Tillad afsendere at uploade et fysisk underskrevet dokument på vegne af deres modtager.
Nogle organisationer (eller dokumentkrav) kræver fysiske signaturer i stedet for elektroniske. Derudover vil nogle modtagere muligvis foretrække ikke at underskrive elektronisk af personlige årsager. I disse tilfælde kan modtageren sende et fysisk underskrevet dokument tilbage i stedet for selv at gennemføre uploadprocessen.
For at holde signaturprocessen præcis og korrekt registreret i Acrobat Sign kan afsendere uploade det underskrevne dokument på modtagerens vegne. Det sikrer, at aftalen videreføres korrekt i arbejdsforløbet, samtidigt med at man opretholder et komplet revisionsspor.
Sådan bruges det
Kun aftalens oprindelige afsender har ret til at uploade en fysisk underskrevet version af den.
Ved modtagelse af det fysiske dokument tilgår afsenderen aftalen på sin side Administrer og uploader den ved hjælp af linket Upload underskrevet dokument i listen Handlinger til højre på siden.
Revisionsrapporten sporer denne aktivitet, og aftalen genoptager det konfigurerede signaturflow eller fuldfører aftalen i henhold til aftalens design.
Bedste praksisser
Organisationer, der ikke strengt kræver elektroniske eller digitale signaturer, kan drage fordel af at holde muligheden for håndskreven signatur aktiveret for at reducere friktion i underskrivelsesprocessen. Tillader en gruppe håndskrevne signaturer, sikrer aktivering af funktionen Upload underskrevet dokument fleksibilitet i håndteringen af fysisk underskrevne aftaler.
Håndtering af håndskrevne og digitale signaturer
- For aftaler der kræver digitale signaturer, skal man deaktivere muligheden for at anmode om håndskrevne signaturer og forhindre modtagere i at konvertere signaturforløbet.
- For organisationer, der bruger flere grupper, kan indstillingen Brugere i flere grupper hjælpe med at administrere signaturindstillinger ved at muligheden for håndskrevne signaturer begrænses for specifikke grupper.
- For organisationer, der ikke accepterer håndskrevne signaturer, anbefales det at deaktivere:
- Funktionen Upload underskrevet dokument.
- Muligheden for at sende aftaler til håndskrevne signaturer.
- Mulighed for, at modtagere kan skifte til et håndskrevet format for signatur.
Anvendelse af disse indstillinger sikrer, at aftalerne overholder overholdelseskravene, samtidigt med at man bevarer proceseffektiviteten.
Konfiguration
Tilgængelighed:
Upload af et underskrevet dokument er tilgængeligt for alle licensplaner.
Konfigurationsomfang:
- Acrobat Standard- og Acrobat Pro-konti har som standard muligheden aktiveret.
- Håndskrevne signaturer kan ikke vælges, når en aftale sendes gennem disse niveauer, men kan konverteres af modtagere med indstillingen Tillad underskrivere at udskrive, at sætte håndskrevne signaturer og at uploade aftalen tilbage til Acrobat Sign i stedet for at e-signere den .
- Konti med Enterprise-licens kan aktivere eller deaktivere indstillingen på konto- og gruppeniveau.
For at få adgang til funktionsstyringen gå til Globale indstillinger > Upload signeret dokument.
Relaterede indstillinger
Man bør overveje to indstillinger, der er relateret til muligheden for håndskreven signatur. Hvis du vil deaktivere muligheden for at uploade underskrevne dokumenter, skal du sandsynligvis deaktivere nedenstående indstillinger:
Tillade håndskreven signaturtype betyder, at man i sidste ende får nogle håndskrevne signaturer. Til sidst vil du skulle uploade en fysisk kopi til underskriveren.
Hvis du ikke ønsker at tillade håndskreven signatur i nogen tilfælde, skal du deaktivere denne signaturtype, så dine afsendere ikke har mulighed for at oprette situationen.
Formatet Tillade modtagere at konvertere signaturflowet til håndskreven signatur er generelt en god idé, hvis du er afhængig af en hurtig signaturproces, og du ikke har behov for en elektronisk signatur.
Underskrivere, der ikke er fortrolige med elektroniske signaturer, kan afgive en fysisk signatur, og processen fortsætter.
