Virksomheder, der bruger Income Verification Express Services (IVES), og især IRS-formularerne 4506-T og 4506T-EZ, skal eksplicit konfigurere deres Adobe Acrobat Sign-gruppe eller kontoindstillinger for at sikre overholdelse.
Oversigt
Kerneadokumentet fra IRS vedrørende IVES-overholdelse kan findes her: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements
Adobe Acrobat Sign er en fuldt ESIGN Act-kompatibel løsning.Alle IRS-definitioner og ESIGN-lovkrav opfyldes af kerneløsningen for alle aftaler sendt gennem tjenesten.
IVES har yderligere krav, der skal følges for at sikre overholdelse af og deltagelse i brugen af formularerne 4506-T og 4506T-EZ.
Nedenfor finder du kravene fastsat af IRS-kravdokumentet og de relaterede Acrobat Sign-appkonfigurationer, der sikrer overholdelse.
Adgang til konfigurationsindstillingerne nedenfor kræver et Acrobat Sign Erhverv eller enterprise serviceniveau.
Godkendelse
IVES-overholdelse kræver tofaktorautentificering ved underskrivning af dokumenter.Acrobat Sign leverer alle anmodninger om underskrift som et unikt link per underskriver til en e-mailadresse.Den unikke underskrifts-URL og adgang til e-mailindbakken udgør førstefaktorgodkendelsen.For at opfylde kravet til andenfaktors-godkendelse kan Acrobat Sign-kontoen konfigureres til at kræve, at underskriveren skal levere andetsniveaus-godkendelse, før vedkommende kan underskrive dokumentet.Acrobat Sign understøtter tre muligheder for den anden faktor:
- Telefongodkendelse (SMS)
- Videnbaseret godkendelse (KBA)
- Nationalt ID
Det anbefales, at gruppen eller kontoen, der sender et dokument, som kræver IVES-overholdelse, konfigurerer følgende indstillinger:
- Identificer godkendelsesmetoder – Vælg en af de ovenfor identificerede tofaktorgodkendelsesmetoder og etabler den som standard.
- For at begrænse muligheden for menneskelige fejl kan du deaktivere muligheden for afsendere at ændre standardverificeringsmetoden.
- Hvis du har transaktioner, der ikke kræver en IVES-kompatibel modunderskrift, aktivér forskellige identitetsautentificeringsmetoder for interne modtagere.
- Aktivér forskellige metoder for interne underskrivere, og sæt standarden til et internt acceptabelt niveau.
Samtykke
IVES kræver, at underskrivere udtrykkeligt samtykker til at handle elektronisk.
- Udtrykkeligt samtykke kan konfigureres med tvungen gennemgang af Servicevilkår og Forbrugerafsløring. Se her for alle detaljer
- Detaljerne om samtykket registreres i revisionssporet for signaturaftalen.
Elektronisk signatur
IVES-dokumenter kræver, at en elektronisk signatur valideres mod navnet på formularen.
- Alle signaturer, der anvendes af Acrobat Sign-systemet, er fuldt kompatible med ESIGN Act-signaturer.
- Den udtrykkelige tekst, der foreslår, at signaturen sammenlignes med navnet på formularen, antyder, at brug af en skrifttype-baseret signatur er bedre end en mere stiliseret signaturtype (f.eks.: Biometriske signaturer eller Hanko-stempel-signaturer). Derfor anbefales det, at signaturtypen begrænses til at skrive deres navn og initialer
Manipulationssikkert segl
IVES-dokumenter skal gøres manipulationssikre, efter signaturerne er anvendt.
- Acrobat Sign anvender manipulationssikring på alle fuldførte dokumenter
- Det manipulationssikre segl er tydeligt, når PDF'en åbnes med Adobe Acrobat eller Adobe Reader og vises som en blå bjælke øverst i vinduet.
Ikke-benægtelse / Revisionslog
En revisionslog over hele signaturprocessen skal ledsage dokumentet. Revisionsloggen skal indeholde alle informationer om dokumentets livscyklus.
- Hver transaktion i Adobe Acrobat Sign har en fuldt kompatibel revisionslog, som kan downloades fra transaktionsposten (på siden Administrer).
- Det anbefales, at gruppen eller kontoen, der skal være IVES-kompatibel, har deres indstillinger konfigureret til:
i. Vedhæft auditrapport til færdige dokumenter → Altid
ii. Send en ekstra kopi af hver signeret aftale til disse e-mailadresser → En intern arkiverings-e-mailadresse
Auditloggen selv indeholder alle elementer, der kræves af IVES:
A. Dato og klokkeslæt for oprettelse
B. IP-adresse for underskriveren
C. Meddelelser om dokumentets livscyklus
D. Resultat af godkendelse
E. Resultat af samtykke
F. Resultat af hver elektronisk signatur
Dokumentopbevaring
Alle 4506-T og 4506T-EZ formularer, inklusive deres revisionsrapporter, skal opbevares i to år.
- Acrobat Sign opbevarer alle signerede dokumenter og auditlogger på vores servere i hele den periode, tjenesten leveres. Kun ved direkte kundehandling kunne et dokument blive slettet, og selv i det tilfælde vil auditloggen bestå.
- Det anbefales, at enhver gruppe eller konto, der ønsker at overholde kravene, opretter en automatisk kopi til en arkiverings-e-mailadresse (f.eks.: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)
Kvalitetskontrol
Alle deltagere, der bruger en elektronisk signaturløsning, skal bruge en uafhængig part til at revidere signaturerne årligt.
- Dette krav falder uden for det område, som Acrobat Sign kan levere, da kravet specifikt kræver, at en uafhængig part udfører gennemgangen.
Brugerdefinerede workflows
Kunder på virksomhedsniveau kan oprette diskrete arbejdsforløb ved hjælp af workflow designer.
Denne mulighed gør det muligt at have et dokumentspecifikt arbejdsforløb, inklusive brugerverifikationsmetoder og notifikationsprocesser, uden at skulle bruge gruppe- eller kontospecifikke Indstillinger.
Da IVES-kravene er ret strenge og ikke tilgivende over for menneskelige fejl, anbefales denne mulighed kraftigt.
