basis van de vlaggen in het BPDX-bestand in Acrobat.

Als u BPDX-bestanden wilt gebruiken, gaat u naar Voorkeuren > Catalogus en schakelt u het selectievakje Toestaan dat catalogusbatchbestanden (. Bpdx) opnieuw worden uitgevoerd in.

Verzamelingen en de bijbehorende indexen verplaatsen (Acrobat Pro)

U kunt een verzameling geïndexeerde documenten samenstellen en testen op een lokale vaste schijf en deze verplaatsen naar een netwerkserver of schijf als de verzameling gereed is. Een indexdefinitie bevat relatieve paden tussen het indexdefinitiebestand (PDX) en de mappen met de geïndexeerde documenten. Als deze relatieve paden ongewijzigd blijven, hoeft u de index niet opnieuw te genereren nadat u de verzameling geïndexeerde documenten hebt verplaatst. Als het PDX-bestand en de mappen met de geïndexeerde documenten zich in dezelfde map bevinden, kunt u het relatieve pad behouden door de hele map te verplaatsen.

Als het relatieve pad verandert, moet u een index maken nadat u de geïndexeerde documentverzameling hebt verplaatst. U kunt hiervoor wel het oorspronkelijke PDX-bestand gebruiken. Als u het oorspronkelijke PDX-bestand wilt gebruiken, verplaatst u eerst de geïndexeerde documenten. Hierna kopieert u het PDX-bestand naar de map waar u de nieuwe index wilt maken en bewerkt u desgewenst de lijsten met opgenomen en uitgesloten directory's en subdirectory's.

Als de index zich bevindt op een station of servervolume dat losstaat van enig gedeelte van de verzameling waarop deze van toepassing is, wordt de index onbruikbaar wanneer u de verzameling of de index verplaatst. Als u van plan bent een verzameling documenten naar een andere netwerklocatie of naar een cd te verplaatsen, maakt en genereert u de index op dezelfde locatie als de verzameling.