사용자 지정 워크플로우 디자이너는 계약서 구성 및 서명 프로세스를 특정 비즈니스 요구 사항에 맞도록 사전에 정의하는 워크플로우 템플릿을 생성하는 데 사용됩니다. 사용자는 직관적인 인터페이스를 사용하여 워크플로우 템플릿을 설계할 수 있습니다. 이 인터페이스를 사용하면 사전 정의된 이름, 역할 및 라우팅 등과 같은 참가자의 특성, 계약서에 포함되는 문서, 발신자가 미리 작성할 양식 필드, 참가자를 위한 이메일 배포, 계약 만료 또는 암호 옵션 등을 쉽게 지정할 수 있습니다.

워크플로우 템플릿을 사용하는 발신자는 사용자 지정 지침과 필드를 통해 계약서 생성 프로세스에 대한 안내를 받으므로 전송 프로세스를 더 쉽게 사용할 수 있고 실수가 적습니다.

계정/그룹 설정에 따라 모든 사용자는 개인 용도로 워크플로우를 만들거나 자신의 그룹과 공유할 수 있습니다.

관리자는 그룹 수준에서 템플릿을 작성하고 공유할 수 있습니다.
- 계정 수준 관리자는 전체 조직에 대해 워크플로우를 공유할 수 있습니다.
관리자 이외의 사용자는 자신만의 워크플로우를 개발할 수 있으며 그 중의 일부를 자신이 속한 그룹과 공유할 수 있습니다.

워크플로우로 생성한 계약서의 기록과 감사 보고서는 관리 페이지에서 액세스할 수 있습니다.

계약서 작성이 진행되는 동안 알림 메시지를 추가하고 계약서와 관련한 다른 작업을 수행할 수 있습니다.

로그인한 후, 홈 화면의 상단 메뉴에서 워크플로우를 선택합니다.

Acrobat Sign에 로그인

워크플로우를 통해 생성한 계약서 서명/승인 및 관리

워크플로우 프로세스를 통해 생성한 계약서는 동일한 그룹을 통해 전송된 다른 모든 계약서와 정확히 동일합니다.

서명자와 승인자는 "서명 요청/승인 요청" 이메일의 링크를 사용하거나 신뢰할 수 있는 계정에 등록된 Acrobat Sign 사용자의 경우 관리 페이지를 사용하여 서명할 수 있습니다.

발신자도 관리 페이지에서 계약서를 관리하는 데 사용할 수 있는 옵션을 모두 동일하게 사용할 수 있습니다.

보고서 및 데이터 내보내기에서는 이 계약서를 수동으로 생성된 다른 계약서와 동일하게 취급합니다.

구성

가용성:

사용자 지정 전송 워크플로우 환경은 엔터프라이즈 라이선스 플랜에서만 사용할 수 있습니다.

구성 범위:

사용자 지정 전송 워크플로우에 영향을 주는 컨트롤은 계정 및 그룹 영역에서 액세스할 수 있습니다.

최신 워크플로우 경험을 활성화하면 수동 전송 프로세스의 기능에 더 가까운 워크플로우가 제공됩니다.

이 옵션으로 사용할 수 있는 기능:

리플로우 가능 페이지 레이아웃
한 명 이상의 수신자에 디지털 서명 사용
프리미엄 신원 확인을 사용하는 수신자 구성
보내기 프로세스 동안 수신자 그룹 구성
보내기 프로세스 동안 사용 가능한 모든 소스에서 문서 첨부

최신 경험을 활성화하려면 계정 설정 > 전송 설정 > 사용자 지정 워크플로우 컨트롤로 이동합니다.

프리미엄 신원 확인

워크플로우 디자이너에서 사용 가능한 모든 인증 방법은 수신자 개체에 표시됩니다.

인증 방법이 확인란으로 표시되므로 워크플로우 디자인에서 전송자용 옵션을 허용할 수 있습니다.

디자이너에서 여러 옵션을 선택한 경우에는 전송 프로세스 과정에서 전송자가 동일한 옵션을 사용할 수 있습니다.

수신자 그룹

디자이너의 수신자 개체를 수신자 그룹으로 할당할 수 있습니다. 이를 통해 발신자는 주소록 내 재사용 가능한 수신자 그룹 또는 임시 수신자 그룹을 사용하여 해당 서명 단계에서 작업할 수 있는 이메일 주소 배열을 확인할 수 있습니다.

예를 들어, 세 명의 관리자 중 한 명이 연대 서명을 해야 하는 경우, 세 개 이메일을 모두 포함하여 수신자 그룹을 추가할 수 있습니다. 수신자 그룹에 서명 주기가 돌아오면 세 명의 관리자 모두 통지를 받지만 한 명만 서명을 완료하면 됩니다.

워크플로우에서 재사용 가능한 수신자 그룹을 사용할 때는 수신자를 먼저 만들어야 하며 워크플로우의 사용 가능한 범위 내에서 사용자가 수신자를 사용할 수 있어야 합니다. 즉, 워크플로우를 조직 전체에서 사용할 수 있다면 수신자 그룹도 조직 전체에서 사용할 수 있어야 합니다.

재사용 가능한 수신자 그룹을 추가하려면 수신자 그룹 추가 버튼을 선택하여 선택기를 엽니다.

호환 가능한 사용자 권한이 있는 수신자 그룹만 사용할 수 있습니다.
- 전체 계정에 액세스할 수 있는 사용자 지정 워크플로우는 계정 관리 수신자 그룹만 사용할 수 있음
- 전체 그룹에 액세스할 수 있는 사용자 지정 워크플로우는 그룹 및 계정 관리 수신자 그룹을 사용할 수 있음
- 개별 사용자가 액세스할 수 있는 사용자 지정 워크플로우는 사용자, 그룹 및 계정 관리 수신자 그룹을 사용할 수 있음
재사용 가능한 수신자 그룹 이름이 템플릿을 사용하여 계약서를 보낼 때 입력한 그룹 이름으로 자동 삽입됩니다.
수신자가 수신자 그룹에 포함되었을 경우, 수신자는 템플릿을 사용하여 계약서를 보낼 때 더 이상 편집 기능을 사용할 수 없습니다.
재사용 가능한 수신자 그룹의 구성원은 편집, 삭제 또는 추가할 수 없습니다.
수신자 그룹을 구성할 때 요청에 따라 수신자에게 플래그가 지정되지 않더라도 수신자는 서명 흐름에서 삭제되지 않을 수 있습니다.

수신자 그룹 추가 버튼이 강조 표시된 수신자 구성 패널. 수신자 그룹 선택 창 및 결과 전송 페이지를 포함

임시 수신자 그룹은 사용자 지정 워크플로우 수신자 정의에서 생성되며, 한 워크플로우에 있는 한 명의 수신자를 설명하기 위해서만 존재합니다. 다른 프로세스에서 임시 수신자 그룹을 저장하거나 다시 사용할 수 있는 방법은 없습니다.

임시 수신자 그룹을 구성하려면 다음을 수행합니다.

수신자 그룹 구성원들의 이메일 주소를 쉼표를 구분 기호로 사용하여 수신자 필드에 입력합니다.
수신자 그룹으로 표시 확인란에 체크합니다.
- 발신자가 워크플로우를 사용하여 계약을 시작하면 시스템에서 자동으로 그룹의 이름을 삽입합니다. 그룹 이름은 이름이 자동으로 생성되었음을 나타내는 접두사와 "수신자 그룹 X"라는 문자열로 구성되는데 여기서 X는 1부터 시작해서 증가하는 숫자로, 추가된 수신자 그룹의 개수에 따라 증가합니다.
- 수신자가 편집 가능하도록 구성된 경우 발신자는 그룹 이름을 편집하고 미리 채워진 구성원을 삭제하며 필요에 따라 새 구성원을 추가할 수 있습니다.

수신자로 표시된 그룹이 선택된 워크플로우 디자이너 및 수신자 그룹 구성원이 나열된 결과 보내기 페이지

파일 첨부

보내기 프로세스 동안 사용 가능한 모든 Acrobat Sign 소스에서 문서를 첨부할 수 있습니다.

참고:

Acrobat Sign 템플릿을 Workflow에 첨부하면, 사용자는 Workflow와 동일한 그룹에 할당된 템플릿과 조직에 할당된 템플릿(계정 수준 템플릿)만 보게 됩니다. 이것은 워크플로우와 그룹의 (일대일) 관계 때문입니다. (그리고 계정 수준 템플릿은 모든 그룹에 의해 상속되기 때문입니다.)

이것은 여러 그룹(일 대 다)에 멤버십이 있는 사용자가 그 템플릿 라이브러리를 볼 때와는 다른 환경입니다. 사용자는 여러 그룹에 액세스할 수 있기 때문에 모든 그룹과 관련된 모든 템플릿을 볼 수 있습니다.
Workflow의 경우에는 그렇지가 않고 범위가 하나의 그룹으로 한정되어 있습니다.

“새로운” 설정 아래의 사용자 경험이 보내기 페이지와 같이 리플로우 가능한 최신 디자인으로 업데이트되었습니다.

레거시 경험에서 수신자 목록의 오른쪽에 있는 지침이 축소 가능한 창에서 페이지의 맨 위로 이동되었습니다.

템플릿 정의 필드 할당

템플릿 정의 필드 할당은 워크플로우 디자이너에 정의된 수신자 목록을 작성된 양식의 적절한 필드 지정 사항과 연관시킵니다.

사용 사례 예:

(고객) 서명자가 첫 번째로 서명합니다.
- 원할 경우 공동 서명자가 두 번째로 서명할 수 있습니다.
내부 연대 서명이 영업 담당자에 의해 적용됩니다.

일반적으로 이렇게 하려면 다음과 같이 보내기 페이지에서 수신자가 색인화되는 방식으로 인해 두 개의 양식이 필요합니다.

단일 서명자 시나리오용 하나 - 내부 연대 서명을 두 번째 서명자 색인으로 지정
공동 서명자 시나리오용 하나 - 공동 서명자가 두 번째 서명자 색인이고 연대 서명이 세 번째인 경우

"템플릿 정의" 규칙 구조에서는 가능한 모든 정의된 수신자 필드로 완전히 사용할 수 있는 하나의 양식을 구성합니다.

수신자 서명자 색인(워크플로우 디자이너에 정의됨)은 강제 적용되며, 계약이 전송될 때 생략된(선택 사항) 수신자에게 지정된 필드는 무시됩니다.

따라서 위의 사용 사례에서 공동 서명자는 항상 서명자 색인 2이지만, 계약서가 전송되는 당시에 공동 서명자가 포함되지 않는 경우 해당 signer2 필드는 무시되고 연대 서명자(서명자 색인 3)는 여전히 signer3 필드에만 액세스할 수 있습니다.

계정 설정 > 전송 설정 > 사용자 지정 워크플로우 컨트롤 > 템플릿 정의 서명 배치 활성화로 이동하여 이 새 기능을 활성화합니다.

참고:

템플릿 정의 서명 배치 기능을 사용하면 전송 프로세스 중에 계약서를 작성하는 옵션을 사용할 수 없게 됩니다.

수신자와 필드 사이의 관계 이해

계약과 관련된 각 수신자는 서명자 색인 번호가 지정됩니다. 이 색인 번호는 수신자에게 내용을 추가할 권한이 있는 필드(예: 서명 필드)와 해당 수신자를 연결하는 데 필요합니다.

수신자는 보내기 페이지의 스택 순서에 따라 해당 색인 번호를 획득합니다. 스택의 맨 위에 있는 수신자는 1이고, 다음 수신자는 2가 되는 방식입니다. 이 색인 번호는 계약서가 "순서대로 완료"로 구성되면 표시되지만 워크플로우가 "순서와 관계없이 완료"인 경우에도 표시됩니다.

워크플로우 디자이너에서 수신자 흐름을 작성할 때에는 다음 규칙에 따라 서명자 색인이 지정됩니다.

위에서 아래로
- 왼쪽에서 오른쪽으로

아래 예에서는 서명자와 공동 서명자가 스택의 맨 위에 있습니다.

"서명자"는 맨 위에서 가장 왼쪽 수신자이므로 색인 1이 지정됩니다.
"공동 서명자"도 맨 위에 있지만 서명자의 오른쪽에 있으므로 색인 2가 지정됩니다.

이 사용 사례에서 실제로 어느 쪽이 먼저 서명하느냐는 중요하지 않으므로 이들은 동시 서명 흐름에 삽입됩니다. 그러나, 서명 색인은 서명자가 자신의 내용을 올바른 "서명자" 필드에 적용하도록 하기 위해 엄격히 적용되며, 공동 서명자는 지정된 "공동 서명자" 필드에만 액세스할 수 있습니다.

"영업 담당자"는 서명자와 공동 서명자가 모두 완료된 후 세 번째로 서명합니다.

영업 담당자 연대 서명이 수행되면 "경영진 승인"이 네 번째로 요청됩니다.

참고:

"서명자", "공동 서명자", "영업 담당자" 등의 수신자 이름은 필드 할당과 관계가 없습니다. 이 이름들은 워크플로우 템플릿에서 사용자를 명확히 하기 위해 사용된 관리자 정의 레이블일 뿐입니다.

위의 디자이너 수신자 흐름은 아래와 같은 보내기 페이지 템플릿을 생성하게 됩니다.

(보내기 페이지에서 색인 번호는 표시되지 않지만 스택 순서는 더 명확합니다.)

필드가 있는 양식을 작성할 때 각 필드는 명시적으로 서명 색인에 지정됩니다(지금은 "모든 사용자" 필드 무시).

Acrobat Sign 저작 환경에서 이 작업은 참가자를 선택하고 해당 참가자에 대한 필드를 배치함으로써 수행됩니다.

각 참가자는 각 참가자에게 지정되는 필드 간의 시각적 차이를 유지하기 위해 색상으로 구별됩니다.

텍스트 태그를 사용하는 경우 태그 자체는 서명자 색인에 필드를 지정하는 인수(예: :signer1)를 제공합니다.

워크플로우를 구성하는 옵션도 제공하려면 이 기능을 활성화해야 합니다.

계정 설정 > 전역 설정 > 사용자 지정 전송 워크플로우로 가서 관리자에게 워크플로우 디자이너 활성화를 활성화합니다.

활성화가 되면, 모든 계정과 그룹 수준의 관리자들이 자신의 관리자 메뉴에서 워크플로우 디자이너에 액세스할 수 있습니다.

그룹 수준 관리자는 관리 권한이 있는 그룹에 대한 워크플로우를 만들 수 있습니다.
계정 수준 관리자는 모든 그룹의 워크플로우를 생성할 수 있고 조직 전반에 걸친 워크플로우도 생성할 수 있습니다.

이 설정을 활성화할 경우, 워크플로우 탭을 선택하면 사용자 지정 워크플로우 옵션을 사용할 수 있습니다.
이 설정을 비활성화하면 사용자 지정 워크플로우 옵션을 사용할 수 없습니다.

사용 범위 "나만"을 이용하여 워크플로우를 만드는 옵션을 활성화하려면, 워크플로우 디자이너가 모든 사용자에 대해 활성화되어 있어야 합니다. 모든 사용자가 활성화되지 않은 경우 워크플로우는 그룹 또는 전체 조직에만 연결할 수 있습니다.

계정 설정 > 전역 설정 > 사용자 지정 전송 워크플로우로 가서 모든 사용자에게 워크플로우 디자이너 액세스 활성화를 활성화합니다.

이 설정을 활성화할 경우, 워크플로우 탭을 선택하면 사용자 지정 워크플로우 옵션을 사용할 수 있습니다.
이 설정을 비활성화하면 사용자 지정 워크플로우 옵션을 사용할 수 없습니다.

기본적으로 관리자가 아닌 사용자는 자신을 위해서만 워크플로우를 생성할 수 있고, 워크플로우를 자신의 그룹과 공유할 권한이 없습니다.

그러나 사용자가 워크플로우를 자신의 그룹과 공유할 수 있는 권한을 계정 또는 그룹 수준에서 활성화할 수 있습니다.

계정 설정 > 전역 설정 > 사용자 지정 전송 워크플로우로 이동하여 사용자가 생성한 워크플로우를 모든 그룹에 공유하도록 허용을 활성화합니다.

이 설정을 활성화하면 워크플로우를 사용할 수 있는 사용자를 선택할 수 있는 그룹 선택기 드롭다운 상자가 표시됩니다.
이 설정을 비활성화하면 그룹 선택기 드롭다운 옵션이 인터페이스에 노출되지 않습니다.

모든 문서에 대해 특정 워크플로우를 강력하게 적용하고 사용자가 최소한의 입력으로 보내는 프로세스를 간소화하려는 계정은 모든 문서 워크플로우를 완전히 정의하고 사용자의 애드혹 전송을 완전히 제한할 수 있습니다.

다중 그룹의 사용자를 활용하는 계정은 그룹 수준 설정에서 구성 가능한 옵션을 확장할 수 있으므로 정확한 서명 옵션과 알림 프로세스가 엄격하게 적용됩니다.

사용자가 승인된 워크플로우만 보내도록 제한하려면 계정 설정 > 전역 설정 > 사용자 지정 전송 워크플로우로 이동한 후 워크플로우만 사용하여 계약 보내기 활성화를 선택합니다.

일반적인 문제에 대한 오류 보고

레거시 워크플로우 경험의 일부 요소는 최신 경험에서 향상된 제어와 보안의 결과로 새 인터페이스에서 오류를 생성합니다. 이러한 오디오가 발생할 경우 오류를 더 잘 표시하고 설명하기 위해 추가적인 오류 트랩핑이 배치되었습니다.

계정이 최신 전송 환경을 사용하도록 구성되어 있는데 문제가 있는 워크플로우가 실행되면 사용자에게 오류를 표시하는 빨간색 배너가 표시됩니다.

계정이 여전히 기본적으로 클래식 환경을 사용하도록 구성되어 있는 경우 워크플로우가 계속 해당 규칙에 따라 작동할 수 있습니다.

최신 경험에서 오류가 감지된 것으로 표시됩니다.

두 개 이상의 문제가 발견되는 경우에는 발견된 모든 오류가 나열됩니다.

새 인터페이스 규칙 세트하에서 워크플로우가 유효하도록 하려면 관리자가 워크플로우를 편집하고 발견된 문제를 수정해야 합니다.

클래식 규칙 세트에서, 이메일 문자열의 형식이 잘못되거나 구분 기호(예를 들어, 공백과 쉼표를 사용하여)가 잘못 표시될 수 있습니다.

이 오류가 생성되면 관리자는 다음 항목을 확인해야 합니다.

참조 이메일 주소들이 올바르게 구분되었는지 여부

정의된 모든 수신자 이메일 문자열 - 제대로 구성되었는지 확인
- (예: name@domain.tld)
- 최신 환경이 쉼표 또는 세미콜론을 허용함

최신 환경에서는 워크플로우 디자이너의 문서 페이지에 있는 모든 문서 제목에 대해 고유한 값을 사용해야 합니다.

이 오류에 대한 자세한 내용은 여기에서 찾을 수 있습니다.

워크플로우를 설계할 때 관리자는 액세스 범위가 제한된 문서 템플릿을 첨부할 수 있습니다.

이 범위를 벗어나는 사용자가 워크플로우를 로드하려고 시도하면 문서를 첨부할 수 없으며 보안 위반이 트리거됩니다.

예를 들어, 관리자는 액세스 범위를 소유자만으로 제한하는 속성이 있는 새 문서 템플릿을 작성할 수 있습니다. 관리자가 소유자이므로 관리자는 해당 문서를 워크플로우에 첨부할 수 있습니다.

시스템의 다른 사용자는 소유자가 아니므로 문서 범위 밖에 있습니다.

이 오류가 표시되면 관리자는 첨부된 문서 템플릿의 속성을 조정해야 합니다.

템플릿 속성을 검토 및 조정하는 절차는 여기에 있습니다.

사용자 정의 전송 워크플로우와 관련한 추가 내용:

쉽고 빠르게 지원 받기

신규 사용자이신가요?

사용자 지정 전송 워크플로우의 개요 및 구성

사용자 지정 워크플로우의 개요