Oversigt
Indhentning af en fysisk signatur kræves nogle gange. Det kan være til juridiske krav eller overholdelseskrav, politikhensyn eller blot, fordi én eller begge parter har det bedre med signaturer i fysisk format.
Arbejdsforløbet for Adobe Acrobat Signs håndskrevne signatur understøtter indhentning af fysiske signaturer og sikrer samtidig passende adgangskontrol og bevaring af det endelige dokuments kvalitet og tydelighed. Samtidig udnyttes fordelene ved elektronisk behandling og overvågning.
Konfiguration
Tilgængelighed:
Kunder med Acrobat Pro- og Acrobat Standard-licens kan aktivere muligheden Tillad, at underskrivere udskriver, placerer håndskrevne signaturer og uploader aftalen tilbage i Acrobat Sign i stedet for at e-signere den for at tillade modtageren at konvertere aftalen til et håndskrevet format. Der er dog ingen mulighed for at sende en aftale til skriftlig underskrift i første omgang.
Acrobat Sign Solutions licensplaner giver mulighed for at oprette aftaler til skriftlig underskrift via kontrolelementerne Tilladte signaturtyper.
Der er tre relaterede indstillinger, der skal overvejes under konfigurationen af indstillinger for håndskreven signatur:
Tillad Håndskreven signaturtype for afsendere
Sådan tillader du dine afsendere at konfigurere aftaler med en håndskreven signaturtype:
- Gå til Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger
- Rul ned til Tilladte signaturtyper
- Vælg indstillingen Tillad afsendere at sende dokumenter til håndskreven underskrivelse
- Klik på Gem for at aktivere ændringen
Definer Håndskreven signaturtype som standarden for nye aftaler
Hvis standardsignaturtypen er defineret som Håndskreven, bliver alle nye aftaler, der er oprettet i gruppen, konfigureret for en håndskreven signatur.
Hvis muligheden for Elektronisk signatur også er aktiveret, kan afsenderen ændre signaturtypen, når aftalen konfigureres.
Hvis kun én signaturtype er aktiveret for gruppen, er muligheden for at vælge en signaturtype skjult på Send-siden. Begge muligheder skal være aktiveret, for at muligheden kan blive eksponeret og kan vælges for afsendere.
Giv modtagere mulighed for at konvertere til en Håndskreven signatur
Muligheden for at give modtagere mulighed for at konvertere til en håndskreven signatur er et nyttigt værktøj, hvis du støder på underskriverens skepsis over for den elektroniske signaturproces.
- Gå til Kontoindstillinger > Signaturindstillinger.
- Rul ned til Yderligere indstillinger.
- Markér indstillingen for at Tillade underskrivere at udskrive, at placerer håndskrevne underskrifter og at uploade aftalen tilbage til Acrobat Sign i stedet for e-underskrivelse.
- Klik på Gem for at aktivere ændringen.
Muligheden for at give modtagere mulighed for at konvertere til en håndskreven signaturtype er ikke afhængig af muligheden for at tillade håndskrevne signaturer ved afsendelse af nye aftaler.
Aktivér Håndskrevne signaturer, når Begrænset synlighed af dokumenter er aktiveret
Hvis du bruger workflows for begrænset synlighed af dokumenter (LDV), og du skal tage højde for muligheden for hånndskrevne signaturtyper, skal du eksplicit aktivere Håndskrevne signaturer inden for rammerne af LDV.
Hvis du ikke gør det, er muligheden for at sende aftaler med en Håndskreven signaturtype skjult på Send-siden og kan ikke konfigureres af afsenderen.
- Gå til Kontoindstillinger > Globale indstillinger (Gruppeindstillinger ,når det er konfigureret på gruppeniveau ).
- Rul ned til Begrænset synlighed af dokumenter.
- Markér indstillingen til Tillad afsendelse til håndskreven underskrivelse. Modtagerne vil altid se alle siderne, når håndskreven signatur kræves
- Klik på Gem for at aktivere ændringen.
Som indstillingen hævder, ignorerer enhver aftale, der bruges ved hjælp af både Begrænset synlighed af dokumenter og Håndskreven signaturtype LDV-workflowet og præsenterer hele dokumentet, så modtageren kan se det.
Afsendelse af en aftale om håndskrevne signaturer
At sende en aftale om at indsamle en fysisk håndskreven signatur kræver kun, at afsenderen vælger indstillingen Håndskreven i sektionen Aftaleindstillinger, når aftalen konfigureres.
Bemærk, at denne mulighed kun er synlig, når både Elektronisk og Håndskrevne signaturtyper er aktiveret for gruppen. Ellers bruges den aktiverede Signaturtype , og muligheden for at vælge en signaturtype er skjult fra visningen.
Administratorer af kontoen eller gruppen kan angive standardværdien til Håndskreven, hvis den dominerende signaturtype forventes at være i håndskreven form. (Se Konfigurationsindstillinger)
Aftaler, der sendes med en Håndskreven signaturtype, kræver, at alle modtagere underskriver i et håndskrevent format.
Afsenderen har ingen mulighed for at konvertere aftalen til et elektronisk signaturworkflow, efter aftalen er sendt. Modtageren har heller ikke mulighed for at konvertere sin signatur til en elektronisk signaturtype, hvis aftalen oprindeligt blev sendt til håndskrevet signatur.
For modtagere minder workflowet for den håndskrevne signatur mere om det elektroniske workflow op til det punkt, hvor de skal udskrive dokumentet for at sætte deres signatur:
- Modtageren får besked via mail med et Åbn og udskriv-link til dokumentet.
- Når linket er valgt, får modtageren først et tre-trins resumé af signaturprocessen:
- Modtageren kan udfylde alle formularfelter, der efterspørges/kræves i aftalen i den elektroniske oplevelse.
- Når den er klar, klikker modtageren på knappen Næste nederst på siden for at gå videre til instruktionerne for download, udskriv og underskriv:
- Modtageren klikker på knappen Download for at downloade dokumentet (med alt dets feltindhold indtastet elektronisk).
- Modtageren åbner og udskriver den downloadede PDF.
- Modtageren underskriver fysisk den trykte aftale.
- Den underskrevne aftale skal derefter scannes tilbage til digital form.
- Acrobat Sign accepterer filen tilbage i de typiske formater (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
- Acrobat Sign accepterer kun én fil. Hvis der er flere billeder, skal de kædes sammen til én fil.
- En ny mail sendes til modtageren, der anmoder om at uploade det underskrevne dokument (mailemne: Upload {Agreement Name}). Der er et link til at åbne grænsefladen til Upload for at sende.
- Modtagere kan også klikke på linket i den originale Åbn og udskriv-mail for at åbne Upload-grænsefladen:
- Ved at klikke på knappen Upload for at indsende åbnes der et browservindue, hvor modtageren kan finde og vælge den underskrevne aftalefil på det lokale system.
- Når filen er valgt, uploades filen til Acrobat Sign, og modtageren er færdig.
- Hvis der er efterfølgende modtagere, skrider aftalen videre til den næste. Ellers fuldføres aftalen.
Tillader modtagere at konvertere deres signatur fra typen Elektronisk til Håndskreven signatur
Kunder, der ikke kræver en elektronisk signaturtype, og som gerne vil overvinde enhver kundeskepsis over for det elektroniske format, kan give modtagere mulighed for at konvertere signaturtypen fra elektronisk til håndskreven.
Når denne konvertering er aktiveret, ser modtagere en mulighed for at Udskriv til blæksignatur i menuen Indstillinger på e-signeringssiden.
Bemærk, at i multimodtageraftaler vil alle formularfelter i aftalen blive fjernet, når en modtager konverterer sin signaturtype til håndskreven. Efterfølgende underskrivere har ikke formularfelter, der skal udfyldes, undtagen deres signaturfelter, der udfyldes nederst på siden som en signaturblok felt.
Bedste praksis og overvejelser
Konti, der har Brugere i flere grupper aktiveret, opfordres kraftigt til at identificere deres workflows, der kræver en håndskreven signatur, og isolere dem i deres egen gruppe. Dette tillader større anvendelse af standardværdier, der begrænser antallet af konfigurerbare indstillinger på Send-siden, og dermed strømliner afsendelsesprocessen og undgår konfigurationsfejl.
Hvis du aktiverer håndskrevne signaturer via nogen indstillinger, bør du overveje at aktivere Upload et underskrevet dokument i tilfælde af, at en modtager sender dokumentet tilbage til dig.
