Oversigt
En PDF-kopi af en underskrevet aftale kan vedhæftes den endelige mailnotifikation, der sendes til aftaledeltagerne, når signaturprocessen er fuldført.
Hvem den underskrevne PDF leveres til er baseret på de indstillinger, der er defineret i den gruppe, aftalen sendes fra, og distributionen kan begrænses til kun interne modtagere, eksterne modtagere, interne og eksterne modtagere eller ingen.
Den leverede PDF vedhæftes direkte til mailen og er sikret med Adobe Acrobat Sign CDS-signeringscertifikatet for at sikre, at dokumentet er en certificeret kopi af den juridisk underskrevne original på Acrobat Sign-serveren.
Administratorer bør overveje typen af indsamlet indhold i sine dokumenter og vurdere fordele and risici ved at levere en kopi af det pågældende dokument i mailformat. Hvis der ikke leveres kopier til modtagerne, bør der etableres et system for levering af kopier af det underskrevne dokument til eksterne underskrivere.
Vedhæftning af en PDF-kopi af det underskrevne dokument er en forudsætning for at gøre det muligt at vedhæfte en revisionsrapport eller en CSV af de data, der er indsamlet på dokumentet.
Anbefalede fremgangsmåder
Administratorer er nødt til at forstå karakteren af de aftaler, der sendes, og hvis bekvemmeligheden ved at levere det underskrevne dokument til underskriverne opvejer den risiko, der måtte være forbundet med at vedhæfte PDF'en.
Det er objektivt set mere sikkert at undertrykke maillevering af den underskrevne PDF. Dette skal afvejes mod kravene om at levere det underskrevne dokument til underskriverne (hvis nogen findes). Hvis automatisk levering undertrykkes, bør administratorer udvikle en indtagelses- og leveringsproces til levering af de underskrevne dokumenter til deres underskrivere, når de bliver bedt om det.
Afhængigt af aftalemængderne og følsomheden af forskellige aftaler kan det være nyttigt at etablere forskellige grupper for at levere yderst følsomme aftaler med mere alvorlige sikkerhedsmuligheder.
Konfiguration
Tilgængelighed:
Muligheden for at vedhæfte en PDF til den endelige mail er tilgængelig for team- og enterprise- licensplaner.
Konfigurationsomfang:
Funktionen kan aktiveres på både konto- og gruppeniveau.
Kontrolelementerne til denne funktion kan vurderes ved at gå til Globale indstillinger > Vedhæft en PDF-kopi af det underskrevne dokument i mails sendt til
Kontrolelementerne gør det muligt at begrænse leveringspublikummet:
- Alle modtagere – alle parter, der er involveret i aftaleprocessen, får en kopi af dokumentet.
- Interne modtagere ─ kun deltagere, der er interne i din Acrobat Sign-konto, modtager dokumentet.
- Bemærk, at interne modtagere har direkte adgang til at downloade en kopi af den oprindelige aftale på siden Administrer på deres Acrobat Sign-konto.
- Eksterne modtagere ─ kun deltagere, der er eksterne for din Acrobat Sign-konto, modtager dokumentet.
- Bemærk, at eksterne modtagere typisk ikke har direkte adgang til aftalen om Acrobat Sign-systemet. Eksterne modtagere, der ønsker en kopi af dokumentet, skal kontakte din organisation for at anmode om en kopi.
- Ingen – PDF'en er ikke vedhæftet i den endelige mail.
