새 전송 워크플로우 구성

워크플로우 디자이너가 열리고 워크플로우 정보 패널이 표시됩니다.

워크플로우 정보 페이지에서 다음 정보를 입력합니다.

• 워크플로우 이름 - 워크플로우 이름을 입력합니다. 이 이름은 홈 페이지의 워크플로우 사용 드롭다운에 있는 워크플로우 디자이너 배너에 표시되고, 워크플로우를 사용하여 계약을 보낼 때 [보내기] 페이지의 맨 위에 표시됩니다. 
• 발신자용 지침 - 워크플로우 사용을 위한 지침을 입력합니다. 이 지침은 워크플로우를 사용하여 계약을 보낼 때 보내기 페이지의 맨 위에 표시됩니다. 

• 이 워크플로우를 사용할 수 있는 사람- 워크플로우를 사용할 수 있는 사용자를 지정합니다. 옵션은 다음과 같습니다.
  
  • 나만 - 워크플로우 작성자만 워크플로우를 사용할 수 있습니다.
    
    • "나만"은 모든 사용자가 사용자 정의 워크플로우에 액세스할 수 있는 경우에만 사용할 수 있습니다.
    • 여러 그룹에 액세스할 수 있는 사용자는 워크플로우를 사용할 수 있는 그룹을 선택할 수 있습니다.
      
  • 선택한 그룹 - 작성자가 액세스할 수 있는 모든 그룹을 표시하는 드롭다운 필드.
    
    • 계정에 대해 다중 그룹의 사용자가 활성화되면 사용자는 본인이 속한 모든 그룹에 대한 워크플로우를 만들 수 있습니다.
    • 워크플로우는 하나의 그룹에만 연결할 수 있습니다. 전송 페이지의 그룹 선택기가 표시되지 않습니다.
      • 여러 그룹이 워크플로우에 액세스해야 하는 경우 워크플로우 테스트를 완료한 다음 액세스가 필요한 각 그룹의 워크플로우 복사본을 복제합니다.
        
    • 그룹을 한 개 선택하면 해당 그룹의 멤버인 모든 사용자가 워크플로우를 사용할 액세스 권한을 갖습니다.
      
      • 사용자 정의 워크플로우 액세스가 모든 사용자에게 부여된 경우 다른 사용자는 계약을 복제하고 고유한 버전의 워크플로우를 만들 수 있습니다.
        
    • 그룹 수준 관리자는 관리 권한이 있는 그룹과 공유된 모든 워크플로우를 편집할 수 있는 권한을 갖습니다. (계정 수준 관리자도 모든 그룹에 대한 권한이 있으므로 그룹 공유 워크플로우를 편집할 권한이 있습니다.)
      
  • 내 조직의 모든 사용자 - Acrobat Sign 계정의 모든 사용자가 워크플로우를 사용할 수 있습니다.
    • 계정 수준 워크플로우는 발신자가 속한 모든 그룹에서 전송할 수 있습니다.
    • 계정 수준 관리자는 조직 수준에서 공유된 모든 워크플로우를 편집할 수 있습니다.
      

다음은 워크플로우 정보의 예입니다. 

왼쪽 레일에서 계약 정보를 클릭합니다.

전송 페이지에 채워야 하는 계약 정보를 정의합니다.

• 계약 이름 - 계약의 이름을 입력합니다. 이 이름은 워크플로우를 사용하여 계약을 보낼 때의 보내기 페이지와 "서명 요청/승인 요청" 이메일 제목에 표시됩니다.
  
• 메시지 - 수신자에게 보낼 메시지를 입력합니다. 이 메시지는 워크플로우를 사용하여 문서를 보낼 때 보내기 페이지에 표시됩니다.
  
• 참조 - 필요할 경우, 참조되는 측의 이메일 주소를 입력하세요. 이메일 주소는 쉼표 또는 세미콜론으로 구분해야 합니다.
  • 최소값 - 참조에 포함할 수 있는 최소 이메일 주소 수를 지정합니다.
  • 최대값 - 참조에 포함할 수 있는 최대 이메일 주소 수를 지정합니다.
  • 편집 가능 - 발신자가 보내기 페이지에서 워크플로우 참조 주소를 편집하는 것을 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
• 수신자 사용 언어 - 발신자는 이를 사용하여 수신자를 위한 언어를 지정할 수 있습니다.  이 설정은 보내기 페이지에 언어 선택기가 표시되는지와, 표시되는 경우 표시되어야 하는 기본 언어를 정의합니다.
  • 언어 선택기 표시하지 않음을 선택하면 계정/그룹 수준에서 정의된 기본 수신자 언어를 사용합니다.
• 전송 옵션
  • 다운로드한 PDF 열기 암호 설정 - 다운로드한 PDF에 대한 암호를 발신자가 지정할 수 있도록 하려면 이 옵션을 활성화합니다.
    
    • 필수 - 다운로드한 PDF에 대해 항상 암호를 요구하려면 이 옵션을 활성화합니다. 이 옵션을 설정하는 경우, 발신자는 보내기 페이지에서 이를 비활성화할 수 없고, 암호를 제공해야 합니다.
  • 완료 마감 시한 - 보내기 페이지에서 완료 마감 시한 지정을 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
    • 계약 완료까지 일수 - 수신자가 서명 프로세스를 완료해야 하는 날까지 남은 기본 일수를 선택합니다. 지정된 일수는 항상 보내기 페이지에서 편집할 수 있습니다.
  • 전송하기 전에 문서 작성 허용 - 발신자가 보내기 페이지에서 서명 필드 미리보기 및 추가 옵션을 사용하여 작성 환경에서 문서 양식 필드를 수정하는 것을 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
    • 기본적으로 작성 사용 - 보내기 페이지의 서명 필드 미리보기 및 추가 옵션을 자동으로 사용할 수 있도록 하려면 이 옵션을 활성화합니다.

다음은 계약 정보의 예입니다.

왼쪽 레일에서 수신자를 클릭하여 수신자 라우팅 섹션에 액세스합니다.

수신자 라우팅 섹션에서는 수신자와 요구 사항에 따른 라우팅 순서를 지정할 수 있습니다. 직렬, 병렬, 하이브리드 또는 중첩 하이브리드 라우팅이 있는 매우 복잡한 워크플로우를 만들 수 있습니다.  다음 지침에서는 수신자 라우팅에 사용할 수 있는 기능을 강조하고 있습니다.

• 기존 수신자의 앞 또는 뒤에 다른 수신자를 추가하려면,
  • 추가 아이콘 을 클릭합니다.
  • 사용하려는 역할을 선택합니다(계정에 대해 활성화된 모든 역할을 사용할 수 있음).

• 병렬 분기를 지정하려면, 수신자 위의 추가 아이콘을 클릭하고 병렬 분기를 선택합니다. 

• 수신자를 삭제하려면, 커서를 수신자 버블 위에 놓고, 삭제 아이콘 을 클릭합니다.

• 수신자를 사용자 지정하려면, 커서를 버블 위에 놓고, 편집 아이콘 을 클릭합니다.

수신자를 편집할 때 다음 항목을 구성할 수 있습니다.

• 수신자 레이블 - 수신자에 대한 레이블을 사용자 지정합니다. 예를 들어 기본 수신자 레이블을 [구매자]로 변경합니다. 
  • 수신자에 대한 레이블은 워크플로우 내에서 고유해야 합니다.
• 수신자 - 수신자의 기본 이메일 주소를 입력합니다.
• 수신자 그룹 추가 - 사용자가 사용 가능한 수신자 그룹 목록에 있는 재사용 가능한 수신자 그룹을 추가하려면 이 버튼을 선택합니다.
• 수신자 그룹으로 표시 - 이 항목을 선택하면 표준 수신자 이메일 기록 대신 수신자 필드에 나열된 이메일 주소들을 통해 수신자 그룹이 생성됩니다. 수신자 그룹은 비워 두거나 이메일 필드에서 하나 이상의 이메일 주소로 채울 수 있습니다(쉼표로 구분).
• 이 수신자가 발신자입니다 - 선택하면 발신자가 수신자로 삽입됩니다.
• 필수 - 수신자의 서명이 필요할 경우 이 옵션을 활성화합니다.
  
• 편집 가능 - 발신자가 보내기 페이지에서 이 수신자의 이메일 주소를 업데이트할 수 있도록 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
• 개인 메시지 추가 - 수신자에게 개인 메시지를 제공하려면 이 옵션을 선택합니다. 개인 메시지는 수신자의 이메일(전역 메시지에 추가)과 전자 서명 페이지에 삽입됩니다.
• 역할 — 수신자의 역할(서명자, 승인자, 양식 작성자 등)을 업데이트합니다.
• 인증 - 서명자에 대해 필요한 신원 확인 유형을 선택합니다. 활성화된 옵션만 표시됩니다.
  
  • 단일 요소 인증: 없음(이메일), Acrobat Sign, 이메일 OTP.
  • 이중 인증: 전화, KBA, 암호 및 정부 ID.

반드시 저장을 클릭하여 수행한 모든 수신자 구성을 저장하세요.

다음은 수신자 정보와, 서명자(구매자 및 영업 부장)와 승인자(영업 부사장) 모두에 대한 레이블을 사용자 지정한 라우팅의 예입니다. 

왼쪽 레일에서 이메일을 클릭하여 이메일 섹션으로 이동합니다.

• 이메일 섹션에서는 다양한 이벤트를 기반으로 서명/승인 프로세스 동안 전송되는 이메일을 제어할 수 있습니다. 
• 예를 들어, 계약이 취소된 경우 알림 이메일이 수신자와 참조인에게 전송되도록 지정할 수 있습니다. 

이메일 알림을 트리거할 이벤트의 확인란을 선택하고 구성을 저장합니다.

왼쪽 레일에서 문서를 클릭하여 문서 섹션으로 이동합니다.

문서 섹션에서는 다음을 구성할 수 있습니다.

• 문서 제목 - 문서 제목을 입력합니다. 이 제목은 보내기 페이지의 문서 영역에 표시됩니다.
  
• 파일 - Acrobat Sign 템플릿 라이브러리의 문서를 첨부하려면 파일 추가 아이콘 을 클릭합니다. 이 문서는 이 워크플로우를 사용하여 전송할 때 자동으로 첨부됩니다.
  • 파일을 선택하지 않으면, 워크플로우에서 발신자가 계약을 보낼 때 파일을 제공할 수 있습니다.
  • 문서에 필수 플래그가 지정된 경우, 워크플로우가 시작되면 문서가 자동으로 계약서에 첨부됩니다.
  • 파일 삭제 - 잘못된 파일을 첨부한 경우, 파일 이름 옆에 있는 삭제 아이콘(X)을 클릭하여 제거할 수 있습니다.
• 문서 이름 - 발신자를 위한 문서를 식별하는 의미 있는 이름을 입력하세요. 업로드된 라이브러리 문서의 이름이 기본값으로 지정되어 있지만 덮어쓸 수 있습니다.
• 필수 - 문서가 필수인지 여부를 지정합니다.
• 문서 추가 - 추가 문서를 위한 행을 추가하려면 문서 추가 버튼을 클릭합니다.
  •  문서 제목은 고유해야 합니다.
• 행 삭제 - 전체 행을 삭제하려면 행 삭제 아이콘(X)을 클릭합니다.

다음은 구성된 문서 섹션의 예입니다.

왼쪽 레일에서 발신자 입력 필드를 클릭하여 발신자 입력 필드 섹션에 액세스합니다.

이 입력 필드는 첨부된 문서(워크플로우 디자인의 일부 또는 발신자가 업로드한 파일)에 정의된 양식 필드에 매핑됩니다.

발신자는 이 필드를 사용하여 계약을 수신자에게 보내기 전에 콘텐츠를 미리 채울 수 있습니다.

발신자 입력 필드 패널에서 필드 추가를 클릭합니다.

그런 다음 추가된 각 행에 대해 다음 항목을 구성할 수 있습니다.

• 문서 제목 - 필드 제목을 입력합니다. 이 값은 발신자가 참조할 보내기 페이지에 표시됩니다.
• 문서 필드 이름 - 첨부된 라이브러리 문서에 있는 필드에 대한 필드 이름을 입력합니다.
  • 여기 입력한 필드 이름은 문서에 있는 양식 필드 이름과 반드시 일치해야 합니다.
• 기본값 - 기본값이 있을 경우 입력합니다.
• 필수 - 계약을 보내려면 먼저 이 필드에 대한 값을 입력해야 할 경우 이 옵션을 활성화합니다.
• 편집 가능 - 계약의 발신자가 기본값을 수정할 수 있도록 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
• 전체 행을 삭제하려면 행 삭제 아이콘(X)을 클릭합니다.

다음은 발신자 입력 필드의 예입니다.