Kontrollér, om Adobe Acrobat sign vedhæfter revisionsrapporten til aftale-PDF'er, der leveres med den endelige færdiggørelsesmail, og til PDF'er, der downloades fra siden Administrer.
Acrobat Sign kan vedhæfte revisionsrapporten til aftale-PDF'en, der leveres i den endelige "Underskrevet og arkiveret"-e-mail, og til aftale-PDF'er, der downloades fra siden Administrér. Dette kombinerer det underskrevne dokument og dets revisionsspor i en enkelt fil, hvilket forenkler arkivering, men kan også udvide distributionen af revisionsoplysninger, især når vedhæftede filer sendes via e-mail.
Inden du går i gang
- Du skal være kontoadministrator eller gruppeadministrator for at konfigurere denne indstilling.
- Bekræft, hvordan din organisation distribuerer underskrevne aftaler via e-mail, før du aktiverer vedhæftede revisionsrapporter.
- Gennemgå din datastyringspolitik for at afgøre, om revisionsmetadata skal deles med eksterne modtagere.
Konfiguration
Indstillingen Vedhæft revisionsrapporter til dokumenter gælder for alle aftaler, der sendes gennem Acrobat Sign.
Tilgængelighed:
- Acrobat Sign Solutions: Understøttes
- Acrobat Sign for Government: Understøttet
- Acrobat Standard og Acrobat Pro: Ikke understøttet
Konfigurationsomfang:
Vedhæft revisionsrapport kan konfigureres på konto- og gruppeniveau.
- Indstillinger på gruppeniveau tilsidesætter indstillingerne på kontoniveau.
Standardværdi:
- Vedhæft revisionsrapporten til mailen Underskrevet og arkiveret: Alle.
- Vedhæft aktuel revisionsrapport til dokumenter, når den er downloadet fra siden Administrer: Deaktiveret.
Få adgang til denne funktion ved at gå til administratorens konfigurationsmenu og Globale indstillinger > Vedhæft revisionsrapport til dokumenter
Kontrolelementer
- Vedhæft revisionsrapporten til mailen Underskrevet og arkiveret
- Aldrig: Ingen modtager revisionsrapporten med den endelige mailvedhæftning.
- Kun for afsender: Kun afsenderen får revisionsrapporten vedhæftet til den endelige mail.
- Alle (standard): Alle modtagere af den endelige mailvedhæftning modtager revisionsrapporten.
Påvirkning: Dette kontrolelement kan væsentligt udvide det, der leveres via mail ved færdiggørelse, fordi modtagere kan videresende mailen og vedhæftningen.
- Vedhæft aktuel revisionsrapport til dokumenter, når den er downloadet fra siden Administrer
- Aktiveret: Downloads fra siden Administrér inkluderer én pdf med revisionsrapporten vedhæftet til sidst.
- Deaktiveret (standard): Downloads fra siden Administrér inkluderer kun aftaleindholdet. Brugere skal downloade revisionsrapporten separat.
Sådan bruges det
- E-mailkontrollen gælder for den endelige e-mail om færdiggørelse ("Underskrevet og arkiveret").
- Downloadkontrollen gælder kun, når en bruger downloader en aftale fra siden Administrér .
- Når en af kontrollerne er aktiveret, vedhæfter Acrobat Sign revisionsrapporten til slutningen af PDF'en, der leveres (downloades eller vedhæftes til e-mail).
- Hvis en aftale stadig er i gang, vedhæfter Acrobat Sign den midlertidige revisionsrapport, som den eksisterer på tidspunktet for download.
Bedste praksisser
- Begræns distribution af revisionsrapporter via mail, medmindre modtagere har brug for det fulde revisionsspor.
- Brug kontrolelementet for Download på siden Administrer til at understøtte intern arkivering uden automatisk at udvide maildistribution.
- Bekræft, at deling af revisionsrapporter eksternt stemmer overens med din organisations datastyringspolitikker.
