Oversigt
En webformular, der kan underskrives, kan oprettes, så den kan integreres på dit websted (eller blive sendt som link), så flere personer let kan få adgang til din formular eller dokument og oprette en aftale.
En webformular kan konfigureres til at have én eller flere deltagere, flere medunderskrivere samt flere CC-parter. Signaturforløbet for en webformular er:
- Når den første deltager har fuldført og bekræftet sin underskrift/handling, oprettes en aftale
- Tillader webformularen flere deltagere, vil alle deltagere fuldføre deres handlinger i den rækkefølge, de er angivet.
- Når deltagerne har færdiggjort deres handlinger, underrettes medunderskriverne i den rækkefølge, de er opført.
- Når aftalen er færdiggjort, underrettes alle parter (inklusive CC'er) om den færdiggjorte aftale.
Webformularer er tilgængelige for team og enterprise-licensplaner.
Konfigurationsomfang:
Enterprise-konti kan aktivere webformularadgang og de relaterede indstillinger på konto- og gruppeniveau.
Teamkonti har som standard mulighed for at oprette webformularer, men konfigurerer muligvis ikke de individuelle indstillinger. Indstillingerne er konfigureret som:
- Tillad cc'er: Aktiveret
- Tillad PDF-visning: Deaktiveret
- Kræv mailadresse: Aktiveret
- Kræv, at underskriveren bekræfter sin mailadresse: Aktiveret
- Tillad yderligere deltagere:
- Aktiveret for VIP-, VIPMP- og ETLA-konti under 100.000 USD
- Deaktiveret for alle andre ETLA-konti
- Tillad modtagere at gemme deres fremskridt: Deaktiveret
Konfiguration
Webformularer er underlagt flere generelle indstillinger, der dækker alle aftaler i en bestemt gruppe. Men den praktiske brug af en webformular er dog ofte anderledes end en aftale, der sendes direkte til en kendt modtager, og der kan være konflikt mellem de relaterede indstillinger vedrørende muligheder for godkendelse og mail.
Kunder, der har aktiveret Brugere i flere grupper, kan finde det nyttigt at oprette en ny gruppe med tilpassede indstillinger for webformularoplevelsen (f.eks. interne webformularer, der kræver mindre streng godkendelse).
Kontrolelementerne til denne funktion kan vurderes ved at gå til Globale indstillinger > Webformularer
Med hensyn til kontroller, der direkte påvirker webformularer, er der flere konfigurationsmuligheder:
Markeres denne indstilling, vises muligheden Udgiv en webformular på startsiden, hvilket gør det muligt for brugere at oprette formularer efter behov.
CC-modtagere kan føjes til webformularen, når det er aktiveret. Ellers fjernes muligheden for at tilføje cc-parter fra oprettelsesprocessen.
Når aktiveret vises linket Download PDF i webformularen Indstillinger, hvilket gør det muligt for modtageren at downloade den blanke webformular som en PDF-fil.
Webformularer kræver, at hver enkelt deltager angiver deres mailadresse, så signaturhandlingen udtrykkeligt kan tilskrives og valideres.
Kræv en mailadresse i signaturblokerings-indstillingen dikterer, hvornår mailen indsamles, inden for felterne i selve webformularen eller i en overlejring efter signeringsprocessen.
Når det er aktiveret, kræves der et felt for mail-adresse for hver underskriver. Feltet kan være et individuelt placeret Mail-felt eller det indbyggede mailfelt, der er inkluderet i en Signaturblok.
Systemet placerer automatisk et Signaturblok-felt nederst på den sidste side for hver modtager, der ikke har et mail-felt på dokumentet.
Når indstillingen er deaktiveret, kræver webformularen ikke, at der er et mail-felt inden for formularens grænser. Efter at have givet sin underskrift bliver modtageren bedt om at oplyse en mailadresse via en overlejringsgrænseflade.
I alle tilfælde skal der angives en mailadresse for hver enkelt deltager.
Når Kræv, at underskriveren bekræfter sin mailadresse er aktiveret, skal modtageren bekræfte sin signatur, før deltagerens signatur anses for at være fuldført.
Deltageren informeres om kravet om at bekræfte sin underskrift med linket, som er sendt via mail:
Det fremgår tydeligt af revisionsrapporten, at mailen er blevet godkendt:
Når Kræv, at underskriveren bekræfter sin mailadresse er deaktiveret, behøver deltageren ikke at bekræfte sin mail for at udføre sin underskriftsproces. Aftalen antager en afsluttet status eller går videre til næste deltager.
Revisionsrapporten for ubekræftede mailadresser angiver, at bekræftelse blev afvist:
Ubekræftede underskrifter kan tilbagevises.
Hvis du deaktiverer bekræftelse via mail for deltageren, og du kræver en juridisk bindende signatur, skal du sørge for at bruge en type godkendelse, der identificerer en unik person (f.eks. KBA).
Hvis den første underskriver inkluderer flere deltagere, skal mailbekræftelsen være gennemført, før den anden deltager får besked (uanset hvad denne indstilling er).
Når Tillad ekstra deltagere er aktiveret, viser webformularens grænseflade et link til Tilføj deltager, der indsætter en ekstra deltagerpost pr. klik (op til maksimalt 25 ekstra deltagere).
Når Tillad ekstra deltagere er aktiveret, tillader grænsefladen ikke at tilføje ekstra deltagere, og webformularer tillader kun én ekstern underskriver.
Når det er aktiveret, bedes modtageren om at validere sin mail, når formularen åbnes.
Underskriveren skal angive sin mailadresse, hvilket opretter en forekomst af den webformular, der er tilpasset til dem. I realtid sendes en mail til underskriveren med et link til den personaliserede kopi.
Når maillinket bruges, valideres mailadressen, webformularen konverteres til en aftale, og formularen åbnes, så underskriveren kan gennemgå og underskrive den.
Der er flere fordele ved at aktivere denne indstilling:
- Krav om, at mailen valideres, før aftalen oprettes, frafiltrerer spambots eller ondsindede parter, der anonymt kan forsøge at øge webtrafikken på webformularen.
- Hvis dine webformularer er lange eller komplekse, gemmes underskriverens redigeringer automatisk i deres version af aftalen, når de skriver indhold.
- Gør det muligt at konfigurere påmindelser, efter at mailen er bekræftet, for at puffe til distraherede underskrivere.
Hvis du aktiverer Tillad modtagere at gemme deres fremskridt og fortsætte senere, vises modtagere en mulighed for at gemme webformularen med alle indtastningsfelterne, som om det var en aftale, der blev sendt til dem af webformularens opretter. Modtageren kan udtrykkeligt gemme sit fremskridt ved hjælp af menuen Indstillinger. Derudover beder webformularen automatisk brugeren om at gemme sit fremskridt, hvis vedkommende forsøger at gå væk fra formularen.
Efter at aftalen er gemt, sendes en mail til modtageren, og underskriveren vises instruktioner om at genoptage udfyldelsen af formularen via mail-linket:
Tre sekundære kontrolelementer gør det muligt at justere modtageroplevelsen, hvis brugstilfældet tillader det:
- Deaktiver ny underskrivergodkendelse ved adgang til webformularen fra sendt link – når det er aktiveret, er modtageren ikke forpligtet til at godkende ved adgang til den gemte aftale via linket sendt via mail. Overvej at aktivere denne indstilling, hvis din proces ikke kræver godkendelse for al adgang til formularen.
- Tillad redigering af aftalens navn – når det er aktiveret, kan modtageren redigere aftalens navn (som vist på siden Administrer) og efterfølgende referencer (rapportering, revisionsrapporter osv.). Det anbefales generelt ikke at tillade modtageren frit at redigere aftalens navn, medmindre der er et vigtigt forretningsmæssigt behov for at gøre det.
Flere detaljer om muligheden for at gemme webformularer kan findes her >
Relaterede indstillinger
Når Bekræftelse af underskrivers identitet er aktiveret for webformularer skal enhver intern underskriver (som defineret af mailadressen) på din Adobe Acrobat Sign-konto godkende på Acrobat Sign, før de sætter deres signatur på en webformular, der er oprettet på den samme Acrobat Sign-konto, som brugeren er i. Brugeren bliver spurgt, enten når mailadressen bekræftes, eller når dokumentet åbnes, efter at det er blevet gemt.
Processen til bekræftelse af underskrivers identitet anvendes i tillæg til enhver godkendelsesmetode, der er konfigureret til webformularen.
Funktionen Gennemtving identitetsgodkendelse definerer de udløserhændelser, der beder en modtager om at godkende på ny, når denne interagerer med en aftale, typisk af overholdelsesårsager, og logføre hver ny godkendelse til revisionsrapporten.
Når Gennemtving identitetsgodkendelse -reglerne er aktiveret, anvendes de på de webformularer, der er oprettet i den samme gruppe, hvilket giver webformularer mulighed for at tilpasse sig signaturoverholdelse som designet til aftaler i gruppen.
Hvis dette niveau af logføring af revisionsrapporter ikke er ønskeligt, kan en ny gruppe blive påkrævet til at huse webformularerne.
Denne indstilling er den samme som ovenstående indstilling (Kræv, at underskriveren bekræfter sin mailadresse), men er placeret på Signaturindstillinger -siden for kontotyper, der ikke har adgang til fanen Globale indstillinger i deres administratormenu.
Sådan aktiveres denne indstilling:
- Gå til Kontoindstillinger > Signaturindstillinger > Webformular: mailbekræftelse.
- Vælg afkrydsningsfeltet Bekræft underskrivers mailadresse .
- Gem sidekonfigurationen.
Når Verificer underskriverens mailadresse er aktiveret, skal modtageren verificere sin underskrift, før deltagerens underskrift betragtes som fuldført.
Deltageren informeres om kravet om at bekræfte sin underskrift med linket, som er sendt via mail:
Det fremgår tydeligt af revisionsrapporten, at mailen er blevet godkendt:
Når Verificer underskriverens mailadresse er deaktiveret, behøver deltageren ikke at verificere sin mail for at fuldføre sin underskriftsproces. Aftalen antager en afsluttet status eller går videre til næste deltager.
Revisionsrapporten for ubekræftede mailadresser angiver, at bekræftelse blev afvist:
Ubekræftede underskrifter kan tilbagevises.
Hvis du deaktiverer bekræftelse via mail for deltageren, og du kræver en juridisk bindende signatur, skal du sørge for at bruge en type godkendelse, der identificerer en unik person (f.eks. KBA).
Ofte stillede spørgsmål og kendte problemer
Kun når webformularen har status som Kladde.
Efter en webformular oprettes, kan webformularens navn ikke opdateres.
Webformularens ophavsmand modtager den fuldførte aftale (medmindre indstillinger undertrykker notifikationen).
Hvis en anden part skal underrettes, når webformularaftalen underskrives, kan CC-feltet bruges til at sikre, at parten inkluderes automatisk.
Når webformularen er offentliggjort, kan medunderskriverne kun redigeres på siden Administrer.
Kun mailadresserne kan redigeres. Antallet af medunderskrivere kan ikke ændres.
Hvis webformularens opretter er tilføjet til webformularens medunderskrivere, må denne bruger ikke redigeres
Ja.
Efter at en webformular er oprettet, kan CC-modtagerne redigeres på siden Administrer.
Ja.
Skabeloner i Acrobat Sign-biblioteket kan bruges som basis for en webformular, ved at man vedhæfter dem via linket Tilføj filer.
Felter for Digital signatur understøttes ikke i webformularer.
Forsøg på at gemme en webformular med en digital signatur udløser en fejlmeddelelse, der identificerer felttyper, der ikke understøttes.
Ja.
Instruktion til at deaktivere mailbekræftelse kan findes i konfigurationssektionen.
Deaktivering af e-mailbekræftelse fjerner ikke kravet om, at underskriveren skal angive en e-mailadresse.
Hvis du deaktiverer signaturens mailgodkendelse, og du kræver en juridisk bindende signatur, skal du sørge for at bruge en godkendelsestype, der identificerer en unik person (f.eks. KBA, adgangskode, telefon).
Ja.
URL'en til en webformular er blot en URL lige som alle andre.
Tilføjelse af URL'en til en webformular som et hyperlink linker ikke logisk en aftale, der er genereret af webformularen, til kildeaftalen.
Data, der indsamles på en webformular, er indeholdt i aftalens transaktions-ID. Dataene udfyldes ikke andre steder i Acrobat Sign-systemet, og hvis aftalen slettes helt, slettes dataene også.
Rapportering på webformularerne trækker indholdet fra aftalen/aftalerne for at udfylde rapporten, men gemmer ikke dataene på nye steder.
Webformularer, der venter på mail-bekræftelse (ved at klikke på et af de e-mailede links Bekræft min mail-adresse eller linket Gennemse og underskriv), vises ikke på siden Administrer. Det gælder både for listen over igangværende aftaler og for den sammenfattende rapport:
Webformularer, der er blevet gemt, men hvor linket Gennemse og underskriv ikke er blevet åbnet, kan ses ved at formulardataene eksporteres til webformularen.
Hvis muligheden Kræv, at underskriveren bekræfter sin mailadresse, er deaktiveret, accepteres ethvert signaturforsøg, og aftalen vises på siden Administrer i overensstemmelse hermed.
Den overordnede webformularskabelons afsnit Aktivitet registrerer de vigtigste begivenheder som Oprettelse, Aktivér/Deaktiver samt erstatning af deltagere
