Overhold GDPR-krav

Hvad er GDPR?

Persondataforordningen (der fra engelsk forkortes GDPR) er EU's nye fortrolighedslov, der samordner og moderniserer databeskyttelseskrav. Selvom der er mange nye og forbedrede krav, forbliver de underliggende kerneprincipper de samme. De nye regler har en bred definition af persondata og favner bredt, hvilket påvirker alle virksomheder, der indsamler personlige oplysninger fra personer i EU. En del af bestemmelsen kræver, at personer har retten til at forstå, hvilke persondata der er blevet indsamlet, og at de kan få data slettet efter anmodning, når det er passende.

I denne artikel henviser ordet Bruger til et medlem af en virksomhed, der sender aftaler til underskrivelse. Ordet "Underskriver" henviser til en person, der modtager og enten underskriver eller afviser aftalen. En fortrolighedsadministrator er en Acrobat Sign-kontoadministrator med særlige muligheder for at fjerne personlige oplysninger fra tjenesten efter anmodning fra en afsender eller underskriver.

Brugerens unikhed er baseret på den mailadresse, der bruges til at identificere personen. En person, der har flere mailadresser, kan have flere separate bruger-id'er i systemet. Alle GDPR-kontroller i Acrobat Sign anvender mailadressen til at finde og administrere personlige oplysninger. Der er ingen forbindelse mellem de unikke mailadresser, og en administrator kan kun finde data på den angivne mailadresse.

Funktioner, der understøtter GDPR

Acrobat Sign har funktioner til at hjælpe kunder med at overholde GDPR. Få mere at vide om, hvordan Adobe beskytter din fortrolighed, på www.adobe.com/privacy.

Iht. GDPR har personer større rettigheder til at anmode om adgang, rettelse eller sletning af deres personlige oplysninger.

• Adgang – de fleste personlige oplysninger om en bruger eller en underskriver kan tilgås direkte af personen via Acrobat Signs grænseflade. App-specifikke logfiler og revisionsoplysninger er muligvis ikke tilgængelige direkte gennem brugergrænsefladen.
• Rettelse – alle de personlige oplysninger, der indsamles om brugere eller underskrivere, er tilgængelige via brugergrænsefladen.  Hvis der kræves ændringer, kan brugeren eller underskriveren foretage ændringerne direkte uden at kontakte Adobe eller deres administrator.
• Sletning – der er forskellige handlinger afhængig af den rolle, der spilles i underskrivelsen.  En bruger, der sender aftaler, skal foretage anmodningen til den virksomhed, de er ansat hos.  Adobe kan ikke deltage i denne interaktion og styrer ikke de data, som arbejdsgiveren har indsamlet i forbindelse med deres forretning.  Underskrivelsesprocessen indsamler den minimale mængde oplysninger om en underskriver under underskrivelsen.  Dette omfatter navn, mailadresse, IP-adresse og evt. telefonnummer og engangskode.  Disse oplysninger gemmes sammen med aftalen med deres signatur og styres af den virksomhed, der sendte aftalen.  Hvis en underskriver har brug for oplysninger om de persondata, der er indsamlet med aftalen, skal de kontakte aftalens afsender.  Som en databehandler kan Adobe ikke levere oplysninger til underskriveren om aftalen eller den virksomhed, der sendte dem aftalen. Eftersom de eneste oplysninger, der gemmes om underskriveren, er i aftalen, slettes underskriverens personlige oplysninger, hvis aftalen slettes.  Hvis afsenderen accepterer at slette underskriverens oplysninger, bruges fortrolighedsmenuen til at finde og slette de aftaler, hvor underskriveren var en deltager.

I forhold til Acrobat Sign-værktøjssættet er der tre funktioner på plads:

• Brugerniveaulogge – en log over de forskellige hændelser (som omfatter personlige oplysninger), der udløses i Acrobat Sign-miljøet
• Aftalesletning – Fortrolighedsadministratorer har tilladelse til at se og slette enhver aftale, som er oprettet af en bruger i deres konto.
• Brugersletning – Fortrolighedsadministratorer har tilladelse til at slette enhver bruger i deres konto.

Aftalesletning

Gælder kun for aftaler, der sendes af brugere med tilladelse fra privatlivsadministratoren.

Når en underskriver anmoder om at få sine oplysninger fjernet fra Acrobat Sign-systemet, kan kontoens fortrolighedsadministrator søge efter brugerens mailadresse og returnere alle de aftaler, som den mailadresse deltog i, og som blev oprettet i administratorens konto.

Hvis privatlivsadministratoren bestemmer, at der ikke længere er brug for aftalen, kan han/hun slette den helt og uopretteligt fra tjenesten.

Modtagere, der kontakter Acrobat Sign, omdirigeres til at gennemgå deres Administrer -fane og kontakte den virksomhed, der oprindeligt oprettede transaktionen, med det formål at slette aftalen.

Som kundens databehandler vil Acrobat Sign aldrig slette en aftale på en modtagers anmodning.

Acrobat Standard og Acrobat Pro -konti har yderligere tekst, der informerer dem om en gendannelsesmetode, som kun er tilgængelig via Acrobat-grænsefladen:

Adobe Acrobat Sign bruger en venteperiode, der forsinker den permanente sletning af en aftale fra din konto. I de fleste tilfælde er denne periode 14 dage, men din administrator kan have forkortet den. Slettede aftaler vil være tilgængelige at se på administrationssiden i løbet af den 14 dages venteperiode. Aftalen kan gendannes til en ikke-slettet tilstand i løbet af venteperioden ved at vælge "Gendan". Denne handling vil gøre aftalen tilgængelig for tjenesten og brugerne igen. Når venteperioden er afsluttet, vil aftalen blive permanent fjernet og kan ikke længere gendannes.

For at gendanne en slettet aftale eller skabelon:

1. Gå til siden Dokumenter.

2. Vælg Slettet på listen over filtre til venstre.

3. Vælg den aftale eller skabelon, du vil gendanne.

4. Vælg Gendan under Handlinger i højre rude.

Aftalen gendannes til listen over aftaler, og der vises en fuldført-besked.

Brugersletning

Gælder kun for brugere med tilladelse fra privatlivsadministratoren

Når en medarbejder anmoder om, at deres oplysninger slettes fra dine systemer, sletter dette værktøj alle brugerens oplysninger fuldstændigt fra Acrobat Signs servere. 

Brugere skal foretage denne anmodning direkte til kontoens fortrolighedsadministrator. Kun fortrolighedsadministratoren har tilladelse til at slette brugere.

Acrobat Sign-support kan ikke slette brugere fra en konto, og hvis de anmodes om at gøre det, henvises brugeren til kontoadministratoren.

Sådan kan brugere anmode om at få deres data fjernet fra Acrobat Sign

Hvis ens personlige oplysninger skal slettes fra Acrobat Signs systemer, kræver det, at brugerens aktiver behandles på korrekt vis.  Denne proces varierer afhængig af den involverede type bruger eller konto, som kan grupperes i tre kategorier:

Adobe Privacy Center

Enhver anmodning om handling, som ikke understøttes af værktøjerne i brugergrænsefladen, eller spørgsmål om GDPR-overholdelse skal rettes til Adobe Privacy Center.

Support- og Success-medarbejdere har ikke adgang til de værktøjer, som sletter indhold fra serverne.