Cet article contient des informations sur les versions préliminaires. Les dates de publication, les fonctionnalités et d’autres informations peuvent être modifiées sans préavis.
la nouvelle version de cette expérience inclut les fonctionnalités les plus utilisées, mais ne correspond pas encore à la fonctionnalité complète de la version classique. Consultez la page sur les éléments pris en charge pour obtenir la liste des fonctionnalités disponibles et celles qui sont toujours en cours de développement. Des fonctionnalités supplémentaires seront ajoutées dans les versions futures.
Configurez l’accès pour permettre aux utilisateurs de créer des modèles de bibliothèque réutilisables et de les partager avec leur groupe ou compte.
Si vous envoyez régulièrement des accords standard, la création d’un modèle peut accélérer considérablement le processus et garantir la cohérence dans les documents signés.
Les modèles vous permettent de prédéfinir les champs et les placements de signature, en réduisant ou en éliminant la nécessité de réglages manuels pour chaque accord.
Le fait d’investir du temps dans la configuration d’un modèle bien structuré avec des champs clairs et validés offre d’autres avantages, notamment si vous analysez les données exportées pour suivre les tendances dans vos formulaires.
Configuration
Disponibilité :
- Acrobat Standard et Acrobat Pro : disponibles par défaut. Non configurable.
- Acrobat Sign Solutions : pris en charge ; disponible par défaut.
- Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge ; disponible par défaut.
Portée de la configuration :
Les administrateurs peuvent activer cette fonctionnalité au niveau du compte et du groupe.
Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis choisissez Paramètres généraux > Documents de bibliothèque.
Utilisation
Lorsqu’un utilisateur a accès à la création de modèles de bibliothèque, une vignette Créer un modèle réutilisable s’affiche sur sa page d’accueil.
Cette vignette permet de lancer le processus de configuration en donnant accès à l’interface qui accepte les fichiers de base sur lesquels le modèle doit être créé.
Bonnes pratiques
Si votre compte prend en charge la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes, pensez à créer un groupe dédié pour créer des modèles. Attribuez un nombre limité d’utilisateurs à ce groupe pour créer des documents de bibliothèque et les gérer pour tous les autres groupes.
Permettre à l’ensemble des utilisateurs de créer leurs propres modèles peut entraîner des incohérences dans les documents standard et empêcher la gestion de versions. En outre, si un trop grand nombre d’utilisateurs gère les modèles, cela peut également donner lieu à des versions en double et à une surcharge de la bibliothèque.
Un groupe plus petit et dédié garantit la cohérence dans la structure du modèle, en particulier dans la configuration des champs. Cette cohérence améliore l’exactitude des données et améliore les rapports.
Le partage avec plusieurs groupes n’est pas encore disponible dans la nouvelle expérience, mais le sera dans une prochaine version.
Si l’option Autoriser l’administrateur à partager des documents de la bibliothèque avec plusieurs groupes est activée, le processus de création de modèles est par défaut celui de l’expérience classique.
Les options configurables sont les suivantes :
Lorsque cette option est activée pour un groupe, l’option Créer un modèle réutilisable devient visible sur la page d’accueil de l’utilisateur.
Si cette option est désactivée, la vignette Créer un modèle réutilisable est masquée. Cela n’a pas d’incidence sur les modèles existants, mais empêche uniquement la création de modèles.
En permettant à vos utilisateurs de partager leurs modèles avec le compte, vous pouvez tirer parti de leurs efforts pour créer leurs propres modèles pour l’ensemble de votre organisation.
Lorsque cette option est désactivée, les utilisateurs non dotés de privilèges d’administration peuvent uniquement créer des accords pour eux-mêmes ou leurs groupes.
L’option permettant d’autoriser l’utilisation à tous les utilisateurs de mon entreprise reste disponible dans le menu de sélection, mais déclenche une erreur d’autorisation lorsque le modèle est envoyé à l’environnement de placement des champs.
L’option de partage avec plusieurs groupes n’est actuellement pas prise en charge dans la nouvelle expérience, mais devrait être incluse dans une version ultérieure.
Si l’option Autoriser l’administrateur à partager des documents de la bibliothèque avec plusieurs groupes est activée, le processus de création de modèles est par défaut celui de l’expérience classique.
L’option de partage avec plusieurs groupes n’est actuellement pas prise en charge dans la nouvelle expérience, mais devrait être incluse dans une version ultérieure.
Si l’option Autoriser l’administrateur à partager des documents de la bibliothèque avec plusieurs groupes est activée, le processus de création de modèles est par défaut celui de l’expérience classique.
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