Opfyldelse af HMLR-kravene til skøder med elektronisk underskrift

• Alle parter er enige om brugen af elektroniske signaturer og en elektronisk signaturplatform (platform) i forbindelse med aftalen.
• Alle parter har ejendomsmæglere, der handler for dem (med forbehold for snævre undtagelser).
• En ejendomsmægler er ansvarlig for at etablere og kontrollere signeringsprocessen gennem platformen.

Signerings- og dateringsprocessen fastlagt i afsnit 13 i Practice Guide 8 er som følger:

Ejendomsadvokaten, der indgiver ansøgningen til HMLR, gør det elektronisk – normalt via HMLR-portalen – og inkluderer en PDF af det udfyldte skøde med ansøgningen. Dog kan der ved ansøgning om førsteregistrering indgives en udskrift af PDF'en, certificeret som en ægte kopi af det udfyldte skøde.

Ejendomsadvokaten, der indgiver ansøgningen (herunder ansøgning om førsteregistrering), afgiver følgende erklæring: "Jeg bekræfter, at efter bedste viden og overbevisning er kravene i praksisvejledning 8 for udførelse af skøder ved hjælp af elektroniske signaturer blevet opfyldt."

Enhver ejendomsadvokat med en Adobe Acrobat Sign-konto kan iværksætte denne proces for alle parter.Der er ikke behov for, at underskriveren og vidnet har deres egen Acrobat Sign-konto.

Acrobat Sign-administratoren for ejendomsadvokaten kan ændre indstillingerne i Acrobat Sign for at aktivere arbejdsforløb, der opfylder trin 1-6 i afsnittet Oversigt over HMLR-arbejdsforløbet ovenfor. Disse indstillinger præsenteres nedenfor i afsnittet om Konfiguration af din Acrobat Sign-konto.

Afsnittet om Forberedelse af skødet til underskrift giver vigtig vejledning om:

• forberedelse af skødet til underskrift før iværksættelse af underskrivningsprocessen;
• inkludering af de foreskrevne udførelses- og attestationsklausuler i skødet; og
• beskyttelse af fortrolighed ved brug af en unik funktion i Acrobat Sign kaldet "Begrænset dokumentsynlighed"

Acrobat Sign giver en kontoadministrator mulighed for at ændre indstillingerne for at sikre, at arbejdsforløbet er i overensstemmelse med kravene i punkt 13.3 i Praksisvejledning 8. Før afsendelse af skøder til elektronisk udførelse ved hjælp af Acrobat Sign anbefaler vi, at du foretager følgende ændringer:

• Kræv eksplicit samtykke til underskrivning ved hjælp af Acrobat Sign. Kontoadministratorer kan konfigurere betingelser for brug og forbrugeroplysning indstillinger for at kræve eksplicit samtykke (via et afkrydsningsfelt) til brugen af Acrobat Sign. Dette kan kræves enten før visning af skødet eller før underskrivning af skødet.
  • Naviger til Gruppe afsnittet i administratormenuen
  • Klik på gruppen, der skal konfigureres (så de tilgængelige handlinger øverst på listen vises)
  • Klik på Gruppeindstillinger
    

• Vælg fanen Signaturpræferencer
• Markér muligheden for at Tilsidesætte kontoindstillinger for denne side
  
• Rul ned til sektionen Vilkår for brug og klik på linket for Underskrivere
  
• Vælg en anden mulighed end standard for at aktivere eksplicit samtykke
• Gem ændringerne

• Slå begrænset dokumentsynlighed til: Begrænset dokumentsynlighed (LDV) giver transportfuldmægtigen mulighed for at beskytte fortroligheden ved at sikre, at vidnet kun kan se eksekverings- eller signatursiden (ikke hele skødet) og kun kan modtage en kopi af revisionsporet relateret til signaturprocessen; vidnet får ikke en kopi af det underskrevne skøde selv.Kontoadministratorer kan aktivere LDV-indstillingerne som følger:
  • Naviger til sektionen Gruppe i administratormenuen
  • Klik på den gruppe, der skal konfigureres (hvilket viser de tilgængelige handlinger øverst på listen)
  • Klik på handlingen Gruppeindstillinger
    
  • Klik på muligheden Gruppeindstillinger i gruppens menu
  • Markér muligheden for at Tilsidesætte kontoindstillinger for denne side
    
  • Rul ned til sektionen Begrænset dokumentsynlighed
    
  • Aktivér:
    • Underskrivere vil kun se filer, der indeholder signatur-, initial- eller dataindtastningsfelter tildelt til dem
    • Underskrivere og CC-modtagere i min konto vil se alle filer
  • Gem ændringerne
    

• Opret en beskedskabelon (valgfrit): Du kan oprette en beskedskabelon for at hjælpe transportfuldmægtige med at spare tid, når de sender et dokument til underskrift. Skabelonen kan automatisk udfylde e-mailens indhold med en standardbesked og emnelinje.
  • Naviger til afsnittet Gruppe i administratormenuen
  • Klik på den gruppe, der skal konfigureres (hvilket viser de tilgængelige handlinger øverst på listen)
  • Klik på handlingen Gruppeindstillinger
    
  • Klik på indstillingen Beskedskabeloner i gruppens menu
  • Klik på + for at oprette en ny besked og følg vejledningen for at oprette en ny skabelon

Den endelige version af skødet skal uploades til Acrobat Sign af ejendomsmægleren, så parterne kan signere i overensstemmelse med de foreskrevne trin, der er angivet i afsnit 13 i Practice Guide 8.

Afsnit 13 forudsætter, at underskriveren signerer i fysisk tilstedeværelse af et vidne, som bekræfter signaturen.Tidspunkt og dato for hver signatur registreres i Acrobat Signs digitale revisionsspor.Når signeringsprocessen er afsluttet, skal ejendomsmægleren datere skødet inden for Acrobat Sign-platformen med den dato, det træder i kraft.Dateringen af skødet vil udgøre levering af dokumentet som et skøde af parterne.

Der er tre vigtige overvejelser for en ejendomsmægler, der kontrollerer signeringsprocessen:

• For at drage fordel af LDV-indstillingerne skal den endelige version af skødet og dets udførelsesside forberedes som separate filer og uploades sammen til Adobe Acrobat Sign.Acrobat Sign kombinerer automatisk flere filer til et enkelt dokument under signeringsprocessen.LDV-indstillingerne gør det muligt for ejendomsmæglere at præsentere forskellige dele af dokumentet for underskriverne og vidnerne under signeringsprocessen.
• Afsnit 2.2 i Practice Guide 8 foreskriver formen for udførelses- og attestklausuler for manuel udførelse af skøder af enkeltpersoner.Disse klausuler skal også anvendes, når skødet udføres elektronisk.For at give sikkerhed for, at vidnet var fysisk til stede, da underskriveren underskrev, skal ejendomsmægleren inkludere direkte under vidneoplysningerne i selve skødet følgende erklæring fra vidnet: "Jeg var fysisk til stede som vidne, da underskriveren påførte sin signatur på dette skøde".
• Afsnit 13 i Practice Guide 8 forpligter også ejendomsmægleren til at attestere, at HLMR-kravene er blevet behørigt opfyldt.Ejendomsmæglerens certifikat indgives sammen med ansøgningen til HMLR om registrering af skødet.I afsnit 16 i Practice Guide 8 har HMLR angivet, at følgende certifikat ville være 'passende':

"Jeg attesterer, at efter min bedste viden og overbevisning er kravene angivet i practice guide 8 for udførelse af skøder ved hjælp af elektroniske signaturer blevet opfyldt."

Ved at følge signeringsprocessen beskrevet nedenfor - og i tillid til Acrobat Signs digitale revisionsspor - kan en ejendomsmægler føle sig tryg ved at give deres certifikat til HMLR.

Orkestrering af signeringsprocessen

Underskriftsceremonien kan finde sted med alle parter på samme kontor, eller med underskriveren og vidnet på en ekstern lokation. Sektionen nedenfor om Audit Report beskriver, hvordan Acrobat Sign kan validere, at vidnet var fysisk til stede, da underskriveren underskrev skødet.

Når underskriveren og vidnet er på en ekstern lokation (det vil sige ikke er placeret sammen med ejendomsmægleren), er Acrobat Sign konfigureret til at give ejendomsmægleren de forsikringer, de har brug for om, at underskriftsprocessen overholder kravene i Praksisvejledning 8.

Åbn e-mailen
Den første underskriver modtager en e-mail i deres indbakke.

• Underskriveren klikker på Gennemse og underskriv knappen

• Hvis overførselsrepræsentanten har valgt telefonverifikation under skødets forberedelsesfase, starter et klik på Gennemse og underskriv knappen godkendelsesprocessen med engangskode
• Underskriveren klikker Send kode

Acrobat Sign sender en seks-cifret OTP til det telefonnummer, der blev nomineret af overførselsrepræsentanten under skødets forberedelsesfase.

• Underskriveren indtaster koden og klikker OK

• Underskriveren udfylder eventuelle tildelte felter i dokumentet og påfører derefter deres elektroniske signatur ved hjælp af en af mulighederne fra Acrobat Sign:
  
  • Indtaste deres navn
    
  • Tegne på touchskærmen på enheden de holder
  • Uploade et signaturbillede
    
• Efter underskrivning klikker de på knappen Anvend

• Hvis der er anvendt en eksplicit samtykkepolitik, bliver underskriveren bedt om at acceptere brugsvilkårene, som kan tilpasses af fuldmægtigen.

• Underskriveren omdirigeres til en ny webside, der informerer dem om, at deres signatur er blevet påført og angiver, hvem der skal signere næste gang.

• En underskriver, som skal udpege vidnet, modtager derefter en anden e-mail, der inviterer dem til at delegere et signaturfelt til vidnet
  
  • De klikker på knappen Gennemse og deleger til signatur for at påbegynde delegeringsprocessen

• Den delegerende underskriver leverer derefter:
  • En e-mail til vidnet
    
  • Et telefonnummer til vidnet
  • En valgfri besked til vidnet
• Når delegeringen er konfigureret, skal du klikke på Deleger
  

• Vidnet modtager en e-mail fra Adobe Acrobat Sign på den e-mailadresse, som underskriveren har angivet, som inviterer dem til at gennemse og underskrive skødet.

• Vidnet bliver bedt om at identificere sig selv ved hjælp af en sekscifret engangskode sendt til det nummer, som underskriveren har angivet

• Skødet åbnes direkte på udførelsessiden, og resten af skødet er ikke synligt for vidnet.

• Endelig sendes skødet derefter videre til ejendomsmægleren, som tilføjer datoen i det felt, der er allokeret til dem, med den dato, det træder i kraft.
• Når alle parter har afsluttet underskrivningsprocessen, modtager de en e-mail, der inviterer dem til at downloade en kopi af det endelige e-underskrevne skøde og det tilhørende digitale revisionsspor.
• Derimod er vidnet kun berettiget til at downloade udførselssiden og det revisionsspor, der er knyttet til udførselssiden.

Revisionsrapporten er en komplet registrering af alle begivenheder relateret til underskrivningsprocessen. Den indeholder vigtige beviser for ejendomsmæglere vedrørende blandt andet identiteten på underskrivere og vidner, tidspunktet for udførelse, e-mail- og IP-adresser.

Den viser:

• Hvem dokumentet (skødet) blev sendt til via e-mail, og på hvilket tidspunkt det blev sendt via e-mail.
• Hvem der så dokumentet og hvornår.
• Det faktum, at tilstanden "Begrænset synlighed" var aktiveret.
• Det faktum, at underskriveren (og eventuelle vidner) fik adgang til dokumentet efter mobiltelefonautentificering (Bemærk, at telefonnummeret er delvist skjult af hensyn til GDPR-overholdelse)
• Det faktum, at underskriveren gav samtykke til brugsbetingelserne.
• Tidspunktet og IP-adressen, der blev brugt, da dokumentet blev underskrevet.
• Vidnets e-mailadresse og brugen af mobiltelefonautentificering.
• Tidspunktet, hvor det endelige dokument (skøde) blev sendt via e-mail til de respektive parter.

Ejendomsadvokater bør huske på, at en IP-adresse ikke altid kan tages som afgørende bevis for, at personer var på samme sted på tidspunktet for underskrivelsen, hvis for eksempel underskriveren bruger en mobilforbindelse, og vidnet bruger et Wi-Fi-netværk.

Det kan derfor være at foretrække at orkestrere underskrivningsprocessen på en enkelt enhed eller kræve, at alle enheder er forbundet til det samme Wi-Fi-netværk, og at ingen VPN-funktionalitet bruges.