Toegankelijke PDF's maken

Het proces voor het maken van toegankelijke PDF's omvat de volgende fasen:

Deze fases worden gepresenteerd in een volgorde die geschikt is voor de meeste scenario's. U kunt deze taken ook in een andere volgorde uitvoeren of bepaalde fases herhalen. Geef in alle gevallen het doel van het document op en bepaal vervolgens de juiste workflow. Zie een gids voor het maken van toegankelijke elektronische documenten voor meer informatie over het maken van toegankelijke PDF's.

Denk voordat u een document naar PDF converteert na over de toegankelijkheid

Probeer zo veel mogelijk rekening te houden met toegankelijkheid wanneer u de bronbestanden maakt in een ontwerptoepassing, zoals een tekstverwerkings- of opmaaktoepassing.

Veelvoorkomende taken in de ontwerptoepassing zijn het toevoegen van alternatieve tekst aan afbeeldingen, het optimaliseren van tabellen en het toepassen van alineastijlen of andere documentstructuurfuncties die naar codes kunnen worden geconverteerd. Raadpleeg Een gecodeerde PDF maken vanuit een ontwerptoepassing voor meer informatie.

Voeg invulbare formuliervelden en beschrijvingen toe, stel de tabvolgorde in

Als uw PDF formuliervelden bevat en u wilt formuliervelden detecteren en interactief maken (invulbaar):

Met de tools voor formulieren maakt u invulbare formuliervelden zoals knoppen, selectievakjes, pop-upmenu's en tekstvakken. Wanneer u een veld maakt, typt u een beschrijving in het vakje Knopinfo in het dialoogvenster Eigenschappen. Deze tekst wordt door schermlezers hardop voorgelezen aan de gebruiker. Zie Formuliervelden maken voor meer informatie.

Zie Formulierveldnavigatie instellen voor informatie over het instellen van de tabvolgorde op basis van de documentstructuur.

Voeg meer toegankelijkheidsfuncties toe aan de PDF

In Acrobat Pro wordt in dit stadium de documenttaal ingesteld, wordt gecontroleerd of beveiligingsinstellingen problemen opleveren met schermlezers, worden toegankelijke koppelingen gemaakt en bladwijzers toegevoegd. Zie De documenttaal instellen, Voorkomen dat beveiligingsinstellingen problemen opleveren met schermlezers, Toegankelijke koppelingen toevoegen en Bladwijzers voor meer informatie.

In Acrobat Standard wordt in dit stadium de documenttaal ingesteld, wordt gecontroleerd of beveiligingsinstellingen problemen opleveren met schermlezers en worden bladwijzers toegevoegd. Zie De documenttaal instellen, Voorkomen dat beveiligingsinstellingen problemen opleveren met schermlezers en Bladwijzers voor meer informatie.

Codeer de PDF

Verbeter de toegankelijkheid van PDF's door codes toe te voegen in Acrobat. Als een PDF geen codes bevat, probeert Acrobat automatisch codes toe te voegen wanneer gebruikers het document lezen of opnieuw plaatsen, maar de resultaten hiervan kunnen teleurstellend zijn. Als u gecodeerde PDF's aan uw gebruikers aanbiedt, wordt de inhoud door de logische structuur in de juiste volgorde naar een schermlezer of ander hulpprogramma of -apparaat verzonden.

Voor de beste resultaten kunt u een document van een tag voorzien wanneer u vanuit een authoringapplicatie naar PDF converteert. Voorbeelden van dergelijke toepassingen zijn Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word of OpenOffice Writer. Als u geen authoringapplicatie hebt die een getagde PDF kan genereren, kunt u een PDF met Acrobat op elk gewenst moment van een tag voorzien.

Als u een document wilt taggen tijdens de conversie naar PDF, hebt u een authoringapplicatie nodig die ondersteuning biedt voor tagging in PDF. Als u tijdens de conversie een tag toevoegt, kan de authoringapplicatie op basis van de alineastijlen of andere structuurgegevens van het brondocument een logische structuur maken. De logische structuurboom geeft de juiste leesvolgorde en juiste codeniveaus aan. Op deze manier kan de structuur van complexe indelingen, zoals ingesloten zijbalken, kolommen met weinig tussenruimte, onregelmatige tekstuitlijning en tabellen, gemakkelijker worden geanalyseerd. Als u een tag toevoegt tijdens de conversie, kunt u ook de koppelingen, kruisverwijzingen, bladwijzers en alternatieve tekst (indien beschikbaar) in het bestand op de juiste manier van een tag voorzien.

Een PDF automatisch taggen. Deze opdracht werkt op alle niet-getagde PDF-bestanden, zoals bestanden die zijn gemaakt met de Adobe PDF-printer. Acrobat analyseert de inhoud van de PDF om de afzonderlijke pagina-elementen, de hiërarchie van deze elementen en de gewenste leesvolgorde van elke pagina te interpreteren. Vervolgens wordt op basis van deze informatie een codestructuur opgebouwd. Er worden ook tags gemaakt voor alle koppelingen, kruisverwijzingen en bladwijzers die u in Acrobat aan het document hebt toegevoegd.

Met de opdracht Een PDF automatisch taggen kunnen de meeste standaardindelingen goed worden gecodeerd. De structuur en leesvolgorde van complexe pagina-elementen worden echter niet altijd correct geïnterpreteerd. Dit zijn onder andere kolommen met weinig tussenruimte, onregelmatige tekstuitlijning, niet-invulbare formuliervelden en tabellen zonder randen. Als u deze pagina's van een tag voorziet met de opdracht Een PDF automatisch taggen, kan dit leiden tot onjuiste combinaties van elementen of tot een verkeerde tagvolgorde. Hierdoor kunnen problemen ontstaan met de leesvolgorde in de PDF.

Watermerken en schermlezers

U kunt een watermerk toevoegen aan een gecodeerde PDF zonder dat toe te voegen aan de codestructuur. Geen watermerk laten verschijnen in de codestructuur is beter voor mensen die schermlezers gebruiken, omdat het watermerk dan niet wordt voorgelezen als documentinhoud.

De beste manier om een watermerk toe te voegen dat niet wordt verwerkt door schermlezers, is om een ongecodeerde PDF van het watermerk in te voegen in een gecodeerde PDF.

Repareer PDF-coderingsproblemen (Acrobat Pro)

Als u een PDF van tags hebt voorzien, controleert u het document op problemen met de leesvolgorde, tags en de toegankelijkheid. Los deze problemen zo nodig op.

Ongeacht de gebruikte methode voor tagging in de PDF moet u de tags en leesvolgorde in Acrobat bijwerken voor complexe paginaopmaken of ongebruikelijke pagina-elementen. Zo kan met de opdracht Een PDF automatisch taggenniet altijd onderscheid worden gemaakt tussen instructieve figuren en decoratieve pagina-elementen zoals randen, lijnen of achtergrondelementen. Het is mogelijk dat al deze elementen ten onrechte als afbeeldingen worden getagd. Het kan ook gebeuren dat grafische tekens in de tekst, zoals kleine hoofdletters, met deze opdracht ten onrechte als figuren worden gecodeerd, en niet in de code van het tekstblok worden opgenomen. Door deze fouten kan de codestructuur worden vervuild, wat problemen kan opleveren voor de leesvolgorde waarvan hulpprogramma's afhankelijk zijn.

Als u een document codeert vanuit Acrobat, wordt door de toepassing een foutrapport gegenereerd als de codering is voltooid. Gebruik dit rapport als leidraad bij het oplossen van problemen met codes. Met de tools Volledige controle/Toegankelijkheidscontrole of Leesvolgorde kunt u andere problemen met tags, leesvolgorde of toegankelijkheid identificeren voor alle PDF's. Raadpleeg voor meer informatie Toegankelijkheid controleren met Volledige controle/Toegankelijkheidscontrole en Leesvolgorde controleren en corrigeren.

Gecodeerde PDF's maken van een webpagina

Als u een PDF maakt van een webpagina, is de toegankelijkheid ervan afhankelijk van de HTML-code die in de bron is gebruikt. Als de webpagina bijvoorbeeld afhankelijk is van tabellen voor de indeling, kan het zijn dat de HTML-code voor de tabel niet in dezelfde logische leesvolgorde stroomt als voor een gecodeerde PDF vereist is, zelfs als de HTML-code voldoende gestructureerd is om alle elementen op juiste wijze in een browser weer te geven.

Afhankelijk van de complexiteit van de webpagina kunt u uitgebreide reparaties uitvoeren in Acrobat Pro met de tool Leesvolgorde herstellen of door de codestructuur te bewerken in Acrobat.

Als u optimaal toegankelijke PDF's van webpagina's wilt verkrijgen, stelt u eerst een logische leesvolgorde vast in de HTML-code. Voor het beste resultaat past u de Web Content Accessibility Guidelines toe die door het World Wide Web Consortium (W3C) zijn gepubliceerd. Zie voor meer informatie de richtlijnen op de website van W3C.

Een gecodeerde PDF maken vanuit de ontwerptool

Doorgaans maakt u getagde PDF-bestanden vanuit een authoringapplicatie, zoals Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign of Microsoft Word. Op deze manier worden tags effectiever toegevoegd dan in Acrobat.

PDFMaker biedt conversie-instellingen waarmee u gecodeerde PDF's kunt maken in Microsoft Excel, PowerPoint en Word.

Ga voor meer informatie over toegankelijkheidsfuncties naar www.adobe.com/accessibility.

Raadpleeg de documentatie van de ontwerptoepassing voor meer informatie.

Codes in gecombineerde PDF's

U kunt in één bewerking meerdere bestanden uit verschillende toepassingen combineren om één PDF te maken. U kunt bijvoorbeeld tekstverwerkingsbestanden combineren met diapresentaties, spreadsheets en webpagina's. Selecteer het hamburger   menu (Windows) of het menu Bestand (macOS) > Maken > Bestanden combineren tot één PDF.

Tijdens de conversie worden door Acrobat de authoringapplicaties geopend, worden getagde PDF's gemaakt en worden deze PDF's in één getagde PDF samengevoegd.

De documentstructuur voor de gecombineerde PDF wordt niet altijd juist geanalyseerd tijdens het conversieproces, omdat de bestanden die worden samengevoegd van verschillende indelingen gebruikmaken. Met Acrobat Pro kunt u een toegankelijke PDF maken van meerdere documenten.

Als u meerdere PDF's samenvoegt tot één getagde PDF, is het een goed idee om het gecombineerde document opnieuw van tags te voorzien. Het combineren van gecodeerde en niet-gecodeerde PDF's resulteert in een gedeeltelijk gecodeerde PDF die niet toegankelijk is voor mensen met een handicap. Sommige gebruikers, bijvoorbeeld gebruikers met een schermlezer, zijn zich niet bewust van de pagina's die geen codes hebben. Als u begint met een combinatie van gecodeerde en niet-gecodeerde PDF's, moet u de niet-gecodeerde bestanden coderen voordat u verdergaat. Als de PDF's geen tags hebben, voegt u tags toe aan de gecombineerde PDF nadat u pagina's hebt ingevoegd, vervangen en verwijderd.

Wanneer u pagina's invoegt, vervangt of verwijdert, worden bestaande tags in de tagstructuur van het samengevoegde PDF-document in Acrobat op de volgende manier geaccepteerd:

• Wanneer u pagina's invoegt in een PDF, worden eventuele codes voor de nieuwe pagina's toegevoegd aan het einde van de codestructuur. Deze volgorde treedt ook op als u de nieuwe pagina's toevoegt aan het begin of in het midden van het document.

• Wanneer u pagina's vervangt in een PDF, worden eventuele codes voor de inkomende pagina's toegevoegd aan het einde van de codestructuur. Deze volgorde treedt ook op als u pagina's vervangt aan het begin of in het midden van het document. De codes voor de vervangen pagina's (indien aanwezig) worden door Acrobat bewaard.

• Als u pagina's uit een PDF verwijdert, worden de codes van de verwijderde pagina's (indien aanwezig) door Acrobat bewaard.

Als er pagina's zijn waarvan de tags in de logische structuur in de verkeerde volgorde staan, kan dit problemen opleveren voor schermlezers. Schermlezers lezen de tags in volgorde in de structuur en bereiken de tags voor een ingevoegde pagina mogelijk pas aan het einde van de structuur. U lost dit probleem op door de tagstructuur in Acrobat Pro te herschikken. Plaats grote groepen tags in dezelfde leesvolgorde als de pagina's. U kunt deze stap voorkomen door pagina's aan het einde van een PDF in te voegen, zodat het document van begin tot einde in volgorde wordt opgebouwd. Als u bijvoorbeeld een PDF met de titelpagina maakt die los staat van de hoofdtekst, voegt u de PDF met de inhoud toe aan de PDF met de titelpagina, zelfs als het inhoudsdocument veel groter is. Met deze aanpak worden de codes voor de inhoud geplaatst na de codes voor de titelpagina. Het is niet nodig om de codes in Acrobat Pro later opnieuw te rangschikken.

De tags van een verwijderde of vervangen pagina zijn niet verbonden met enige inhoud in het document. In feite bestaan grote delen van de codestructuur uit lege secties. Door deze onnodige codes neemt de bestandsgrootte van het document toe, wordt de werking van schermlezers vertraagd en kunnen schermlezers onverwachte resultaten opleveren. U bereikt de beste resultaten door de codering als laatste stap in het conversieproces uit te voeren. Gebruik Acrobat Pro om de tags van verwijderde pagina's uit de tagstructuur te verwijderen.

Raadpleeg Samengevoegde PDF's maken voor meer informatie.

Tools voor het maken van toegankelijke PDF-formulieren

Adobe biedt verschillende tools voor het maken van toegankelijke PDF-formulieren:

Gebruik een van deze applicaties om PDF-formulieren met of zonder tags te openen (behalve PDF-formulieren die zijn gemaakt door Adobe Designer) om invulbare formuliervelden toe te voegen, zoals tekstvakken, selectievakjes en knoppen. Gebruik vervolgens de andere tools van de applicatie om het formulier toegankelijk te maken. Voeg beschrijvingen toe aan formuliervelden, voeg tags toe aan niet-getagde formulieren, stel de tabbladvolgorde in, manipuleer tags en voer andere PDF-toegankelijkheidstaken uit.

De meeste authoringapplicaties die u kunt gebruiken om formulieren te ontwerpen, behouden hun invulbare formuliervelden niet wanneer de bestanden naar PDF worden geconverteerd. Voeg in Acrobat Pro invulbare formuliervelden toe met de formuliertools. Daar komt bij dat de authoringapplicatie onjuiste tags kan genereren voor de tekstlabels van de formuliervelden wanneer u het formulier van tags voorziet tijdens conversie naar PDF. De tekstlabels voor alle velden in een complex formulier kunnen bijvoorbeeld samen op één regel staan. Schermlezers kunnen deze velden niet interpreteren als afzonderlijke labels. Het kan veel tijd kosten om dergelijke problemen met de leesvolgorde op te lossen door in Acrobat Pro de labels te splitsen. In dit geval zou het beter zijn een niet-getagd PDF-formulier te produceren vanuit de authoringapplicatie. Vervolgens kunt u met de formuliertools in Acrobat Pro invulbare formuliervelden toevoegen voordat u het hele document van tags voorziet. Sommige formulieren zijn eenvoudig genoeg om een getagde PDF te maken vanuit de authoringapplicatie. Voer vervolgens een lichte correctie uit in Acrobat Pro nadat u de invulbare formuliervelden hebt toegevoegd.

Workflow voor het maken van toegankelijke PDF-formulieren

U kunt in Acrobat gecodeerde en niet-gecodeerde PDF-formulieren openen, invulbare formuliervelden toevoegen, veldbeschrijvingen en alternatieve tekst toevoegen, de tabvolgorde instellen en de formulieren coderen (als deze nog niet gecodeerd zijn). U kunt ook de codes van een gecodeerd PDF-formulier bewerken met de tool Leesvolgorde herstellen of met de codestructuur.

Het formulier ontwerpen voor toegankelijkheid.

Formulieren hebben meestal een vrij complexe indeling vergeleken met documenten die een eenvoudige structuur met één kolom hebben. Het succes bij de analyse en codering van een formulier is voornamelijk afhankelijk van de oorspronkelijke opmaak en indeling van een document en van de typen gebruikte velden.

Wanneer u een formulier ontwerpt, moet u ook koppen, aanwijzingen en velden voor gegevensinvoer opnemen. Voorzie minimaal elk veld van een label. Voeg ook speciale aanwijzingen toe voor velden waarbij dat nodig is. Met grafische tools kunt u lijnen en vakken tekenen. Gebruik geen tekens, zoals onderstrepingstekens en verticale strepen, omdat deze teksttekens lastig te interpreteren zijn voor schermlezers.

Wanneer er beschrijvingen zijn toegevoegd aan formuliervelden, kunnen schermlezers de velden identificeren voor gebruikers. De beschrijving wordt hardop gelezen wanneer de gebruiker met de Tab-toets naar het desbetreffende veld gaat. Schrijf compacte maar volledige beschrijvingen. De beschrijving Voornaam is bijvoorbeeld een goede beschrijving voor het veld Voornaam. Gebruik geen aanwijzingen (zoals "Voer de voornaam in") als een beschrijving.

De tabvolgorde van een formulier instellen en testen.

De tabvolgorde voor formuliervelden stelt mensen met een handicap in staat om met het toetsenbord in een logische volgorde door de velden te navigeren. In PDF-formulieren stelt u de tabvolgorde in op Documentstructuur gebruiken. U kunt de tabvolgorde van een formulier testen met de volgende toetsenbordopdrachten:

• Tab om de focus naar het volgende veld te verplaatsen

• Shift+Tab om de focus naar het vorige veld te verplaatsen

• Spatiebalk om opties te selecteren

• Pijltoetsen om opties of lijstitems te selecteren

Het PDF-formulier coderen en coderingsproblemen verhelpen.

Als het PDF-formulier al gecodeerd is, gebruikt u de tool Leesvolgorde herstellen in Acrobat om elk formulierveld te coderen. Met deze tool kunt u ook eventuele problemen verhelpen met de leesvolgorde van de tekstlabels voor de formuliervelden. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om samengevoegde regels met velden te splitsen in aparte velden.

Toegankelijke PDF's maken