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カスタムワークフローの編集

ワークフローを作成する権限を持つユーザーは、いつでもワークフローを編集できます。

グループ管理者には、作成およびグループと共有されたワークフローを編集する権限があります。  別のユーザーが自分のグループに共有しているワークフローを編集している管理者は、ワークフローの共有を解除して、所有者のみが使用できる状態に戻すことができます。ワークフローの共有が解除されると、所有者がグループとワークフローを再共有するまで、管理者は再度ワークフローにアクセスできなくなります。

  • ワークフローの編集は、ワークフローがシステム内でアクティブになっている間に行うことができます。
  • 保存(更新)されたワークフローの編集内容はすぐに有効になり、契約書を作成するためにワークフローを実行する次のユーザーが使用できるようになります。
  • ワークフローを編集しても、以前に送信した契約書には変換されません。
警告:

グループ管理者がワークフローを使用できるユーザー範囲を「自分のみ(元の作成者)」に変更した場合、ワークフローはグループ管理者の範囲外となり、ワークフローを編集するためのアクセス権を回復ことはできません。

  1. 上部のナビゲーションバーの「ワークフロー」タブを選択してから、左側のパネルの「カスタムワークフロー」を選択します。

  2. ワークフローリストでワークフローを選択して、「<Workflow Name> を開く」ボタンをクリックします。

    編集するワークフローを選択

  3. ワークフローデザイナーが表示されます。

    ワークフローデザイナーが開くと、ワークフローを完全に編集できるようになります。必要に応じてすべてのセクションを変更でき、「更新」ボタンをクリックするまでは、変更は保存されません。

    パネルの右側には、次のワークフローコントロールがあります。

    A. ワークフローをクローン - 既存のワークフローのクローンを新しい名前で作成できます。

    B. ワークフローを削除 - アカウント表示からワークフローを削除します。

    C. 閉じるワークフローを閉じます。保存されていない変更がある場合は、メッセージが表示されます。

    D. 更新 — ワークフローに対するすべての変更を保存します。

    E. アクティベート/ディアクティベート — クリックしてワークフローをアクティベート(またはディアクティベート)します。

    • ワークフロー名の隣にあるドットは、ワークフローがドラフト/非アクティブ(グレー)またはアクティブ(緑)のどちらであるかを示します。
    ツールバーを更新

  4. ワークフローを編集します。

    ワークフローを編集すると、新しいワークフローを作成する場合と同じオプションと機能がすべて使用できます。

    自分のワークフローではなく、グループ内のユーザーが作成したワークフローを編集している管理者は、「ワークフロー」タブの「このワークフローを使用できるユーザー」コントロールに、わずかに変更されたオプションのリストが表示されます。「自分のみの代わりに、管理者が所有者ではないことを示す「共有を解除(<所有ユーザー名>に戻る)が表示されます。

    ワークフローの共有を解除すると、直ちに個々のコントロールが所有者に返され、管理者がワークフローをさらに編集する権限が削除され、管理者は編集環境から除外されます。

    ワークフローの共有解除

  5. すべての編集が完了したら、「更新」ボタンを選択して設定を保存します。

    インターフェイスが更新され、「更新」ボタンが灰色表示となり、未保存の編集がないことが示されます。この時点で、ワークフローの編集、ワークフローのアクティベートディアクティベートを行うか、ワークフローデザイナーを閉じることができます。

    ワークフローを更新

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