Tilin jakaminen toisen käyttäjän kanssa

Käyttäjäsisältöjen jakamisen yleiskatsaus

Adobe Acrobat Signin oletustoimintatapana on suojata käyttäjän sisällöt kaikilta muilta sellaisilta käyttäjiltä, joita ei nimenomaan ole kutsuttu tarkastelemaan tai käyttämään sisältöä.

Sopimukset sisältävät implisiittisesti kaikki vastaanottajat.  Kirjastodokumentit on eksplisiittisesti jaettu mallin ominaisuuksissa.

Useimmissa organisaatioissa on kuitenkin rooleja, jotka edellyttävät yleiskuvaa tapahtumista ilman, että tarkkailija osallistuu niihin suoraan, tai edustajaryhmiä, joiden on oltava yleisesti tietoisia kaikista ryhmänsä tapahtumista.

Käyttäjäsisältöjen jakaminen antaa yhdelle käyttäjälle tai ryhmälle mahdollisuuden jakaa sisältönsä minkä tahansa muun käyttäjän tai ryhmän kanssa.

Käyttäjäsisältöjen jakamisella on kaksi tyyppiä:

• Perus – Vain käyttäjän näkymä
  • Kun käyttäjä A jakaa sisältönsä käyttäjän X kanssa:
    • Käyttäjä X voi tarkastella (ja vain tarkastella) kaikkia sisältöjä, jotka näkyvät käyttäjän A Hallinta-sivulla.
• Edistyksellinen – Ryhmä- ja käyttäjänäkymä valinnaisella muokkaus- ja lähetystoiminnolla
  • Kun käyttäjä A jakaa sisältönsä käyttäjän X kanssa:
    • Käyttäjä X voi tarkastella kaikkia sisältöjä, jotka ovat käyttäjän A Hallinta-sivulla.
    • Käyttäjä X voi muuttaa käsiteltävänä olevaa sopimusta (jos toiminto on käytössä).
    • Käyttäjä X voi lähettää sopimuksen käyttäjän puolesta (jos toiminto on käytössä).
      • Käyttäjä X merkitään historiaan ja valvontalokiin sisältöjä käyttäjän A puolesta lähettävänä käyttäjänä.
      • Sopimuksen omistaa ja sen hallinnoinnista vastaa käyttäjä A.
  • Ryhmäjako on käytössä.
    • Kun käyttäjä A jakaa sisältönsä ryhmän N kanssa:
      • Kaikki ryhmän N jäsenet voivat tarkastella kaikkia käyttäjän A Hallinta-sivulla olevia sisältöjä.
      • Kaikilla ryhmän N jäsenillä on oikeudet, jotka jako on myöntänyt käyttäjälle A (lähetys- ja/tai muokkaus).
    • Kun ryhmä N jaetaan käyttäjän A kanssa:
      • Käyttäjä A näkee kaikkien ryhmän N käyttäjien sisällöt.
      • Käyttäjällä A on oikeudet lähettää ja/tai muokata sopimuksia (määritysten mukaisesti) kaikkien ryhmän N jäsenten puolesta.

Edistyksellinen jako on tällä hetkellä saatavilla vain yritystason tileillä. Järjestelmänvalvojien, jotka haluavat ottaa edistyneen jakamisen käyttöön, tulisi lähettää tukipyyntö tukitiimille.

Saatavuus

Perusjako on saatavilla kaikissa pienyritysten, yritysten ja yhtiöiden paketeissa.

• Perusjakoa käytettäessä voi olla enintään 100 ”muille jaettua” ja 100 ”itselleni jaettua” tiliä.

Edistynyt jako on saatavilla vain yhtiötason asiakkailla.

• Edistyksellisen jaon oletusarvona on 500 tiliä, jotka voidaan ”jakaa muille”, ja 500 tiliä, jotka voidaan ”jakaa minulle”.
  • Jos tarvitset yli 500 jakoa kumpaan tahansa suuntaan, ota yhteyttä Success Manageriisi.

Tiimien Acrobat Pro ja kaikki yksittäisten käyttäjien paketit eivät tue käyttäjän tilin jakamista.

• Acrobat Pro työryhmille- ja yksittäisten käyttäjien tilit voivat vain jakaa vain yksittäisiä objekteja Hallinta-sivulta.

Käyttöliittymä

Perusjako

Perusjakomallin mukaiset käyttäjät voivat muodostaa, tarkastella ja peruuttaa jakonsa Henkilökohtaiset valinnat -osiossa. Kaikilla käyttäjillä (myös hallinnoijilla) on sama käyttökokemus.

Erillisiä sivuja on kaksi: yksi saapuville jaoille (Näytä muita tilejä) ja yksi lähteville jaoille (Jaa tilini):

Käyttäjät voivat pyytää jakoja napsauttamalla pluskuvaketta ja antamalla sen käyttäjän sähköpostiosoitteen, jonka kanssa he haluavat muodostaa jaon.

Kun jakoa on pyydetty, se siirtyy ”odottavaan” tilaan, kunnes pyydetty käyttäjä joko hyväksyy tai hylkää kutsun.

Edistynyt tilin jako

Edistynyt tilin jako on käytettävissä vain suuryritystason palvelutasolla, ja sen käyttöön ottamiseksi on lähetettävä tukipyyntö tukitiimille.

Kun tili on muunnettu tukemaan edistyksellistä jakoa, käyttöliittymä muuttuu kahdesta erillisestä sivusta yhdeksi Jakamistila-nimiseksi välilehdelliseksi sivuksi:

Kaksi välilehteä vastaavat kahta sivua, joita käytetään perusjakosääntöjen mukaisesti:

• Oma tili jaettu: > Jaa tilini
• Jaettu kanssani > Näytä muita tilejä

Käyttäjät voivat muodostaa jakoja napsauttamalla pluskuvaketta. Tällöin näyttöön avautuu ponnahdusikkuna, jossa käyttäjä voi joko antaa sähköpostiosoitteen tai valita käyttäjiä tai ryhmiä nykyisen tilin käyttäjä- ja ryhmäobjektien luettelosta.

• Ryhmän nimen oikealla puolella oleva nuoli laajentaa ryhmät niin, että käyttäjät tulevat näkyviin.
• Pluskuvake lisää käyttäjän/ryhmän jakopyyntöön (ylimmäiseen syöttökenttään).

Tilien hallinnoijilla on täydet oikeudet muodostaa jako käyttäjän ja minkä tahansa muun Acrobat Sign -tilillä olevan käyttäjän kanssa ilman hyväksyntää.

Ryhmien hallinnoijilla on täydet oikeudet muodostaa jako käyttäjän ja minkä tahansa muun ryhmässään olevan käyttäjän kanssa ilman hyväksyntää.

Ryhmien hallinnoijat, jotka yrittävät muodostaa jaon oman ryhmänsä ulkopuolella olevan käyttäjän tai ryhmän kanssa, luovat ”odottavan” jaon.  Toisen käyttäjän on eksplisiittisesti hyväksyttävä jakopyyntö, jotta jako voidaan muodostaa.

• Kun esitetään pyyntö jakaa sisältöjä ryhmän kanssa, ryhmän hallinnoijalle lähetetään sähköpostiviesti, joka hyväksyy tai hylkää odottavat jaot.

Käyttäjät, jotka eivät ole hallinnoijia, voivat pyytää (määritettyihin toimintoihin perustuvaa) jakoa, joka jää ”odottavaan” tilaan, kunnes toinen osapuoli hyväksyy tai hylkää jakopyynnön.

Ryhmäjakaminen

Hallinnoijat voivat (edistyksellisten jakosääntöjen mukaisesti) jakaa ryhmän, jonka hallinnoijia he ovat, ja hallinnoida ryhmään (toisin kuin käyttäjään) liitettyjä jakoja.

Ryhmäjako toimii mekaanisesti samalla tavalla kuin käyttäjien jaot, paitsi ryhmä on suurempi säilö, ja kun käyttäjä jakaa sisältöjä ryhmän kanssa, hän saa oikeudet kaikkien kyseiseen ryhmään kuuluvien käyttäjien sisältöjen käyttöön.

Jos käyttäjä poistetaan ryhmästä, kyseisen käyttäjän sisältö ei enää ole ryhmässä, joten sitä ei enää näy.

Voit käyttää ryhmätason jakoa ryhmän hallinnoijana seuraavasti:

• Kirjaudu sisään ryhmän hallinnoijana:
• Valitse Ryhmä > Käyttäjäryhmäni > Jakamistila.

Tilien hallinnoijat voivat hallita tilin kaikkien ryhmien jakoja ja voivat muodostaa jakoja ryhmien välillä ilman toisen käyttäjän hyväksyntää.

Voit käyttää ryhmäjakoa tilin hallinnoijana seuraavasti:

• Valitse Tili > Ryhmät > {Valitse ryhmä, jonka haluat jakaa}

Kun Ryhmä-valikko on latautunut, valitse Jakamistila.

Muut tilien välisten jakojen hallintaan käytettävät toiminnot

Jaetun sisällön tarkastelu

Käyttäjän kanssa jaettu sisältö näkyy Hallinta-välilehdessä.

Hallintasivun vasemmassa yläkulmassa, Omat sopimukset -kohdan vieressä on avattavan valikon nuoli.

• Napsauta nuolta, niin kanssasi jaettujen käyttäjien/ryhmien luettelo tulee näkyviin.
• Valitse käyttäjä/ryhmä, jota haluat tarkastella.
• Valittavissa on myös Kaikki jaetut sopimukset -vaihtoehto, joka palauttaa kaiken jaetun sisällön.

Sivu päivittyy, ja näkyviin tulee valitun käyttäjän/ryhmän Hallinta-sivun sisältö:

Edistykselliset jakotoiminnot

Ohjaimet

Käyttäjäjaon hallinnolliset valvontatoiminnot löytyvät kohdasta Tilin asetukset > Suojausasetukset > Tilin jakaminen.

• Jakaminen voidaan määrittää tilitasolla, jolloin asetukset koskevat kaikkia ryhmiä.
• Jakaminen voidaan määrittää myös ryhmätasolla, jolloin perityt tilitason asetukset ohitetaan.

Perusjaon toiminnot määrittävät, onko jakaminen sallittua, kuten myös sen, miten jakaminen aloitetaan:

• Älä salli tilin jakamista – Tilin jakamisen käyttöliittymä poistetaan määritetyn tilin/ryhmän käyttöliittymästä.
• Salli tilin jakamista koskeva pyyntö – Antaa määritetyn tilin/ryhmän käyttäjien tarkastella toisen käyttäjän sisältöjä.
• Salli oman tilin jakaminen – Antaa määritetyn tilin/ryhmän käyttäjien jakaa tilinsä toisen käyttäjän kanssa.
• Molemmat – Käyttäjä voi sekä pyytää että tarjota jakamista. 

Edistyksellinen jako tuo käyttöön ylimääräisiä käyttöoikeuksia:

• Ulkoisten tilien kanssa – Kun tämä asetus on käytössä, käyttäjät voivat jakaa näkymän tilinsä sisällöstä muiden Acrobat Sign -tilien käyttäjien kanssa.
  • Jakaminen ulkoiselle tilille luo vain luku -suhteen.
• Sisäisten tilien kanssa – Kun tämä asetus on käytössä, käyttäjät voivat jakaa sisältönsä muiden (saman) Acrobat Sign -tilin käyttäjien kanssa.
  • Jaon ottaminen käyttöön sisäisten tilien kanssa tarjoaa kaksi muutakin vaihtoehtoa:
    • Lähetetään – Antaa jaon vastaanottaneen osapuolen lähettää uusia sopimuksia jakaneen osapuolen puolesta.
      • Historiasta ja valvontaketjusta käy selvästi ilmi, että sopimuksen on lähettänyt – sopimuksen jakaneen osapuolen puolesta – osapuoli, jolle sopimus on jaettu.
      • Sopimuksen omistaa ja sen hallinnasta vastaa sen jakanut osapuoli, ikään kuin hän olisi lähettänyt sopimuksen itse.
    • Muokkaa nykyisiä tapahtumia – Antaa osapuolen, jolle sopimuksia on jaettu, muokata käynnissä olevia sopimuksia.