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カスタムワークフローデザイナーを使用したカスタム構成ページの作成

 

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カスタムワークフローデザイナーを使用して、カスタム構成ページをデザインします。

エンタープライズアカウントでは、有効になっていれば、すべてのユーザーがカスタムワークフローデザイナーを使用して、カスタム構成ページを作成できます。

カスタム構成ページには、署名の詳細、有効期限、個人的なメッセージといった簡単でカスタマイズされた作成テンプレートから、企業ポリシーに厳密に準拠した複数の署名が可能な複雑なハイブリッドワークフローまで、様々な種類があります。

  • アカウント管理者は、アカウントグループ全体または特定グループのワークフローを作成できます。
  • グループ管理者は、割り当てられたグループのワークフローを作成できます。
  • 正しい権限のあるユーザーは、個人ワークフローを作成してグループと共有できます。

カスタムワークフローデザイナーには、次のようにしてアクセスします。

  1. 上部のナビゲーションバーの「ワークフロー」タブに移動します。
  2. 左側のメニューで「カスタムワークフロー」を選択すると、使用可能なワークフローが表示されます。
  3. ワークフローを作成」を選択して、新しいワークフローの作成を開始します。
カスタムワークフローが一覧表示され、「ワークフローを作成」ボタンがハイライト表示されます。

新しいワークフローを開くと、ロゴの下に「ワークフローデザイナー」ヘッダーが表示されます。

ページの上には、次のような複数のインジケーターとコントロールが表示されています。

  1. ステータスインジケーター – ワークフローの現在の状態が表示されます。
    • 下書き/非アクティブ - 「下書き」とラベル付けされています。
    • アクティブ - 「アクティブ」とラベル付けされています。
  2. ワークフロー名 - ワークフローの名前を表示します(新規ワークフローなど)。
  3. ワークフローを複製 – 新しい名前でワークフローのコピーを作成します。
  4. ワークフローを削除 – ワークフローをアカウントから削除します。
  5. 閉じる – ワークフローを終了します。未保存の変更がある場合は、プロンプトが表示されます。
  6. 保存 – すべての変更を保存します。
  7. アクティベート/アクティベート解除 - ワークフローのステータスを切り替えます。
    • アクティベート済み – ワークフローは「アクティブ」としてマークされ、割り当てられたユーザー、グループ、または組織で使用できます。
    • アクティベート解除済み – ワークフローは「下書き」ステータスのままで、所有者または管理者のみがアクセスできます。
アクション番号が付いたワークフローデザイナーヘッドパネル

ワークフローを作成するには、次の詳細を設定する必要があります。

  • ワークフロー情報 – ワークフローに名前を付け、送信者用のカスタム手順を追加し、権限を割り当てます。
  • 契約情報 – カスタム構成ページでの契約書の詳細の表示方法をカスタマイズします。
  • 受信者 – 署名者などの受信者タイプを追加して、署名順序を定義します。
  • 電子メール – 署名プロセスの各段階でのさまざまな参加者の電子メール通知を指定します。
  • 文書 - ワークフローに含める文書を選択します。
  • 送信者入力フィールド – 送信者が契約書を送信する前に情報を入力するフィールドを追加します。入力は署名者および承認者に連絡する前に契約書に追加されます。

ワークフローデザイナーで設定された情報はすべて、カスタム構成ページを自動化して送信者の手動入力を削減するのに役立ちます。必須フィールドにはアスタリスク(*)が付いています。オプションフィールドは、カスタマイズすることも空白のままにすることもできます。

可能な限り多くの情報を事前入力し、送信プロセスを迅速かつ簡単にして、エラーの発生率を減らすことが目的です。

注意:

カスタムワークフローで定義された設定とプロパティは、グループまたはアカウントレベルの設定を上書きします。ワークフロー内の設定可能なすべての要素に適用されます。

たとえば、グループレベルの設定で文書の有効期限が 5 日間に設定されていても、ワークフローテンプレートで完了期限が 3 日間に設定されていれば、契約書の有効期限は 3 日間になります。

ワークフローの設定が完了したら、「保存」を選択して変更を保存します。

ワークフローをデプロイする準備が整ったら、「アクティベート」を選択して使用できるようにします。

ヒント :

テスト中に、このワークフローを使用できるユーザーを「自分のみ」に設定して、すべての設定が意図したとおりに動作するようにします。

ワークフローの設定が正しいことを確認したら、「このワークフローを使用できるユーザー」を適切な本番設定にして、変更を「保存」します。

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