Konfigurer adgang for brugere for at oprette genanvendelige biblioteksskabeloner og dele dem med deres gruppe eller konto.
Oversigt
For brugere, der ofte sender standardaftaler, kan muligheden for at oprette en skabelon være en massiv forbedring af den hastighed, hvormed aftaler oprettes, og konsekvensen i den resulterende aftale, efter signaturerne anvendes.
Skabeloner giver en bruger mulighed for at prædefinere felterne og signaturplaceringen, så den tid, der bruges til at tilpasse en aftale for hver kunde, reduceres (eller elimineres).
Der er flere fordele ved at bruge tid på at definere en skabelon med korrekt navngivne og validerede felter, især hvis dataeksport bruges til at forstå datatendenser i dine formularer.
Tilgængelighed:
Biblioteksskabeloner er aktiveret som standard for individuelle og team-licenserede konti
Enterprise-licensplaner kan vise skabelonoprettelse til brugere eller kun reservere muligheden til administratorer.
Konfigurationsomfang:
Funktionen kan aktiveres på både konto- og gruppeniveau.
Bedste praksisser
For konti, der har aktiveret Brugere i flere grupper bør du overveje at oprette en gruppe, der er designet til at opbygge skabeloner. Giv derefter et begrænset antal brugere medlemskab af denne gruppe, så de kan designe de biblioteksdokumenter, som de andre grupper har brug for.
- Hvis alle får lov til at lave deres egne skabeloner, åbner det døren for brugerdrevne variationer i standarddokumenter og manglende versionskontrol.
- Hvis for mange brugere kan oprette og dele skabeloner, er der desuden risiko for, at der er flere versioner af det samme dokument, og at biblioteket generelt bliver for stort.
- At have en mindre dedikeret gruppe af brugere, der designer alle skabeloner, skaber i sidste ende ensartethed i, hvordan skabelonerne er bygget med hensyn til feltkonfiguration, hvilket i høj grad forbedrer rapportering nedstrøms
De konfigurerbare muligheder er:
Når denne indstilling er aktiveret for en gruppe, bliver muligheden for at oprette en genanvendelig skabelon synlig på brugerens Startside .
Hvis indstillingen er deaktiveret, er feltet Opret en genanvendelig skabelon skjult. Det påvirker ikke eksisterende skabeloner, men blokerer kun oprettelsen af nye skabeloner.
Ved at give dine brugere mulighed for at dele deres skabeloner med kontoen kan du udnytte din brugers investerede indsats for at oprette deres egne skabeloner for hele din organisation.
Når indstillingen er deaktiveret, kan ikke-administrative brugere kun oprette aftaler for sig selv eller deres primære grupper.
Med indstillingen aktiveret kan administratorer dele en skabelon med flere grupper, herunder dem de ikke er medlemmer af. Den delte skabelon fungerer som en enkelt overordnet skabelon, der er tilgængelig for alle tildelte grupper. Eventuelle opdateringer af den overordnede skabelon gælder for alle grupper med adgang.
Når indstillingen er deaktiveret, kan administratorer kun tildele brug for sig selv, én af de grupper, de er medlemmer af, eller organisationen.
Er det aktiveret, kan ikke-administrative brugere dele de skabeloner, de opretter, med en eller flere grupper i organisationen. Medlemskab af gruppen er ikke påkrævet.
Når indstillingen er deaktiveret, kan ikke-administrative brugere kun tildele forbrug for sig selv, én af de grupper, de er medlemmer af, eller organisationen.
