Oversigt
Microsoft Dynamics-arbejdsforløbssystemet giver mulighed for en meget tilpasselig kæde af relaterede objekter til automatisering af processer i Dynamics-miljøet.Disse processer kan udløses manuelt af en bruger eller konfigureres til at udløses, når definerede hændelser indtræffer.
Dette dokument har til formål at beskrive og forklare Adobe Acrobat Sign-objekterne, der er tilføjet i version 7 af Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics CRM-pakken.
Det er ikke tænkt som en dybdegående forklaring af det brugerdefinerede arbejdsforløb-system i Dynamics.
Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics CRM understøtter kun oprettelse af brugerdefinerede arbejdsforløb i version 7-installationspakken til 365 CRM-løsningen.
Denne pakke indeholder:
- Syv aktiviteter, de diskrete handlinger, der kan bruges til at oprette dine egne brugerdefinerede processer
- To handlinger, klar til brug "med det samme".Fremragende genanvendelige processer til flere arbejdsforløb
- Et arbejdsforløb, et funktionelt eksempel (i kladde-status), der automatisk sender en aftale, når en salgsmulighed angives til "Vundet"
Den tidligere version af Dynamics (2011/2013/2016) understøttes ikke af version 7 af Adobe Acrobat Sign-pakken.
Før du opretter et arbejdsforløb, skal du have en solid forståelse af den formular, der skal underskrives, samt antallet og rækkefølgen af de modtagere, der skal inkluderes i underskriftsprocessen.
Der er flere muligheder, der kan ændre underskriftsrækkefølgen, normalt ved at indsætte en modtager på den første modtagerposition og skubbe de andre modtagere ned i stakken.
Aktiviteter
Aktiviteter er byggestenene i handlinger og arbejdsforløb, hvor hver definerer en diskret opgave, der kan tage input fra tidligere aktiviteter eller hændelser og generere output til efterfølgende aktiviteter.
Sammenkædning af en række aktiviteter opretter en handling eller et arbejdsforløb.
Der er syv Adobe Acrobat Sign aktiviteter tilgængelige:
Felterne:
Aftalenavn – Navnet på aftalen, som det skal vises i e-mail-meddelelserne til modtagerne, og som det refereres til i hele Dynamics-miljøet
Aftalebesked – Den globale besked, der føjes til e-mail-notifikationer til modtagerne
Signaturtype – Definerer signaturforløbet, der håndhæves af Adobe Acrobat Sign. Der er to muligheder:
- ESIGN – Bruger elektroniske signaturer, der anvendes udelukkende gennem en webforbundet session. Modtagere kan bruge desktop- eller mobilplatforme til at påføre signaturen
- WRITTEN – Bruges, når en fysisk signatur er påkrævet. Processen beder modtageren om at udskrive filen, fysisk underskrive dokumentet, scanne dokumentet tilbage til PDF-format og uploade det tilbage til systemet
Angiv adgangskode til at åbne underskrevet PDF – Et valgfrit felt, der accepterer en adgangskodestreng, som anvendes på det endelige underskrevne dokument.Visning af den signerede PDF kræver altid adgangskoden
Dage indtil aftalen udløber – Enhver værdi, der indtastes i dette felt, repræsenterer, hvor mange dage aftalen kan underskrives, efter den er oprettet.Alle modtagere skal gennemføre deres del af signaturprocessen, før denne timer udløber, ellers annulleres aftalen
Afsenderens signeringsindstillinger – Styrer modtagerens signaturforløb i forhold til afsenderen. Der findes fire muligheder:
- Jeg underskriver ikke – Hvis afsenderen ikke forventes at underskrive, simpelthen fordi de er afsenderen
- Husk, at afsenderen kan tilføjes som modtager gennem andre metoder, såsom et opslag
- Jeg underskriver først – Indsætter afsenderen af aftalen i modtagerstakken som den første underskriver
- Jeg underskriver sidst – Indsætter afsenderen af aftalen i modtagerstakken som den sidste underskriver
- Kun jeg underskriver – Til processer, hvor kun afsenderen ville påføre en signatur. E.g. Ferieanmodninger
Afsenderens signeringsindstillinger påvirker direkte signaturrækkeføljen af aftalen, og tilsidesætter værdien for Modtagerrækkefølge som defineret i AddRecipient-aktiviteterne.
Hvis du har defineret en modtager med en Modtagerrækkefølge-værdi på 1 og derefter konfigurerer CreateAccount-aktiviteten til at indsætte afsenderen som den første underskriver (jeg underskriver først), så bliver værdierne for Modtagerrækkefølge funktionelt skubbet ned i stakken.
1 vil blive behandlet som 2 og kun få adgang til signer2-felterne.
2 vil blive behandlet som 3, og så videre.
Personlig underskrift – Bruges, når du forventer, at modtageren befinder sig på samme fysiske sted som afsenderen, og ønsker at tillade personlig underskrift, hostet på afsenderens system.
Denne metode omgår den normale e-mailverifikationsproces, så det anbefales stærkt, at du kræver, at der indsamles yderligere ikke-trivielle oplysninger i formularen (f.eks. kørekort, CPR-nummer osv.) for at sikre en rimelig tilknytning til den enkelte person
Underskriftsrækkefølge påkrævet – Denne indstilling dikterer det grundlæggende aftaleflow.
- Når værdien er True, følges en sekventiel underskriftsproces, hvor én modtager ad gangen kan få adgang til aftalen. Hver modtager får besked, når det er deres tur til at interagere med aftalen, men ikke før det er deres tur
- Når værdien er False, følges en parallel underskriftsproces, hvor alle modtagere får besked samtidigt, og underskrifter/accept kan anvendes i vilkårlig rækkefølge
URL til landingsside efter underskrift – En offentlig URL, som du gerne vil have dine underskrivere dirigeret til, når de har påført deres underskrift.
- Hvis der ikke angives nogen værdi, vises standardsiden efter underskrift, som leveres af Adobe Acrobat Sign
Forsinkelse i sekunder for omdirigering – Hvis der angives en URL til landingsside efter underskrift , definerer dette felt antallet af sekunder, browseren venter efter aftalen er afgjort, før omdirigeringen udløses og ændrer browseren til landingsidens URL
Identitetsverifikation – Denne indstilling definerer standardverifikationsmetoden for alle modtagere tilknyttet aftalen.
- Dette gælder især aftaler, der importerer modtagere uden at bruge TilføjModtager aktiviteten:
- Når Afsenderunderskriftsindstillinger er indstillet til Jeg underskriver først, Jeg underskriver sidst, eller Kun jeg underskriver
- Når Tilføj primær e-mail fra overordnet enhed er aktiv
- Modtagere tilføjet gennem en efterfølgende TilføjModtager aktivitet har mulighed for at tilsidesætte standardidentitetsverifikationsmetoden
Alle modtagere verificeres mindst ved godkendelse til den e-mailadresse, som aftalen sendes til.
Tofaktorgodkendelse er tilgængelig i flere former:
- E-mail – Standardvalideringstypen. Anvendes for hver modtager
- Telefon – To-faktor-verifikation, der sender en SMS-besked til modtageren, når de forsøger at få adgang til aftalen.
- Modtagerens telefonnummer og landekode skal angives i feltet Recipient Phone og feltet Recipient Country Code på AddRecipient-objektet
- Adgangskode – To-faktor-verifikation, der anvender en standard alfanumerisk adgangskodestreng
- Adgangskoden skal kommunikeres til modtageren gennem en ekstern metode
- Vidensdatabase – To-faktor-verifikation kun for modtagere i USA.
- Bruger ikke-trivielle data udvundet fra offentlige databaser til at stille en række personlige spørgsmål.
- Webidentitet – Tofaktorgodkendelse, der bruger vellykket autentificering til et af flere sociale medier.
- Gyldige websteder til godkendelse omfatter Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live og Twitter.
Angiv adgangskode til identitetsbekræftelse – Adgangskodestrengen, der skal bruges, hvis adgangskodebekræftelse er valgt
Tilføj primær e-mail fra overordnet enhed som modtager – Når True, importerer processen e-mailadressen fra den primære enhed som den første underskriver i underskriftsprocessen
Tilføj primær e-mail fra overordnet enhed som modtager påvirker direkte underskriftsrækkefølgen for aftalen og tilsidesætter værdien for modtagerrækkefølge, som defineret i aktiviteterne AddRecipient.
Hvis du har defineret en modtager med en værdi for modtagerrækkefølge på 1 og derefter konfigurerer aktiviteten CreateAccount til at tilføje primær e-mail fra overordnet enhed som modtager, vil værdierne for modtagerrækkefølge funktionelt blive skubbet ned i stakken.
1 vil blive behandlet som 2 og kun få tilladelse til at få adgang til signer2-felterne.
2 vil blive behandlet som 3 og så videre.
Planlæg modtagerpåmindelser – Definerer påmindelsesplanen for aftalen. Der er tre muligheder:
- Aldrig – Ingen påmindelser er planlagt.Påmindelser kan stadig sendes på forespørgsel fra objektet Aftale i Dynamics
- Hver dag, indtil underskrevet – En påmindelses-e-mail sendes hver dag, indtil aftalen er underskrevet
- Ti gentagelser observeres. Efter ti dage udløber påmindelsen
- Hver uge, indtil underskrevet – En påmindelses-e-mail sendes en gang hver syvende dag, indtil aftalen er underskrevet
- Syv gentagelser observeres. Efter tres dage udløber påmindelsen
Feltet:
Vælg en aftaleskabelon – Et opslagsfelt, der præsenterer de tilgængelige Adobe Acrobat Sign-skabeloner, som du kan bruge til at generér en aftale
GetAgreementID har ingen inputfelter og kun ét output, aftale-id'et
Felterne:
Input for aftale-id – Importér aftale-id'et fra aktiviteten CreateAgreement
Tilføj dokumenter fra – Definerer kilden til dokumentet. Dokumenter hentes altid fra Noter på målobjektet. Der er to muligheder:
- Primær enhed Noter – Dokumentet hentes fra Noter-feltet i den primære Entity
f.eks.: Hvis du vedhæfter salgstilbud til muligheder, kan dit arbejdsforløb konfigureres til at bruge muligheden som den primære Entity.
Når arbejdsforløbet udløses, går processen til muligheden for at hente de filer, der er vedhæftet til muligheden Noter, hvor tilbuddet ville være vedhæftet
- Procesnoter – Dokumenterne hentes fra Noter-feltet i en Process i stedet for en Entity
f.eks.: Hvis du har en pakke med standarddokumenter til nye medarbejdere. Disse er standardskabelondokumenter, og det ville ikke give mening at vedhæfte unikke kopier af de tomme dokumenter til hver ny bruger, du ansætter.Ved at vedhæfte dokumenterne fra processen får administratoren kontrol over versioneringsprocessen og gør derved den aktuelle version af dokumenterne tilgængelig for alle, der har brug for at udløse arbejdsforløbet.
Vælg proces – Kun meningsfuldt, når du vælger Tilføj dokumenter fra procesnoter.
Denne indstilling identificerer den Process, hvorfra dokumentfilen(e) hentes
Dokumentnavn – En given Entity eller Process kan have mere end én fil vedhæftet til Noter-feltet.
Ved at angive et Dokumentnavn sikrer du, at processen kun henter de filer, der matcher den navngivne fil.
Hvis intet Dokumentnavn angives, hentes alle filer.
Tilføj kun den seneste version af dokumentet – Ofte gennemgår dokumenter en versioneringsproces. Kontrakter kan for eksempel have flere versioner, mens vilkårene forhandles. Ved at indstille Tilføj kun den seneste version af dokumentet til Sand, hentes kun den mest aktuelle version af dokumentet (baseret på vedhæftningstidsstempel), når dokumenterne hentes.
Hvis indstillingen er Falsk, hentes alle versioner af dokumentet/-erne.
Når du opretter en global proces (ingen primær Entity identificeret), skal du huske, at dit dokument skal hentes fra proces Noter.
Felterne:
Aftale-ID-input – Importer aftale-ID'et fra CreateAgreement-aktiviteten
Modtagers fulde navn – Et valgfrit felt, der indsætter feltværdien i e-mailskabeloner, som ellers ville vise Modtagers e-mailadresse-værdien
Modtagers e-mailadresse – Den faktiske e-mailadresse på modtageren. Denne værdi bruges til at levere dokumentet og knytte modtageren til aftalen
Modtagerrolle – Hvad forventes modtageren at gøre vedrørende dokumentet:
- Underskriver – En person, der skal underskrive dokumentet juridisk
- Godkender – Modtagere, der kun skal godkende dokumentet, men ikke nødvendigvis underskrive det
- CC – CC'ede modtagere kan ikke påvirke aftalen, de er kun observatører af processen og får typisk en kopi af aftalen (afhængigt af dine Adobe Acrobat Sign-indstillinger)
Modtagerrækkefølge – Denne værdi repræsenterer:
- Hvor i underskriftscyklussen modtageren befinder sig, når underskriftsprocessen beskriver en sekventiel underskriftssti. At indtaste 1 angiver, at modtageren er den første modtager, der får adgang til aftalen
- Hvilke felter har modtageren adgang til under underskriftsprocessen?Felter på et dokument identificeres ved "underskriver"-nummeret.At indtaste 1 angiver, at modtageren skal have adgang til formularfelterne, der er udpeget til "alle" og "underskriver1"
I et sekventielt arbejdsforløb bliver modtager 2 først informeret om aftalen, efter at modtager 1 har fuldført deres del, og ikke før.
Modtager 2 får kun adgang til felterne, der er udpeget til "alle" og "underskriver2".
Note til CC-modtagere: For klarhedens skyld skal alle CC'ede modtagere tildeles den modtagerrækkefølge, der følger efter den sidste modtager, som faktisk interagerer med aftalen.Hvis du har tre modtagere som del af underskriftscyklussen, skal CC'ede modtagere være modtager nummer 4
Vær meget opmærksom på modtagerrækkefølgen, og vær opmærksom på, at CreateAgreement-aktiviteten kan indsætte modtagere foran i modtagerlisten.
De indstillinger, der indsætter modtagere, er:
- Afsenderunderskriftmuligheder: Jeg underskriver først - Hvis afsenderunderskriftmuligheder er konfigureret til jeg underskriver først, så bliver afsenderen af aftalen den første modtager.Altid.
- Tilføj primær e-mail fra overordnet enhed - Når e-mailen fra den primære enhed tilføjes gennem CreateAgreement-aktiviteten indsætter denne e-mail som den første modtager.
- Kun afsenderunderskriftmuligheden (ovenfor) kan indsætte en modtager før den overordnede enheds primære e-mail.
Tilsidesæt standardverifikation (forældet fra v9.4.4.0) - Gør det muligt for modtageren at blive tildelt en anden verifikationsmetode end standardværdien defineret i CreateAgreement-aktiviteten
- Falsk - Når falsk, anvendes standardidentitetsverifikationsmetoden defineret i CreateAgreement-aktiviteten på denne modtager
- Sand - Når sand, får denne modtager identitetsverifikationsmetoden defineret i denne AddRecipient-aktivitet anvendt (se nedenfor)
Bemærk: Med udfasningen af Override Default Verification fra v9.4.4.0 kan brugere, der opgraderer til v 9.4.4.0 eller nyere, ikke se indstillingen Override Default Verification, når de tilføjer nye AddRecipient- og AddRecipientUsingLookup-trin. Så opgraderingen kan føre til nogle ødelagte arbejdsforløb.
Identitetsbekræftelse – Alle modtagere verificeres mindst ved godkendelse til den mailadresse, som aftalen sendes til. To-faktor-godkendelse er tilgængelig i flere former:
- Mail – Standardvalideringstypen. Anvendes for hver modtager
- Telefon – To-faktor-verificering, der sender en SMS-besked til modtageren, når de forsøger at få adgang til aftalen.
- Modtagerens telefonnummer og landekode skal angives i feltet Recipient Phone og feltet Recipient Country Code nedenfor
- Adgangskode – To-faktor-verificering, der anvender en standard alfanumerisk adgangskodestreng
- Adgangskoden skal kommunikeres til modtageren gennem en ekstern metode
- Vidensbase – To-faktor-verificering kun for modtagere i USA.
- Bruger ikke-trivielle data udvundet fra offentlige databaser til at stille en række personlige spørgsmål
- Webidentitet – Tofaktorgodkendelse, der bruger vellykket autentificering til et af flere sociale medier
- Gyldige sites til godkendelse omfatter: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live eller Twitter
Bemærk for CC-modtagere: Alle CC'ede modtagere skal have deres identitetsbekræftelse efterladt som standard EMAIL-Værdi
Recipient Phone – Det telefonnummer, der skal bruges til SMS-verificeringsprocessen
Recipient Country Code – Den landekode, der går forud for telefonnummeret til SMS-verificering
Recipient Password – Den adgangskodestreng, der skal bruges, hvis adgangskodeverificering vælges
For brugere med et fungerende Dynamics-arbejdsforløb kan opgradering fra en ældre version til Adobe Acrobat Sign for Dynamics 365 V 9.4.4.0 føre til fejl i arbejdsforløbsaktiviteter på grund af ændringerne i arbejdsforløb.For eksempel kan AddRecipientUsingLookup-aktiviteten mislykkes, da den ikke længere har argumentet OverrideDefaultVerification.
For at løse dette problem skal brugerne fjerne aktiviteten (trinnet), der fejler, og tilføje den igen med alle relevante aktivitetsattributter udfyldt igen.
Felterne:
Agreement ID Input – Import aftale-ID'et fra aktiviteten CreateAgreement
Vælg den type modtager, der skal tilføjes – Dette felt definerer den type enhed, du vil slå op, når du identificerer modtageren. Mulighederne er:
- Kundeemne
- Kontakt
- Bruger
Tilføj et kundeemne som modtager – Giver dig mulighed for at kortlægge et kundeemne objekt i signaturcyklussen, når kundeemne vælges i feltet Vælg den type modtager, der skal tilføjes
Tilføj en kontakt som modtager – Giver dig mulighed for at kortlægge et kontakt objekt i signaturcyklussen, når kontakt vælges i feltet Vælg den type modtager, der skal tilføjes
Tilføj en bruger som modtager – Giver dig mulighed for at kortlægge et bruger objekt i signaturcyklussen, når bruger vælges i feltet Vælg den type modtager, der skal tilføjes
Vær opmærksom på, at når du tilføjer modtagere ved hjælp af ovenstående felter, kan du søge i systemet ved hjælp af et opslag, eller du kan vælge modtageren gennem de relaterede enheder fra den overordnede enhed.
Modtagerrolle – Hvad forventes modtageren at gøre vedrørende dokumentet:
- Underskriver – En person, der skal ansøge om en juridisk underskrift
- Godkender – Modtagere, der kun skal godkende dokumentet, men ikke nødvendigvis underskrive det
- CC – CC'ede modtagere har ingen mulighed for at påvirke aftalen, de er kun observatører af processen og modtager typisk en kopi af aftalen (afhængigt af dine Adobe Acrobat Sign-indstillinger)
Modtagerrækkefølge – Denne værdi repræsenterer, hvor i signaturcyklussen modtageren befinder sig, når signaturprocessen beskriver en sekventiel underskriftsproces. At indtaste et 1 indikerer, at modtageren er den første modtager til at få adgang til aftalen.
Modtager 2 får først besked om aftalen, efter at modtager 1 har afsluttet deres del, og så videre.
Bemærkning for CC-modtagere: For at være tydelig skal alle CC'ede modtagere tildeles den modtagerrækkefølge, der følger den sidste modtager til faktisk at interagere med aftalen. Hvis du har tre modtagere som en del af signaturcyklussen, skal CC'ede modtagere have modtagerrækkefølge 4
Vær meget opmærksom på modtagerrækkefølgen og vær klar over, at CreateAgreement-aktiviteten kan indsætte modtagere i front af modtagerlisten.
Indstillingerne, der indsætter modtagere, er:
- Afsenderunderskriftsmuligheder: Jeg underskriver først - Hvis afsenderunderskriftsmuligheder er konfigureret til jeg underskriver først, så bliver afsenderen af aftalen den første modtager. Altid.
- Tilføj primær e-mail for overordnet enhed - Når e-mailen for den primære enhed tilføjes gennem I CreateAgreement-aktiviteten indsættes denne e-mail som den første modtager.
- Kun afsenderunderskriftsmuligheden (ovenfor) kan indsætte en modtager før den overordnede enheds primære e-mail.
Tilsidesæt standardverifikation - Giver modtageren mulighed for at få tildelt en anden verifikationsmetode fra standardværdien defineret i CreateAgreement-aktiviteten
- Falsk - Når den er falsk, anvendes standardmetoden for identitetsverifikation defineret i CreateAgreement-aktiviteten på denne modtager
- Sand - Når den er sand, får denne modtager anvendt identitetsverifikationsmetoden defineret i denne AddRecipient-aktivitet (se nedenfor)
Identitetsverifikation – Alle modtagere verificeres, mindst ved godkendelse til den e-mailadresse, som aftalen sendes til. Tofaktorautentificering er tilgængelig i flere former:
- E-mail – Den primære valideringstype. Anvendes for alle modtagere
- Telefon – Tofaktorverificering, der sender en SMS-besked til modtageren, når de forsøger at få adgang til aftalen.
- Modtagerens telefonnummer og landekode skal angives i feltet Recipient Phone og feltet Recipient Country Code nedenfor
- Adgangskode – Tofaktorverificering, der anvender en standard alfanumerisk adgangskodestreng
- Adgangskoden skal kommunikeres til modtageren gennem en ekstern metode
- Vidensbase – Tofaktorverificering kun for modtagere i USA.
- Bruger ikke-trivielle data hentet fra offentlige databaser til at stille en række personlige spørgsmål
- web Identity – Tofaktorverificering, der bruger vellykket autentificering til et af flere sociale mediesites
- Gyldige sites til autentificering inkluderer: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live eller Twitter
Bemærkning til CC-modtagere: Alle CC'ede modtagere bør have deres identitetsbekræftelse efterladt som standardværdien EMAIL
Modtager telefon – Telefonnummeret, der skal bruges til SMS-telefonverificeringsprocessen
Modtager landekode – Landekoden, der sættes foran telefonnummeret til SMS-verificering
Modtager adgangskode – Adgangskodestrengen, der skal bruges, hvis adgangskodeverificering vælges
For brugere med et fungerende Dynamics arbejdsforløb kan opgradering fra en ældre version til Adobe Acrobat Sign for Dynamics 365 V 9.4.4.0 føre til nogle ødelagte arbejdsforløbsaktiviteter på grund af ændringerne i arbejdsforløb. For eksempel kan AddRecipientUsingLookup-aktiviteten fejle, da den ikke længere har argumentet OverrideDefaultVerification.
For at løse dette problem skal brugere fjerne aktiviteten (trinnet), der fejler, og tilføje den igen med alle relevante aktivitetsattributter udfyldt igen.
Feltet:
Aftale-ID Import – Import aftale-ID'et fra CreateAgreement-aktiviteten
Handlinger
Handlinger er en type Proces, der forbinder aktiviteter for at opnå et produkt, men de er ikke direkte tilgængelige for brugere.
I stedet kan de betragtes som genanvendelige moduler, der kan inkluderes i arbejdsforløb. Nogle få omhyggeligt oprettede Handlinger kan inkluderes i en bred vifte af forskellige Arbejdsforløb uden at skulle rekonfigurere disse almindelige trin.
To prækonfigurerede Handlinger er tilgængelige og klar til brug.
Dette er enkle, bredt anvendte processer, som du måske kan bruge til at oprette dine egne tilpassede arbejdsforløb:
Denne Handling er en enkel, generisk handling til at sende en aftale til en modtager til elektronisk signatur.
Øverst på egenskabssiden kan du se, at:
- Der er ingen enhed knyttet til denne proces
- Dette gør Handlingen tilgængelig forventes enhver type arbejdsforløb
- Fordi der ikke er nogen primær entitet, skal filen hentes fra processen
Der er fire aktiviteter i proceskæden:
- CreateAgreement
- Aftalenavnet og beskeden er generiske. Anvendelig på stort set alt
- ESIGN er signaturtypen, en god standard
- Afsenderen behøver ikke at underskrive
- Der anvendes en sekventiel underskriftsrækkefølge
- E-mailbekræftelse er valgt. Ingen to-faktor-bekræftelse
- Ingen påmindelsesplan er konfigureret
- AddRecipient
- Aftale-id'et importeres fra CreateAgreement
- Modtagerens e-mail indsættes fra Arguments-objektet
- Modtageren identificeres som nummer 1 i underskriften over og er en underskriver, så der kræves en underskrift
- AddDocument
- Aftale-id'et importeres fra CreateAgreement
- Filen hentes fra Process Noter
- Processen, der indeholder den korrekte fil, er Send for Signature proces (denne samme proces)
- Processen sender alle versioner af alle filer, der er vedhæftet Noter-sektionen af processen
- Intet Document Name er angivet, så alle entydigt navngivne filer vedhæftes
- Add Only the Latest Version er sat til False, så alle versioner inkluderes
- SendAgreement
- Aftale-ID'et er importeret fra CreateAgreement
Denne proces er en simpel, generisk handling til at sende en aftale til én modtager til elektronisk signatur.
Øverst på egenskabssiden kan du se, at:
- Den primære Entity er Opportunity
Der er fire aktiviteter i proceskæden:
- CreateAgreement
- Aftalenavnet og beskeden er generiske.Anvendelig til stort set alt
- ESIGN er signaturtypen, en god standard
- Afsenderen er ikke forpligtet til at underskrive
- En sekventiel underskrivelsesrækkefølge bruges
- E-mailverifikation er valgt.Ingen tofaktorverifikation
- Ingen påmindelsesplan er konfigureret
- AddRecipient
- Aftale-ID'et er importeret fra CreateAgreement
- Modtager-e-mailen bliver indsat fra Contact-objektet
- Modtageren er identificeret som nummer et i signaturen over og er en underskriver, så en signatur er påkrævet
- Tilføj dokument
- Aftale-id'et importeres fra CreateAgreement
- Filen hentes fra den primære Enhed
- Processen sender alle versioner af alle filer, der er vedhæftet til sektionen Noter i den primære Enhed
- Der er ikke angivet noget dokumentnavn, så alle entydigt navngivne filer vedhæftes
- Tilføj kun den seneste version er indstillet til False, så alle versioner medtages
- SendAgreement
- Aftale-id'et importeres fra CreateAgreement
Arbejdsforløb
Arbejdsforløb er en type proces, der kan udføres af systemet eller efter behov af brugere.
Arbejdsforløb oprettes typisk med en eller flere handlinger, betingelser eller aktiviteter.
Arbejdsforløb kan reagere på ændringer på feltniveau eller startes af brugere via Flere muligheder (...)på hver enhed, afhængigt af hvordan de er konfigureret.
Pakken Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics CRM v7 har et forudkonfigureret arbejdsforløb i kladdetilstand. Dette arbejdsforløb er designet med aktiviteter for at illustrere strukturen, men kunne lige så nemt være blevet oprettet med én betinget udløserhændelse og én handling, der indeholdt aktiviteterne:
Øverst på egenskabssiden kan du se, at:
- Den primære enhed er salgsmuligheden
- Arbejdsforløbet er designet til at give adgang efter behov
I afsnittet Procesbygger er det første linjeelement en betingelse, der kan udløse arbejdsforløbet:
Hvis Opportunity Status ændres til Won, så udfør en række trin.
Der er fire aktiviteter i proceskæden:
- CreateAgreement
- Aftalenavn indsættes fra Opportunity
- Aftalemeddelelsen er generisk
- ESIGN er signaturtypen
- Afsender skal ikke underskrive
- Der anvendes en sekventiel underskrivelsesrækkefølge
- E-mailbekræftelse er valgt. Ingen tofaktorgodkendelse
- Der er ikke konfigureret nogen plan for påmindelser
- AddRecipientUsingLookup
- Aftale-ID'et importeres fra CreateAgreement
- Modtageren identificeres som en kontakt
- Modtager-e-mailen indsættes fra feltet Contact på objektet Opportunity
- Modtageren identificeres som nummer 1 i signaturen over og er en underskriver, så en signatur er påkrævet
- AddDocument
- Aftale-id'et importeres fra CreateAgreement
- Filen hentes fra den primære Entity
- Processen sender alle versioner af alle filer, som er vedhæftet Noter-sektionen i den primære Entity
- Intet Document Name er angivet, så alle filer med entydige navne vedhæftes
- Add Only the Latest Version er indstillet til False, så alle versioner inkluderes
- SendAgreement
- Aftale-id'et importeres fra CreateAgreement
Bygning af en tilpasset arbejdsforløbsproces (eksempel)
Nedenfor er et eksempel på, hvordan du kan bygge en simpel proces til at sende en tavshedserklæring (NDA) til en Contact i Dynamics-systemet.
I dette eksempel er der nogle forudsætninger, der giver en ramme for at træffe arbejdsforløbsbeslutninger:
- Alle, som skulle sendes en tavshedserklæring, ville eksistere som en Contact i Dynamics-systemet
- Tavshedserklæringsdokumentet er version styret, og er vedhæftet gennem Process Noter, ikke Entity
- Ejeren af Contact skal medsignere kontrakten
- Kontrakten skal sendes til en e-mail-arkivfil
Hvis du er ny til idéen om at videregive output fra én aktivitet som inputværdier for en efterfølgende aktivitet, kan det være tiden værd at gennemgå processen.
Aktiviteter er designet til at acceptere inputværdier fra udløsende begivenheder eller andre aktiviteter og derefter gøre nye værdier tilgængelige for efterfølgende aktiviteter i processen.
I billedet nedenfor skal feltet Agreement Id Input have id-værdien importeret fra CreateAgreement -aktiviteten.
For at importere output fra en tidligere aktivitet skal du linke objektstien til det felt, hvor du har brug for værdien:
- Klik én gang på det felt, du skal importere værdien til.
- Look for: picklist udfyldes med objekter relateret til den primære Entity samt Lokale værdier fra processen
- Klik på rullelisten for at udvide den
- Værdien vi leder efter blev genereret i en tidligere Aktivitet, hvilket gør den til en Lokal værdi, som udfyldes i bunden af listen
- Vælg AdobeSign :Aktiviteter .CreateAgreement objekt
Listen kollapser og viser det valgte objekt som Look for: Værdi
Listen direkte under Look for: feltet viser alle mulige outputværdier for det valgte objekt.
CreateAgreement har kun én outputværdi: Agreement ID Output
- Vælg den korrekte outputværdi, og klik på Tilføj-knappen for at indsætte værdien i sektionen for valgbare værdier lige nedenfor
- Når du ser Agreement ID Output i sektionen for valgbare værdier, skal du klikke på OK for at indsætte denne værdi i feltet
For at bygge processen:
- Naviger til Adobe Acrobat Sign Admin > Opret nyt arbejdsforløb
- Et nyt Opret proces-overlay åbnes
- Giv processen et intuitivt navn.Processens navn ses kun af administratorer
- Vælg Handling fra Kategori-valgmenuen
- Vælg den primær Enhed fra Enhed-valgmenuen
- Enhver Enhed i Dynamics kan vælges og leverer de objekter, som processen kan bruge i arbejdsforløbet
- Ingen (global) er en mulighed for arbejdsforløb, der ikke er knyttet til Enheder
Dette eksempel antager, at alle, der får sendt en NDA, vil være en Kontakt, så vi bruger Kontakt som den primære enhed.
- Klik på OK
- En PowerApps-side åbnes og viser siden Procesoplysninger
Den trinvise proces opbygges nederst på siden.Rul ned til sektionen Tilføj trin
- Klik på Tilføj trin
- Rul ned til Adobe Acrobat Sign-valgpunktet, og udvid undermenuen
- De syv Aktiviteter for Adobe Acrobat Sign vises:
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- De syv Aktiviteter for Adobe Acrobat Sign vises:
Den fulde proces for at få et dokument underskrevet omfatter mindst tre af disse i nogenlunde denne rækkefølge:
Opret en aftale – "Aftalen" er containerobjektet, der indeholder alle konfigurationsværdier for hele transaktionen gennem Adobe Acrobat Sign-systemet.
Der er to muligheder, når du opretter aftalen
- Opret aftale fra skabelon – Bruger en aftaleskabelon, der allerede skal være defineret, og importerer alle feltværdier
- Opret aftale – Angiv aftale-feltniveauværdierne kun for denne proces
Tilføj dokument – Dette vedhæfter filen (eller filerne), der skal sendes
- Der er en grænse på 5 MB for størrelsen af filer, du kan uploade til Dynamics
- Dokumenter tilføjes gennem Noter-feltet på enten den primære enhed eller processen, afhængigt af dine behov
- Dokumenter vedhæftet til primære enheder plejer at være brugerdefinerede dokumenter, som en individualiseret kontrakt, der ville blive vedhæftet til en mulighed
- Dokumenter vedhæftet til en proces kunne være versionsstyrede standarddokumenter, som en fortrolighedsaftale
Det er muligt at tilføje modtagerne før dokumentet.
Lineær tænkning foreslår, at tilføjelse af dokumentet først forbedrer forståelsen af processen, fordi typen af dokument i de fleste tilfælde angiver, hvem modtagerne er, og i hvilken rækkefølge de skal være involveret i underskriftsprocessen.
Tilføj modtager – Modtagere er de personer, der er inkluderet i fuldførelsen stien for aftalen.De kan omfatte:
- Underskrivere – Alle, der skal anvende en juridisk underskrift
- Godkendere – Modtagere, der kun skal godkende dokumentet, men ikke nødvendigvis underskrive det
- Cc'er – Rent observatører, cc'ede modtagere har ingen mulighed for at påvirke aftalen
- En fantastisk mulighed for automatisk at arkivere en type dokument til en e-mailadresse
Der er to muligheder for at tilføje modtagere:
- Tilføj modtager ved hjælp af opslag – Udnytter Dynamics til at importere en modtager-e-mail fra en Dynamics-enhed
- Tilføj modtager – Giver mulighed for, at en modtager kan inkluderes, som ikke er forbundet med nogen Dynamics-enhed ved eksplicit at konfigurere e-mailen
Der er to måder at oprette en proces på, hvor ingen TilføjModtager aktivitet ville være påkrævet:
- Den eneste modtager importeres som den primære e-mail fra den overordnede enhed i CreateAgreement-aktiviteten
- Den eneste modtager er underskriveren, der bruger indstillingen Kun jeg underskriver i feltet Afsenderens underskriftsindstillinger i CreateAgreement-aktiviteten
Send aftale – Aktiviteten, der tager den konfigurerede aftale og sender den til Adobe Acrobat Sign-tjenesten, hvilket starter underskriftsprocessen
Vores NDA-eksempel bruger fem af de seks aktiviteter (der kan kun være én "Opret aftale"-type aktivitet) i en femtrinsproces:
1. Tilføj trin - AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Klik på Angiv egenskaber i trinposten for at åbne aktivitetens egenskaber
- Definer aftalenavn – Aftalenavnet vises i notifikations-e-mails til dine modtagere og repræsenterer aftalen i hele Dynamics-systemet. Brug et intuitivt navn, der angiver arten af det dokument, dine modtagere forventer
- Klik på Gem og luk når du er færdig
Feltværdier for dette eksempel:
- Aftalemeddelelsen blev ændret for at give meningsfulde instruktioner vedrørende det vedhæftede dokument
- En udløbsværdi på fem blev indsat for at sikre, at dette juridiske dokument ikke efterlades åbent i et uacceptabelt tidsrum
- Aftalen udløber og annulleres automatisk efter 5 kalenderdage
- Den primære e-mail for den overordnede enhed bliver importeret som den første modtager
- En påmindelse er planlagt til daglig iteration (da aftalen udløber om fem dage)
Efterhånden som du konfigurerer aktiviteterne med succes, fjernes det røde X fra trinposterne
2. Tilføj trin – AdobeSign.Activities.AddDocument
- Klik på Angiv egenskaber i trinposten for at åbne aktivitetens egenskaber
- Indsæt værdien Aftale-ID i feltet Input for aftale-id
- Definer feltet Tilføj dokumenter fra
- Definer feltet Vælg proces, hvis du vedhæfter filen fra en proces
- Konfigurer eventuelle andre nødvendige felter
- Klik på Gem og luk
Feltværdier for dette eksempel:
- Tilføj dokumenter fra field er konfigureret til at hente NDA-filen fra Procesnoter
- Vælg proces – Da vi henter filen fra en proces, skal vi angive, hvilken proces der indeholder filen
- Dette eksempel på opslag refererer til den samme proces, som vi udvikler i øjeblikket
- Dokumentnavn er tomt – Da denne proces har et meget snævert fokus og kun vedrører NDA-kontrakter, forventes det ikke, at andet end NDA-filen bliver vedhæftet til processen
- Tilføj kun den seneste version af dokumentet er konfigureret til True.Hvis der er flere versioner af NDA'en, ønsker vi ikke at sende alle versioner, kun den seneste
3. Tilføj trin - AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (Bruger)
- Klik på Angiv egenskaber i trinposten for at åbne aktivitetsegenskaberne
- Indsæt værdien Aftale-id i feltet Input for aftale-id
- Da dette tilføjer en modtager via opslag, skal du definere den enhed, der identificerer din modtager: Lead, kontakt eller bruger
- Definer modtagerrolle – Er denne modtager en underskriver, godkender eller CC
- Definer modtagerrækkefølgen – Da dette er den anden modtager, skal du skrive 2
- Da aktiviteten CreateAgreement er konfigureret til Tilføj primær e-mail fra overordnet enhed som den første modtager
- Definer identitetsbekræftelse – E-mail er standard.Hvis du vil tilføje to-faktor-verifikation, skal du justere feltet i overensstemmelse hermed
- Konfigurer eventuelle andre nødvendige felter
- Klik på Gem og luk
Feltværdier for dette eksempel:
- Da dette er den anden modtager, er entitetstypen Bruger valgt. Interne kontrasignaturer finder typisk sted efter den eksterne modtager har påført deres signatur
- Tilføj en bruger som modtager er konfigureret til at slå Brugeren op
- Standard Underskriver forbliver på plads, da en signatur er påkrævet
- 2 indtastes i feltet Modtagerrækkefølge. Den interne underskriver følger altid efter den eksterne underskriver
4. Tilføj trin - AdobeSign.Activities.AddRecipient
- Klik på Angiv Egenskaber i trinposten for at åbne aktivitetsegenskaberne
- Indsæt Agreement ID-værdien i feltet Agreement Id Input
- Angiv det valgfrie Modtagers fulde navn hvis der er et
- Tilføj Modtagers e-mailadresse
- Definer Modtagerrollen – Er denne modtager en underskriver, godkender eller CC
- Definer Modtagerrækkefølgen – Da dette er den tredje modtager, indtast 3
- Konfigurer eventuelle andre nødvendige felter
- Klik på Gem og luk
Feltværdier for dette eksempel:
- Denne modtager er CC til vores interne NDA-arkivs e-mailadresse
- I stedet for en persons navn indsættes en passende beskrivelse i feltet Modtagers fulde navn i stedet
- Den fulde e-mailadresse tilføjes
- CC-indstillingen vælges, da denne modtager blot indsamler vores underskrevne Fortrolighedserklæringer til sikkerhedskopiering og journalføring
- 3 indtastes i feltet Modtagerrækkefølge. Modtageren er teknisk set ikke i signaturcyklussen, men feltet er påkrævet
- CC-modtagere skal altid listes efter de modtagere, der deltager i signatur-/godkendelsesprocessen
5. Tilføj trin - AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Klik på Angiv Egenskaber i trinposten for at åbne aktivitetsegenskaberne
- Indsæt værdien Aftale-id i feltet Aftale-id-input
- Klik på Gem og luk
Når alle trin er konfigureret:
- Rul til toppen af siden, og klik på fanen Noter.
- Med fanen Noter åben skal du klikke i feltet, hvor der står Indtast en note
- Faneindholdet ændres igen for at vise knappen Vedhæft fil
- Klik på Vedhæft fil
Der genereres en ny pop op-boks med knappen Gennemse, så du kan søge efter din fil og vedhæfte den.
- Klik på Gennemse...
- Find din fil og åbn den
- Dette importerer filstien til feltet Filnavn og lukker Gennemse...vindue
- Klik på knappen Vedhæft
- Klik på knappen Luk
Filen er nu korrekt vedhæftet til Procesnoter
Med filen vedhæftet til Noter-sektionen af processen er det eneste, der er tilbage, at aktivere processen.
- Klik på knappen Aktivér øverst i vinduet
Når aktiveringsudfordringen dukker op, skal du klikke på Aktivér
Hvis der ikke er nogen fejl, opdateres siden og viser knappen Deaktivér øverst på siden (erstatter knappen Aktivér)
Handlingen er fuldført.
For at gøre den tilgængelig for brugere skal du knytte den til et arbejdsforløb:
- Klik på knappen Luk øverst til venstre i vinduet for at lukke PowerApp-siden
- Gå tilbage til siden Adobe Acrobat Sign Admin , og klik på Opret nyt arbejdsforløb igen
- Overlaget Opret proces åbnes
- Vælg Arbejdsforløb fra rullelisten Kategori
- Vælg den samme primære Enhed fra rullelisten Enhed, som du valgte til processen
- Dette er den enhed, hvor afsenderne kan finde arbejdsforløbet i listen
- Klik på OK
Siden Procesoplysninger indlæses.
Da dette eksempel er til en NDA-kontrakt, vil vi aktivere den som en on-demand-mulighed.
- Markér afkrydsningsfeltet ved siden af Som en on-demand-proces
- Klik på knappen Tilføj trin i procesbyggeren
- Vælg Udfør handling fra listen over muligheder
- I feltet Handling skal du vælge den proces, der lige blev oprettet
- Feltet Enhed udfyldes automatisk baseret på den valgte proces
- Klik Angiv Egenskaber i trinposten for at åbne aktivitetsegenskaberne
- Konfigurer Target-indstillingen
- Klik på Gem og luk
- Når alle trin er konfigureret, skal du rulle til toppen af siden og klikke Aktivér
- Klik Aktivér igen, når du bliver udfordret
Arbejdsforløbet er fuldført, og relateret til den primære enhed (Kontakt i dette eksempel).
Test arbejdsforløbet:
- Naviger til en hvilken som helst Kontakt
- Klik på listen Flere indstillinger på båndet (…)
- Klik på Kør arbejdsforløb
En liste over arbejdsforløb relateret til enheden vises
- Marker afkrydsningsfeltet ud for det arbejdsforløb, du vil udløse
- Klik Tilføj nederst i panelet for at starte arbejdsforløbet
- Klik OK, når du bliver udfordret, hvis du vil køre arbejdsforløbet
Hybrid routing til signaturarbejdsforløb
En hybrid signaturrouting er en kombination af en sekventiel signaturproces, der har et eller flere trin, hvor signaturprocessen bliver parallel.
Mere end nogen anden type signaturflow kræver hybrid routing en stærk forståelse af formularen, og den rækkefølge, som signaturerne forventes anvendt i.
Feltopgave (signatar1, signatar2 osv.) er baseret på den rækkefølge, som modtagerne er anført i processen eller brugergrænsefladen. Inden for et parallel signaturtrin har alle modtagerne det samme Recipient Order-nummer, så den fysiske placering i processen/brugergrænsefladen er din eneste indikator for, hvilket formularfelt modtageren har adgang til.
Den øverste modtager i processen/brugergrænsefladen er signatar1.
Den anden anførte modtager i processen/brugergrænsefladen er signatar2, selvom signaturflowet er parallel, og begge modtagere angiver en modtagerrækkefølge på 1.
Krav og begrænsninger for hybrid routing
- Hybrid routing fungerer kun, hvis det er aktiveret i Adobe Acrobat Sign-kontoen
- Log ind på Adobe Acrobat Sign som kontoadministrator
- Naviger til Konto > Indstillinger for sending > Signeringsrækkefølge > Tillad afsendere at angive hybrid routing-rækkefølge
- Gem indstillingen
- Aftaleskabeloner kan ikke konfigureres til at anvende hybrid routing
- Hybrid routing understøttes ikke, når Signaturtypen er Skrevet
- Hybrid routing understøtter ikke en proces, hvor afsenders signeringsrækkefølge er
- Jeg signerer først
- Jeg signerer sidst
- Kun jeg underskriver
- Inkludering af primær e-mail fra den Overordnede enhed identificerer modtageren med en Recipient Order på 1. Hvis der er andre modtagere med en Recipient Order på 1, anvendes hybridregler
- Hvis en proces er defineret, hvor Order Entered = False (indikerer et parallel signaturflow), men modtagerne har ikke alle den samme Recipient Order-Værdi (indikerer et sekventielt signaturflow), gælder hybrid routing-regler.
Almindelige årsager til procesfejl
Nogle gange fejler en proces, der ikke viser nogen fejl i konfigurationen, under kørslen.
De mest almindelige årsager, der kan opstå, er:
- Der er ingen fil vedhæftet i Note -sektionen, som du forsøger at hente filen fra
- Identity Verification-metoden, som defineret i AddRecipient eller CreateAgreement Activity, er ikke tilladt af indstillingerne i din Adobe Acrobat Sign-konto
- Der er ingen kontakt på den primær enhed, og din CreateAgreement-aktivitet har Add Primary Email of Parent Entity as Recipient indstillet til True
